ten post jest częścią naszej serii, która obejmuje wszystkie podstawy potrzebne do tworzenia lub aktualizacji dokumentów administracyjnych programu opieki nad dziećmi. Czytaj więcej w 7 formularzach opieki nad dziećmi, których potrzebujesz, aby prowadzić lepszy biznes.
formularze opieki nad dziećmi, których używasz każdego dnia w programie edukacji wczesnoszkolnej, są często tak proste, że możesz łatwo przeoczyć ich potencjał poprawy. Weź na przykład arkusze logowania do opieki nad dziećmi. Codzienne arkusze obecności odgrywają istotną rolę zarówno w rozliczaniu miejsca pobytu dzieci pod opieką, jak i w zbieraniu dokładnych danych frekwencji do celów licencjonowania, prowadzenia dokumentacji i fakturowania.
optymalizując zameldowanie w centrum opieki nad dzieckiem lub przedszkolu, możesz ułatwić rodzicom i pracownikom zarówno podczas gorączkowego zameldowania, jak i podczas sprawdzania obecności dziecka. Pozwoli to zaoszczędzić czas, pieniądze i frustrację Twojego dziecka.
przyjrzyjmy się zaletom i wadom tradycyjnych metod logowania do opieki nad dziećmi i zbadajmy korzyści płynące z przejścia na bardziej nowoczesne, cyfrowe rozwiązanie do śledzenia zameldowania i obecności dzieci.
tradycyjne kartki do logowania z długopisem i papierem
karty do logowania do opieki nad dziećmi są zazwyczaj skonstruowane na jeden z dwóch sposobów: każde dziecko ma swój własny arkusz zameldowania, który rejestruje ich ruchy w ciągu tygodnia, lub miejsce pobytu wszystkich dzieci jest odnotowywane na nowym arkuszu co tydzień. Oba mają zalety i wady do rozważenia przed wyborem metody, która jest odpowiednia dla Twojego programu.
karty logowania na dziecko
zalety:
Dzięki tej metodzie wszystkie informacje o obecności dziecka są przechowywane w jednym miejscu. Nie musisz porównywać całego spisu klas, aby określić, które dni i ile sesji wzięło udział dziecko. Jeśli rozliczasz rodziców w oparciu o liczbę dni, w których dziecko przychodzi do opieki nad dzieckiem lub przedszkola, lub jeśli masz dopłatę za niektóre zajęcia, arkusze obecności dziecka mogą ułatwić obliczanie faktur.
osobisty arkusz logowania dziecka zapewnia również rodzicom zwięzły przegląd ich obecności i czasu zwrotu, a informacje pozostają stosunkowo poufne.
wady:
dawanie każdemu dziecku własnego arkusza obecności może sprawić, że podrzucenie i odebranie dziecka będzie bardziej gorączkowe dla rodziców, którzy muszą znaleźć odpowiednią kartkę papieru do zalogowania się. Jest to również bardziej dla pracowników do śledzenia i więcej do przechowywania i plików.
ta metoda utrudnia również obliczanie całkowitej frekwencji, ponieważ musisz zapoznać się z zapisem obecności każdego dziecka, aby osiągnąć sumę grupową. Może to również sprawić, że sumowanie dochodów i wydatków biznesowych będzie bardziej czasochłonne. 
arkusze logowania na tydzień
plusy:
posiadanie jednego arkusza logowania na tydzień to o wiele mniej papieru dla personelu i rodziców, z którymi można się uporać przy odbiorze. Może to uprościć poranne procedury w przedszkolu lub centrum opieki nad dziećmi i zmniejszyć chaos związany z logowaniem.
łatwiej jest również drukować jeden arkusz logowania tygodniowo, niż drukować oddzielne arkusze dla każdego dziecka. Korzystanie z jednego arkusza tygodniowo zajmie również dużo mniej miejsca w Twoim centrum.
śledzenie obecności dzieci w tygodniu ułatwia pracę z tygodniowymi lub miesięcznymi liczbami obecności i sprawdza, kto uczestniczył w jakich zajęciach, co jest wygodne do obliczania tygodniowych lub miesięcznych kosztów i wydatków.
:
jeśli podzieliłeś frekwencję w centrum opieki nad dziećmi według dni tygodnia — takich jak grupa M/W/F i grupa Tu/Th — będziesz musiał wydrukować więcej niż jeden arkusz obecności w każdy poniedziałek rano. Jeśli masz bardziej elastyczny harmonogram dzienny, arkusz tygodniowy może nie być w stanie pomieścić tego.
dodatkowo trudniej dostrzec obecność jednego dziecka Na pierwszy rzut oka.
papierowe arkusze logowania nie są uniwersalnym rozwiązaniem. To, co wybierzesz, zależy od tego, jak działa twoje centrum opieki nad dziećmi, ile masz dzieci i jak wyglądają twoje praktyki planowania i fakturowania.
Cyfrowe arkusze logowania: najlepsze z obu światów
cyfrowe rozwiązania logowania umożliwiają rodzinom szybkie i bezpieczne logowanie, a Ty i pracownicy Centrum Opieki nad dziećmi możecie przeglądać te informacje według dzieci, klasy lub czasu. A najlepsze wieści? Cyfrowe arkusze logowania są łatwiejsze w użyciu dla rodziców niż formularze papierowe.
dzięki cyfrowym arkuszom logowania rodzice mogą korzystać z aplikacji, aby zapisać swoje dzieci do opieki nad dziećmi. Każde zarejestrowane dziecko będzie w Twoim systemie cyfrowym, a rodzice mogą wybrać zdjęcie swojego dziecka na Twoim urządzeniu cyfrowym. Następnie podpisują cyfrowo, tak jak podpisują e-paragon na ekranie karty kredytowej, lub mogą użyć unikalnego czterocyfrowego kodu, aby bezpiecznie oznaczyć swoje dzieci jako porzucone lub odebrane.
kiedy jesteś gotowy, aby spojrzeć na dane frekwencji, aby obliczyć rachunki lub sprawdzić spóźnienie lub spóźnienie, możesz szybko uruchomić raport odprawy, który pozwala sortować te dane.
nie musisz również martwić się o przechowywanie danych-wszystkie dane do odprawy są przechowywane w chmurze, aby uzyskać do nich łatwy dostęp, gdy ich potrzebujesz. Pozwoli to zaoszczędzić koszty administracyjne papieru, atramentu i przechowywania, a także ułatwi prowadzenie dokumentacji. 
jedną z najwygodniejszych funkcji korzystania z cyfrowego systemu logowania jest możliwość integracji obecności z systemem rozliczeniowym opieki nad dziećmi. Zamiast ręcznie obliczać liczbę sesji, w których uczestniczyło dziecko, lub dni, w których uczestniczyło, możesz automatycznie wygenerować fakturę na podstawie tego, co zostało zalogowane w Twoim cyfrowym systemie logowania.
zalecamy poważne rozważenie cyfrowego rozwiązania w zakresie opieki nad dziećmi ze względu na tę elastyczność. Opcje konfiguracji i automatyczne raportowanie elektronicznego logowania oszczędzają czas zarówno podczas odprawy, jak i w czasie przeglądania zapisów dotyczących fakturowania, rejestracji lub przygotowań do spotkania rodzica.
logowanie Cyfrowe jest tak samo bezpieczne jak logowanie papierowe, ponieważ każdy rodzic ma unikalny kod, aby sprawdzić, kim jest. Oznacza to, że rodzice mogą łatwo wsiadać i wysiadać podczas dowozu bez konieczności oczekiwania na personel, który nadzoruje proces zameldowania. Drop-off to gorączkowy czas, a pozwolenie rodzicom na zapisanie swoich dzieci w zwolni personel, aby poruszać się w razie potrzeby i pomóc dzieciom przygotować się do dnia. Personel nadal może witać rodziców i witać dzieci-tylko bez obowiązku logowania się wszystkich.
dzięki brightwheel możesz również użyć funkcji skanowania kodów QR, w której rodzice używają własnego urządzenia do skanowania kodu QR w centrum, aby szybko i bezpiecznie zalogować swoje dziecko. Rodzice mogą skanować, aby zameldować swoje dziecko, dodawać notatki, a nawet logować wiele dzieci na raz.
Uprość logowanie, aby odnieść sukces
Cyfrowe systemy logowania minimalizują wysiłki związane z odprawą i maksymalizują zdolność do pracy z codziennymi danymi frekwencji. Takie podejście do logowania i wylogowywania dzieci to świetny sposób na zmniejszenie tarcia w gorączkowych czasach, przy jednoczesnym zachowaniu bezpiecznego procesu zarządzania codzienną frekwencją. Jeśli chodzi o fakturowanie, zapisy obecności i obliczanie kosztów, systemy cyfrowe robią lwią część administracji za Ciebie.
jeśli zdecydujesz się na papierowe logowanie, zastanów się dokładnie, czy tygodniowy arkusz logowania lub arkusz logowania dla każdego dziecka działa najlepiej. Możesz sprawdzić nasze darmowe szablony tygodniowych arkuszy i arkuszy dla każdego dziecka i zdecydować, co jest najlepsze dla Ciebie!
Czytaj dalej:
- 8 sposoby oprogramowania do zarządzania opieką nad dziećmi pomaga w osiąganiu zysków
- Przewodnik po zaangażowaniu rodziców w przedszkolu
- niezbędny przewodnik po oprogramowaniu do zameldowania dzieci