Cum să recuperați e-mailurile șterse în Microsoft 365

când CEO-ul își dă seama că a șters un fir de e-mail vital în urmă cu trei săptămâni, recuperarea e-mailului devine brusc devine o sarcină urgentă. Sigur, puteți căuta în folderul Elemente șterse din Outlook, Dar dincolo de asta, cum puteți recupera ceea ce a suferit ștergerea „permanentă”? În acest articol, analizăm modul în care puteți salva ziua aducând înapoi e-mailurile presupuse nerecuperabile din Marele dincolo.

recuperarea e-mailului șters în Microsoft și Office 365

recuperarea e-mailului pentru Outlook în Exchange Online prin Microsoft și Office poate fi la fel de simplă ca glisarea și fixarea e-mailului capricios din folderul Elemente șterse în căsuța de e-mail. Dar ce faci când nu găsești e-mailul pe care vrei să-l recuperezi?

în primul rând, să ne uităm la modul în care recuperarea e-mailului este structurată în Microsoft 365. Există mai multe straturi aici decât ați putea crede! În Microsoft 365, e-mailul șters poate fi într-una din cele trei stări: șters, șters moale sau șters greu. Modul în care recuperați e-mailul și cât timp trebuie să faceți acest lucru depinde de starea de ștergere a e-mailului și de politica de păstrare aplicabilă.

să parcurgem următorul grafic și să vorbim despre modul în care e-mailul ajunge de la o stare la alta, politicile implicite, cum să recuperați e-mailurile șterse în fiecare stat și câteva sfaturi pe parcurs.

Items vs.Email

Outlook se referă la e-mail, dar are și sarcini, contacte, evenimente din calendar și alte tipuri de informații. De exemplu, puteți șterge intrările din calendar și poate fi apelat pentru a le recupera, la fel ca e-mailul. Din acest motiv, folderul pentru conținutul șters se numește „Elemente șterse.”De asemenea, atunci când discutăm ștergeri și recuperare, este obișnuit să ne referim la „articole”, mai degrabă decât să limităm discuția doar la e-mail.

politică

diverse reguli controlează perioada de păstrare a articolelor din diferitele stări de ștergere. O politică este o acțiune aplicată automat care impune o regulă legată de servicii. Microsoft 365 are sute de politici pe care le puteți modifica pentru a se potrivi cerințelor dvs. Pentru mai multe informații, consultați Prezentarea generală a politicilor de păstrare.

‘Elemente șterse’ Email

când apăsați tasta ștergere de pe un e-mail din Outlook, acesta este mutat în folderul Elemente șterse. Acel e-mail este acum în starea „șters”, ceea ce înseamnă pur și simplu că s-a mutat în folderul Elemente șterse. Cât timp păstrează Outlook e-mailul șters? În mod implicit – pentru totdeauna! Puteți recupera e-mailul șters doar cu un drag and drop în căsuța de e-mail. Gata!

dacă nu puteți localiza e-mailul în folderul Elemente șterse, verificați de două ori dacă ați selectat folderul Elemente șterse, apoi derulați până în partea de jos a listei de e-mailuri. Căutați următorul mesaj:

dacă vedeți mesajul de mai sus, este posibil ca setările cache să păstreze doar o parte din conținut în Outlook și să se odihnească în cloud. Memoria cache ajută la menținerea dimensiunilor căsuței poștale mai mici pe hard disk, ceea ce la rândul său accelerează timpul de căutare și încărcare. Faceți clic pe link pentru a descărca mesajele lipsă.

dar nu l-am șters!

dacă găsiți conținut în elementele șterse și sunteți sigur că nu l-ați șters, este posibil să aveți dreptate! Administratorii pot seta politica Microsoft 365 pentru a șterge automat conținutul vechi din Inbox.

Mail poate ‘dispărea’ un alt mod. Unele companii permit o cutie poștală de arhivă personală pentru utilizatori. Când este activat, în mod implicit, orice e-mail cu doi ani sau mai mult va „dispărea” din căsuța de e-mail și din folderul Elemente șterse. Cu toate acestea, nu este nevoie să vă faceți griji. Deși aparent lipsește, e-mailul s-a mutat pur și simplu în căsuța de e-mail a Arhivelor. Un inbox arhive personale apare ca o cutie poștală de sine stătătoare în Outlook, așa cum se arată mai jos.

ca urmare, este o idee bună să căutați în Inbox-ul Arhivelor, dacă este prezent atunci când căutați mesaje mai vechi.

o altă setare de verificat este cea care șterge e-mailul când Outlook este închis. Accesați această setare în Outlook făcând clic pe „Fișier”, apoi pe „Opțiuni” și, în final, pe „Avansat” pentru a afișa această fereastră:

dacă este activată, Outlook golește elementele șterse când este închis. E-mailul șters trece apoi la starea ‘soft-delete’, care este acoperită în continuare. Rețineți că, cu această setare, toate e-mailurile vor fi șterse definitiv după 28 de zile

‘Soft-Deleted’ Email

următoarea etapă a procesului este Soft-Deleted. E-mailul șters Soft se află în folderul Elemente șterse, dar este încă ușor de recuperat. La nivel tehnic, e-mailul este șters local din Outlook și plasat în folderul Exchange Online numit Deletions, care este un sub-folder de Elemente recuperabile. Orice conținut din folderul Elemente recuperabile din Exchange Online este, prin definiție, considerat șters soft.

aveți, în mod implicit, 14 zile pentru a recupera e-mailurile șterse. Administratorul serviciului poate modifica perioada de păstrare la maximum 30 de zile. Rețineți că acest lucru poate consuma o parte din capacitatea de stocare atribuită fiecărui cont de utilizator și puteți fi taxat pentru surplusuri.

cum elementele devin șterse soft

există trei moduri de a șterge soft mail sau alte elemente Outlook.

1. ștergeți un element deja în folderul Elemente șterse. Când ștergeți manual ceva care se află deja în folderul Elemente șterse, elementul este șters cu ușurință. Orice proces, manual sau altfel care șterge conținutul din acest folder are ca rezultat o ‘soft-delete’

1. apăsarea Shift + Delete pe un e-mail din căsuța de e-mail Outlook va afișa o casetă de dialog care vă întreabă dacă doriți să ștergeți „definitiv” e-mailul. Dacă faceți clic pe Da, veți elimina e-mailul din folderul Elemente șterse, dar efectuați doar o ștergere ușoară. Puteți recupera în continuare articolul dacă faceți acest lucru în perioada de păstrare de 14 zile.

1. ultimul mod în care elementele pot fi șterse soft este prin utilizarea politicilor sau regulilor Outlook. În mod implicit, nu există politici care să elimine automat e-mailul din folderul Elemente șterse din Outlook. Cu toate acestea, utilizatorii pot crea reguli care ‘permanent’ (soft-delete) e-mail. Dacă depanați e-mailul lipsă, solicitați utilizatorului să verifice regulile prezentate mai jos. Puteți să faceți clic pe reguli din meniul principal și să examinați orice reguli create în Expertul reguli prezentat mai jos.

rețineți că precauția este puțin înșelătoare, deoarece acțiunea regulii va șterge e-mailul, care, după cum sa menționat deja, nu este o ștergere permanentă imediată.

recuperarea e-mailului șters soft

puteți recupera e-mailurile șterse soft direct în Outlook. Asigurați-vă că folderul Elemente șterse este selectat, apoi căutați „recuperați elementele eliminate recent din acest folder” în partea de sus a coloanei de e-mail sau acțiunea „recuperați elementele șterse de pe Server” din bara de meniu acasă.

dacă faceți clic pe linkul Recuperare elemente, se deschide fereastra Recuperare elemente șterse.

Faceți clic pe elementele pe care doriți să le recuperați sau Selectați toate și faceți clic pe OK.

notă: e-mailul recuperat revine în folderul Elemente șterse. Asigurați-vă că îl mutați în căsuța de e-mail.

dacă e-mailul pe care îl căutați nu este listat, ar fi putut trece la următoarea etapă: ‘șters greu.’

în timp ce utilizatorii pot recupera e-mailurile șterse soft, administratorii pot recupera și e-mailurile șterse soft în numele lor folosind procesul de recuperare a e-mailurilor ‘șterse Hard’ descris în continuare (care funcționează atât pentru ștergerile hard, cât și pentru cele soft). De asemenea, Microsoft a creat două comenzi PowerShell foarte utile în acest proces pentru cei care ar prefera să scrie sarcinile. Puteți utiliza cmdleturile Get-RecoverableItems și Restore-RecoverableItems pentru a căuta și restaura e-mailurile șterse soft.

e-mail șters pe Hard

următoarea etapă de ștergere este ‘ștergere pe Hard.’Din punct de vedere tehnic, elementele sunt șterse greu atunci când elementele s-au mutat din folderul recuperabil în folderul Purges din Exchange online. Administratorii pot recupera în continuare elementele din dosar cu perioada de recuperare stabilită de politică, care variază de la 14 (implicit) la 30 (maxim). Puteți prelungi păstrarea dincolo de 30 de zile prin plasarea legală sau litigii pe elementul sau cutia poștală.

cum elementele devin greu șterse

există două moduri în care conținutul devine greu șters.

1. prin politică, e-mailul șters cu soft este mutat în stadiul șters cu hard când expiră perioada de păstrare.
2. utilizatorii pot șterge manual e-mailul selectând opțiunea Purge din fereastra Recuperare elemente șterse prezentată mai sus. (Din nou, alegerea de a ‘șterge definitiv’ mail cu Shift + Del, rezultatele într-un soft-delete, nu un hard-delete.)

recuperarea hard-șters Mail

odată ce e-mail intră în etapa hard-delete, utilizatorii nu mai pot recupera conținutul. Numai administratorii de servicii cu privilegiile corespunzătoare pot iniția recuperarea și Niciun administrator nu are aceste privilegii în mod implicit, nici măcar administratorul global. Administratorul global are dreptul de a atribui privilegii, astfel încât să poată da ei înșiși (sau altora) drepturile necesare. Confidențialitatea este o preocupare aici, deoarece administratorii cu aceste privilegii pot căuta și exporta e-mailul unui utilizator.

documentația online Microsoft recuperarea elementelor șterse din cutia poștală a unui utilizator detaliază instrucțiunile pas cu pas pentru recuperarea conținutului șters pe hard. Procesul este un pic dezordonat în comparație cu alte sarcini administrative. Ca o prezentare generală, administratorul va:

1. alocați permisiunile necesare
2. căutați în Inbox e-mailul lipsă
3. copiați rezultatele într-o cutie poștală de descoperire unde puteți vizualiza e-mailul în folderul purjat (opțional).
4. exportați rezultatele într-un fișier PST.
5. importați PST în Outlook pe sistemul utilizatorului și localizați e-mailul lipsă în folderul curățat

Last Chance Recovery

odată ce elementele șterse cu greu sunt șterse, acestea nu mai pot fi descoperite prin nicio metodă de către utilizatori sau administratori. Ar trebui să considerați recuperarea unui astfel de conținut ca fiind puțin probabilă. Acestea fiind spuse, dacă e-mailul pe care îl căutați nu poate fi recuperat prin niciuna dintre metodele de mai sus, puteți deschide un bilet cu suport Microsoft 365. În anumite circumstanțe, este posibil să poată găsi e-mailul care a fost curățat, dar care nu a fost încă suprascris. Este posibil sau nu să fie dispuși să caute e-mailul, dar nu poate strica să întrebe și s-a întâmplat.

ce zici de utilizarea Outlook pentru backup de e-mail?

Outlook permite unui utilizator să exporte e-mail într-un fișier PST. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe „fișier” în meniul principal Outlook, apoi pe „Import & Export” așa cum se arată mai jos.

puteți specifica ce doriți să exportați și chiar să protejați fișierul cu o parolă.

deși este util din când în când, un plan de rezervă care depinde de utilizatorii care exportă manual conținut într-un fișier local nu se scalează și nu este fiabil. În consecință, nu vă bazați pe aceasta ca pe o posibilă soluție de backup și recuperare.

strategii Alternative

după ce ați citit acest lucru, s-ar putea să vă gândiți: „nu există o cale mai ușoară?”Un serviciu precum Altaro Office 365 Backup vă permite să vă recuperați din instantanee punctuale ale unui inbox sau alt conținut Microsoft 365. A avea un serviciu ca acesta atunci când primiți acel apel urgent pentru a recupera un e-mail de acum o lună poate fi un salvator.

rezumat

utilizatorii pot recupera cele mai multe e-mailuri șterse fără intervenția administratorului. Adesea, e-mailul șters se află pur și simplu în folderul șters până când este șters manual. Când se întâmplă acest lucru, e-mailul intră în etapa de ștergere soft și este ușor de restaurat de către un utilizator în termen de 14 zile. După această perioadă, elementul intră în starea ‘hard-deleted’. Un administrator de serviciu poate recupera elemente șterse greu în fereastra de recuperare. După starea hard-șterse, e-mail ar trebui să fie considerate neacoperite. Politicile pot fi aplicate pentru a extinde timpii de retenție de e-mail șterse în orice stat. În timp ce administratorii pot merge departe cu instrumentele de administrare bazate pe web, întregul proces de recuperare poate fi scriptat cu PowerShell pentru a personaliza și scala proiecte mai mari sau pentru a oferi descoperire granulară. Este întotdeauna o idee minunată să utilizați o soluție de rezervă concepută pentru Microsoft 365, cum ar fi Altaro Office 365 Backup.