Come recuperare le email cancellate in Microsoft 365

Quando il CEO si rende conto di aver cancellato un thread di posta elettronica vitale tre settimane fa, il recupero delle e-mail diventa improvvisamente un compito urgente. Certo, si può guardare nella cartella Posta eliminata in Outlook, ma oltre a questo, come si può recuperare ciò che ha subito la cancellazione “permanente”? In questo articolo, esaminiamo come è possibile salvare la giornata portando e-mail presumibilmente irrecuperabile indietro dal grande al di là.

Recupero e-mail cancellato in Microsoft e Office 365

Recupero e-mail per Outlook in Exchange Online tramite Microsoft e Office può essere semplice come trascinare e rilasciare l’e-mail ribelle dalla cartella Posta eliminata alla tua casella di posta. Ma cosa fai quando non riesci a trovare l’e-mail che vuoi recuperare?

In primo luogo, diamo un’occhiata a come recupero e-mail è strutturato in Microsoft 365. Ci sono pochi più strati qui di quanto si possa pensare! In Microsoft 365, l’e-mail eliminata può essere in uno dei tre stati: Eliminato, Cancellato con Soft-Deleted o Cancellato con Hard-Deleted. Il modo in cui recuperi e-mail e per quanto tempo devi farlo dipende dallo stato di eliminazione dell’e-mail e dalla politica di conservazione applicabile.

camminiamo attraverso il seguente grafico e parlare di come e-mail viene da uno stato all’altro, i criteri predefiniti, come recuperare le email cancellate in ogni stato, e un paio di consigli lungo la strada.

Articoli vs e-mail

Outlook è tutto di posta elettronica ma ha anche attività, contatti, eventi del calendario, e altri tipi di informazioni. Ad esempio, è possibile eliminare le voci del calendario e può essere chiamato a recuperarli, proprio come e-mail. Per questo motivo, la cartella per il contenuto eliminato si chiama ” Elementi eliminati.”Inoltre, quando si discute di eliminazioni e recupero, è comune fare riferimento a “elementi” piuttosto che limitare la discussione alla semplice e-mail.

Politica

Varie regole controllano il periodo di conservazione per gli articoli nei diversi stati di eliminazione. Un criterio è un’azione applicata automaticamente che applica una regola relativa ai servizi. Microsoft 365 ha centinaia di politiche che è possibile modificare in base alle proprie esigenze. Per ulteriori informazioni, vedere Panoramica dei criteri di conservazione.

E-mail’ Posta eliminata ‘

Quando si preme il tasto Canc su una e-mail in Outlook, viene spostato nella cartella Posta eliminata. Quell’email è ora nello stato” Cancellato”, il che significa semplicemente che è stato spostato nella cartella Posta eliminata. Per quanto tempo Outlook conserva le email cancellate? Per impostazione predefinita-per sempre! È possibile recuperare la posta eliminata con un semplice drag and drop per la tua casella di posta. Fatto!

Se non riesci a individuare l’e-mail nella cartella Posta eliminata, controlla di aver selezionato la cartella Posta eliminata, quindi scorri fino alla fine dell’elenco e-mail. Cerca il seguente messaggio:

Se viene visualizzato il messaggio sopra, le impostazioni della cache potrebbero mantenere solo una parte del contenuto in Outlook e riposare nel cloud. La cache aiuta a mantenere le dimensioni delle cassette postali più basse sul disco rigido, il che a sua volta accelera i tempi di ricerca e caricamento. Clicca sul link per scaricare i messaggi mancanti.

Ma non l’ho cancellato!

Se trovi contenuti negli elementi eliminati e sei sicuro di non averlo eliminato, potresti aver ragione! Gli amministratori possono impostare criteri Microsoft 365 per eliminare automaticamente i vecchi contenuti in arrivo.

La posta può ‘scomparire’ in un altro modo. Alcune aziende abilitano una cassetta postale di archivio personale per gli utenti. Se abilitata, per impostazione predefinita, qualsiasi posta di due anni o più “scompare” dalla tua casella di posta e dalla cartella Posta eliminata. Tuttavia, non c’è bisogno di preoccuparsi. Mentre apparentemente manca, l’e-mail si è semplicemente spostato nella posta in arrivo degli archivi. Un archivio personale Posta in arrivo si presenta come una casella di posta stand-alone in Outlook, come mostrato di seguito.

Di conseguenza, è una buona idea cercare la posta in arrivo degli archivi, se è presente durante la ricerca di messaggi precedenti.

Un’altra impostazione da controllare è quella che elimina la posta elettronica quando Outlook è chiuso. Accedere a questa impostazione in Outlook facendo clic su “File”, quindi su “Opzioni” e infine su “Avanzate” per visualizzare questa finestra:

Se abilitato, Outlook svuota gli elementi eliminati quando viene chiuso. L’e-mail eliminata passa quindi allo stato “soft-delete”, che viene coperto successivamente. Tieni presente che con questa impostazione, tutte le e-mail verranno eliminate in modo permanente dopo 28 giorni

E-mail’Soft-Deleted’

La fase successiva del processo viene eliminata in modo soft. Soft-Deleted email è nella cartella Deleted-Items, ma è ancora facilmente recuperato. A livello tecnico, la posta viene eliminata localmente da Outlook e inserita nella cartella Exchange Online denominata Delezioni, che è una sottocartella di elementi recuperabili. Qualsiasi contenuto nella cartella Elementi recuperabili in Exchange Online è, per definizione, considerato soft-eliminato.

Hai, per impostazione predefinita,14 giorni per recuperare la posta cancellata. L’amministratore del servizio può modificare il periodo di conservazione fino a un massimo di 30 giorni. Essere consapevoli del fatto che questo può consumare una parte della capacità di archiviazione assegnata a ciascun account utente e si potrebbe ottenere addebitato per eccedenze.

Come gli elementi vengono eliminati in modo soft

Esistono tre modi per eliminare in modo soft la posta o altri elementi di Outlook.

1. Elimina un elemento già nella cartella Posta eliminata. Quando si elimina manualmente qualcosa che si trova già nella cartella Posta eliminata, l’elemento viene eliminato. Qualsiasi processo, manuale o altro che elimina il contenuto da questa cartella si traduce in un ‘soft-delete’

1. Premendo Maiusc + Canc su una e-mail nella posta in arrivo di Outlook si aprirà una finestra di dialogo che chiede se si desidera eliminare “permanentemente” l’e-mail. Facendo clic su Sì rimuoverà l’e-mail dalla cartella Posta eliminata, ma eseguirà solo un’eliminazione graduale. È ancora possibile recuperare l’elemento se lo fai entro il periodo di conservazione di 14 giorni.

1. L’ultimo modo in cui gli elementi possono essere eliminati è utilizzando criteri o regole di Outlook. Per impostazione predefinita, non ci sono criteri che rimuoveranno automaticamente la posta dalla cartella Posta eliminata in Outlook. Tuttavia, gli utenti possono creare regole che’ permanentemente ‘ (soft-delete) e-mail. Se stai risolvendo problemi di posta elettronica mancante, chiedi all’utente di verificare tali regole come mostrato di seguito. È possibile fare clic su Regole nel menu Home ed esaminare le regole create nella Procedura guidata Regole mostrata di seguito.

Si noti che la cautela è un po ‘ fuorviante come azione della regola sarà soft-eliminare l’e-mail, che, come già detto, non è una cancellazione permanente immediata.

Recupero soft-deleted mail

È possibile recuperare soft-deleted mail direttamente in Outlook. Assicurati che la cartella Posta eliminata sia selezionata, quindi cerca ” Recover items recently removed from this folder “nella parte superiore della colonna mail o l’azione” Recover Deleted Items from Server ” nella barra dei menu Home.

Facendo clic sul collegamento Recupera elementi si apre la finestra Recupera elementi eliminati.

Fare clic sugli elementi che si desidera recuperare o Selezionare Tutto, e fare clic su OK.

NOTA: L’e-mail recuperata ritorna alla cartella Posta eliminata. Assicurati di spostarlo nella tua casella di posta.

Se l’email che stai cercando non è elencata, potrebbe essere passata alla fase successiva: ‘Hard-Deleted.’

Mentre gli utenti possono recuperare le e-mail soft-deleted, gli amministratori possono anche recuperare le e-mail soft-deleted per loro conto utilizzando il processo di recupero e-mail’ Hard-Deleted ‘ descritto di seguito (che funziona sia per le eliminazioni hard e soft). Inoltre, Microsoft ha creato due comandi PowerShell molto utili in questo processo per coloro che preferiscono script le attività. È possibile utilizzare i cmdlet Get-RecoverableItems e Restore-RecoverableItems per cercare e ripristinare le e-mail eliminate con software.

Hard-Deleted Email

La fase successiva per l’eliminazione è ‘Hard Delete.”Tecnicamente, gli elementi vengono eliminati quando gli elementi vengono spostati dalla cartella Recuperabile alla cartella di eliminazione in Exchange online. Gli amministratori possono ancora recuperare gli elementi nella cartella con il periodo di ripristino impostato dal criterio che va da 14 (il valore predefinito) a 30 (il massimo). È possibile estendere la conservazione oltre i giorni 30 posizionando la sospensione legale o contenzioso sull’articolo o sulla casella di posta.

Come gli elementi diventano Hard-Deleted

Ci sono due modi in cui il contenuto diventa hard-deleted.

1. In base ai criteri, l’e-mail con eliminazione soft viene spostata nella fase con eliminazione hard alla scadenza del periodo di conservazione.
2. Gli utenti possono cancellare manualmente la posta selezionando l’opzione di eliminazione nella finestra Recupera elementi eliminati mostrata sopra. (Ancora una volta, scegliendo di’ eliminare definitivamente ‘ la posta con Shift + Canc, si ottiene un soft-delete, non un hard-delete.)

Recupero della posta hard-Deleted

Una volta che e-mail entra nella fase hard-delete, gli utenti non possono più recuperare il contenuto. Solo gli amministratori del servizio con i privilegi appropriati possono avviare il ripristino e nessun amministratore dispone di tali privilegi per impostazione predefinita, nemmeno l’amministratore globale. L’amministratore globale ha il diritto di assegnare privilegi in modo che possano dare a se stessi (o ad altri) i diritti necessari. La privacy è una preoccupazione qui poiché gli amministratori con questi privilegi possono cercare ed esportare l’e-mail di un utente.

Documentazione online di Microsoft Recuperare gli elementi eliminati nella casella di posta di un utente dettagli le istruzioni passo-passo per il recupero di contenuti hard-cancellati. Il processo è un po ‘ disordinato rispetto ad altre attività amministrative. Come panoramica, l’amministratore:

1. Assegnare le autorizzazioni necessarie
2. Cercare nella posta in arrivo l’e-mail mancante
3. Copiare i risultati in una casella di posta scoperta in cui è possibile visualizzare la posta nella cartella Eliminata (opzionale).
4. Esportare i risultati in un file PST.
5. Importare il PST di Outlook sul sistema dell’utente e individuare l’e-mail mancante nella cartella Purged

Last Chance Recovery

Una volta eliminati gli elementi hard-eliminati, non sono più rilevabili da qualsiasi metodo da parte degli utenti o amministratori. Si dovrebbe considerare il recupero di tali contenuti come improbabile. Detto questo, se l’e-mail che stai cercando non è recuperabile con uno dei metodi sopra descritti, puoi aprire un ticket con il supporto Microsoft 365. In alcune circostanze, potrebbero essere in grado di trovare l’e-mail che è stata eliminata ma non ancora sovrascritta. Essi possono o non possono essere disposti a cercare l’e-mail, ma non può far male a chiedere, ed è successo.

Che dire dell’utilizzo di Outlook per il backup delle e-mail?

Outlook consente a un utente di esportare e-mail in un file PST. Per fare ciò, fai clic su “File” nel menu principale di Outlook, quindi su “Importa & Esporta” come mostrato di seguito.

È possibile specificare ciò che si desidera esportare e anche proteggere il file con una password.

Sebbene sia utile di tanto in tanto, un piano di backup che dipende dall’esportazione manuale del contenuto in un file locale non è scalabile e non è affidabile. Di conseguenza, non fare affidamento su questo come possibile soluzione di backup e ripristino.

Strategie alternative

Dopo aver letto questo, potresti pensare: “non c’è un modo più semplice?”Un servizio come Altaro Office 365 Backup consente di recuperare da istantanee point-in-time di una casella di posta o altri contenuti Microsoft 365. Avere un servizio come questo quando ricevi quella chiamata urgente per recuperare una posta da un mese fa può essere un salvagente.

Riepilogo

Gli utenti possono recuperare la maggior parte delle email cancellate senza l’intervento dell’amministratore. Spesso, posta elettronica eliminata si trova semplicemente nella cartella eliminata fino a quando non viene cancellata manualmente. Quando ciò si verifica, l’e-mail entra nella fase “soft-deleted” e viene facilmente ripristinata da un utente entro 14 giorni. Dopo questo periodo, l’elemento entra nello stato’ hard-deleted’. Un amministratore del servizio può recuperare gli elementi eliminati all’interno della finestra di ripristino. Dopo lo stato hard-cancellato, e-mail dovrebbe essere considerato non recuperabile. I criteri possono essere applicati per estendere i tempi di conservazione della posta eliminata in qualsiasi stato. Mentre gli amministratori possono andare lontano con gli strumenti di amministrazione basati sul Web, l’intero processo di ripristino può essere script con PowerShell per personalizzare e scalare progetti più grandi o fornire rilevamento granulare. È sempre una grande idea utilizzare una soluzione di backup progettata per Microsoft 365, come Altaro Office 365 Backup.