această postare face parte din seria noastră care acoperă toate elementele de bază de care aveți nevoie pentru a crea sau actualiza documentele administrative ale programului de îngrijire a copilului. Citiți mai multe la 7 forme de îngrijire a copilului aveți nevoie pentru a rula o afacere mai bună.
formularele de îngrijire a copilului pe care le utilizați în fiecare zi în programul dvs. de educație timpurie sunt adesea atât de simple încât puteți trece cu ușurință cu vederea potențialul lor de îmbunătățire. Luați foi de conectare pentru îngrijirea copilului, de exemplu. Fișele de prezență zilnică joacă un rol vital atât în contabilizarea locului unde se află copiii în grija dvs., cât și în colectarea datelor exacte de prezență în scopuri de licențiere, evidență și facturare.
prin optimizarea Centrului de îngrijire a copilului sau a experienței de check-in a preșcolarului, puteți face lucrurile mai ușoare pentru părinți și personal atât în timpul agitat de check-in, cât și atunci când examinați prezența oricărui copil. Acest lucru va economisi timp de afaceri de îngrijire a copilului, bani, și frustrare peste bord.
să aruncăm o privire la avantajele și dezavantajele metodelor tradiționale de conectare la îngrijirea copilului și să explorăm beneficiile trecerii la o soluție digitală mai modernă pentru înregistrarea copiilor și urmărirea prezenței.
foile tradiționale de conectare la stilou și hârtie
foile de conectare la îngrijirea copilului sunt de obicei structurate în două moduri: fie Fiecare copil are propria foaie de check-in care înregistrează mișcările lor pe parcursul săptămânii, fie toate locurile copiilor sunt notate pe o foaie nouă în fiecare săptămână. Ambele au avantaje și dezavantaje de luat în considerare înainte de a alege metoda potrivită pentru programul dvs.
fișe de conectare pentru fiecare copil
Pro:
cu această metodă, toate informațiile despre prezența unui copil sunt stocate într-un singur loc. Nu trebuie să faceți referință încrucișată la o întreagă listă de clase pentru a tabela ce zile sau câte sesiuni a participat un copil. Dacă facturați părinții în funcție de câte zile vine un copil la îngrijirea copilului sau la Centrul de zi sau dacă aveți o suprataxă pentru anumite activități, fișele de prezență ale copilului pot facilita calcularea facturilor.
fișa personală de conectare a copilului oferă, de asemenea, părinților o imagine de ansamblu concisă a orelor de participare și de predare, iar informațiile rămân relativ confidențiale.
contra:
oferirea fiecărui copil a propriei foi de participare poate face predarea și preluarea mai agitată pentru părinți, care trebuie să găsească bucata de hârtie potrivită pentru a se conecta. De asemenea, este mai mult pentru personal pentru a urmări și mai mult pentru a stoca și fișier.
această metodă face, de asemenea, calcularea prezenței totale mai dificilă, deoarece trebuie să consultați înregistrarea prezenței fiecărui copil pentru a ajunge la un total de grup. Acest lucru poate face adăugarea de venituri și cheltuieli de afaceri mai consumatoare de timp, de asemenea. 
foi de conectare pe săptămână
Pro:
a avea o foaie de conectare pe săptămână este mult mai puțină hârtie pentru personal și părinți pentru a face față la predare. Poate simplifica procedurile de dimineață ale centrului preșcolar sau de îngrijire a copilului și poate reduce o parte din haosul de conectare.
de asemenea, este mai ușor pe linia de jos pentru a imprima o foaie de conectare pe săptămână, mai degrabă decât imprimarea foi separate pentru fiecare copil. Utilizarea unei foi pe săptămână va ocupa, de asemenea, mult mai puțin spațiu de stocare în centrul dvs.
urmărirea prezenței copiilor pe săptămână facilitează lucrul cu numerele dvs. de prezență săptămânale sau lunare și vedeți cine a participat la ce activități, ceea ce este convenabil pentru calcularea costurilor și cheltuielilor săptămânale sau lunare.
contra:
dacă ați împărțit participarea la Centrul de îngrijire a copilului în funcție de zilele săptămânii — cum ar fi un grup M/W/F și un grup Tu/Th — va trebui să imprimați mai mult de o foaie de participare în fiecare luni dimineață. Dacă aveți un program zilnic mai flexibil, este posibil ca o foaie săptămânală să nu se poată acomoda pentru acest lucru.
în plus, este mai greu să vezi prezența unui copil dintr-o privire.
foile de conectare la hârtie nu sunt o soluție unică. Ceea ce alegeți să utilizați depinde de modul în care funcționează centrul dvs. de îngrijire a copilului, câți copii aveți și cum arată practicile dvs. de planificare și facturare.
fișe de conectare digitală: cele mai bune din ambele lumi
soluțiile de conectare digitală permit familiilor să se conecteze rapid și sigur și vă permit dvs. și personalului centrului de îngrijire a copilului să vizualizați aceste informații în funcție de copil, de clasă sau de durata de timp. Și cele mai bune vești? Foile de conectare digitală sunt mai ușor de utilizat pentru părinți decât formularele de hârtie.
cu fișele de conectare digitală, părinții pot utiliza o aplicație pentru a-și semna copiii în îngrijirea copilului. Fiecare copil înscris va fi în sistemul dvs. digital, iar părinții pot selecta imaginea copilului lor pe dispozitivul dvs. digital. Apoi, fie își semnează digital semnătura, la fel ca semnarea unei chitanțe electronice pe un ecran al cardului de credit, fie pot utiliza o parolă unică din patru cifre pentru a-și marca în siguranță copiii ca fiind lăsați sau ridicați.
când sunteți gata să vă uitați la datele dvs. de prezență pentru a calcula facturile sau pentru a verifica întârzierea sau preluarea târzie, puteți rula rapid un raport de check-in care vă permite să sortați aceste date.
de asemenea, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la stocare — toate datele dvs. de check-in sunt stocate în cloud pentru acces ușor atunci când aveți nevoie de ele, nu sunt necesare dulapuri de fișiere. Acest lucru vă va economisi costurile administrative ale hârtiei, cernelii și depozitării și va face ca păstrarea înregistrărilor să fie o briză. 
una dintre cele mai convenabile caracteristici ale utilizării unui sistem digital de conectare este capacitatea de a integra participarea cu sistemul dvs. de facturare pentru îngrijirea copilului. În loc să calculați manual numărul de sesiuni la care a participat un copil sau zilele în care a participat, puteți genera automat o factură pe baza a ceea ce a fost conectat în sistemul dvs. de conectare digitală.
vă recomandăm să luați în considerare în mod serios o soluție digitală de îngrijire a copilului datorită acestei flexibilități. Opțiunile de configurare și raportarea automată a conectării electronice vă economisesc dvs. și timpul personalului Dvs. atât la check-in, cât și când vine momentul să vă uitați la înregistrările dvs. pentru facturare, înscriere sau pregătirea pentru o întâlnire părinte.
conectarea digitală este la fel de sigură ca și conectarea pe hârtie, deoarece fiecare părinte are un cod unic pentru a verifica cine sunt. Aceasta înseamnă că părinții pot intra și ieși cu ușurință în timpul drop-off-ului fără a fi nevoie să aștepte ca personalul să supravegheze procesul de check-in. Drop-off este un moment agitat, și care să permită părinților să semneze copiii lor în eliberează personalul pentru a muta despre cum este necesar și de a ajuta copiii să se pregătească pentru ziua lor. Personalul poate saluta în continuare părinții și îi poate întâmpina pe copii – doar fără responsabilitatea de a-i înscrie pe toți.
cu brightwheel, puteți utiliza, de asemenea, o caracteristică de scanare a codului QR, în care părinții își folosesc propriul dispozitiv pentru a scana un cod QR în centrul dvs. pentru a-și conecta rapid și sigur copilul. Părinții pot scana pentru a-și verifica copilul, pentru a adăuga note și chiar pentru a vă conecta la mai mulți copii simultan.
Simplificați conectarea pentru succes
sistemele de conectare digitală minimizați eforturile de check-in și maximizați capacitatea de a lucra cu datele de prezență zilnică. Această abordare a conectării și deconectării de la îngrijirea copilului este o modalitate excelentă de a reduce frecarea la momente agitate, menținând în același timp un proces sigur de gestionare a participării în fiecare zi. Când vine vorba de facturare, înregistrări de prezență și calcularea costurilor, sistemele digitale fac partea leului din administrator pentru dvs.
dacă alegeți să utilizați conectarea pe hârtie, gândiți-vă cu atenție dacă o foaie de conectare săptămânală sau o foaie de conectare pentru fiecare copil funcționează cel mai bine. Puteți consulta șabloanele noastre gratuite pentru foi și foi săptămânale pentru fiecare copil și puteți decide ce este mai bine pentru dvs.!
lecturi suplimentare:
- 8 moduri de software de Management de îngrijire a copilului vă ajută linia de fund
- ghid pentru a obține părinții implicați în preșcolar
- ghid esențial pentru copil Check-in software