är Trustee Emeritus Status föråldrad?

styrelsesammansättning

Emeritus status kan bli ett hinder för bra styrning

av Pamela R. Knecht

Synvinkel

enligt American Hospital Association’s (AHA) 2019 National Health Care Governance Survey Report, i genomsnitt endast 10% av alla sjukhus och system styrelser har emeritus medlemmar nu. Detta konstaterande väcker frågan, ”beviljar en utgående förvaltare ”emeritusstatus” en sak av det förflutna?”

Historisk motivering för Emeritusstatus

för att svara på denna fråga är det bra att granska den ursprungliga motiveringen för att skapa en kategori av styrelsemedlemskap som heter ” emeritus.”Den grundläggande karaktären hos ideella styrelser är att deras medlemskap kommer att förändras. Med tiden kommer vissa förvaltare att lämna styrelsen och andra kommer att läggas till. Detta gäller särskilt om styrelsen har tidsgränser, vilket är fallet för 78% av systemkort, enligt AHA-rapporten.

det finns flera anledningar till varför en förvaltare kan avbryta styrelseservice: uppnå en åldersgräns eller slutet av sin mandatperiod; få ett mer krävande jobb eller gå i pension från arbetskraften; behöva hantera en förändrad familjesituation (t.ex. nytt barn eller åldrande förälder); eller flytta till ett annat samhälle eller stat.

många tidigare förvaltare har fått betydande kunskaper om styrelsen och organisationen själv och har varit värdefulla bidragsgivare. Styrelser och ledningsgrupper vill inte förlora sin expertis, den institutionella historien eller sitt stöd (filantropiskt och på annat sätt). I vissa mindre samhällen erbjuds emeritus eftersom det är svårt att ersätta skickliga förvaltare. Vissa skulle hävda att emeritusstatus är en mildare” landningsplatta ” för förvaltare som lämnar. Alla vill hedra dem som lojalt har tjänat i dessa viktiga roller. Så historiskt har styrelser erbjudit emeritusstatus till vissa utgående förvaltare.

Emeritusdefinitioner

emeritusstatus, när den tillhandahålls, definieras i organisationens stadgar. Stadgarna kommer att ange kriterierna för att välja emeritusförvaltare och beskriva emeritusmedlemmarnas roll och begränsningar. Till exempel kan en emeritusförvaltare behöva ha tjänat ett visst antal år eller ledat styrelsen i en kritisk tid som en VD-övergång. En emeritusförvaltare får vanligtvis styrelsemötespaketet och är inbjuden att delta i några eller alla styrelsemöten men är inte en röstmedlem i styrelsen. Enligt AHA governance survey tillåter inga systemstyrelser emeritus-medlemmar att rösta i styrelsemöten. Vissa emeritusförvaltare tjänar i styrelseutskott, ofta som röstberättigade medlemmar, men de får vanligtvis inte vara ordförande i ett utskott (eller styrelsen själv).

inte en aktuell bästa praxis

få styrelser erbjuder emeritus status nu eftersom styrningsfältet har höjts. Regulatorer, lagstiftare och allmänheten kräver mer av de styrelser som övervakar samhällets tillgångar. Som ett resultat anses beviljande av emeritusstatus inte längre vara en bästa praxis eftersom det kan bli ett hinder för stor styrning. Här är en lista över några bästa praxis för styrning och hur de hindras av en robust användning av emeritusmedlemmar:

• styrelser förväntas nu ha robusta diskussioner, vilket är mycket mer troligt med mindre grupper. Emeritusstatus betyder fler, inte färre, människor i styrelserummet.
• effektiva styrelser har en hälsosam kultur där alla talar öppet om de utmaningar organisationen och styrelsen står inför. Närvaron av emeritusmedlemmar kan hindra förvaltare från att vara ärliga av rädsla för att kritisera tidigare beslut.
• förvaltare idag måste förbinda sig till betydande fortbildning för att hålla sig tillräckligt informerade för att utföra sina roller väl. Emeritus-medlemmar kanske inte kan göra det åtagandet.
• styrelser måste fokusera mer på framtiden än på det förflutna. Emeritus förvaltare har historisk information som kan eller inte kan vara relevant, särskilt om de har gått i pension.
• förvaltare måste spendera betydande tid på att förbereda sig för varje möte. Många tidigare förvaltare har inte längre så mycket tid.
• förvaltare måste vara tydliga om varandras roll och auktoritet. När emeritusförvaltare inte har rätt att rösta kan det vara svårt för alla förvaltare att med säkerhet veta vem som borde och inte borde rösta.
• styrelser bör använda disciplinerade rekryterings-och omvalsprocesser för att säkerställa att de bästa individerna är i styrelsen.Alltför ofta ger styrelser emeritusstatus eftersom de inte är villiga att ha de svåra diskussioner som behövs när det är dags för en styrelseledamot att lämna.

bättre sätt att involvera tidigare förvaltare

det finns bättre sätt än att ge emeritusstatus till ära och, i förekommande fall, fortsätta att involvera dem som har tjänat, samtidigt som de följer de högre standarder som krävs av styrelser idag.

om en förvaltare som lämnar styrelsen har djup kompetens som fortfarande behövs (t.ex. auktoriserad revisor) och har tid för en fortsatt Roll, bjuda in den personen att tjänstgöra i lämpligt styrelseutskott (t. ex. revision och efterlevnad). Den tidigare förvaltaren skulle fortfarande behöva uppfylla alla andra kriterier som fastställts av styrelsen eller utskottet, såsom närvarokrav, oberoende och intressekonflikter.

tjänstgör på en annan styrelse inom systemet kan vara ett effektivt sätt att utnyttja en förvaltares anslutningar. Till exempel kan en förvaltare som lämnar moderstyrelsen bli ombedd att tjänstgöra i stiftelsens styrelse, förutsatt att de uppfyller styrelsens urvalskriterier och förväntningar. Vissa dotterbolag styrelser träffas mindre ofta än överordnade styrelser, och deras fokus är smalare, så det kan vara en enklare engagemang.

tidigare förvaltare är värdefulla medlemmar i rådgivande råd till VD. Till exempel skapar vissa sjukhus och system samhällsråd. Dessa råd, som består av olika typer av samhällsledare, ger input om samhällets hälsobehov samtidigt som förbindelserna mellan sjukhuset och samhället upprätthålls.

’om du måste’ riktlinjer

om styrelsen efter en robust diskussion beslutar att fortsätta emeritusstatus bör den följa dessa riktlinjer för att minska den potentiella negativa påverkan på styrelsens övergripande prestanda:

• Var selektiv; erbjud inte emeritusstatus till alla som lämnar styrelsen.
• använd tydliga, objektiva kriterier för att avgöra vem som är berättigad.
• skapa en kort sikt och använd tidsgränser (t.ex. en tvåårsperiod).
• ändra stadgarna för att tydligt beskriva rollen, inklusive förväntningar på närvaro, deltagande och insamling (om tillämpligt).
• åta sig att se över frågan om emeritusstatus om två år.

fira alltid

alla förvaltare som lämnar styrelsen bör firas för sin tjänst och engagemang. Detta gäller särskilt för styrelse-och utskottsordföranden som sannolikt investerade många timmar på organisationens vägnar. Förvaltare uppskattar att få en avskedsgåva, till exempel en plack, tillsammans med offentligt erkännande av deras prestationer, till exempel ett tillkännagivande vid organisationens årliga insamlingsgala.

att bevilja emeritusstatus kan ha varit till hjälp för styrelser tidigare, men det är ett föråldrat tillvägagångssätt för att säkerställa expertis och lojalitet. Styrelser, som de organisationer de övervakar, betjänas bäst genom att anta nuvarande bästa praxis som de som beskrivs här och i många andra resurser som är tillgängliga via AHA: s Förvaltartjänster.

Pamela R. Knecht ([email protected]) är VD och koncernchef för Accord Limited, en Chicago-baserad styrning och strategisk planering konsultföretag.