Jak obnovit smazané e-maily v Microsoftu 365

když si generální ředitel uvědomí, že před třemi týdny odstranili důležité e-mailové vlákno, obnovení e-mailu se náhle stává naléhavým úkolem. Jistě, můžete se podívat do složky Odstraněné položky v aplikaci Outlook, ale kromě toho, jak můžete obnovit to, co prošlo „trvalým“ vymazáním? V tomto článku, přezkoumáme, jak můžete zachránit den tím, že přinesete údajně neopravitelný e-mail zpět z velkého záhrobí.

Vypouští Obnova zpráv v Microsoft A Office 365

E-mail Recovery pro Outlook na serveru Exchange Online pomocí aplikace Microsoft a Kanceláře může být stejně jednoduché jako přetažením a svržení vzpurných e-mail ze složky Odstraněná pošta do složky Doručená pošta. Ale co dělat, když nemůžete najít e-mail, který chcete obnovit?

nejprve se podívejme, jak je obnovení e-mailu strukturováno v aplikaci Microsoft 365. Existuje několik dalších vrstev, než si myslíte! V aplikaci Microsoft 365 může být smazaný e-mail V jednom ze tří stavů: smazaný, Soft-Deleted nebo Hard-Deleted. Způsob obnovení e-mailu a jak dlouho to musíte udělat, závisí na stavu odstranění e-mailu a příslušných zásadách uchovávání.

Pojďme se projít po grafické a mluvit o tom, jak se e-mail dostane z jednoho stavu do druhého, default politiky, jak obnovit smazané e-maily v každém státě, a několik tipů na cestě.

položky vs. E-Mail

Outlook je o e-mailu, ale má také úkoly, kontakty, události kalendáře a další typy informací. Můžete například odstranit položky kalendáře a můžete je vyzvat k jejich obnovení, stejně jako e-mail. Z tohoto důvodu se složka pro smazaný obsah nazývá “ smazané položky.“Také při diskusi o odstranění a obnovení je běžné odkazovat na“ položky “ spíše než omezovat diskusi pouze na e-mail.

zásady

různá pravidla řídí dobu uchovávání položek v různých stavech mazání. Politika je automaticky aplikovaná akce, která vynucuje pravidlo týkající se služeb. Microsoft 365 má stovky zásad, které můžete vyladit tak, aby vyhovovaly vašim požadavkům. Další informace naleznete v přehledu zásad uchovávání.

E-Mail „smazané položky“

když stisknete klávesu Delete na e-mailu v aplikaci Outlook, přesune se do složky Odstraněné položky. Tento e-mail je nyní ve stavu „odstraněno“, což jednoduše znamená, že se přesunul do složky Odstraněné položky. Jak dlouho aplikace Outlook uchovává smazaný e-mail? Ve výchozím nastavení-navždy! Smazanou poštu můžete obnovit pouhým přetažením do doručené pošty. Hotovo!

pokud nemůžete najít e-mail ve složce odstraněné položky, zkontrolujte, zda máte vybranou složku Odstraněné položky, a poté přejděte do dolní části seznamu e-mailů. Podívejte se na následující zprávu:

Když vidíte výše uvedené zprávy, nastavení mezipaměti lze udržet pouze část obsahu v aplikaci Outlook a zbytek v cloudu. Mezipaměť pomáhá udržovat velikost poštovní schránky nižší na pevném disku,což zase urychluje vyhledávání a načítání. Kliknutím na odkaz stáhnete chybějící zprávy.

ale neodstranil jsem to!

pokud najdete obsah ve smazaných položkách a jste si jisti, že jste je neodstranili, můžete mít pravdu! Administrátoři mohou nastavit zásady Microsoft 365 pro automatické odstranění starého obsahu doručené pošty.

pošta může „zmizet“ jiným způsobem. Některé společnosti umožňují uživatelům osobní archivní poštovní schránku. Pokud je ve výchozím nastavení povolena, jakákoli pošta starší než dva roky „zmizí“z vaší doručené pošty a složky Odstraněné položky. Není však třeba se obávat. I když zjevně chybí, e-mail se jednoduše přesunul do doručené pošty archivů. Doručená pošta osobních archivů se v aplikaci Outlook zobrazí jako samostatná poštovní schránka, jak je uvedeno níže.

Jako výsledek, to je dobrý nápad prohledat Archiv Doručené, pokud je přítomen při vyhledávání starších zpráv.

dalším nastavením, které chcete zkontrolovat, je nastavení, které odstraní e-mail při zavření aplikace Outlook. Otevřete toto nastavení v aplikaci Outlook kliknutím na „Soubor“, poté na „možnosti“ a nakonec na „upřesnit“ pro zobrazení tohoto okna:

Pokud je povoleno, aplikace Outlook vyprázdnit Odstraněné Položky při zavření. Smazaný e-mail se poté přesune do stavu „soft-delete“, který je dále pokryt. Mějte na paměti, že s tímto nastavením budou všechny e-maily trvale smazány po 28 dnech

„Soft-Deleted“ e-mail

další fáze procesu je Soft-Deleted. Soft-Deleted e-mail je ve složce Deleted-Items, ale je stále snadno obnovit. Na technické úrovni je pošta lokálně odstraněna z aplikace Outlook a umístěna do složky Exchange Online s názvem Deletions, což je podsložka obnovitelných položek. Jakýkoli obsah ve složce obnovitelných položek ve službě Exchange Online je podle definice považován za soft-deleted.

máte ve výchozím nastavení 14 dní na obnovení soft-smazané pošty. Správce služby může změnit dobu uchovávání na maximálně 30 dní. Uvědomte si, že to může spotřebovat některé skladovací kapacity přidělené pro každý uživatelský účet a můžete si účtuje za přesluhování.

jak se položky soft-deleted

existují tři způsoby, jak soft-delete mail nebo jiné položky aplikace Outlook.

1. odstraňte položku již ve složce odstraněné položky. Když ručně odstraníte něco, co je již ve složce odstraněné položky, je položka soft-deleted. Jakýkoli proces, ručním nebo jakkoli jinak, že odstraní obsah z této složky výsledků v ‚soft-delete‘

1. Stiskem Shift + Delete na e-mail do složky Doručená pošta aplikace Outlook zobrazí dialogové okno s dotazem, zda chcete trvale odstranit e-mail. Kliknutím na Ano odstraníte e-mail ze složky Odstraněné položky, ale provedete pouze soft-delete. Stále můžete obnovit položku, pokud tak učiníte v rámci 14 denní retenční období.

1. poslední způsob, jak položky mohou být soft-je odstraněn pomocí aplikace Outlook politik nebo pravidel. Ve výchozím nastavení neexistují žádné zásady, které automaticky odstraní poštu ze složky Odstraněné položky v aplikaci Outlook. Uživatelé však mohou vytvářet pravidla, která „trvale“ (soft-delete) e-mail. Pokud řešíte chybějící e-mail, nechte uživatele zkontrolovat pravidla, jak je uvedeno níže. Můžete kliknout na pravidla v nabídce Domů a prozkoumat všechna vytvořená pravidla v Průvodci pravidly zobrazeném níže.

Všimněte si, že opatrnost je trochu zavádějící, protože pravidlo je akce soft-odstranit e-mail, který, jak již bylo uvedeno, není okamžité trvalé odstranění.

Obnova soft-deleted mail

můžete obnovit soft-deleted mail přímo v aplikaci Outlook. Ujistěte se, že je vybrána složka odstraněné položky, a poté vyhledejte „obnovit položky nedávno odebrané z této složky“ v horní části sloupce pošta nebo akci „Obnovit smazané položky ze serveru“ na panelu nabídek domů.

Kliknutím na obnovit položky, odkaz se otevře v okně Obnovit Odstraněné Položky.

Klikněte na položky, které chcete obnovit nebo Vybrat Vše a klepněte na tlačítko OK.

poznámka: obnovený e-mail se vrátí do složky Odstraněné položky. Nezapomeňte ji přesunout do doručené pošty.

pokud hledaný e-mail není uveden, mohl se přesunout do další fáze: ‚Hard-Deleted.‘

Zatímco uživatelé mohou obnovit soft-smazané e-mail, Správce může také obnovit soft-smazané e-mail na jejich účet pomocí Těžké-Deleted‘ e proces obnovy popsány dále (které funguje jak pro tvrdé a měkké delece). Také společnost Microsoft vytvořila dva příkazy PowerShell velmi užitečné v tomto procesu pro ty, kteří by raději skript úkoly. Můžete použít cmdlety Get-RecoverableItems a Restore-RecoverableItems k vyhledávání a obnově soft-smazaných e-mailů.

Hard-Deleted Email

dalším krokem pro odstranění je ‚ Hard Delete. Technicky, položky jsou těžké smazané položky, když se přestěhoval z Využitelné složky Čistky složky v Exchange online. Správci mohou stále obnovit položky ve složce s rekonvalescence nastavit politiku, která se pohybuje od 14 (výchozí) 30 (maximální). Uchovávání můžete prodloužit déle než 30 dny umístěním právního nebo soudního sporu na položku nebo poštovní schránku.

jak se položky Hard-Deleted

existují dva způsoby, jak se obsah stane hard-deleted.

1. podle zásad je soft-deleted email přesunut do fáze hard-deleted po uplynutí doby uchovávání.
2. uživatelé mohou tvrdě odstranit poštu ručně výběrem možnosti vyčištění v okně Obnovit smazané položky zobrazené výše. (Opět platí, že volba „trvale smazat“ poštu s Shift + Del, má za následek soft-delete, ne hard-delete.)

Obnova těžce smazané pošty

jakmile e-mail vstoupí do fáze pevného odstranění, uživatelé již nemohou obsah Obnovit. Obnovení mohou zahájit pouze správci služeb se správnými oprávněními a ve výchozím nastavení Tato oprávnění nemají žádní správci, dokonce ani globální Správce. Globální Administrátor má právo přidělit oprávnění, aby mohl dát sobě (nebo jiným) potřebná práva. Ochrana osobních údajů je zde problémem, protože Administrátoři s těmito oprávněními mohou vyhledávat a exportovat e-mail uživatele.

Online dokumentace společnosti Microsoft Obnovit smazané položky v poštovní schránce uživatele podrobně popisuje podrobné pokyny pro obnovení pevného smazaného obsahu. Tento proces je trochu chaotický ve srovnání s jinými administrativními úkoly. Jako přehled bude správce:

1. Přiřadit požadovaná oprávnění
2. Hledat Doručená pošta pro chybějící e-mail
3. Kopírovat výsledky do Objevení schránky, kde můžete zobrazit mail v Očištěn složky (volitelné).
4. exportujte výsledky do souboru PST.
5. Importovat PST do aplikace Outlook na uživatele systému a najít chybějící e-mailu v Očištěn složky

Poslední Šance Zotavení

Jednou natvrdo smazané položky jsou vymazány, jsou již zjistitelné metodou uživateli nebo správci. Obnovení takového obsahu byste měli považovat za nepravděpodobné. To znamená, že pokud hledaný e-mail nelze obnovit žádnou z výše uvedených metod, můžete otevřít lístek s podporou Microsoft 365. Za určitých okolností mohou být schopni najít e-mail, který byl vymazán, ale dosud nebyl přepsán. Mohou nebo nemusí být ochotni hledat e-mail, ale nemůže ublížit se zeptat, A stalo se to.

a co Použití aplikace Outlook k zálohování e-mailů?

Outlook umožňuje uživateli exportovat e-mail do souboru PST. Chcete-li to provést, klikněte v hlavní nabídce aplikace Outlook na „soubor“ a poté na „Importovat & exportovat“, jak je uvedeno níže.

můžete určit, co chcete exportovat, a dokonce chránit soubor s heslem.

i když je čas od času užitečný, plán zálohování, který závisí na ručním exportu obsahu do místního souboru, se nezmění a není spolehlivý. V důsledku toho se na to nespoléhejte jako na možné řešení zálohování a obnovy.

alternativní strategie

po přečtení tohoto článku si možná myslíte: „není snadnější způsob?“Služba, jako je Altaro Office 365 Backup, vám umožňuje obnovit se z momentových snímků doručené pošty nebo jiného obsahu Microsoft 365. Mít takovou službu, když dostanete naléhavou výzvu k obnovení pošty před měsícem, může být zachránce.

Shrnutí

Uživatelé mohou obnovit většinu vypouští bez zásahu správce. Smazaný e-mail často jednoduše sedí ve smazané složce, dokud nebude ručně vymazán. Když k tomu dojde, e-mail vstoupí do fáze „soft-deleted stage“ a uživatel jej snadno obnoví do 14 dnů. Po uplynutí této doby položka přejde do stavu „hard-deleted“. Správce služby může obnovit pevně odstraněné položky v okně Obnovení. Po pevně odstraněném stavu by e-mail měl být považován za neodstranitelný. Zásady lze použít k prodloužení doby uchovávání smazané pošty v jakémkoli stavu. Zatímco správci mohou jít daleko s web-based administration nástroje, celý proces obnovy může být scénář s PowerShell přizpůsobit a rozsahu větší projekty nebo poskytovat granulované objev. Vždy je skvělý nápad použít řešení zálohování určené pro Microsoft 365, jako je Altaro Office 365 Backup.