Comment Récupérer des E-mails supprimés dans Microsoft 365

Lorsque le PDG se rend compte qu’il a supprimé un fil de discussion essentiel il y a trois semaines, la récupération des e-mails devient soudainement une tâche urgente. Bien sûr, vous pouvez regarder dans le dossier Éléments supprimés dans Outlook, mais au-delà, comment pouvez-vous récupérer ce qui a subi une suppression « permanente »? Dans cet article, nous examinons comment vous pouvez sauver la situation en ramenant des courriels prétendument irrécupérables du grand au-delà.

Récupération d’e-mails supprimés dans Microsoft Et Office 365

La récupération d’e-mails pour Outlook dans Exchange Online via Microsoft et Office peut être aussi simple que de glisser-déposer l’e-mail capricieux du dossier Éléments supprimés dans votre boîte de réception. Mais que faites-vous lorsque vous ne trouvez pas l’e-mail que vous souhaitez récupérer?

Tout d’abord, regardons comment la récupération des e-mails est structurée dans Microsoft 365. Il y a peu de couches de plus ici que vous ne le pensez! Dans Microsoft 365, les e-mails supprimés peuvent se trouver dans l’un des trois états suivants : Supprimé, Supprimé en mode Logiciel ou Supprimé en mode Physique. La façon dont vous récupérez l’e-mail et le temps que vous devez le faire dépendent du statut de suppression de l’e-mail et de la politique de conservation applicable.

Parcourons le graphique suivant et expliquons comment les e-mails passent d’un état à un autre, les stratégies par défaut, comment récupérer les e-mails supprimés dans chaque état et quelques conseils en cours de route.

Articles par rapport au courrier électronique

Outlook concerne le courrier électronique, mais contient également des tâches, des contacts, des événements de calendrier et d’autres types d’informations. Par exemple, vous pouvez supprimer des entrées de calendrier et être appelé à les récupérer, tout comme un e-mail. Pour cette raison, le dossier du contenu supprimé s’appelle « Éléments supprimés. »De plus, lors de la discussion sur les suppressions et la récupération, il est courant de se référer à des « éléments » plutôt que de limiter la discussion à un simple courrier électronique.

Policy

Différentes règles contrôlent la période de conservation des éléments dans les différents états de suppression. Une stratégie est une action appliquée automatiquement qui applique une règle liée aux services. Microsoft 365 propose des centaines de stratégies que vous pouvez modifier en fonction de vos besoins. Voir Aperçu des politiques de conservation pour plus d’informations.

E-mail ‘Éléments supprimés’

Lorsque vous appuyez sur la touche Supprimer d’un e-mail dans Outlook, il est déplacé vers le dossier Éléments supprimés. Cet e-mail est maintenant à l’état « Supprimé », ce qui signifie simplement qu’il a été déplacé vers le dossier Éléments supprimés. Combien de temps Outlook conserve-t-il les e-mails supprimés? Par défaut – pour toujours! Vous pouvez récupérer votre courrier supprimé avec un simple glisser-déposer dans votre boîte de réception. C’est fait !

Si vous ne parvenez pas à localiser l’e-mail dans le dossier Éléments supprimés, vérifiez que le dossier Éléments supprimés est sélectionné, puis faites défiler jusqu’en bas de la liste d’e-mails. Recherchez le message suivant:

Si vous voyez le message ci-dessus, vos paramètres de cache peuvent ne conserver qu’une partie du contenu dans Outlook et rester dans le cloud. Le cache permet de réduire la taille des boîtes aux lettres sur votre disque dur, ce qui accélère les temps de recherche et de chargement. Cliquez sur le lien pour télécharger les messages manquants.

Mais Je Ne L’Ai Pas Supprimé!

Si vous trouvez du contenu dans les Éléments supprimés et que vous êtes sûr de ne pas l’avoir supprimé, vous avez peut-être raison! Les administrateurs peuvent définir la stratégie Microsoft 365 pour supprimer automatiquement l’ancien contenu de la boîte de réception.

Le courrier peut « disparaître » d’une autre manière. Certaines entreprises activent une boîte aux lettres d’archives personnelles pour les utilisateurs. Lorsqu’il est activé, par défaut, tout courrier de deux ans ou plus « disparaîtra » de votre boîte de réception et du dossier Éléments supprimés. Cependant, il n’y a pas lieu de s’inquiéter. Bien qu’apparemment manquant, l’e-mail a simplement été transféré dans la boîte de réception des Archives. Une boîte de réception d’archives personnelles apparaît comme une boîte aux lettres autonome dans Outlook, comme indiqué ci-dessous.

Par conséquent, il est judicieux de rechercher la boîte de réception des archives, si elle est présente lors de la recherche de messages plus anciens.

Un autre paramètre à vérifier est celui qui supprime les e-mails lorsque Outlook est fermé. Accédez à ce paramètre dans Outlook en cliquant sur « Fichier », puis « Options » et enfin « Avancé » pour afficher cette fenêtre:

Si cette option est activée, Outlook vide les Éléments supprimés lorsqu’il est fermé. L’e-mail supprimé passe ensuite à l’état « suppression progressive », qui est couvert ensuite. Gardez à l’esprit qu’avec ce paramètre, tous les e-mails seront définitivement supprimés après 28 jours

E-mail ‘Supprimé à l’aide d’un logiciel’

L’étape suivante du processus est supprimée à l’aide d’un logiciel. L’e-mail supprimé par logiciel se trouve dans le dossier Éléments supprimés mais est toujours facilement récupéré. Au niveau technique, le courrier est supprimé localement d’Outlook et placé dans le dossier Exchange Online nommé Suppressions, qui est un sous-dossier d’éléments récupérables. Tout contenu contenu dans le dossier Éléments récupérables d’Exchange Online est, par définition, considéré comme supprimé par logiciel.

Vous avez, par défaut, 14 jours pour récupérer le courrier supprimé par logiciel. L’administrateur du service peut modifier la période de conservation à un maximum de 30 jours. Sachez que cela peut consommer une partie de la capacité de stockage attribuée à chaque compte d’utilisateur et que les dépassements peuvent vous être facturés.

Comment les éléments deviennent supprimés de manière logicielle

Il existe trois façons de supprimer de manière logicielle le courrier ou d’autres éléments Outlook.

1. Supprimez un élément déjà dans le dossier Éléments supprimés. Lorsque vous supprimez manuellement quelque chose qui se trouve déjà dans le dossier Éléments supprimés, l’élément est supprimé de manière logicielle. Tout processus, manuel ou autre, qui supprime le contenu de ce dossier entraîne une « suppression progressive’

1. En appuyant sur Maj + Supprimer sur un e-mail dans votre boîte de réception Outlook, une boîte de dialogue vous demandera si vous souhaitez supprimer « définitivement » l’e-mail. Cliquer sur Oui supprimera l’e-mail du dossier Éléments supprimés, mais n’effectuera qu’une suppression progressive. Vous pouvez toujours récupérer l’article si vous le faites dans la période de conservation de 14 jours.

1. La dernière façon dont les éléments peuvent être supprimés en douceur consiste à utiliser des stratégies ou des règles Outlook. Par défaut, aucune stratégie ne supprime automatiquement le courrier du dossier Éléments supprimés dans Outlook. Cependant, les utilisateurs peuvent créer des règles qui « suppriment de manière permanente » (suppression progressive) les e-mails. Si vous dépannez les e-mails manquants, demandez à l’utilisateur de vérifier ces règles comme indiqué ci-dessous. Vous pouvez cliquer sur Règles dans le menu Accueil et examiner toutes les règles créées dans l’Assistant de règles illustré ci-dessous.

Notez que la mise en garde est un peu trompeuse car l’action de la règle supprimera doucement l’e-mail, ce qui, comme déjà indiqué, n’est pas une suppression permanente immédiate.

Récupération du courrier supprimé par logiciel

Vous pouvez récupérer le courrier supprimé par logiciel directement dans Outlook. Assurez-vous que le dossier Éléments supprimés est sélectionné, puis recherchez « Récupérer les éléments récemment supprimés de ce dossier » en haut de la colonne courrier, ou l’action « Récupérer les éléments supprimés du serveur » dans la barre de menu d’accueil.

En cliquant sur le lien Récupérer des éléments, la fenêtre Récupérer les éléments supprimés s’ouvre.

Cliquez sur les éléments que vous souhaitez récupérer ou Sélectionnez tout, puis cliquez sur OK.

REMARQUE : L’e-mail récupéré retourne dans votre dossier Éléments supprimés. Assurez-vous de le déplacer dans votre boîte de réception.

Si l’e-mail que vous recherchez n’est pas répertorié, il aurait pu passer à l’étape suivante : ‘Supprimé en dur.’

Alors que les utilisateurs peuvent récupérer des e-mails supprimés en mode logiciel, les administrateurs peuvent également récupérer des e-mails supprimés en mode logiciel en leur nom à l’aide du processus de récupération des e-mails supprimés en mode logiciel décrit ci-dessous (qui fonctionne pour les suppressions en mode logiciel et en mode logiciel). En outre, Microsoft a créé deux commandes PowerShell très utiles dans ce processus pour ceux qui préfèrent écrire les tâches. Vous pouvez utiliser les applets de commande Get-RecoverableItems et Restore-RecoverableItems pour rechercher et restaurer des e-mails supprimés par logiciel.

E-mail supprimé en dur

L’étape suivante pour la suppression est ‘Supprimer en dur. »Techniquement, les éléments sont supprimés en dur lorsque des éléments sont déplacés du dossier récupérable vers le dossier Purges dans Exchange online. Les administrateurs peuvent toujours récupérer des éléments dans le dossier avec la période de récupération définie par la stratégie, qui varie de 14 (par défaut) à 30 (maximum). Vous pouvez prolonger la conservation au-delà de 30 jours en plaçant la suspension juridique ou contentieuse sur l’article ou la boîte aux lettres.

Comment les éléments deviennent supprimés en dur

Il existe deux façons dont le contenu devient supprimé en dur.

1. Selon la stratégie, les e-mails supprimés de manière logicielle sont déplacés vers l’étape de suppression matérielle lorsque la période de rétention expire.
2. Les utilisateurs peuvent supprimer manuellement le courrier en dur en sélectionnant l’option Purge dans la fenêtre Récupérer les éléments supprimés illustrée ci-dessus. (Encore une fois, en choisissant de « supprimer définitivement » le courrier avec Maj + Suppr, il en résulte une suppression douce, pas une suppression dure.)

Récupération du courrier supprimé en dur

Une fois que le courrier électronique est entré dans l’étape de suppression en dur, les utilisateurs ne peuvent plus récupérer le contenu. Seuls les administrateurs de service disposant des privilèges appropriés peuvent lancer la récupération, et aucun administrateur n’a ces privilèges par défaut, pas même l’administrateur global. L’administrateur global a le droit d’attribuer des privilèges afin qu’il puisse se donner (ou donner aux autres) les droits nécessaires. La confidentialité est une préoccupation ici car les administrateurs disposant de ces privilèges peuvent rechercher et exporter les e-mails d’un utilisateur.

La documentation en ligne de Microsoft Récupérer des éléments supprimés dans la boîte aux lettres d’un utilisateur détaille les instructions étape par étape pour récupérer du contenu supprimé en dur. Le processus est un peu compliqué par rapport aux autres tâches administratives. En guise d’aperçu, l’administrateur:

1. Attribuez les autorisations requises
2. Recherchez dans la boîte de réception l’e-mail manquant
3. Copiez les résultats dans une boîte aux lettres de découverte où vous pouvez afficher le courrier dans le dossier Purgé (facultatif).
4. Exportez les résultats dans un fichier PST.
5. Importez le PST dans Outlook sur le système de l’utilisateur et localisez l’e-mail manquant dans le dossier Purgé

Récupération de la dernière chance

Une fois les éléments supprimés en dur purgés, ils ne sont plus détectables par aucune méthode par les utilisateurs ou les administrateurs. Vous devriez considérer la récupération d’un tel contenu comme improbable. Cela dit, si l’e-mail que vous recherchez n’est récupérable par aucune des méthodes ci-dessus, vous pouvez ouvrir un ticket avec le support Microsoft 365. Dans certaines circonstances, ils peuvent être en mesure de trouver l’e-mail qui a été purgé mais pas encore écrasé. Ils peuvent ou non être prêts à chercher l’e-mail, mais cela ne peut pas faire de mal de demander, et c’est arrivé.

Qu’en est-il de l’utilisation d’Outlook pour sauvegarder les e-mails?

Outlook permet à un utilisateur d’exporter un courrier électronique vers un fichier PST. Pour ce faire, cliquez sur « Fichier » dans le menu principal d’Outlook, puis sur « Importer & Exporter » comme indiqué ci-dessous.

Vous pouvez spécifier ce que vous souhaitez exporter et même protéger le fichier avec un mot de passe.

Bien qu’utile de temps en temps, un plan de sauvegarde qui dépend de l’exportation manuelle du contenu vers un fichier local par les utilisateurs ne s’adapte pas et n’est pas fiable. Par conséquent, ne comptez pas sur cela comme une solution de sauvegarde et de récupération possible.

Stratégies alternatives

Après avoir lu ceci, vous pensez peut-être: « n’y a-t-il pas un moyen plus facile? »Un service comme Altaro Office 365 Backup vous permet de récupérer à partir d’instantanés instantanés d’une boîte de réception ou d’un autre contenu Microsoft 365. Avoir un service comme celui-ci lorsque vous recevez cet appel urgent pour récupérer un courrier d’il y a un mois peut être une bouée de sauvetage.

Résumé

Les utilisateurs peuvent récupérer la plupart des e-mails supprimés sans intervention de l’administrateur. Souvent, les e-mails supprimés se trouvent simplement dans le dossier Supprimé jusqu’à ce qu’ils soient effacés manuellement. Lorsque cela se produit, le courrier électronique entre dans la phase de suppression progressive et est facilement restauré par un utilisateur dans les 14 jours. Après cette période, l’élément entre dans l’état « supprimé en dur ». Un administrateur de service peut récupérer des éléments supprimés en dur dans la fenêtre de récupération. Après l’état supprimé en dur, le courrier électronique doit être considéré comme introuvable. Des stratégies peuvent être appliquées pour prolonger les temps de conservation des messages supprimés dans n’importe quel état. Alors que les administrateurs peuvent aller loin avec les outils d’administration basés sur le Web, l’ensemble du processus de récupération peut être scripté avec PowerShell pour personnaliser et faire évoluer des projets plus importants ou fournir une découverte granulaire. C’est toujours une excellente idée d’utiliser une solution de sauvegarde conçue pour Microsoft 365, telle que la sauvegarde Altaro Office 365.