Managementul inventarului restaurantului: șablon și sfaturi gratuite

vom ghici că ți-ai deschis restaurantul pentru a găti mâncare excelentă pentru oameni minunați.

probabil că nu ți-ai deschis restaurantul pentru că ai vrut să petreci timp în spatele unui computer care se joacă cu foi de calcul.

gestionarea stocurilor nu este cea mai strălucitoare parte a deținerii unui restaurant, dar este o parte vitală a conducerii unei afaceri durabile și profitabile. Restaurantele eșuează în primul rând din cauza costurilor prost gestionate, iar gestionarea veniturilor începe cu gestionarea inventarului.

și să recunoaștem – odată cu creșterea salariului minim care nu pare să încetinească în curând, strategiile dvs. de gestionare a costurilor trebuie să fie curate.

dar am înțeles, managementul inventarului este plictisitor și plictisitor. Deși probabil că nu putem face distractiv gestionarea inventarului, vă putem recomanda instrumentele și sistemele potrivite pentru a elimina o parte din durere.

până la sfârșitul acestui articol, veți ști cum să vă folosiți personalul, foile de calcul și tehnologia pentru a face inventarul restaurantului în cel mai rapid și mai eficient mod. Deci, data viitoare când trebuie să faceți inventar (care ar trebui să fie foarte, foarte curând), poate că nu va părea atât de rău.

de ce ar trebui să vă pese de gestionarea inventarului

este imposibil să urmăriți fluxul bunurilor dvs. fără o gestionare eficientă a inventarului.

gestionarea necorespunzătoare a inventarului poate duce la:

• deșeuri alimentare
• nemulțumirea clienților
• gestionarea defectuoasă a bugetului
• furt

SUA. Agenția pentru Protecția Mediului a constatat că între 4% și 10% din alimentele achiziționate de operațiunile de servicii alimentare sunt aruncate înainte de a ajunge la farfurie.

gestionarea necorespunzătoare a inventarului duce, de asemenea, la servicii proaste pentru clienți – pentru că nimic nu este mai rău decât o poftă de mâncare neîmplinită din cauza unui articol 86 ‘ d. Și dacă acea dezamăgire devine o a doua dezamăgire, atunci o a treia … acel client nu va mai merge la restaurantul tău și poate le va spune prietenilor să nu treacă pe aici.

potrivit unui raport, întreprinderile pierd 62 de miliarde de dolari pe an pentru serviciul clienți rău.

când vine vorba de furtul intern, Statisticile sunt sumbre: 75% până la 85% din totalul furtului de restaurante este comis de angajați, reprezentând pierderi de până la 6 milioane de dolari pentru restaurantele din SUA și 4% din vânzările de restaurante.

contracția (lichiorul pierdut din cauza vărsării sau a deșeurilor) poate reprezenta, de asemenea, o parte semnificativă a liniei dvs. de jos: 23% la lichior și bere la halbă, aproximativ 10% la vin și 2% la berea îmbuteliată.

deci, este timpul să începeți să vă îngrijiți de gestionarea precisă a inventarului, deoarece supraviețuirea restaurantului dvs. depinde literalmente de el.

cum să luați inventarul restaurantului în cinci pași

acum, întrebarea este: cum să faceți inventarul într-un restaurant?

urmați acești cinci pași pentru o gestionare precisă a inventarului.

1) Curățați și organizați rafturile de stoc.

dacă depozitul tău este un dezastru, te pregătești pentru eșec. Un depozit murdar duce la:

• frustrarea personalului
• numărarea dublă
• supra-comandarea articolelor pierdute în timpul numărării – deci, costuri inutile

ordonați-vă depozitul și organizați-vă articolele înainte de a face inventarul. Iată câteva strategii de organizare a spațiului de care trebuie să țineți cont:

• dacă depozitul dvs. este supraaglomerat, comandați mai multe rafturi pentru a evita îngrămădirea mărfurilor pe podea.
• grupați articolele pe categorii de alimente, deci lactate cu lactate și carne cu carne.
• Adăugați etichete pe rafturile dvs., astfel încât factorii dvs. de inventar să nu se confunde, mai ales dacă vasele dvs. includ ingrediente similare. (Atenție: etichetele facilitează sortarea expedierilor atunci când sosesc sau găsesc ingrediente în timpul unui serviciu aglomerat.)
• dacă aplicați etichete pe un raft, includeți săgeți care indică dacă elementul se află pe raftul de deasupra sau pe raftul de dedesubt.
• creați un ID unic de inventar pentru fiecare element. Utilizați acest ID pentru a eticheta articolele într-o foaie de calcul sau într-un software, astfel încât să fie mai ușor să căutați articole sau să migrați datele de inventar.

în timp ce acest lucru poate suna ca nejustificată, vă asigurăm, nu este. Aceste strategii vă vor face viața mult mai ușoară atunci când este timpul să vă numărați inventarul.

2) Creați un program și asamblați o echipă.

decideți cât de des doriți să faceți inventarul. Pentru unele articole, cum ar fi alcoolul, probabil că veți dori să faceți inventar în fiecare seară. Pentru alte articole, o dată pe săptămână este destul de probabil.

ar trebui să faceți inventarul înainte de a plasa comenzi noi, astfel încât să nu ajungeți să cheltuiți bani pe articolele pe care le aveți deja.

după ce ați creat un program, asamblați echipa. Alegeți două persoane care vor fi întotdeauna responsabile de numărarea inventarului. Ar trebui să fie aceiași oameni responsabili de primirea comenzilor, astfel încât să fie deja familiarizați cu procedurile dvs. de stocare.

acordați-vă timp pentru a comunica echipei dvs. că o bună gestionare a stocurilor înseamnă un flux de numerar mai bun și o poziție financiară mai puternică pentru restaurant – ceea ce înseamnă o mai bună securitate a locului de muncă pentru aceștia.

după ce ați adunat echipa de inventar, programați Inventarul pentru aceeași zi la aceeași oră. Consecvența duce la obiceiuri sănătoase – și date curate pe care vă puteți baza atunci când calculați costul bunurilor vândute (CoGS) și vă gestionați bugetul.

3) Creați un șablon de foaie de inventar.

veți dori să utilizați o combinație de software și foi de calcul pentru a vă gestiona inventarul, dar iată cum puteți începe cu o foaie de calcul.

ar trebui să vă gândiți la foaia de calcul a inventarului principal ca la ceea ce va folosi personalul dvs. atunci când va face inventar fizic. Apoi, veți introduce informații din foaia de calcul în software-ul POS, astfel încât să puteți gestiona nivelurile de inventar și să analizați costurile de inventar.

Iată cum să configurați șablonul de calcul tabelar de inventar principal, pe câmp:

• ID-ul inventarului
• perioada de timp (ex. săptămânal: 19-26 noiembrie)
• categoria de alimente (ex. carne & păsări de curte, produse lactate, produse)
• Denumirea produsului, pentru a trăi în cadrul categoriei de alimente respective
• unitate de măsură (ex. lb., oz.)
• cost unitar: costul pentru o unitate de măsură a ingredientului
• cantitate în stoc: numărul actual de unități pentru fiecare ingredient din restaurantul dvs.
• valoarea inventarului: numărul pe care îl obțineți atunci când înmulțiți costul unitar cu cantitatea din stoc
• valoarea totală a inventarului: toate elementele rând ale valorii inventarului, adăugate împreună

ID-ul inventarului

ID-ul inventarului dvs. va preveni raportarea punctelor slabe cauzate de convențiile de denumire inconsistente/similare. Puteți cumpăra diferite tipuri de carne de vită, de exemplu, și folosind un ID de inventar pentru fiecare tip va preveni confuzia și să păstreze datele curate.

numele articolului

nu uitați să fiți specific aici, mai ales dacă comandați variații ale aceluiași produs. În timp ce vă puteți baza pe ID-ul dvs. de inventar pentru specificitate, veți dori totuși să fiți clar cu numele articolului dvs. de dragul personalului dvs. care face inventar.

unitate de măsură

desigur, nu veți măsura pâinea în același mod în care măsurați maioneza; fiecare produs va coincide cu propria unitate de măsură. Deci, dacă comandați carne de vită măcinată cu lira, includeți ” lb ” sub unitatea de măsură.

respectați întotdeauna unitatea de măsură în care comandați un produs. De exemplu, nu comandați șervețele după numărul de șervețele, ci mai degrabă după cutii de șervețele.

cost unitar

după ce ați stabilit unitatea de măsură, introduceți costul pentru fiecare unitate. Asigurați-vă că sunteți la curent cu orice fluctuații ale costurilor de la furnizorii dvs., deoarece veți dori să vă actualizați costul pe unitate în foaia de calcul a inventarului principal pe măsură ce costurile se modifică.

cantitate în stoc

cantitatea în stoc este numărul de inventar. Dacă ați comandat 20 de cutii de șervețele pentru cinci dolari pe cutie, dar în ziua inventarului aveți 18 cutii, 18 este numărul care ar trebui reflectat aici.

valoarea inventarului

Iată unde se reunesc toate: pentru a găsi valoarea inventarului pe articol, înmulțiți costul pe unitate cu cantitatea din stoc. De exemplu, știi că ai 18 cutii de șervețele și că fiecare cutie costă cinci dolari. Înmulțiți 18 cu 5 pentru o valoare totală a inventarului de 90 USD.

foaia de calcul a inventarului principal este ceea ce personalul dvs. va completa atunci când face inventarul. Cu toate acestea, după ce au numărat inventarul dvs., veți dori să utilizați aceste numere pentru a informa și valida inventarul elementului de meniu și costurile alimentare. Atunci puteți începe să utilizați tehnologia pentru a genera rapoarte de inventar reduse și rapoarte de consum de ingrediente.

4) creați foaia de calcul a consumului de inventar al restaurantului.

foaia dvs. de calcul pentru consumul de inventar vă va spune cât de multă mâncare irosiți, cât de mult dintr-un articol utilizați pe zi și cât cheltuiți în cele din urmă pentru inventar.

când urmăriți consumul de inventar zilnic, urmăriți fluxul de bunuri care ies din restaurantul dvs., fie pentru că au fost cumpărate, fie pentru că au fost irosite. Urmărirea inventarului în acest fel vă va permite să fiți precis cu sumele dvs. de reordonare și să economisiți costurile.

Iată ce veți urmări în foaia de calcul a consumului de inventar:

• Id inventar
• Ingredient
• unitate de măsură
• Cost pe unitate de ingredient
• cantitate utilizată
• cost Total
• stoc inițial
• stoc final
• consum zilnic rata
• cantitatea de deșeuri
• costul deșeurilor
• cantitatea totală de ajustare

odată ce începeți să urmăriți rata zilnică de consum, veți putea determina nivelul de reordonare pentru fiecare articol cu cea mai mare precizie.

nivelul dvs. de reordonare vă spune când trebuie să comandați mai mult dintr-un anumit articol. De asemenea, cunoscut sub numele de „punctul de reordonare”, nivelul dvs. de reordonare nu este un număr pe care îl scoateți din aer subțire – în schimb, puteți utiliza o formulă:

cerere de timp de plumb + stoc de siguranță = nivel de reordonare

pentru a-l descompune mai departe, puteți găsi cererea de timp de plumb cu această formulă:

timp de plumb x suma medie zilnică de vânzare = cât timp este nevoie pentru a primi o expediere după efectuarea unei comenzi. Pentru vânzările medii zilnice, verificați foaia de calcul a consumului de inventar: este rata de consum zilnică înmulțită cu costul pe unitate de ingredient (sub „cost total”).

sau pur și simplu utilizați POS-ul pentru a determina vânzările medii zilnice. Promitem, acest lucru este mai ușor.

odată ce ați calcula timpul de plumb și de a înțelege utilizarea de zi cu zi, utilizați această formulă pentru a calcula stocul de siguranță.

(utilizare zilnică maximă x timp maxim de plumb în zile) – (utilizare zilnică medie x timp mediu de plumb în zile)

și așa calculați punctul de reordonare.

odată ce ați atins punctul de reordonare, cantitatea dvs. de reordonare este cantitatea de produs pe care o achiziționați pentru a vă simți confortabil cu poziția dvs. de inventar. Conectați acest număr la foaia de calcul a inventarului principal, astfel încât personalul dvs. de inventar să știe cât să comande odată ce un articol atinge nivelul de reordonare.

5) Utilizați POS-ul pentru a automatiza procesele de inventar.

pentru unii restauratori, toate aceste informații sunt împuternicitoare.

pentru alții, este un coșmar copleșitor.

vestea bună este că tehnologia de gestionare a inventarului prin POS-ul dvs. ar trebui să poată gestiona unele dintre aceste detalii nitty-pietricele pentru dvs.

asta înseamnă că trebuie să renunți la foaia de calcul?

deloc. Deoarece foile dvs. de calcul pot funcționa destul de bine pentru a vă informa datele POS, ceea ce va netezi gestionarea inventarului într-un mod care nu vă perturbă toate procesele.

gândiți-vă la foile de calcul ca la date pe care le puteți introduce în POS-ul dvs. pentru a le manipula în tot felul de moduri care vă pot ajuta afacerea.

datele sunt viitorul afacerilor. Restauratorii de succes știu cum să folosească datele pentru a-și face afacerile mai bune și mai eficiente. Așadar, luați în considerare investiția într-un POS care gestionează urmărirea inventarului, astfel încât să nu trebuie să vă bazați atât de mult pe foile de calcul în primul rând.

urmărirea inventarului este cu ușurință unul dintre cele mai importante aspecte ale deținerii unui restaurant. Atât de multe restaurante eșuează, deoarece nu păstrează numărul exact al inventarului lor, în special pentru vânzătorii cu volum mare, cum ar fi alcoolul.

dacă ești sârguincios în legătură cu nimic altceva, fii sârguincios în legătură cu inventarul tău. Vă oferim permisiunea deplină de a fi la fel de nitpicky și nevrotic ca tine poate fi despre inventarul dvs. – pentru că ar putea însemna diferența dintre a rămâne pe linia de plutire sau de a ieși din afaceri.

de

Tiffany Regaudie

Tiffany a fost managerul de Marketing de conținut la TouchBistro, unde a împărtășit cunoștințe restauratorilor despre cum să-și conducă afacerea. Este pasionată să călătorească în lume și să cunoască comunitățile prin mâncare excelentă.