Zarządzanie zapasami restauracji: bezpłatny szablon i porady

zgadujemy, że otworzyłeś swoją restaurację, aby gotować wspaniałe jedzenie dla wspaniałych ludzi.

prawdopodobnie nie otworzyłeś restauracji, bo chciałeś spędzić czas za komputerem bawiąc się arkuszami kalkulacyjnymi.

Zarządzanie zapasami nie jest najbardziej efektowną częścią posiadania restauracji, ale jest istotną częścią prowadzenia zrównoważonego i dochodowego biznesu. Restauracje zawodzą przede wszystkim z powodu źle zarządzanych kosztów, a zarządzanie przychodami zaczyna się od zarządzania zapasami.

spójrzmy prawdzie w oczy – wraz ze wzrostem płacy minimalnej, który nie wydaje się zwalniać w najbliższym czasie, twoje strategie zarządzania kosztami muszą być nieskazitelne.

ale rozumiemy, zarządzanie zapasami jest żmudne i nudne. Chociaż prawdopodobnie nie możemy sprawić, by zarządzanie zapasami było przyjemne, możemy polecić odpowiednie narzędzia i systemy, aby pozbyć się bólu.

pod koniec tego artykułu dowiesz się, jak wykorzystać swój personel, arkusze kalkulacyjne i technologię, aby najszybciej i najskuteczniej wykonać inwentaryzację restauracji. Więc następnym razem, gdy będziesz musiał zrobić inwentaryzację (która powinna być bardzo, bardzo szybko), może nie będzie tak źle.

dlaczego warto dbać o zarządzanie zapasami

nie można śledzić przepływu towarów bez skutecznego zarządzania zapasami.

niewłaściwe zarządzanie zapasami może prowadzić do:

• marnotrawstwo żywności
• niezadowolenie klientów
• niegospodarność budżetu
• kradzież

USA Agencja Ochrony Środowiska stwierdziła, że od 4% do 10% żywności zakupionej przez food service operations jest wyrzucane przed dotarciem do talerza.

złe zarządzanie zapasami prowadzi również do złej obsługi klienta – ponieważ nic nie jest gorsze niż niespełnione pragnienie jedzenia z powodu pozycji 86 ’ D. A jeśli to jedno rozczarowanie stanie się drugim rozczarowaniem, to trzecie … że klient przestanie chodzić do Twojej restauracji i może powie swoim przyjaciołom, żeby też nie wpadali.

według jednego z raportów firmy tracą 62 miliardy dolarów rocznie na złej obsłudze klienta.

jeśli chodzi o wewnętrzną kradzież, Statystyki są ponure: 75% do 85% wszystkich kradzieży restauracji popełniają pracownicy, co stanowi do 6 milionów dolarów straty dla amerykańskich restauracji i 4% Sprzedaży restauracji.

skurcz (alkohol utracony z powodu wycieku lub odpadów) może również stanowić znaczną część zysków: 23% na alkohol i piwo z beczki, około 10% na wino i 2% na piwo butelkowane.

czas więc zacząć dbać o precyzyjne zarządzanie zapasami, ponieważ przetrwanie Twojej restauracji dosłownie od tego zależy.

jak wykonać inwentaryzację restauracji w pięciu krokach

teraz pytanie brzmi: jak zrobić inwentaryzację w restauracji?

wykonaj pięć kroków w celu dokładnego zarządzania zapasami.

1) wyczyść i uporządkuj swoje półki magazynowe.

jeśli twój magazyn jest katastrofą, ustawiasz się na porażkę. Niechlujny magazyn prowadzi do:

• frustracja personelu
• Podwójne liczenie
• nadmierne zamawianie przedmiotów pominiętych podczas liczenia-tak więc niepotrzebne koszty

uporządkuj swój magazyn i uporządkuj swoje przedmioty przed przeprowadzeniem inwentaryzacji. Oto kilka strategii organizacji przestrzeni, o których należy pamiętać:

• jeśli twój magazyn jest przepełniony, Zamów więcej regałów, aby uniknąć piętrzenia towarów na podłodze.
• Grupuj produkty według kategorii żywności, więc nabiał z nabiałem i mięso z mięsem.
• Dodaj etykiety do swoich półek, aby nie pomylić się z odbiorcami zapasów, zwłaszcza jeśli Twoje dania zawierają podobne składniki. (Heads up: etykiety ułatwiają sortowanie przesyłek po ich przybyciu lub Znajdowanie składników podczas intensywnej obsługi.)
• jeśli umieszczasz etykiety na półce, Dołącz strzałki wskazujące, czy przedmiot znajduje się na półce powyżej, czy na półce poniżej.
• Utwórz unikalny identyfikator inwentarza dla każdego artykułu. Użyj tego identyfikatora do oznaczania artykułów w arkuszu kalkulacyjnym lub oprogramowaniu, aby łatwiej było wyszukiwać artykuły lub migrować dane zapasów.

chociaż może to zabrzmieć jak przesada, zapewniamy, że tak nie jest. Strategie te sprawią, że Twoje życie będzie o wiele łatwiejsze, gdy nadejdzie czas, aby policzyć zapasy.

2) Utwórz harmonogram i zbierz zespół.

zdecyduj, jak często chcesz przeprowadzać inwentaryzację. W przypadku niektórych przedmiotów, takich jak alkohol, prawdopodobnie będziesz chciał robić inwentaryzację każdej nocy. W przypadku innych przedmiotów wystarczy raz w tygodniu.

powinieneś zrobić inwentaryzację przed złożeniem nowych zamówień, aby nie wydawać pieniędzy na przedmioty, które już masz.

po utworzeniu harmonogramu Zbierz swój zespół. Wybierz dwie osoby, które zawsze będą odpowiedzialne za liczenie zapasów. Powinni to być ci sami ludzie odpowiedzialni za otrzymywanie zamówień, aby byli już zaznajomieni z Twoimi procedurami magazynowania.

poświęć trochę czasu, aby poinformować swój zespół, że dobre zarządzanie zapasami oznacza lepsze przepływy pieniężne i lepszą pozycję finansową dla restauracji – co oznacza lepsze bezpieczeństwo pracy dla nich.

po zebraniu zespołu ds. inwentaryzacji zaplanuj zapasy na ten sam dzień o tej samej porze. Spójność prowadzi do zdrowych nawyków – i czystych danych, na których możesz polegać, gdy obliczasz koszt sprzedanych towarów (tryby) i zarządzasz budżetem.

3) Utwórz szablon arkusza inwentarza.

do zarządzania zapasami warto używać kombinacji oprogramowania i arkuszy kalkulacyjnych, ale oto, jak zacząć od arkusza kalkulacyjnego.

powinieneś myśleć o swoim arkuszu głównym inwentaryzacji jako o tym, co twój personel będzie używał, gdy przeprowadzi inwentaryzację z natury. Następnie wprowadzasz informacje z arkusza kalkulacyjnego do oprogramowania POS, dzięki czemu możesz zarządzać poziomami zapasów i analizować koszty zapasów.

oto jak skonfigurować szablon arkusza kalkulacyjnego master inventory, według pola:

• ID inwentarza
• okres (np. Tygodnik: 19-26 listopada)
• kategoria żywności (np. mięso & drób, nabiał, produkty)
• nazwa pozycji, aby żyć w odpowiedniej kategorii żywności
• jednostka miary (ex. lb., oz.)
• koszt jednostkowy: koszt jednej jednostki miary składnika
• ilość w magazynie: aktualna liczba jednostek dla każdego składnika w restauracji
• wartość inwentarza: liczba, którą otrzymujesz, gdy pomnożysz koszt jednostkowy przez ilość w magazynie
• całkowita wartość inwentarza: wszystkie pozycje wartości inwentarza, dodane razem

ID inwentarza

Twój Identyfikator inwentarza zapobiegnie niedociągnięciom wynikającym z niespójnych/podobnych konwencji nazewnictwa. Możesz na przykład kupić różne rodzaje wołowiny, a użycie identyfikatora inwentarza dla każdego typu zapobiegnie zamieszaniu i utrzyma twoje dane w czystości.

Nazwa przedmiotu

pamiętaj, aby być tutaj konkretnym, zwłaszcza jeśli zamówisz odmiany tego samego produktu. Chociaż możesz polegać na identyfikatorze ekwipunku ze względu na specyfikę, nadal będziesz chciał jasno określić nazwę przedmiotu ze względu na personel przeprowadzający inwentaryzację.

jednostka miary

oczywiście nie będziesz mierzył chleba w ten sam sposób, w jaki mierzysz majonez; każdy produkt będzie pokrywał się z własną jednostką miary. Więc jeśli zamówisz mieloną wołowinę według funta, Uwzględnij ” lb ” pod jednostką miary.

zawsze trzymaj się jednostki miary, w której zamawiasz produkt. Na przykład, nie zamawiasz serwetek według liczby serwetek, ale raczej według pudełek serwetek.

koszt jednostkowy

po ustaleniu jednostki miary wprowadź koszt dla każdej jednostki. Pamiętaj o wszelkich wahaniach kosztów ze strony dostawców, ponieważ będziesz chciał zaktualizować swój koszt jednostkowy w arkuszu głównym zapasów w przypadku zmiany kosztów.

ilość w magazynie

twoja ilość w magazynie to liczba zapasów. Jeśli zamówiłeś 20 pudełek serwetek za pięć dolarów za pudełko, ale w dniu inwentaryzacji masz 18 pudełek, 18 to liczba, która powinna być odzwierciedlona tutaj.

wartość zapasów

oto, gdzie wszystko się łączy: aby znaleźć wartość zapasów na sztukę, pomnóż koszt na jednostkę przez ilość w magazynie. Na przykład wiesz, że masz 18 pudełek serwetek, a każde pudełko kosztuje pięć dolarów. Pomnóż 18 przez 5, aby uzyskać całkowitą wartość inwentarza $ 90.

twój główny arkusz kalkulacyjny inwentaryzacji jest tym, co twój personel wypełni, gdy przeprowadzi inwentaryzację. Po policzeniu twojego ekwipunku będziesz jednak chciał użyć tych liczb do poinformowania i potwierdzenia zapasów pozycji menu i kosztów żywności. Wtedy możesz zacząć korzystać z technologii do generowania raportów o niskim stanie zapasów i zużyciu składników.

4) Utwórz arkusz kalkulacyjny zużycia zapasów restauracji.

Twój arkusz kalkulacyjny zużycia zapasów powie Ci, ile żywności marnujesz, ile przedmiotów używasz dziennie i ile ostatecznie wydajesz na zapasy.

gdy śledzisz zużycie zapasów na co dzień, śledzisz przepływ towarów opuszczających restaurację, niezależnie od tego, czy zostały kupione, czy zmarnowane. Śledzenie zapasów w ten sposób pozwoli Ci być precyzyjnym z ilościami ponownego zamówienia i zaoszczędzić na kosztach.

oto, co będziesz śledzić w arkuszu kalkulacyjnym zużycia zapasów:

• ID inwentarza
• Składnik
• jednostka miary
• koszt na jednostkę składnika
• ilość zużyta
• całkowity koszt
• stan początkowy
• stan końcowy
• zużycie dzienne oceń
• ilość odpadów
• koszt odpadów
• całkowita ilość regulacji

po rozpoczęciu śledzenia dziennego zużycia będziesz mógł określić poziom zmiany kolejności dla każdego produktu z najwyższą precyzją.

Twój poziom zmiany zamówienia informuje, kiedy musisz zamówić więcej określonego przedmiotu. Znany również jako „punkt zmiany kolejności”, Twój poziom zmiany kolejności nie jest liczbą, którą wyciągasz z powietrza – zamiast tego możesz użyć formuły:

popyt na czas realizacji + zapasy bezpieczeństwa = poziom zmiany kolejności

, aby rozbić go dalej, możesz znaleźć popyt na czas realizacji za pomocą tej formuły:

czas realizacji x średnia dzienna kwota sprzedaży = popyt na czas realizacji

Twój czas realizacji to ile czasu zajmuje otrzymanie przesyłki po złożeniu zamówienia. Aby uzyskać średnią dzienną sprzedaż, sprawdź arkusz kalkulacyjny zużycia zapasów: jest to dzienna stawka spożycia pomnożona przez koszt na jednostkę składnika (w sekcji „całkowity koszt”).

lub po prostu użyj swojego POS, aby określić średnią dzienną sprzedaż. Obiecujemy, że tak będzie łatwiej.

po obliczeniu czasu realizacji i zrozumieniu codziennego użytkowania, użyj tej formuły do obliczenia zapasów bezpieczeństwa.

– maksymalne dzienne zużycie X maksymalny czas realizacji w dniach) – (średnie dzienne zużycie X średni czas realizacji w dniach)

i tak obliczasz swój punkt ponownego zamówienia.

po osiągnięciu punktu ponownego zamówienia ilość zamówienia to ilość zakupionego produktu, aby czuć się komfortowo z pozycją w magazynie. Podłącz ten numer do głównego arkusza kalkulacyjnego inwentaryzacji, aby pracownicy Działu inwentaryzacji wiedzieli, ile zamówić, gdy przedmiot osiągnie poziom zmiany zamówienia.

5) Użyj swojego POS do automatyzacji procesów magazynowych.

dla niektórych restauratorów wszystkie te informacje są

dla innych to przytłaczający koszmar.

dobrą wiadomością jest to, że technologia zarządzania zapasami za pośrednictwem POS powinna być w stanie obsłużyć niektóre z tych drobiazgowych szczegółów.

czy to oznacza, że musisz porzucić arkusz kalkulacyjny?

wcale nie. Ponieważ arkusze kalkulacyjne mogą działać całkiem dobrze, aby informować dane POS, co usprawni zarządzanie zapasami w sposób, który nie zakłóci wszystkich procesów.

myśl o swoich arkuszach kalkulacyjnych jak o danych, które możesz wprowadzić do POS, aby manipulować na różne sposoby, które mogą pomóc Twojej firmie.

dane to przyszłość biznesu. Odnoszący sukcesy restauratorzy wiedzą, jak wykorzystać dane, aby ich firmy były lepsze i bardziej wydajne. Zastanów się więc nad zainwestowaniem w POS, który obsługuje śledzenie zapasów, dzięki czemu nie musisz polegać tak bardzo na arkuszach kalkulacyjnych.

śledzenie zapasów jest łatwo jednym z najważniejszych aspektów posiadania restauracji. Tak wiele restauracji zawodzi, ponieważ nie przechowują dokładnych liczników zapasów, zwłaszcza dla sprzedawców o dużej objętości, takich jak alkohol.

jeśli nie dbasz o nic innego, dbaj o swoje zapasy. Dajemy Ci pełne pozwolenie na bycie tak nerwowym i neurotycznym, jak tylko możesz, jeśli chodzi o twój ekwipunek – ponieważ może to oznaczać różnicę między pozostaniem na powierzchni a wycofaniem się z działalności.

by

Tiffany Regaudie

Tiffany była Content Marketing Managerem w TouchBistro, gdzie dzieliła się z restauratorami wiedzą o tym, jak prowadzić swój biznes. Pasjonuje się podróżowaniem po świecie i poznawaniem społeczności poprzez wspaniałe jedzenie.