Sådan gendannes slettede e-mails i Microsoft 365

når administrerende direktør indser, at de slettede en vital e-mail-tråd for tre uger siden, bliver e-mail-gendannelse pludselig en presserende opgave. Sikker på, du kan se i mappen Slettet post i Outlook, men ud over det, hvordan kan du gendanne det, der har gennemgået “permanent” sletning? I denne artikel, Vi gennemgår, hvordan du kan redde dagen ved at bringe angiveligt uoprettelig e-mail tilbage fra det store ud over.

slettet e-Mailgendannelse i Microsoft og Office 365

e-Mailgendannelse til Outlook til gengæld Online via Microsoft og Office kan være så simpelt som at trække og slippe den egensindige e-mail fra mappen Slettet post til din indbakke. Men hvad gør du, når du ikke kan finde den e-mail, du vil gendanne?

lad os først se på, hvordan e-mail-gendannelse er struktureret i Microsoft 365. Der er få flere lag her, end du måske tror! I Microsoft 365 kan slettet e-mail være i en af tre tilstande: slettet, blødt slettet eller hårdt slettet. Den måde, du gendanner e-mail på, og hvor længe du skal gøre det, afhænger af e-mailens sletningsstatus og den gældende opbevaringspolitik.

lad os gå gennem følgende grafik og tale om, hvordan e-mail kommer fra en tilstand til en anden, standardpolitikkerne, hvordan man gendanner slettet e-mail i hver stat og et par tip undervejs.

varer vs. e-mail

Outlook handler om e-mail, men har også opgaver, kontakter, kalenderbegivenheder og andre typer oplysninger. For eksempel kan du slette kalenderposter og kan blive opfordret til at gendanne dem, ligesom e-mail. Af denne grund kaldes mappen for slettet indhold ” slettede elementer.”Når man diskuterer sletninger og gendannelse, er det almindeligt at henvise til “emner” snarere end at begrænse diskussionen til bare e-mail.

politik

forskellige regler styrer opbevaringsperioden for varer i de forskellige sletningstilstande. En politik er en automatisk anvendt handling, der håndhæver en regel relateret til tjenester. Microsoft 365 har hundredvis af politikker, du kan tilpasse, så de passer til dine behov. Se oversigt over opbevaringspolitikker for at få flere oplysninger.

‘ Deleted Items ‘ Email

når du trykker på Delete-tasten på en mail i Outlook, flyttes den til mappen Deleted Items. Denne e-mail er nu i tilstanden “slettet”, hvilket simpelthen betyder, at den flyttede til mappen Slettet Post. Hvor længe beholder Outlook slettet e-mail? Som standard-for evigt! Du kan gendanne din slettede mail med blot et træk og slip til din indbakke. Færdig!

hvis du ikke kan finde e-mailen i mappen Slettet post, skal du dobbelttjekke, at mappen Slettet Post er valgt, og derefter rulle til bunden af e-mail-listen. Se efter følgende meddelelse:

hvis du ser ovenstående meddelelse, gemmer dine cache-indstillinger muligvis kun en del af indholdet i Outlook og hviler i skyen. Cachen hjælper med at holde postkassestørrelser lavere på din harddisk, hvilket igen fremskynder søge-og indlæsningstider. Klik på linket for at hente de manglende meddelelser.

men jeg har ikke slettet det!

hvis du finder indhold i de slettede elementer og er sikker på, at du ikke har slettet det, har du muligvis ret! Administratorer kan indstille Microsoft 365-politik til automatisk at slette gammelt Indbakkeindhold.

Mail kan ‘forsvinde’ på en anden måde. Nogle virksomheder aktiverer en personlig arkivpostkasse til brugere. Når den er aktiveret, vil enhver mail, der er to år eller ældre, som standard “forsvinde” fra din indbakke og mappen Slettet Post. Der er dog ingen grund til at bekymre sig. Mens tilsyneladende mangler, e-mailen er simpelthen flyttet til Arkivindbakken. En personlig Arkivindbakke vises som en selvstændig postkasse i Outlook, som vist nedenfor.

som følge heraf er det en god ide at søge i Arkivindbakken, hvis den er til stede, når du søger efter ældre meddelelser.

en anden indstilling, der skal kontrolleres, er en, der sletter e-mail, når Outlook er lukket. Få adgang til denne indstilling i Outlook ved at klikke på” File”, derefter” Options “og endelig” Advanced ” for at få vist dette vindue:

hvis aktiveret, tømmer Outlook de slettede elementer, når de er lukket. Den slettede e-mail flytter derefter til tilstanden ‘soft-delete’, som er dækket næste. Husk, at med denne indstilling slettes alle e-mails permanent efter 28 dage

‘Soft-Deleted’ e-mail

den næste fase i processen er Soft-Deleted. Soft-slettet e-mail er i mappen Deleted-Items, men er stadig let genoprettet. På et teknisk niveau slettes mailen lokalt fra Outlook og placeres i udvekslings online-mappen med navnet sletninger, som er en undermappe med genoprettelige emner. Ethvert indhold i genoprettelige elementer mappe i bytte Online er, per definition, betragtes soft-slettet.

du har som standard 14 dage til at gendanne soft-deleted mail. Serviceadministratoren kan ændre opbevaringsperioden til maksimalt 30 dage. Vær opmærksom på, at dette kan forbruge noget af den lagerkapacitet, der er tildelt hver brugerkonto, og du kan blive opkrævet for overskud.

hvordan elementer bliver soft-deleted

der er tre måder at soft-delete mail eller andre Outlook-elementer.

1. Slet et element, der allerede er i mappen Slettet Post. Når du manuelt sletter noget, der allerede er i mappen Slettet post, slettes elementet blødt. Enhver proces, manuel eller på anden måde, der sletter indhold fra denne mappe resulterer i en ‘soft-delete’

1. ved at trykke på Shift + Delete på en e-mail i din Outlook-indbakke vises en dialogboks, der spørger, om du ønsker at “permanent” slette e-mailen. Hvis du klikker på Ja, fjernes e-mailen fra mappen Deleted-Items, men udfører kun en soft-delete. Du kan stadig gendanne varen, hvis du gør det inden for 14 dages opbevaringsperiode.

1. den endelige måde, hvorpå elementer kan slettes, er ved hjælp af Outlook-politikker eller-regler. Som standard er der ingen politikker, der automatisk fjerner mail fra mappen Slettet post i Outlook. Brugere kan dog oprette regler ,der ‘permanent’ (soft-delete) e-mail. Hvis du fejler manglende e-mail, skal brugeren kontrollere for sådanne regler som vist nedenfor. Du kan klikke på regler i menuen Hjem og undersøge eventuelle oprettede regler i guiden regler vist nedenfor.

Bemærk, at forsigtigheden er lidt vildledende, da regelens handling vil slette e-mailen, som som allerede nævnt ikke er en øjeblikkelig permanent sletning.

Gendannelse af soft-deleted mail

du kan gendanne soft-deleted mail direkte i Outlook. Sørg for, at mappen Deleted Items er valgt, og se derefter efter “Recover items recently removed from this folder” øverst i postkolonnen eller handlingen “Recover Deleted Items from Server” på menulinjen hjem.

ved at klikke på linket recover items åbnes vinduet Recover Deleted Items.

Klik på de elementer, du vil gendanne, eller Vælg alle, og klik på OK.

bemærk: den gendannede e-mail vender tilbage til mappen Slettet Post. Sørg for at flytte den ind i din indbakke.

hvis den e-mail, du leder efter, ikke er på listen, kunne den være flyttet til næste trin: ‘hårdt slettet.’

mens brugere kan gendanne soft-slettet e-mail, kan administratorer også gendanne soft-slettet e-mail på deres vegne ved hjælp af den ‘Hard-Deleted’ e-mail-gendannelsesproces, der er beskrevet næste (som fungerer til både hårde og bløde sletninger). Microsoft har også oprettet to kommandoer, der er meget nyttige i denne proces for dem, der hellere vil script opgaverne. Du kan bruge get-RecoverableItems og Restore-RecoverableItems cmdlets til at søge og gendanne soft-slettet e-mail.

Hard-Deleted Email

den næste fase til sletning er ‘Hard Delete.’Teknisk er elementer hårdt slettet, når elementer flyttes fra den genoprettelige mappe til mappen Purges i bytte online. Administratorer kan stadig gendanne elementer i mappen med gendannelsesperioden angivet af politik, der spænder fra 14 (standard) til 30 (maksimum). Du kan forlænge tilbageholdelsen ud over 30 dage ved at placere juridisk eller retssag på varen eller postkassen.

hvordan elementer bliver hårdt slettet

der er to måder indhold bliver hårdt slettet.

1. efter politik flyttes blød slettet e-mail til det hårdt slettede trin, når opbevaringsperioden udløber.
2. brugere kan slette mail manuelt ved at vælge indstillingen Purge i vinduet Recover Deleted Items vist ovenfor. (Igen vælger du at’ permanent slette ‘ mail med Shift + Del, resulterer i en soft-delete, ikke en hard-delete.)

Gendannelse af hårdt slettet Mail

når e-mail går ind i hard-delete-scenen, kan brugerne ikke længere gendanne indholdet. Kun serviceadministratorer med de korrekte privilegier kan starte gendannelse, og ingen administratorer har disse privilegier som standard, ikke engang den globale administrator. Den globale administrator har ret til at tildele privilegier, så de kan give sig selv (eller andre) de nødvendige rettigheder. Privatliv er et problem her, da administratorer med disse privilegier kan søge og eksportere en brugers e-mail.

Microsofts online dokumentation Gendan slettede elementer i en brugers postkasse detaljer de trinvise instruktioner til gendannelse af hårdt slettet indhold. Processen er lidt rodet i forhold til andre administrative opgaver. Som en oversigt vil administratoren:

1. tildel de nødvendige tilladelser
2. Søg i indbakken efter den manglende e-mail
3. Kopier resultaterne til en Opdagelsespostkasse, hvor du kan se mail i den rensede mappe (valgfrit).
4. Eksporter resultaterne til en PST-fil.
5. Importer PST til Outlook på brugerens system og find den manglende e-mail i den rensede mappe

Last Chance Recovery

når hårdt slettede elementer er renset, kan de ikke længere opdages af nogen metode af brugere eller administratorer. Du bør overveje genoprettelsen af sådant indhold som usandsynligt. Når det er sagt, hvis den e-mail, du leder efter, ikke kan gendannes ved hjælp af nogen af ovenstående metoder, kan du åbne en billet med Microsoft 365 Support. Under nogle omstændigheder kan de muligvis finde den e-mail, der er blevet renset, men endnu ikke overskrevet. De er måske eller måske ikke villige til at kigge efter e-mailen, men det kan ikke skade at spørge, og det er sket.

hvad med at bruge Outlook til backup e-mail?

Outlook tillader en bruger at eksportere e-mail til en PST-fil. For at gøre dette skal du klikke på “File” i Outlook-hovedmenuen og derefter “Import & eksport” som vist nedenfor.

du kan angive, hvad du vil eksportere og endda beskytte filen med en adgangskode.

selvom det er nyttigt fra tid til anden, skaleres en sikkerhedskopieringsplan, der afhænger af, at brugerne manuelt eksporterer indhold til en lokal fil, ikke Og er ikke pålidelig. Derfor ikke stole på dette som en mulig backup og recovery løsning.

Alternative strategier

efter at have læst dette tænker du måske, “er der ikke en nemmere måde?”En tjeneste som Altaro Office 365 Backup giver dig mulighed for at gendanne fra point-in-time snapshots af en indbakke eller andet Microsoft 365-indhold. At have en tjeneste som denne, når du får det presserende opkald til at gendanne en mail fra en måned siden, kan være en livredder.

oversigt

brugere kan gendanne mest slettede e-mail uden administratorintervention. Ofte sidder slettet e-mail simpelthen i den slettede mappe, indtil den manuelt ryddes. Når det sker, går e-mail ind i ‘soft-deleted stage’ og gendannes let af en bruger inden for 14 dage. Efter denne periode går elementet ind i tilstanden ‘hårdt slettet’. En serviceadministrator kan gendanne hårdt slettede elementer i gendannelsesvinduet. Efter den hårdt slettede tilstand skal E-mail betragtes som afslørbar. Politikker kan anvendes til at forlænge opbevaringstiderne for slettet mail i enhver stat. Mens administratorer kan gå langt med de internetbaserede administrationsværktøjer, kan hele gendannelsesprocessen scripted med Strømshell til at tilpasse og skalere større projekter eller give granulær opdagelse. Det er altid en god ide at bruge en backup-løsning designet til Microsoft 365, såsom Altaro Office 365 Backup.