Slik Gjenoppretter Du Slettede E-Postmeldinger I Microsoft 365

NÅR KONSERNSJEFEN innser at de slettet en viktig e-posttråd for tre uker siden, blir e-postgjenoppretting plutselig en presserende oppgave. Jo, du kan se i Mappen Slettede Elementer i Outlook, men utover det, hvordan kan du gjenopprette det som har gjennomgått «permanent» sletting? I denne artikkelen vurderer vi hvordan du kan redde dagen ved å bringe tilsynelatende uopprettelig e-post tilbake fra det store utover.

Slettet E-Postgjenoppretting I Microsoft Og Office 365

E-Postgjenoppretting For Outlook i Exchange Online Via Microsoft og Office kan være så enkelt som å dra og slippe den farlige e-posten fra Mappen Slettede Elementer til Innboksen. Men hva gjør du når du ikke finner e-posten du vil gjenopprette?

Først, la Oss se på hvordan e-postgjenoppretting er strukturert I Microsoft 365. Det er få flere lag her enn du kanskje tror! I Microsoft 365 kan slettet e-post være I en av tre tilstander: Slettet, Mykt Slettet eller Hardt Slettet. Måten du gjenoppretter e-post på, og hvor lenge du må gjøre det, avhenger av e-postens slettestatus og gjeldende oppbevaringspolicy.

La oss gå gjennom følgende grafikk og snakke om hvordan e-post kommer fra en stat til en annen, standardpolitikkene, hvordan du gjenoppretter slettet e-post i hver stat, og noen tips underveis.

Elementer vs E-Post

Outlook handler om e-post, Men Har også oppgaver, kontakter, kalenderhendelser og andre typer informasjon. Du kan for eksempel slette kalenderoppføringer og bli bedt om å gjenopprette dem, akkurat som e-post. Av denne grunn kalles mappen for slettet innhold » Slettede Elementer. Også når man diskuterer slettinger og gjenoppretting, er det vanlig å referere til «elementer» i stedet for å begrense diskusjonen til bare e-post.

Policy

ulike regler styrer oppbevaringsperioden for elementer i de ulike slettetilstandene. En policy er en automatisk anvendt handling som håndhever en regel knyttet til tjenester. Microsoft 365 har hundrevis av policyer du kan tilpasse etter dine behov. Se Oversikt Over Oppbevaringspolicyer for mer informasjon.

‘Slettede Elementer’ E-Post

når du trykker På Slett-tasten på en e-post I Outlook, flyttes den til Mappen Slettede Elementer. Den e-posten er nå i» Slettet » – tilstanden, som ganske enkelt betyr at den flyttes Til Mappen Slettede Elementer. Hvor lenge beholder Outlook slettet e-post? Som standard-for alltid! Du kan gjenopprette slettede e-post med bare en dra og slipp Til Innboksen din. Ferdig!

hvis du ikke finner e-posten i Mappen Slettede Elementer, dobbeltsjekker du At Mappen Slettede Elementer er valgt, og deretter blar du til bunnen av e-postlisten. Se etter følgende melding:

hvis du ser meldingen ovenfor, kan det hende at hurtigbufferinnstillingene bare inneholder en del av innholdet I Outlook og resten i skyen. Hurtigbufferen bidrar til å holde postboksstørrelser lavere på harddisken, noe som igjen gir raskere søk og lastetider. Klikk på linken for å laste ned de manglende meldingene.

Men Jeg Slettet Det ikke!

hvis du finner innhold I De Slettede Elementene og er sikker på at du ikke slettet Det, kan det hende du har rett! Administratorer kan angi At microsoft 365 policy skal slette gammelt Innboksinnhold automatisk.

Mail kan ‘forsvinne’ på en annen måte. Noen selskaper aktiverer en personlig arkivpostboks for brukere. Når aktivert, som standard, alle e-post to år eller eldre vil «forsvinne» fra Innboksen og Slettede Elementer mappen. Det er imidlertid ingen grunn til bekymring. Mens tilsynelatende mangler, har e-posten bare flyttet Til Arkivets Innboks. En personlig Arkiv Innboks vises som en frittstående postboks I Outlook, som vist nedenfor.

det er derfor lurt å søke I Arkivinnboksen, hvis den finnes når du søker etter eldre meldinger.

en annen innstilling for å sjekke er en som sletter e-post når Outlook er lukket. Få tilgang til denne innstillingen I Outlook ved å klikke På «Fil», deretter «Alternativer» og til Slutt «Avansert» for å vise dette vinduet:

Hvis aktivert, tømmer Outlook De Slettede Elementene når de lukkes. Den slettede e-post flyttes deretter til ‘soft-delete’ tilstand, som er dekket neste. Husk at med denne innstillingen vil alle e-poster bli slettet permanent etter 28 dager

‘Soft-Deleted’ Email

neste trinn i prosessen Er Soft-Deleted. Soft-Slettet e-post er i Mappen Slettede Elementer, men er fortsatt lett gjenopprettes. På et teknisk nivå slettes e-posten lokalt fra Outlook og plasseres i Exchange Online-mappen Kalt Slettinger, som er en undermappe Med Gjenopprettelige Elementer. Alt innhold i Mappen Gjenopprettbare Elementer I Exchange Online anses per definisjon som mykt slettet.

du har som standard 14 dager til å gjenopprette myk-slettet e-post. Tjenesteadministratoren kan endre oppbevaringsperioden til maksimalt 30 dager. Vær oppmerksom på at dette kan forbruke noe av lagringskapasiteten som er tildelt hver brukerkonto, og du kan bli belastet for overforbruk.

hvordan elementer blir myk-slettet

det er tre måter å myk-slette e-post eller Andre Outlook-elementer.

1. Slett et element som allerede er I Mappen Slettede Elementer. Når du manuelt sletter noe som allerede er I Mappen Slettede Elementer, slettes elementet mykt. Enhver prosess, manuell eller annen måte som sletter innhold fra denne mappen resulterer i en ‘soft-delete’

1. Hvis Du Trykker På Shift + Delete på en e-post I Outlook-Innboksen, får Du opp en dialogboks som spør om du vil» slette e-posten permanent». Hvis Du klikker Ja, fjernes e-posten fra Mappen Slettede Elementer, men utfører bare en myk sletting. Du kan fortsatt gjenopprette varen hvis du gjør det innen 14 dagers oppbevaringsperiode.

1. den endelige måten elementer kan myk-slettet er Ved Hjelp Av outlook policyer eller regler. Som standard er det ingen policyer som automatisk fjerner e-post fra Mappen Slettede Elementer i Outlook. Brukere kan imidlertid opprette regler som permanent (soft-delete) e-post. Hvis du feilsøker manglende e-post, må brukeren sjekke for slike regler som vist nedenfor. Du kan klikke Regler På Hjem-menyen og undersøke eventuelle opprettede regler i Regelveiviseren som vises nedenfor.

Merk at advarselen er litt misvisende, da regelens handling vil slette e-posten, som, som allerede nevnt, ikke er en umiddelbar permanent sletting.

Gjenopprette soft-slettet mail

du kan gjenopprette soft-slettet e-post direkte I Outlook. Pass På At Mappen Slettede Elementer er valgt, og se etter «Gjenopprett elementer som nylig er fjernet fra denne mappen «øverst i e-postkolonnen, eller» Gjenopprett Slettede Elementer Fra Server » – handlingen På Menylinjen Hjem.

Ved Å Klikke på koblingen gjenopprett elementer åpner Vinduet Gjenopprett Slettede Elementer.

Klikk på elementene du vil gjenopprette Eller Velg Alle, og klikk OK.

MERK: den gjenopprettede e-posten går tilbake Til Mappen Slettede Elementer. Pass på å flytte Den inn I Innboksen din.

hvis e-posten du leter etter ikke er oppført, kan den ha flyttet til neste trinn: ‘Hardt Slettet.’

mens brukere kan gjenopprette myk-slettet e-post, Kan Administratorer også gjenopprette myk-slettet e-post på deres vegne ved hjelp Av ‘Hardt Slettet’ e-postgjenopprettingsprosessen beskrevet neste (som fungerer for både harde og myke slettinger). Microsoft har også opprettet to PowerShell-kommandoer som er svært nyttige i denne prosessen for de som helst vil skrive oppgavene. Du kan bruke Get-RecoverableItems og Restore-RecoverableItems cmdlets å søke og gjenopprette soft-slettet e-post.

Hard-Slettet E-Post

neste trinn for sletting Er ‘ Hard Delete.’Teknisk, elementer er vanskelig slettet når elementer flyttet fra Mappen Utvinnbare Til Mappen Tømmer I Exchange online. Administratorer kan fortsatt gjenopprette elementer i mappen med gjenopprettingsperioden som er angitt av policy, som varierer fra 14 (standard) til 30 (maksimum). Du kan forlenge oppbevaringen utover 30 dager ved å plassere juridiske eller rettstvister på varen eller postboksen.

hvordan elementer Blir Hardt Slettet

det er to måter innhold blir hardt slettet på.

1. etter policy flyttes soft-deleted e-post til hard-deleted-stadiet når oppbevaringsperioden utløper.
2. Brukere kan slette e-post manuelt ved å velge Alternativet Tøm i Vinduet Gjenopprett Slettede Elementer vist ovenfor. (Igjen, velger å’ slette ‘ e-post med Shift + Del, resulterer i en myk-slette, ikke en hard-slette.)

Gjenopprette Hard-Slettet Mail

når e-post går hardt slette scenen, brukere kan ikke lenger gjenopprette innholdet. Bare tjenesteadministratorer med de riktige rettighetene kan starte gjenoppretting, og ingen administratorer har disse rettighetene som standard, ikke engang den globale administratoren. Den globale administratoren har rett til å tildele privilegier slik at de kan gi seg selv (eller andre) de nødvendige rettighetene. Personvern er en bekymring her siden administratorer med disse rettighetene kan søke og eksportere en brukers e-post.

Microsofts elektroniske dokumentasjon Gjenopprette slettede elementer I en brukers postboks beskriver trinnvise instruksjoner for gjenoppretting av hardt slettet innhold. Prosessen er litt rotete i forhold til andre administrative oppgaver. Som en oversikt vil administratoren:

1. Tilordne de nødvendige tillatelsene
2. Søk I Innboksen etter den manglende e-posten
3. Kopier resultatene til En Søkepostboks der du kan vise e-post i Den Rensede mappen (valgfritt).
4. Eksporter resultatene til EN PST-fil.
5. Importere PST Til Outlook på brukerens system og finne den manglende e-post I Mappen Renset

Siste Sjanse Utvinning

når hardt slettede elementer er renset, de er ikke lenger synlig av noen metode av brukere eller administratorer. Du bør vurdere gjenoppretting av slikt innhold som usannsynlig. Når det er sagt, hvis e-posten du leter etter ikke kan gjenopprettes ved noen av metodene ovenfor, kan du åpne en billett Med Microsoft 365-Støtte. I noen tilfeller kan de være i stand til å finne e-posten som har blitt renset, men ennå ikke overskrevet. De kan eller ikke være villige til å lete etter e-posten, men det kan ikke skade å spørre, og det har skjedd.

hva med å bruke Outlook til backup e-post?

Outlook tillater en bruker å eksportere e-post til EN PST-fil. Dette, klikk » Fil «i Outlook hovedmenyen, Deretter» Import & Eksport » som vist nedenfor.

du kan angi hva du vil eksportere og selv beskytte filen med et passord.

mens nyttig fra tid til annen, en backup plan som er avhengig av brukere manuelt eksportere innhold til en lokal fil ikke skaleres og er ikke pålitelig. Derfor, ikke stole på dette som en mulig backup og gjenoppretting løsning.

Alternative Strategier

etter å ha lest dette, kan du tenke, » er det ikke en enklere måte ?»En tjeneste som Altaro Office 365 Backup lar deg gjenopprette fra øyeblikksbilder av en innboks eller annet Microsoft 365-innhold. Å ha en tjeneste som dette når du får det presserende anropet for å gjenopprette en e-post fra en måned siden, kan være en livredder.

Sammendrag

Brukere kan gjenopprette de fleste slettede e-post uten administratorintervensjon. Ofte sitter slettet e-post bare I Den Slettede mappen til manuelt fjernet. Når det skjer, går e-post inn i ‘soft-deleted stage’, og gjenopprettes enkelt av en bruker innen 14 dager. Etter denne perioden går elementet inn i hardt slettet tilstand. En tjenesteadministrator kan gjenopprette hardt slettede elementer i gjenopprettingsvinduet. Etter den hardt slettede tilstanden, bør e-post betraktes som uopprettelig. Policyer kan brukes til å forlenge oppbevaringstiden for slettet e-post i en hvilken som helst stat. Mens administratorer kan gå langt med de nettbaserte administrasjonsverktøyene, kan hele gjenopprettingsprosessen skriptes Med PowerShell for å tilpasse og skalere større prosjekter eller gi detaljert oppdagelse. Det er alltid en god ide å bruke en backup løsning designet For Microsoft 365, for Eksempel Altaro Office 365 Backup.