is de status van Trustee Emeritus verouderd?

bestuurssamenstelling

Emeritus status can become a barrier to great governance

by Pamela R. Knecht

Viewpoint

volgens het National Health Care Governance Survey Report 2019 van de American Hospital Association (AHA) heeft gemiddeld slechts 10% van de ziekenhuis-en systeembesturen nu emeritus leden. Deze bevinding roept de vraag op: “behoort het verlenen van een uittredende trustee ‘emeritus status’ tot het verleden?”

Historische reden voor Emeritus Status

om deze vraag te beantwoorden, is het nuttig om de oorspronkelijke reden voor het creëren van een categorie van bestuurslid genaamd “emeritus.”Het fundamentele karakter van non-profit raden is dat hun lidmaatschap zal veranderen. Na verloop van tijd zullen sommige beheerders het bestuur verlaten en anderen zullen worden toegevoegd. Dit is vooral het geval als het bestuur termijnlimieten heeft, wat het geval is voor 78% van de systeem boards, volgens het AHA-rapport.

er zijn meerdere redenen waarom een trustee de werkzaamheden van de Raad van bestuur zou kunnen staken: het bereiken van een leeftijdsgrens of het einde van hun termijn; het krijgen van een meer veeleisende baan of met pensioen gaan van de beroepsbevolking; moeten omgaan met een veranderde gezinssituatie (bijvoorbeeld nieuw kind of ouder); of verhuizen naar een andere gemeenschap of staat.

veel voormalige trustees hebben aanzienlijke kennis opgedaan over het bestuur en de organisatie zelf en hebben waardevolle bijdragen geleverd. Besturen en executive teams willen hun expertise, de institutionele geschiedenis of hun steun (filantropisch en anderszins) niet verliezen. In sommige kleinere gemeenschappen wordt emeritus aangeboden omdat het moeilijk is om geschoolde beheerders te vervangen. Sommigen zouden beweren dat emeritus status is een zachtere “landing pad” voor beheerders die vertrekken. Allen willen degenen eren die loyaal hebben gediend in deze belangrijke rollen. Dus historisch gezien hebben Raden van bestuur een emeritus status aangeboden aan sommige uitgaande trustees.

Emeritaatdefinities

Emeritaatstatus, indien verstrekt, wordt gedefinieerd in de statuten van de organisatie. De statuten zullen de criteria voor het selecteren van emeritus trustees en zal de rol van en beperkingen op emeritus leden beschrijven. Bijvoorbeeld, een emeritus trustee kan nodig zijn om een aantal jaren gediend hebben of leidde de Raad van bestuur in een kritieke tijd, zoals een CEO overgang. Een emeritus-curator ontvangt doorgaans het pakket bestuursvergaderingen en wordt uitgenodigd om sommige of alle bestuursvergaderingen bij te wonen, maar is geen stemgerechtigd lid van de Raad. Volgens de AHA governance survey staat geen enkele systeemraad emeritus-leden toe om te stemmen in bestuursvergaderingen. Sommige emeritus trustees dienen in bestuurscommissies, vaak als stemgerechtigde leden, maar zijn doorgaans niet toegestaan om een commissie (of de Raad zelf) voor te zitten.

geen huidige Best Practice

weinig boards bieden nu emeritus-status omdat de governance bar is verhoogd. Toezichthouders, wetgevers en het publiek eisen meer van de Raden die toezicht houden op de communautaire activa. Als gevolg daarvan wordt het verlenen van de emeritaatstatus niet langer beschouwd als een best practice, omdat het een belemmering kan worden voor groot bestuur. Hier is een lijst van een aantal best practices voor governance en hoe ze worden belemmerd door een robuust gebruik van emeritus leden:

• van Raden van bestuur wordt nu verwacht dat ze robuuste discussies hebben, die veel waarschijnlijker zijn met kleinere groepen. Emeritus status betekent meer, niet minder, mensen in de bestuurskamer.
• effectieve besturen hebben een gezonde cultuur waarin iedereen openhartig spreekt over de uitdagingen waarmee de organisatie en het bestuur worden geconfronteerd. De aanwezigheid van emeritus leden kan voorkomen dat trustees eerlijk zijn uit angst om beslissingen uit het verleden te bekritiseren.
• Trustees moeten zich vandaag inzetten voor substantiële permanente educatie om voldoende geïnformeerd te blijven om hun rol goed te kunnen vervullen. Het is mogelijk dat Emeritus-leden die toezegging niet kunnen doen.
• Boards moeten zich meer richten op de toekomst dan op het verleden. Emeritus trustees beschikken over historische informatie die al dan niet relevant kan zijn, vooral als ze met pensioen zijn gegaan.
• Trustees moeten veel tijd besteden aan de voorbereiding van elke vergadering. Veel voormalige trustees hebben niet meer zoveel tijd.
• Trustees moeten duidelijk zijn over elkaars rol en autoriteit. Wanneer emeritus trustees niet gemachtigd zijn om te stemmen, kan het voor alle trustees moeilijk zijn om met zekerheid te weten wie wel of niet zou moeten stemmen.
• raden moeten gedisciplineerde wervings-en herbenoemingsprocedures gebruiken om ervoor te zorgen dat de beste personen in de Raad zitten.Te vaak verlenen besturen de status van emeritus omdat ze niet bereid zijn om de moeilijke discussies te voeren die nodig zijn wanneer het tijd is voor een bestuurslid om te vertrekken.

betere manieren om Voormalige Trustees erbij te betrekken

er zijn betere manieren dan het verlenen van de status van emeritus aan eer en, waar van toepassing, de betrokkenheid van degenen die hebben gediend, met inachtneming van de hogere normen die tegenwoordig van Raden van bestuur worden geëist.

indien een trustee die de Raad verlaat beschikt over diepgaande expertise die nog nodig is (bijvoorbeeld een gecertificeerde accountant) en de tijd heeft voor een voortgezette rol, nodig deze persoon dan uit om zitting te nemen in de bevoegde Raad van bestuur (bijvoorbeeld audit en compliance). De voormalige trustee zou nog steeds moeten voldoen aan andere door de Raad of het Comité vastgestelde criteria, zoals aanwezigheidsvereisten, onafhankelijkheid en openbaarmaking van belangenconflicten.

een andere Raad van bestuur binnen het systeem kan een effectieve manier zijn om de connecties van een trustee te benutten. Een trustee die het moederbestuur verlaat, kan bijvoorbeeld worden gevraagd om lid te worden van het stichtingsbestuur, ervan uitgaande dat hij voldoet aan de selectiecriteria en verwachtingen van dat bestuur. Sommige dochterraden ontmoeten minder vaak dan moederraden, en hun focus is beperkter, dus het kan een gemakkelijkere betrokkenheid zijn.

Voormalige trustees zijn waardevolle leden van adviesraden voor de CEO. Sommige ziekenhuizen en systemen richten bijvoorbeeld gemeenschapsraden op. Deze raden, samengesteld uit verschillende soorten gemeenschapsleiders, leveren input over de gezondheidsbehoeften van hun gemeenschap met behoud van verbindingen tussen het ziekenhuis en de gemeenschap.

‘If You Must’ Guidelines

als het bestuur na een stevige discussie besluit om de emeritaatstatus voort te zetten, dient het zich aan deze richtlijnen te houden om de potentiële negatieve impact op de algehele prestaties van het bestuur te verminderen.:

• wees selectief; geef niet iedereen die het bestuur verlaat de status van emeritus.
• gebruik duidelijke, objectieve criteria om te bepalen wie in aanmerking komt.
• Creëer een korte termijn en gebruik termijnlimieten (bijvoorbeeld een termijn van twee jaar).
• Wijzig de statuten om de rol duidelijk te beschrijven, inclusief verwachtingen voor deelname, deelname en fondsenwerving (indien van toepassing).
• verbinden zich ertoe de kwestie van de emeritaatstatus over twee jaar opnieuw te bekijken.

altijd vieren

alle trustees die de Raad verlaten moeten worden gevierd voor hun dienst en inzet. Dit geldt met name voor bestuursvoorzitters en commissievoorzitters die waarschijnlijk vele uren hebben geïnvesteerd namens de organisatie. Trustees waarderen het ontvangen van een afscheidscadeau, zoals een plaquette, samen met publieke erkenning van hun prestaties, zoals een aankondiging op het jaarlijkse fondsenwervingsgala van de organisatie.

het verlenen van de status van emeritus kan in het verleden nuttig zijn geweest voor Raden van bestuur, maar het is een verouderde aanpak om deskundigheid en loyaliteit te waarborgen. Besturen, net als de organisaties die ze overzien, zijn het best gediend door het aannemen van de huidige best practices, zoals die hier beschreven en in vele andere middelen die beschikbaar zijn via AHA ‘ s Trustee diensten.

Pamela R. Knecht ([email protected]) is president en CEO van Accord Limited, een in Chicago gevestigde adviesbureau voor governance en strategische planning.