Cos’è una War Room e come usarla nella gestione dei progetti

Il concetto di war room nella gestione dei progetti è in circolazione da molto tempo. Tuttavia, molte persone ancora non conoscono questo concetto. Quando pensi o senti parlare di una stanza di guerra, probabilmente non penseresti al business e alle banche oggi, giusto? Tuttavia, le stanze di guerra sono una cosa molto reale nel mondo delle banche.

Stanze di guerra sono stati introdotti durante i tempi di guerra, non sorprende, che è dove il nome ha origine. Stanze di guerra sono stati utilizzati da generali e leader militari per discutere le tattiche e le strategie per spostare la guerra in avanti. Questo è esattamente come è ancora usato oggi, ma nella gestione del progetto, al contrario della guerra.

Project management consiste nella creazione di piani e strategie per gestire le risorse per completare i progetti. Questi progetti sono obiettivi basati sul tempo per creare qualcosa, come un servizio di valore. Le War room sono ideali per riunirsi e discutere la gestione di questi progetti, che possono richiedere molta interazione tra le persone, con conseguente incontro.

Le riunioni di lavoro si svolgono spesso nelle stanze di guerra. Durante questi incontri, i dirigenti parlano di pianificazione ed esecuzione del progetto, oltre a discutere i mezzi per finire e completare il progetto dato.

Quindi diamo un’occhiata a maggiori dettagli in questo articolo creato dal nostro team di TMS.

Che cos’è una stanza di guerra?

Il termine “stanza di guerra” deriva dagli sforzi militari durante la WW1 e WW2. La prima sala di guerra fu utilizzata nel 1901 e si trovava presso il quartier generale militare. I capi militari e gli strateghi si incontravano in questa sala di guerra e discutevano strategie su come vincere la guerra.

La sala di guerra più nota è stata utilizzata da Winston Churchill durante la Seconda guerra mondiale. Nella moderna Londra, è possibile trovare un museo dedicato a questa sala di guerra, dove Churchill avrebbe incontrato generali e leader militari per discutere le strategie e pianificare le tattiche di come battere i tedeschi durante la guerra.

Poiché non ci sono state guerre significative di recente, il termine war room è stato preso in prestito per l’uso in altre aree. In particolare, nella gestione del progetto, di cui parleremo qui in questo articolo. Quindi, cos’è una war room in termini di gestione del progetto? Una stanza di guerra è di solito una stanza singola all’interno della sede aziendale che contiene lavagne e computer per aiutare le persone a pianificare una strategia.

In una stanza di guerra di gestione del progetto, i semi di un buon progetto sono cuciti, ed è spesso il luogo in cui agenti e registi trascorrono la maggior parte del loro tempo durante il progetto. È un luogo in cui i team di progetto e gli agenti si incontrano e discutono le attività del progetto e combinano idee. Una stanza di guerra è particolarmente importante per i progetti più grandi che richiedono una comunicazione efficace.

Più grande è il progetto, più difficile è gestire tutti gli aspetti del progetto, che è dove le stanze di guerra entrano in gioco. È importante durante la fase di pianificazione avere conversazioni efficaci al fine di spingere il progetto attraverso e pianificare in modo efficiente. La sala di guerra agisce come un luogo dove le idee sono raccolte e un buon posto per brainstorming e produrre nuove idee in modo che il piano è senza difetti. Dirigenti e team di progetto trascorreranno la maggior parte del loro tempo nella sala di guerra, preparando le cose per il prossimo progetto.

Come funziona una War Room?

Il principio di base della war room è quello di riunire tutte le persone responsabili della realizzazione del progetto in una stanza dove possono comunicare più facilmente e raccogliere pensieri insieme. Per lo più, la stanza di guerra è una stanza fisica, ma può anche essere virtuale o una combinazione di entrambi. Qualunque sia la sua forma, questi sono i principi fondamentali di una stanza di guerra.

Comunicazione efficace

Tutti nella stanza dovrebbero essere in grado di vedere e ascoltare tutto ciò che viene discusso e avere la libertà di contribuire al progetto. Ogni informazione dovrebbe essere trasmessa chiaramente.

Viene utilizzata la superficie

In ogni stanza di guerra, dovrebbe esserci abbastanza spazio per scrivere, come una lavagna, una lavagna o pareti. Dovrebbe essere il punto focale della stanza, da qualche parte dove tutti sono in grado di vedere e sentire ciò che viene detto chiaramente.

Tutti dovrebbero essere coinvolti

La war room dovrebbe essere un luogo di uguaglianza dove ognuno ha la capacità di presentare le proprie idee e pensieri sul progetto. Inoltre, dovrebbe essere fatto in modo tale che tutti siano in grado di ascoltare e vedere tutto ciò che viene discusso. Questo crea una sensazione di responsabilità, dedizione al progetto e uguaglianza tra i membri.

Visualizzazione

L’aspetto della visualizzazione è molto importante per le war room. Oltre alla superficie, la war room dovrebbe contenere molte rappresentazioni visive in cui vengono presentate metriche o numeri diversi. Questo include note adesive, grafici, foto, wireframe, tabelle, disegni di interfaccia utente, e altro ancora. È qui che i dati e le informazioni sul progetto dovrebbero essere presentati in modo chiaro.

Variety

Per coprire tutti gli aspetti dei progetti, altre persone provenienti da altri settori dovrebbero talvolta essere invitate a presentare una prospettiva alternativa.

Una Sala di guerra non è una sala riunioni

Lo scopo della sala di guerra è la creatività, non come una sala riunioni dove i direttori si incontrano. La sala di guerra dovrebbe essere per dibattiti creativi e non dibattiti di business.

Decisioni rapide

A volte, la decisione dovrebbe essere presa rapidamente per portare avanti il progetto. Altre volte, la decisione dovrebbe essere presa in considerazione per un periodo più lungo.

Perché una stanza di guerra è buona?

Che cos’è una war room e quali sono i vantaggi che porta? Qui, copriremo proprio questo.

Comunicazione efficace

Il vantaggio più grande e più notevole di una stanza di guerra è che consente una comunicazione efficace tra i membri del team. Incontrare persone in una stanza di guerra è più efficiente che trasmettere idee per telefono o tramite e-mail. Un sacco di informazioni potrebbe perdersi in qualsiasi altra situazione di incontro, ed è meglio incontrare di persona. Il team può davvero concentrarsi sul progetto di persona, eliminando tutti i potenziali fattori di disturbo di tutti gli altri tipi di comunicazione, come il telefono.

Le informazioni possono essere gestite facilmente

Un altro vantaggio di una war room è che la visualizzazione è molto più facile nella war room grazie alla tecnologia e ai gadget utilizzati lì. Computer, lavagne e pareti possono essere utilizzati come luoghi in cui vengono convogliate informazioni visive, il che consente una visualizzazione molto più semplice ed efficace dei dati e dei fatti in questione.

Better Focus

Quando le persone sono lì per il solo scopo di spingere il progetto in avanti, ci dovrebbe sempre essere più attenzione sul progetto. Nella war room, è probabile che non ci siano altri disturbi che spostino l’attenzione delle persone lì dentro, e il progetto è reso l’obiettivo principale della squadra.

Migliore chimica tra le persone

Questo è un aspetto che non può essere trascurato ed è talvolta l’aspetto decisivo del successo o meno di un progetto. Il team può crescere insieme e sviluppare la chimica tra di loro, che può aumentare le possibilità di successo. La stanza funziona come uno, e l’attenzione delle persone è sulla stessa cosa. Permette ai membri della squadra di legare e crea una comprensione reciproca che non sarebbe stata possibile se non fossero stati in una stanza di guerra.

I dati visivi sono più facili da manipolare

In una stanza di guerra, è probabile che ci siano molti dati visivi in mostra. Questi dati sono realizzati in modo tale che sia facile da manipolare e, di conseguenza, molto più facile da capire. Se fosse trasmesso con le parole, probabilmente non sarebbe così potente come lo è nella sua forma visiva.

Che cosa è l’attrezzatura della stanza di guerra?

L’equipaggiamento di una war room può variare a seconda del progetto. Una stanza di guerra può essere semplice e poco costoso, o potrebbe essere una collezione di attrezzature high-tech. L’attrezzatura di base è la stessa in entrambi i tipi di camere. Le aziende più grandi hanno maggiori probabilità di avere una stanza di guerra più costosa, mentre le aziende più piccole possono trasformare i loro uffici in una stanza di guerra con pochi semplici aggiustamenti.

Una delle cose più importanti da ricordare sulle stanze di guerra è che devono avere abbastanza spazio. Entrambi i tipi dovrebbero avere più che sufficiente spazio sulle pareti per ritrarre e visualizzare i dati e creare una sensazione di una stanza di guerra. Questo può essere fatto semplicemente riorganizzando i mobili all’interno di una stanza o mettendo l’attrezzatura in una stanza separata. Alcuni possono essere piuttosto fantasiosi, mentre altri sono primitivi ma comunque molto efficaci.

Quindi, qual è l’attrezzatura della war room? Quali sono i componenti essenziali di una buona stanza di guerra? Una delle cose più importanti è avere un posto dove disegnare e scrivere. Idealmente, dovrebbe essere una lavagna. Per disegnare, avrai anche bisogno di molti marcatori di lavagna di colori diversi, che ti permetteranno di presentare le cose in modo più chiaro.

Successivamente, dovresti avere note adesive in diversi colori. Le note adesive sono un investimento economico ma efficace per il tuo progetto. La cosa importante è anche che i mobili siano flessibili, il che significa che i mobili dovrebbero essere in grado di essere utilizzati quando necessario; quando è necessario sedersi e parlare, le sedie dovrebbero essere pronte per essere schierate. Quando hai bisogno di più spazio, i mobili dovrebbero essere disposti in questo modo.

Stampanti, scanner e fotocopiatrici sono pezzi molto importanti di attrezzature pure. Non c’è bisogno di spendere troppo su una stanza di guerra, ma questi gadget possono essere molto importanti.

Infine, una stanza di guerra dovrebbe essere una stanza isolata, lontano da fattori esterni che possono influenzare la produttività del tuo team. I membri dovrebbero lasciare i loro telefoni fuori dalla stanza. Mantenere il livello di distrazione al minimo.

Si spera, ora avete una migliore idea di ciò che è una stanza di guerra e si sarà in grado di mettere insieme una squadra per lavorare in modo efficace in uno.

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