Cet article fait partie de notre série qui couvre toutes les bases dont vous avez besoin pour créer ou mettre à jour les documents administratifs de votre programme de garde d’enfants. En savoir plus sur 7 Formulaires De Garde D’Enfants Dont Vous Avez Besoin Pour Gérer Une Meilleure Entreprise.
Les formulaires de garde d’enfants que vous utilisez chaque jour dans votre programme d’éducation de la petite enfance sont souvent si simples que vous pouvez facilement négliger leur potentiel d’amélioration. Prenez les feuilles de connexion aux services de garde d’enfants, par exemple. Les feuilles de présence quotidiennes jouent un rôle essentiel à la fois dans la comptabilisation des allées et venues des enfants dont vous avez la charge et dans la collecte de données de présence précises à des fins d’octroi de licences, de tenue de registres et de facturation.
En optimisant l’expérience d’enregistrement de votre garderie ou de votre école maternelle, vous pouvez faciliter les choses pour les parents et le personnel à la fois pendant l’heure d’enregistrement trépidante et lorsque vous passez en revue la présence d’un enfant. Cela permettra à votre entreprise de garde d’enfants d’économiser du temps, de l’argent et de la frustration dans tous les domaines.
Examinons les avantages et les inconvénients des méthodes traditionnelles de connexion aux services de garde d’enfants et explorons les avantages de passer à une solution numérique plus moderne pour l’enregistrement des enfants et le suivi des présences.
Feuilles de connexion traditionnelles au stylo et au papier
Les feuilles de connexion aux services de garde d’enfants sont généralement structurées de deux manières: soit chaque enfant a sa propre feuille d’enregistrement qui enregistre ses mouvements tout au long de la semaine, soit le lieu où se trouvent tous les enfants est noté sur une nouvelle feuille chaque semaine. Les deux ont des avantages et des inconvénients à considérer avant de choisir la méthode qui convient à votre programme.
Feuilles de connexion par enfant
Avantages:
Avec cette méthode, toutes les informations de présence d’un enfant sont stockées au même endroit. Vous n’avez pas besoin de faire des références croisées à une liste complète de classes pour tabuler les jours ou le nombre de sessions auxquels un enfant a assisté. Si vous facturez les parents en fonction du nombre de jours qu’un enfant vient à votre garderie ou à votre garderie, ou si vous avez un supplément pour certaines activités, les feuilles de présence par enfant peuvent faciliter le calcul des factures.
La feuille de connexion personnelle d’un enfant donne également aux parents un aperçu concis de leurs heures de présence et de dépôt, et les informations restent relativement confidentielles.
Inconvénients:
Donner à chaque enfant sa propre feuille de présence peut rendre la dépose et la prise en charge plus agitées pour les parents, qui doivent trouver le bon morceau de papier pour s’inscrire. Il est également plus pour le personnel de garder une trace et plus à stocker et à classer.
Cette méthode rend également le calcul de la fréquentation totale plus difficile, car il faut consulter le dossier de fréquentation de chaque enfant pour atteindre un total de groupe. Cela peut également prendre plus de temps à additionner les revenus et les dépenses de l’entreprise. 
Feuilles de connexion par semaine
Avantages:
Avoir une feuille de connexion par semaine est beaucoup moins de papier pour le personnel et les parents à gérer au moment du dépôt. Il peut simplifier les procédures matinales de votre école maternelle ou de votre garderie et réduire une partie du chaos de connexion.
Il est également plus facile d’imprimer une feuille de connexion par semaine plutôt que d’imprimer des feuilles séparées pour chaque enfant. L’utilisation d’une feuille par semaine prendra également beaucoup moins d’espace de stockage dans votre centre.
Le suivi de la fréquentation des enfants par semaine permet de travailler facilement avec vos chiffres de fréquentation hebdomadaire ou mensuelle et de voir qui a participé à quelles activités, ce qui est pratique pour calculer les coûts et dépenses hebdomadaires ou mensuels.
Inconvénients:
Si vous avez divisé la fréquentation de votre garderie par jours de la semaine — comme un groupe H/F /F et un groupe Tu/ Th – vous devrez imprimer plus d’une feuille de présence tous les lundis matin. Si vous avez un horaire quotidien plus flexible, une feuille hebdomadaire peut ne pas être en mesure de s’adapter à cela.
De plus, il est plus difficile de voir la présence d’un enfant d’un seul coup d’œil.
Les feuilles de connexion papier ne sont pas une solution unique. Ce que vous choisissez d’utiliser dépend du fonctionnement de votre garderie, du nombre d’enfants que vous avez et de l’apparence de vos pratiques de planification et de facturation.
Feuilles de connexion numérique : Le meilleur des deux mondes
Les solutions de connexion numérique permettent aux familles de se connecter rapidement et en toute sécurité, et permettent à vous et au personnel de votre garderie d’afficher ces informations par enfant, par classe ou par durée. Et la meilleure nouvelle ? Les feuilles de connexion numérique sont plus faciles à utiliser pour les parents que les formulaires papier.
Avec les feuilles de connexion numériques, les parents peuvent utiliser une application pour inscrire leurs enfants à la garderie. Chaque enfant inscrit sera dans votre système numérique, et les parents peuvent sélectionner la photo de leur enfant sur votre appareil numérique. Ils signent alors numériquement leur signature, tout comme signer un reçu électronique sur l’écran d’une carte de crédit, ou peuvent utiliser un code d’accès unique à quatre chiffres pour marquer en toute sécurité leurs enfants comme déposés ou ramassés.
Lorsque vous êtes prêt à consulter vos données de présence pour calculer les factures ou vérifier les retards ou les retraits tardifs, vous pouvez rapidement exécuter un rapport d’enregistrement qui vous permet de trier ces données.
Vous n’avez pas non plus à vous soucier du stockage — toutes vos données d’enregistrement sont stockées dans le cloud pour un accès facile lorsque vous en avez besoin, aucun classeur requis. Cela vous fera économiser des coûts administratifs de papier, d’encre et de stockage, et facilitera la tenue de documents. 
L’une des caractéristiques les plus pratiques de l’utilisation d’un système de connexion numérique est la possibilité d’intégrer la fréquentation à votre système de facturation des services de garde d’enfants. Plutôt que de compter à la main le nombre de sessions auxquelles un enfant a assisté ou les jours auxquels il a assisté, vous pouvez générer automatiquement une facture en fonction de ce qui a été connecté dans votre système de connexion numérique.
Nous vous recommandons d’envisager sérieusement une solution de garde d’enfants numérique en raison de cette flexibilité. Les options de configuration et les rapports automatisés de connexion électronique vous permettent, à vous et à votre personnel, de gagner du temps à l’enregistrement et au moment de consulter vos dossiers pour la facturation, l’inscription ou la préparation d’une réunion de parents.
La connexion numérique est tout aussi sécurisée que la connexion papier, car chaque parent dispose d’un code unique pour vérifier qui il est. Cela signifie que les parents peuvent facilement entrer et sortir pendant le dépôt sans avoir à attendre que le personnel supervise le processus d’enregistrement. Le retour est une période mouvementée, et permettre aux parents d’inscrire leurs enfants libère le personnel pour se déplacer au besoin et aider les enfants à se préparer pour leur journée. Le personnel peut toujours accueillir les parents et accueillir les enfants – sans avoir la responsabilité de signer tout le monde.
Avec brightwheel, vous pouvez également utiliser une fonction de numérisation de code QR, où les parents utilisent leur propre appareil pour scanner un code QR à votre centre afin de connecter rapidement et en toute sécurité leur enfant. Les parents peuvent scanner pour enregistrer leur enfant, ajouter des notes et même connecter plusieurs enfants à la fois.
Simplifiez la connexion pour réussir
Les systèmes de connexion numériques minimisent vos efforts d’enregistrement et maximisent votre capacité à travailler avec les données de présence quotidiennes. Cette approche de la connexion et de la déconnexion aux services de garde d’enfants est un excellent moyen de réduire les frictions lors de périodes trépidantes tout en maintenant un processus sécurisé pour gérer la fréquentation quotidienne. En ce qui concerne la facturation, les enregistrements de présence et le calcul des coûts, les systèmes numériques font la part du lion de l’administration pour vous.
Si vous choisissez d’utiliser la connexion papier, réfléchissez bien à la question de savoir si une feuille de connexion hebdomadaire ou une feuille de connexion pour chaque enfant fonctionne le mieux. Vous pouvez consulter nos modèles gratuits de feuilles hebdomadaires et de feuilles pour chaque enfant et décider de ce qui vous convient le mieux!
Pour en savoir plus:
- 8 Comment Le Logiciel de Gestion des Services de Garde d’Enfants Aide Vos Résultats
- Guide pour Impliquer Les Parents Dans la Maternelle
- Guide Essentiel pour le Logiciel d’Enregistrement des Enfants