Miten palauttaa poistetut sähköpostit Microsoft 365

kun toimitusjohtaja tajuaa ne poistetaan elintärkeä email säiettä kolme viikkoa sitten, email elpyminen tulee yhtäkkiä tulee kiireellinen tehtävä. Toki, voit katsoa poistetut kohteet kansio Outlook, mutta sen jälkeen, miten voit palauttaa, mitä on tehty ”pysyvä” poisto? Tässä artikkelissa, tarkastelemme, miten voit pelastaa päivän tuomalla muka palautumaton Sähköposti takaisin suuri tuonpuoleisesta.

Deleted Email Recovery in Microsoft And Office 365

Email Recovery for Outlook in Exchange verkossa Microsoftin ja Office voi olla niinkin yksinkertaista kuin vetämällä ja pudottamalla itsepäinen Sähköposti poistetut kohteet kansio postilaatikkoon. Mutta mitä teet, kun et löydä sähköpostia haluat palauttaa?

katsotaan ensin, miten sähköpostin palautus rakentuu Microsoft 365: ssä. Täällä on vähän enemmän kerroksia kuin luulisi! Microsoft 365: ssä poistettu sähköposti voi olla yhdessä kolmesta valtiosta: poistettu, Soft-Deleted tai Hard-Deleted. Miten palautat sähköpostin ja kuinka kauan sinun täytyy tehdä niin riippuu sähköpostin poistotilasta ja sovellettavasta säilyttämiskäytännöstä.

kävellään läpi seuraavat graafiset ja puhua siitä, miten sähköposti saa tilasta toiseen, oletuskäytännöt, miten palauttaa poistetut sähköpostin kussakin tilassa, ja muutamia vinkkejä matkan varrella.

Items vs. Email

Outlookissa on kyse sähköpostista, mutta siinä on myös tehtäviä, yhteystietoja, kalenteritapahtumia ja muuta informaatiota. Esimerkiksi, voit poistaa kalenterimerkintöjä ja voidaan pyytää palauttamaan ne, aivan kuten sähköpostin. Tästä syystä, kansio poistetun sisällön kutsutaan ” poistetut kohteet.”Myös poistoista ja palautuksista puhuttaessa on tavallista viitata ”eriin” sen sijaan, että keskustelu rajattaisiin pelkkään sähköpostiin.

politiikka

eri säännöillä valvotaan erien säilytysaikaa poistotiloissa. Käytäntö on automaattisesti sovellettava toimi, jolla pannaan täytäntöön palveluihin liittyvä sääntö. Microsoft 365: llä on satoja käytäntöjä, joita voit muokata tarpeisiisi sopivaksi. Katso lisätietoa Säilyttämiskäytännöistä.

”poistetut kohteet” Sähköposti

kun painat poistonäppäintä Outlookissa olevassa sähköpostissa, se siirtyy poistetut kohteet-kansioon. Kyseinen sähköposti on nyt ”poistettu” tilassa, mikä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että se siirtyi poistetut kohteet kansioon. Kuinka kauan Outlook säilyttää poistetut Sähköposti? Oletuksena-ikuisesti! Voit palauttaa poistetut sähköpostisi vain vetämällä ja pudottamalla postilaatikkoosi. Sovittu!

jos et löydä sähköpostia poistetut kohteet-kansiosta, tarkista, että poistetut kohteet-kansio on valittu, ja vieritä sähköpostilistan alareunaan. Etsi seuraava viesti:

jos näet yllä olevan viestin, välimuistiasetuksesi saattavat pitää vain osan sisällöstä Outlookissa ja levätä pilvessä. Välimuisti auttaa pitämään postilaatikoiden koot pienemminä kiintolevyllä, mikä puolestaan nopeuttaa haku-ja latausaikoja. Klikkaa linkkiä ladataksesi puuttuvat viestit.

mutta en poistanut sitä!

jos löydät sisältöä poistetuista kohteista ja olet varma, ettet poistanut sitä, saatat olla oikeassa! Järjestelmänvalvojat voivat asettaa Microsoft 365-käytännön poistaakseen vanhan Saapuneet-kansion sisällön automaattisesti.

Posti voi ”kadota” toisella tavalla. Jotkut yritykset mahdollistavat henkilökohtaisen arkistolaatikon käyttäjille. Kun käytössä, oletuksena, mikä tahansa posti kaksi vuotta tai vanhempi ”katoaa” postilaatikostasi ja poistetut kohteet kansio. Syytä huoleen ei kuitenkaan ole. Vaikka ilmeisesti puuttuu, sähköposti on yksinkertaisesti siirtynyt arkiston postilaatikkoon. Henkilökohtainen arkistojen Saapuneet-kansio näkyy itsenäisenä postilaatikkona Outlookissa, kuten alla.

seurauksena, se on hyvä idea etsiä arkistojen Saapuneet, jos se on läsnä, kun etsit vanhempia viestejä.

toinen tarkistettava asetus on sellainen, joka poistaa sähköpostin, kun Outlook on suljettu. Käytä tätä asetusta Outlookissa klikkaamalla ”tiedosto,” sitten ”Asetukset,” ja lopuksi ”kehittynyt” näyttää tämän ikkunan:

jos käytössä, Outlook tyhjentää poistetut kohteet suljettuna. Poistettu Sähköposti sitten siirtyy ’soft-delete’ tilaan, joka on katettu seuraavaksi. Muista, että tällä asetuksella kaikki sähköpostit poistetaan pysyvästi 28 päivän jälkeen

”Soft-Deleted” Sähköposti

prosessin seuraava vaihe on Soft-Deleted. Soft-Deleted email on Deleted-Items kansio, mutta on silti helposti talteen. Teknisellä tasolla posti poistetaan paikallisesti Outlookista ja sijoitetaan Exchange Online-kansioon nimeltä Deleetions, joka on palautettavissa olevien kohteiden alikansio. Kaikki sisältö palautettavissa kohteita kansion Exchange Online on, määritelmän, pidetään pehmeä-poistettu.

sinulla on oletusarvoisesti 14 päivää aikaa palauttaa pehmeästi poistetut viestit. Palvelun ylläpitäjä voi muuttaa säilytysajan enintään 30 päivään. Huomaa, että tämä voi kuluttaa jonkin verran tallennuskapasiteettia kullekin käyttäjätilille ja voit saada veloitetaan ylilyönneistä.

miten kohteista tulee soft-deletoitavia

on kolme tapaa pehmittää postia tai muita Outlookin kohteita.

1. poista jo poistetut kohteet-kansiosta. Kun poistat manuaalisesti jotain, joka on jo poistetut kohteet-kansiossa, kohde on soft-deleted. Mikä tahansa prosessi, manuaalinen tai muuten, joka poistaa sisältöä tästä kansiosta johtaa ”soft-delete’

1. painamalla Shift + Poista sähköpostissa Outlookin Saapuneet tuo esiin valintaikkuna kysyy, Jos haluat ”pysyvästi” poistaa sähköpostin. Kyllä-painikkeen napsauttaminen poistaa sähköpostin poistetut kohteet-kansiosta, mutta tekee vain pehmeän poiston. Voit silti palauttaa kohteen, jos teet niin 14 päivän säilytysaika.

1. lopullinen tapa kohteita voidaan pehmeä poistettu on käyttämällä Outlook politiikkaa tai sääntöjä. Oletuksena, ei ole käytäntöjä, jotka automaattisesti poistaa sähköpostin poistetut-Items kansio Outlookissa. Käyttäjät voivat kuitenkin luoda sääntöjä, jotka ”pysyvästi” (soft-delete) Sähköposti. Jos vianmääritys puuttuu sähköpostista, pyydä käyttäjää tarkistamaan alla olevat säännöt. Voit klikata sääntöjä Koti-valikosta ja tarkastella luotuja sääntöjä ohjatussa ohjatussa säännöissä alla.

huomaa, että varoitus on hieman harhaanjohtava, sillä säännön toiminta pehmittää-poistaa sähköpostin, joka, kuten jo todettiin, ei ole välitön pysyvä poisto.

Palauta pehmeästi poistetut postit

voit palauttaa pehmeästi poistetut postit suoraan Outlookiin. Varmista poistetut kohteet kansio on valittu, sitten etsiä ” palauttaa kohteita äskettäin poistettu tästä kansiosta ”yläosassa mail sarake, tai” palauttaa poistetut kohteet palvelimelta ” toiminta koti valikkopalkissa.

klikkaamalla Palauta kohteet-linkkiä avautuu Palauta poistetut kohteet-ikkuna.

klikkaa palautettavat kohteet tai valitse KAIKKI, ja valitse OK.

huomautus: palautettu Sähköposti palaa poistetut kohteet-kansioon. Muista siirtää se sähköpostiisi.

jos etsimääsi sähköpostia ei ole listattu, se on voinut siirtyä seuraavaan vaiheeseen: ”Hard-Deleted.”

vaikka käyttäjät voivat palauttaa soft-deleted email, järjestelmänvalvojat voivat myös palauttaa soft-deleted email puolestaan käyttäen ’Hard-Deleted’ email palautusprosessia, joka on kuvattu seuraavaksi (joka toimii sekä kovien että pehmeiden poistojen osalta). Myös Microsoft on luonut kaksi PowerShell-komentoa, jotka ovat erittäin hyödyllisiä tässä prosessissa niille, jotka mieluummin skriptaavat tehtävät. Voit käyttää Get-RecoverableItems ja palauta-RecoverableItems cmdlets etsiä ja palauttaa soft-deleted email.

Hard-Deleted Email

seuraava vaihe poistolle on ” Hard Delete.”Teknisesti, kohteet ovat hard deleted kun kohteet siirretään palautettavissa kansiosta Purges kansio vastineeksi verkossa. Järjestelmänvalvojat voivat silti palauttaa kansion kohteet, joiden palautumisaika on asetettu käytäntö, joka vaihtelee 14: stä (Oletus) 30: een (maksimi). Voit pidentää säilyttämistä yli 30 päivää asettamalla laillisia tai riita pitää kohteen tai postilaatikkoon.

miten kohteista tulee Kovalevyisiä

on kaksi tapaa, joilla sisällöstä tulee kovalevyisiä.

1. käytännön mukaan soft-deleted-Sähköposti siirretään hard-deleted-vaiheeseen, kun säilytysaika päättyy.
2. käyttäjät voivat poistaa sähköpostin manuaalisesti valitsemalla Purge-vaihtoehdon yllä olevasta Palauta poistetut kohteet-ikkunasta. (Jälleen, valitsemalla ’pysyvästi poistaa’ mail Shift + Del, johtaa pehmeä-poistaa, ei kova-poistaa.)

palauttamalla Hard-Deleted Mail

kun sähköposti tulee hard-delete vaiheessa, käyttäjät eivät voi enää palauttaa sisältöä. Vain Palvelun ylläpitäjät, joilla on asianmukaiset oikeudet, voivat aloittaa palautuksen, eikä ylläpitäjillä ole oletusarvoisesti näitä oikeuksia, ei edes global admin. Global admin ei ole oikeus antaa etuoikeuksia, jotta he voivat antaa itselleen (tai muille) tarvittavat oikeudet. Yksityisyys on täällä huolenaihe, koska järjestelmänvalvojat, joilla on nämä oikeudet, voivat etsiä ja viedä käyttäjän sähköpostia.

Microsoftin online documentation Recover deleted items in a user ’ s mailbox details the step-by-step instructions for recovering hard-deleted content. Prosessi on hieman sotkuinen verrattuna muihin hallinnollisiin tehtäviin. Yleiskatsauksena ylläpitäjä:

1. anna tarvittavat oikeudet
2. Etsi puuttuvan sähköpostin postilaatikosta
3. Kopioi tulokset Discovery-postilaatikkoon, josta voit tarkastella postia puhdistetussa kansiossa (valinnainen).
4. vie tulokset PST-tiedostoon.
5. tuo PST Outlookiin käyttäjän järjestelmään ja Etsi puuttuva Sähköposti puhdistetusta kansiosta

Last Chance Recovery

kun kovat poistetut kohteet on puhdistettu, niitä ei enää voi löytää millään menetelmällä käyttäjien tai ylläpitäjien toimesta. Tällaisen sisällön palautumista kannattaa pitää epätodennäköisenä. Se sanoi, Jos Sähköposti etsit ei ole palautettavissa millään edellä mainituista menetelmistä, voit avata lipun Microsoft 365 tuki. Joissakin olosuhteissa he voivat löytää sähköpostin, joka on puhdistettu, mutta ei vielä ylikirjoitettu. He voivat tai eivät halua etsiä sähköpostia, mutta se ei voi satuttaa kysyä, ja se on tapahtunut.

entä Outlookin käyttäminen sähköpostin varmuuskopiointiin?

Outlook ei salli käyttäjän viedä sähköpostia PST-tiedoston. Voit tehdä tämän, klikkaa ” tiedosto ”Outlookin päävalikossa, sitten” tuonti & vienti ” kuten alla.

voit määrittää, mitä haluat viedä ja jopa suojata tiedoston salasanalla.

vaikka se on aika ajoin hyödyllinen, varasuunnitelma, joka riippuu käyttäjien manuaalisesti viemästä sisältöä paikalliseen tiedostoon, ei skaalaudu eikä ole luotettava. Näin ollen, älä luota tähän mahdollisena varmuuskopiointi-ja palautusratkaisuna.

vaihtoehtoiset strategiat

tämän luettuasi saatat ajatella: ”eikö ole helpompaa tapaa?”Palvelu kuten Altaro Office 365 Backup avulla voit toipua point-in-time tilannekuvia postilaatikkoon tai muuhun Microsoft 365 sisältöä. Tällaisen palvelun saaminen, kun saat sen kiireellisen puhelun palauttaa posti kuukauden takaa, voi olla hengenpelastaja.

Yhteenveto

käyttäjät voivat palauttaa suurimman osan poistetuista sähköposteista ilman järjestelmänvalvojan toimenpiteitä. Usein, poistettu Sähköposti yksinkertaisesti istuu poistettu kansio, kunnes manuaalisesti tyhjentää. Kun näin tapahtuu, sähköposti tulee ”soft-deleted vaiheessa,” ja on helppo palauttaa käyttäjä sisällä 14-päivää. Tämän ajanjakson jälkeen kohde siirtyy ”hard-deleted” – tilaan. Palvelun ylläpitäjä voi palauttaa poistetut kohteet palautusikkunassa. Kovan poistetun tilan jälkeen sähköpostia olisi pidettävä paljastamattomana. Politiikkaa voidaan soveltaa pidentää säilyttämisajat poistetun postin missä tahansa tilassa. Vaikka järjestelmänvalvojat voivat mennä pitkälle web-pohjaisten hallintatyökalujen kanssa, koko toipumisprosessi voidaan skriptata Powershellilla suurempien projektien mukauttamiseksi ja skaalaamiseksi tai rakeisen löydön tarjoamiseksi. On aina hyvä idea käyttää Microsoft 365: lle suunniteltua vararatkaisua, kuten Altaro Office 365-varmuuskopiointia.