Hogyan lehet visszaállítani a törölt e-maileket a Microsoft-ban 365

amikor a vezérigazgató rájön, hogy három héttel ezelőtt töröltek egy létfontosságú e-mail szálat, az e-mail helyreállítása hirtelen sürgős feladattá válik. Persze, megnézheti az Outlook Törölt elemek mappáját, de azon túl, hogyan lehet helyreállítani azt, ami “állandó” törlésen ment keresztül? Ebben a cikkben áttekintjük, hogyan mentheti meg a napot azáltal, hogy állítólag helyrehozhatatlan e-maileket hoz vissza a nagy túlvilágról.

törölt e-mailek helyreállítása a Microsoft és az Office 365 alkalmazásban

az Outlook e-mailek helyreállítása az Exchange Online-ban a Microsoft és az Office segítségével olyan egyszerű lehet, mint az önfejű e-mailek húzása a Törölt elemek mappából a beérkező levelek mappába. De mit csinálsz, ha nem találja a helyreállítani kívánt e-mailt?

először nézzük meg, hogyan épül fel az e-mail helyreállítás a Microsoft 365-ben. Kevés több réteg van itt, mint gondolnád! A Microsoft 365-ben a törölt e-mailek a három állapot egyikében lehetnek: törölt, puha vagy nehezen törölt. Az e-mail helyreállításának módja és az, hogy mennyi ideig kell ezt megtennie, az e-mail törlési állapotától és az alkalmazandó megőrzési politikától függ.

nézzük át a következő ábrát, és beszéljünk arról, hogy az e-mail hogyan jut el az egyik államból a másikba, az alapértelmezett házirendeket, hogyan lehet visszaállítani a törölt e-maileket az egyes államokban, és néhány tippet az út mentén.

Items vs.Email

az Outlook az e-mailről szól, de feladatokat, névjegyeket, naptári eseményeket és más típusú információkat is tartalmaz. Például törölheti a naptárbejegyzéseket, és felkérheti őket, hogy helyreállítsák őket, csakúgy, mint az e-mailt. Ezért a törölt tartalom mappáját “Törölt elemek” – nek hívják. Továbbá, amikor a törlésekről és a helyreállításról beszélünk, gyakran az “elemekre” hivatkozunk, ahelyett, hogy a vitát csak e-mailre korlátoznánk.

házirend

különböző szabályok szabályozzák a Törlés különböző állapotaiban lévő elemek megőrzési idejét. A házirend egy automatikusan alkalmazott művelet, amely a Szolgáltatásokkal kapcsolatos szabályt érvényesíti. A Microsoft 365 több száz házirendet tartalmaz, amelyeket az Ön igényeinek megfelelően módosíthat. További információkért lásd: a megőrzési Irányelvek áttekintése.

‘Törölt elemek’ E-Mail

amikor megnyomja a Delete gombot egy e-mailen az Outlook programban, az átkerül a Törölt elemek mappába. Ez az e-mail most “törölt” állapotban van, ami egyszerűen azt jelenti, hogy a Törölt elemek mappába költözött. Mennyi ideig őrzi meg az Outlook a törölt e-maileket? Alapértelmezés szerint-örökre! A törölt leveleket csak egy húzással állíthatja vissza a postaládájába. Kész!

ha nem találja az e-mailt a Törölt elemek mappában, ellenőrizze még egyszer, hogy a Törölt elemek mappa van-e kiválasztva, majd görgessen az e-mail lista aljára. Keresse meg a következő üzenetet:

ha a fenti üzenet jelenik meg, előfordulhat, hogy a gyorsítótár beállításai csak a tartalom egy részét tartják az Outlookban, a többit pedig a felhőben. A gyorsítótár segít a postafiók méretének alacsonyabban tartásában a merevlemezen, ami viszont felgyorsítja a keresési és betöltési időket. Kattintson a linkre a hiányzó üzenetek letöltéséhez.

de nem töröltem!

ha a Törölt elemek között talál tartalmat, és biztos benne, hogy nem törölte, akkor igaza lehet! A rendszergazdák beállíthatják a Microsoft 365 házirendjét a régi Beérkező levelek tartalmának automatikus törlésére.

a levelek más módon is eltűnhetnek. Egyes vállalatok személyes archív postafiókot engedélyeznek a felhasználók számára. Ha engedélyezve van, alapértelmezés szerint minden két éves vagy annál idősebb levél “eltűnik” a beérkező levelek mappából és a Törölt elemek mappából. Azonban nem kell aggódni. Bár látszólag hiányzik, az e-mail egyszerűen átkerült az archívum postaládájába. A személyes archívumok Beérkező levelek önálló postafiókként jelennek meg az Outlookban, az alábbiak szerint.

ennek eredményeként érdemes keresni az archívum Beérkező levelek mappájában, ha régebbi üzenetek keresésekor jelen van.

egy másik ellenőrzendő beállítás az, amely törli az e-maileket az Outlook bezárásakor. Ehhez a beállításhoz az Outlook programban kattintson a “Fájl”, majd az “Opciók”, végül a “Speciális” gombra az ablak megjelenítéséhez:

ha engedélyezve van, az Outlook kiüríti a törölt elemeket bezáráskor. A törölt e-mail ezután a ‘soft-delete’ állapotba kerül, amely a következő. Ne feledje, hogy ezzel a beállítással az összes e-mail véglegesen törlődik 28 nap után

‘Soft-Deleted’ e-mail

a folyamat következő lépése a Soft-Deleted. A puha törölt e-mail a Törölt elemek mappában található, de még mindig könnyen helyreállítható. Technikai szinten az e-mail helyileg törlődik az Outlookból, és a törlések nevű Exchange Online mappába kerül, amely a helyreállítható elemek almappája. Az Exchange Online helyreállítható elemek mappájában található bármely tartalom definíció szerint puha törlésnek minősül.

alapértelmezés szerint 14 napja van a puha törölt levelek helyreállítására. A szolgáltatás adminisztrátora a megőrzési időszakot legfeljebb 30 napra módosíthatja. Ne feledje, hogy ez felhasználhatja az egyes felhasználói fiókokhoz rendelt tárolókapacitás egy részét, és a túlköltekezésért díjat számíthat fel.

hogyan válnak az elemek soft-deleted

három módon lehet soft-delete mail vagy más Outlook elemeket.

1. töröljön egy elemet, amely már szerepel a Törölt elemek mappában. Ha manuálisan töröl valamit, amely már szerepel a Törölt elemek mappában, az elem puha törlésre kerül. Bármely folyamat, kézi vagy más módon, amely törli a tartalmat ebből a mappából, ‘soft-delete ‘ – t eredményez’

1. ha megnyomja a Shift + Delete gombot egy e-mailben az Outlook Beérkező levelek mappájában, megjelenik egy párbeszédpanel, amely megkérdezi, hogy szeretné-e “véglegesen” törölni az e-mailt. Az Igen gombra kattintva eltávolítja az e-mailt a Törölt elemek mappából, de csak puha törlést hajt végre. Továbbra is visszaállíthatja az elemet, ha ezt a 14 napos megőrzési időszakon belül megteszi.

1. az elemek puha törlésének utolsó módja az Outlook házirendek vagy szabályok használata. Alapértelmezés szerint nincs olyan házirend, amely automatikusan eltávolítja a leveleket az Outlook Törölt elemek mappájából. A felhasználók azonban létrehozhatnak olyan szabályokat, amelyek ‘véglegesen’ (soft-delete) e-mailt küldenek. Ha hibaelhárítást végez a hiányzó e-mailekkel kapcsolatban, kérje meg a felhasználót, hogy ellenőrizze az alábbi szabályokat. A Főmenü szabályok elemére kattintva megvizsgálhatja az alább látható szabályok varázslóban létrehozott szabályokat.

vegye figyelembe, hogy az óvatosság kissé félrevezető, mivel a szabály működése lágy törli az e-mailt, amely, mint már említettük, nem azonnali végleges törlés.

a puha törölt levelek helyreállítása

a puha törölt leveleket közvetlenül az Outlook programban állíthatja vissza. Győződjön meg arról, hogy a Törölt elemek mappa ki van választva, majd keresse meg a mail oszlop tetején a “nemrégiben eltávolított elemek helyreállítása” elemet, vagy a “Törölt elemek helyreállítása a kiszolgálóról” műveletet a Főmenüsoron.

az elemek helyreállítása linkre kattintva megnyílik a Törölt elemek helyreállítása ablak.

kattintson a helyreállítani kívánt elemekre, vagy válassza ki az összeset, majd kattintson az OK gombra.

megjegyzés: a helyreállított e-mail visszatér a Törölt elemek mappába. Ügyeljen arra, hogy helyezze át a postaládájába.

ha a keresett E-Mail nem szerepel a listán, akkor a következő szakaszba léphetett: ‘nehezen törölve.’

míg a felhasználók visszaállíthatják a puha törölt e-maileket, a rendszergazdák a nevükben is visszaállíthatják a puha törölt e-maileket a következőben leírt’ keményen törölt ‘ e-mail helyreállítási folyamat segítségével (amely mind a kemény, mind a puha törléseknél működik). A Microsoft két PowerShell parancsot is létrehozott, amelyek nagyon hasznosak ebben a folyamatban azok számára, akik inkább a feladatokat szkriptezik. Használhatja a Get-RecoverableItems és Restore-RecoverableItems parancsmagokat a puha törölt e-mailek kereséséhez és visszaállításához.

nehezen törölt e-mail

a Törlés következő lépése a ‘Hard Delete.’Technikailag az elemek nehezen törlődnek, amikor az elemek a helyreállítható mappából az Exchange online Purges mappájába kerülnek. A rendszergazdák továbbra is helyreállíthatják a mappában lévő elemeket a házirend által beállított helyreállítási időszakkal, amely 14 (alapértelmezett) és 30 (maximális) között mozog. A megőrzést 30 napon túl is meghosszabbíthatja, ha jogi vagy peres eljárást tart fenn az elemen vagy a postaládán.

hogyan válnak az elemek nehezen törölve

kétféle módon lehet A tartalom nehezen törölve.

1. a házirend szerint a puha törölt e-mailek a nehezen törölt szakaszba kerülnek, amikor a megőrzési időszak lejár.
2. a felhasználók manuálisan törölhetik a leveleket, ha a fent látható Törölt elemek helyreállítása ablakban a tisztítás lehetőséget választják. (Ismét, ha a Shift + Del billentyűkombinációval véglegesen törli a leveleket, puha törlést eredményez, nem pedig kemény törlést.)

a nehezen törölt levelek helyreállítása

amint az e-mail belép a nehezen törölhető szakaszba, a felhasználók már nem tudják helyreállítani a tartalmat. Csak a megfelelő jogosultságokkal rendelkező rendszergazdák kezdeményezhetik a helyreállítást, alapértelmezés szerint egyetlen rendszergazda sem rendelkezik ezekkel a jogosultságokkal, még a globális rendszergazda sem. A globális adminisztrátornak joga van kiváltságokat rendelni, hogy megadhassák maguknak (vagy másoknak) a szükséges jogokat. Az Adatvédelem itt aggodalomra ad okot, mivel az ilyen jogosultságokkal rendelkező rendszergazdák kereshetnek és exportálhatnak egy felhasználó e-mailjét.

a Microsoft online dokumentációja a törölt elemek helyreállítása a felhasználó postaládájában részletezi a nehezen törölt tartalom helyreállításának lépésről lépésre történő leírását. A folyamat kissé rendetlen a többi adminisztratív feladathoz képest. Áttekintésként az adminisztrátor:

1. rendelje hozzá a szükséges engedélyeket
2. keresse meg a beérkező levelek között a hiányzó e-mailt
3. másolja az eredményeket egy felderítő postaládába, ahol megtekintheti a leveleket a megtisztított mappában (opcionális).
4. exportálja az eredményeket egy PST fájlba.
5. importálja a PST-t az Outlookba a felhasználó rendszerén, és keresse meg a hiányzó e-mailt a megtisztított mappában

Last Chance Recovery

miután a nehezen törölt elemeket megtisztították, a felhasználók vagy a rendszergazdák már nem fedezik fel őket. Az ilyen tartalom helyreállítását valószínűtlennek kell tekinteni. Ennek ellenére, ha a keresett e-mailt a fenti módszerek egyikével sem lehet helyreállítani, akkor jegyet nyithat meg a Microsoft 365 támogatásával. Bizonyos körülmények között előfordulhat, hogy megtalálják a megtisztított, de még nem felülírt e-mailt. Lehet, hogy nem hajlandóak megkeresni az e-mailt, de nem árt megkérdezni, és megtörtént.

mi a helyzet az Outlook használatával az e-mailek biztonsági mentéséhez?

az Outlook lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy e-maileket exportáljon egy PST fájlba. Ehhez kattintson az Outlook főmenüjében a “Fájl”, majd az “Import & Exportálás” elemre az alábbiak szerint.

megadhatja, hogy mit szeretne exportálni, és még védeni a fájlt jelszóval.

bár időről időre hasznos, a biztonsági mentési terv, amely attól függ, hogy a felhasználók manuálisan exportálják-e a tartalmat egy helyi fájlba, nem méretezhető és nem megbízható. Ezért ne támaszkodjon erre, mint lehetséges biztonsági mentési és helyreállítási megoldásra.

alternatív stratégiák

ennek elolvasása után arra gondolhat, hogy “nincs könnyebb út?”Egy olyan szolgáltatás, mint az Altaro Office 365 Backup, lehetővé teszi, hogy helyreálljon egy beérkező levelek vagy más Microsoft 365 tartalom pillanatképeiből. Életmentő lehet egy ilyen szolgáltatás, amikor megkapja azt a sürgős hívást, hogy visszaszerezze az egy hónappal ezelőtti e-mailt.

Összegzés

a felhasználók a legtöbb törölt e-mailt rendszergazdai beavatkozás nélkül helyreállíthatják. Gyakran a törölt e-mail egyszerűen a törölt mappában ül, amíg manuálisan nem törli. Amikor ez megtörténik, Az e-mail belép a ‘soft-deleted szakaszba’, és a felhasználó 14 napon belül könnyen visszaállíthatja. Ezen időszak után az elem belép a ‘hard-deleted’ állapotba. A szolgáltatás rendszergazdája visszaállíthatja a nehezen törölt elemeket a helyreállítási ablakban. A nehezen törölt állapot után az e-mailt feltárhatatlannak kell tekinteni. Házirendek alkalmazhatók a törölt levelek megőrzési idejének meghosszabbítására bármely államban. Míg a rendszergazdák messzire mehetnek a webalapú adminisztrációs eszközökkel, a teljes helyreállítási folyamat szkriptelhető a PowerShell segítségével a nagyobb projektek testreszabásához és méretezéséhez, vagy szemcsés felfedezéshez. Mindig nagyszerű ötlet a Microsoft 365-hez tervezett biztonsági mentési megoldás, például az Altaro Office 365 Backup használata.