Dieser Beitrag ist Teil unserer Serie, die alle Grundlagen behandelt, die Sie zum Erstellen oder Aktualisieren der Verwaltungsunterlagen Ihres Kinderbetreuungsprogramms benötigen. Lesen Sie mehr unter 7 Kinderbetreuungsformulare, die Sie benötigen, um ein besseres Geschäft zu führen.
Die Kinderbetreuungsformen, die Sie jeden Tag in Ihrem frühkindlichen Bildungsprogramm verwenden, sind oft so einfach, dass Sie ihr Verbesserungspotenzial leicht übersehen können. Nehmen Sie zum Beispiel die Anmeldebögen für die Kinderbetreuung. Tägliche Anwesenheitsblätter spielen eine wichtige Rolle sowohl bei der Abrechnung des Aufenthaltsorts von Kindern in Ihrer Obhut als auch bei der Erfassung genauer Anwesenheitsdaten für Lizenzierungs-, Aufzeichnungs- und Abrechnungszwecke.
Durch die Optimierung der Check-in-Erfahrung Ihrer Kindertagesstätte oder Vorschule können Sie Eltern und Mitarbeitern sowohl während der hektischen Check-in-Zeit als auch bei der Überprüfung der Anwesenheit eines Kindes die Arbeit erleichtern. Dies spart Ihrem Kinderbetreuungsunternehmen Zeit, Geld und Frustration auf der ganzen Linie.
Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile traditioneller Anmeldemethoden für die Kinderbetreuung und erkunden Sie die Vorteile einer moderneren, digitalen Lösung für die Kinder-Check-in- und Anwesenheitsverfolgung.
Traditionelle Stift- und-Papier-Anmeldeblätter
Die Anmeldeblätter für die Kinderbetreuung sind in der Regel auf zwei Arten strukturiert: Entweder hat jedes Kind ein eigenes Check-in-Blatt, das seine Bewegungen während der Woche aufzeichnet, oder der Aufenthaltsort aller Kinder wird jede Woche auf einem neuen Blatt notiert. Beide haben Vor- und Nachteile zu berücksichtigen, bevor Sie die Methode auswählen, die für Ihr Programm geeignet ist.
Anmeldeblätter pro Kind
Vorteile:
Mit dieser Methode werden alle Anwesenheitsinformationen eines Kindes an einem Ort gespeichert. Sie müssen nicht auf einen ganzen Klassenplan verweisen, um zu tabellieren, an welchen Tagen oder wie vielen Sitzungen ein Kind teilgenommen hat. Wenn Sie den Eltern die Anzahl der Tage in Rechnung stellen, an denen ein Kind zu Ihrer Kinderbetreuung oder Kindertagesstätte kommt, oder wenn Sie für bestimmte Aktivitäten einen Zuschlag haben, können Anwesenheitslisten nach Kind die Berechnung der Rechnungen vereinfachen.
Das persönliche Anmeldeformular eines Kindes gibt Eltern auch einen kurzen Überblick über ihre Anwesenheits- und Abgabezeiten, und die Informationen bleiben relativ vertraulich.
Nachteile:
Wenn Sie jedem Kind ein eigenes Anwesenheitsblatt geben, kann die Abgabe und Abholung für Eltern, die das richtige Blatt Papier für die Anmeldung finden müssen, hektischer werden. Es ist auch mehr für das Personal zu verfolgen und mehr zu speichern und Datei.
Diese Methode erschwert auch die Berechnung der Gesamtteilnahme, da Sie die Anwesenheitsliste jedes Kindes einsehen müssen, um eine Gruppensumme zu erreichen. Dies kann auch das Addieren von Geschäftseinnahmen und -ausgaben zeitaufwändiger machen. 
Anmeldeblätter pro Woche
Vorteile:
Ein Anmeldeblatt pro Woche zu haben, ist viel weniger Papier für Mitarbeiter und Eltern bei der Abgabe. Es kann Ihre Vorschule oder Kindertagesstätte Morgen Verfahren vereinfachen und einige der Zeichen-in Chaos reduzieren.
Es ist auch einfacher, unter dem Strich ein Anmeldeblatt pro Woche zu drucken, anstatt für jedes Kind separate Blätter zu drucken. Die Verwendung eines Blattes pro Woche beansprucht auch viel weniger Speicherplatz in Ihrem Zentrum.
Die wöchentliche Verfolgung der Anwesenheit von Kindern erleichtert die Arbeit mit Ihren wöchentlichen oder monatlichen Anwesenheitszahlen und zeigt an, wer an welchen Aktivitäten teilgenommen hat.
Nachteile:
Wenn Sie die Anwesenheit in Ihrer Kindertagesstätte nach Wochentagen aufgeteilt haben — z. B. eine M / W / F—Gruppe und eine Tu / Th-Gruppe – müssen Sie jeden Montagmorgen mehr als ein Anwesenheitsblatt ausdrucken. Wenn Sie einen flexibleren Tagesablauf haben, kann ein wöchentliches Blatt dies möglicherweise nicht berücksichtigen.
Darüber hinaus ist es schwieriger, die Anwesenheit eines Kindes auf einen Blick zu sehen.
Anmeldebögen aus Papier sind keine Einheitslösung. Was Sie verwenden, hängt davon ab, wie Ihre Kindertagesstätte läuft, wie viele Kinder Sie haben und wie Ihre Planungs- und Abrechnungspraktiken aussehen.
Digitale Anmeldeblätter: Das Beste aus beiden Welten
Mit digitalen Anmeldelösungen können sich Familien schnell und sicher anmelden. Und die beste Nachricht? Digitale Anmeldeblätter sind für Eltern einfacher zu verwenden als Papierformulare.
Mit digitalen Anmeldeblättern können Eltern ihre Kinder über eine App in die Kinderbetreuung eintragen. Jedes eingeschriebene Kind wird in Ihrem digitalen System sein, und die Eltern können ihr Kind Bild auf Ihrem digitalen Gerät auswählen. Sie unterschreiben dann entweder digital ihre Unterschrift, genau wie eine E-Quittung auf einem Kreditkartenbildschirm, oder sie können einen eindeutigen vierstelligen Passcode verwenden, um ihre Kinder sicher als abgesetzt oder abgeholt zu markieren.
Wenn Sie bereit sind, Ihre Anwesenheitsdaten anzuzeigen, um Rechnungen zu berechnen oder Verspätungen oder verspätete Abholungen zu überprüfen, können Sie schnell einen Check-in-Bericht ausführen, mit dem Sie diese Daten sortieren können.
Sie müssen sich auch keine Gedanken über die Speicherung machen – alle Ihre Check-in-Daten werden in der Cloud gespeichert, sodass Sie bei Bedarf problemlos darauf zugreifen können. Dies erspart Ihnen Verwaltungskosten für Papier, Tinte und Lagerung und macht die Aufzeichnung zum Kinderspiel. 
Eine der bequemsten Funktionen bei der Verwendung eines digitalen Anmeldesystems ist die Möglichkeit, die Teilnahme in Ihr Kinderbetreuungsabrechnungssystem zu integrieren. Anstatt die Anzahl der Sitzungen, an denen ein Kind teilgenommen hat, oder die Tage, an denen es teilgenommen hat, von Hand zu erfassen, können Sie automatisch eine Rechnung erstellen, die auf dem basiert, was in Ihrem digitalen Anmeldesystem angemeldet wurde.
Aufgrund dieser Flexibilität empfehlen wir, ernsthaft über eine digitale Kinderbetreuungslösung nachzudenken. Die Konfigurationsoptionen und die automatisierte Berichterstellung der elektronischen Anmeldung sparen Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit sowohl beim Check-in als auch beim Einsehen Ihrer Unterlagen für die Abrechnung, Registrierung oder Vorbereitung auf ein Elterntreffen.
Die digitale Anmeldung ist genauso sicher wie die Anmeldung auf Papier, da jeder Elternteil über einen eindeutigen Code verfügt, um zu überprüfen, wer er ist. Dies bedeutet, dass Eltern während der Abgabe problemlos ein- und aussteigen können, ohne darauf warten zu müssen, dass das Personal den Check-in-Prozess überwacht. Drop-off ist eine hektische Zeit, und wenn Eltern ihre Kinder anmelden können, können sich die Mitarbeiter bei Bedarf bewegen und den Kindern helfen, sich auf ihren Tag vorzubereiten. Das Personal kann immer noch Eltern begrüßen und Kinder willkommen heißen – nur ohne die Verantwortung, alle anzumelden.
Mit brightwheel können Sie auch eine QR-Code-Scanfunktion verwenden, bei der Eltern mit ihrem eigenen Gerät einen QR-Code in Ihrem Zentrum scannen, um ihr Kind schnell und sicher anzumelden. Eltern können scannen, um ihr Kind einzuchecken, Notizen hinzuzufügen und sogar mehrere Kinder gleichzeitig anzumelden.
Vereinfachen Sie die Anmeldung für den Erfolg
Digitale Anmeldesysteme Minimieren Sie Ihren Check-in-Aufwand und maximieren Sie Ihre Fähigkeit, mit täglichen Anwesenheitsdaten zu arbeiten. Dieser Ansatz für die Anmeldung und Abmeldung von Kindern in der Kinderbetreuung ist eine großartige Möglichkeit, die Reibung in hektischen Zeiten zu reduzieren und gleichzeitig einen sicheren Prozess zur Verwaltung der täglichen Anwesenheit aufrechtzuerhalten. Wenn es um Abrechnung, Anwesenheitslisten und Kostenberechnung geht, erledigen digitale Systeme den Löwenanteil der Verwaltung für Sie.
Wenn Sie sich für die Anmeldung in Papierform entscheiden, überlegen Sie sorgfältig, ob ein wöchentliches Anmeldeformular oder ein Anmeldeformular für jedes Kind am besten geeignet ist. Sie können unsere kostenlosen Vorlagen für wöchentliche Blätter und Blätter für jedes Kind überprüfen und entscheiden, was für Sie am besten ist!
Weiterführende Literatur:
- 8 Ways Child Care Management Software hilft Ihrem Endergebnis
- Leitfaden für Eltern in der Vorschule
- Essential Guide to Child Check-In Software