Gestion de l’inventaire des restaurants: Modèle et conseils gratuits

Nous allons deviner que vous avez ouvert votre restaurant pour cuisiner de la bonne nourriture pour des gens formidables.

Vous n’avez probablement pas ouvert votre restaurant parce que vous vouliez passer du temps derrière un ordinateur à bricoler des feuilles de calcul.

La gestion des stocks n’est pas la partie la plus glamour de la possession d’un restaurant, mais c’est une partie essentielle de la gestion d’une entreprise durable et rentable. Les restaurants échouent principalement en raison de coûts mal gérés, et la gestion de vos revenus commence par la gestion de votre inventaire.

Et avouons-le – avec la hausse du salaire minimum qui ne semble pas ralentir de sitôt, vos stratégies de gestion des coûts doivent être parfaites.

Mais nous l’avons compris, la gestion des stocks est fastidieuse et ennuyeuse. Bien que nous ne puissions probablement pas rendre la gestion des stocks amusante, nous pouvons recommander les bons outils et systèmes pour éliminer une partie de la douleur.

À la fin de cet article, vous saurez comment utiliser votre personnel, vos feuilles de calcul et votre technologie pour faire l’inventaire des restaurants de la manière la plus rapide et la plus efficace. Donc, la prochaine fois que vous aurez besoin de faire l’inventaire (ce qui devrait être très, très bientôt), cela ne semblera peut-être pas si mal.

Pourquoi vous devriez vous soucier de la gestion des stocks

Il est impossible de suivre le flux de vos marchandises sans une gestion efficace des stocks.

Une mauvaise gestion des stocks peut entraîner:

• Gaspillage alimentaire
• Insatisfaction des clients
• Mauvaise gestion budgétaire
• Vol

États-Unis Environmental Protection agency a constaté qu’entre 4% et 10% des aliments achetés par les services alimentaires sont saccagés avant d’atteindre l’assiette.

Une mauvaise gestion des stocks entraîne également un mauvais service à la clientèle – car rien n’est pire qu’une envie de nourriture non satisfaite due à un article 86’d. Et si cette déception devient une deuxième déception, puis une troisième customer ce client cessera d’aller dans votre restaurant et dira peut-être à ses amis de ne pas s’arrêter non plus.

Selon un rapport, les entreprises perdent 62 milliards de dollars par an à cause d’un mauvais service à la clientèle.

En ce qui concerne les vols internes, les statistiques sont sombres: 75% à 85% de tous les vols de restaurants sont commis par des employés, représentant jusqu’à 6 millions de dollars de pertes pour les restaurants américains et 4% des ventes de restaurants.

Le rétrécissement (alcool perdu en raison d’un déversement ou d’un gaspillage) peut également représenter une partie importante de votre résultat net: 23% sur l’alcool et la bière pression, environ 10% sur le vin et 2% sur la bière en bouteille.

Il est donc temps de commencer à se soucier de la gestion précise des stocks, car la survie de votre restaurant en dépend littéralement.

Comment faire l’inventaire du restaurant en cinq étapes

Maintenant, la question est: comment faire l’inventaire dans un restaurant?

Suivez ces cinq étapes pour une gestion précise des stocks.

1) Nettoyez et organisez vos étagères.

Si votre entrepôt est un désastre, vous vous préparez à l’échec. Un entrepôt en désordre mène à:

• Frustration du personnel
• Double comptage
• Trop de commandes manquées pendant le comptage – donc, des coûts inutiles

Rangez votre entrepôt et organisez vos articles avant de faire l’inventaire. Voici quelques stratégies d’organisation de l’espace à garder à l’esprit:

• Si votre entrepôt est surpeuplé, commandez plus d’étagères pour éviter d’empiler des marchandises sur le sol.
• Regroupez les articles par catégorie d’aliments, donc les produits laitiers avec les produits laitiers et la viande avec la viande.
• Ajoutez des étiquettes à vos étagères afin que vos inventaires ne soient pas confus, surtout si vos plats contiennent des ingrédients similaires. (Attention: les étiquettes facilitent le tri des envois à leur arrivée ou la recherche d’ingrédients pendant un service chargé.)
• Si vous apposez des étiquettes sur une étagère, incluez des flèches indiquant si l’article se trouve sur l’étagère au-dessus ou sur l’étagère en dessous.
• Créez un ID d’inventaire unique pour chaque article. Utilisez cet identifiant pour étiqueter vos articles dans une feuille de calcul ou un logiciel, afin qu’il soit plus facile de rechercher des articles ou de migrer vos données d’inventaire.

Bien que cela puisse sembler exagéré, nous vous assurons que ce n’est pas le cas. Ces stratégies vous faciliteront la vie lorsqu’il sera temps de compter votre inventaire.

2) Créez un calendrier et assemblez une équipe.

Décidez à quelle fréquence vous souhaitez faire l’inventaire. Pour certains articles, comme l’alcool, vous voudrez probablement faire l’inventaire tous les soirs. Pour les autres articles, une fois par semaine est probablement suffisante.

Vous devez faire l’inventaire avant de passer de nouvelles commandes, afin de ne pas finir par dépenser de l’argent sur des articles que vous avez déjà.

Une fois que vous avez créé un calendrier, assemblez votre équipe. Choisissez deux personnes qui seront toujours en charge du comptage des stocks. Il devrait s’agir des mêmes personnes en charge de la réception des commandes, afin qu’elles connaissent déjà vos procédures de stockage.

Prenez le temps de communiquer à votre équipe qu’une bonne gestion des stocks signifie un meilleur flux de trésorerie et une situation financière plus solide pour le restaurant, ce qui équivaut à une meilleure sécurité d’emploi pour eux.

Une fois que vous avez réuni votre équipe d’inventaire, planifiez votre inventaire pour le même jour à la même heure. La cohérence mène à des habitudes saines – et à des données propres sur lesquelles vous pouvez compter lorsque vous calculez le coût des biens vendus (rouages) et gérez votre budget.

3) Créez un modèle de feuille d’inventaire.

Vous voudrez utiliser une combinaison de logiciels et de feuilles de calcul pour gérer votre inventaire, mais voici comment vous pouvez commencer avec une feuille de calcul.

Vous devez considérer votre feuille de calcul d’inventaire principal comme ce que votre personnel utilisera lorsqu’il procédera à l’inventaire physique. Vous entrez ensuite les informations de votre feuille de calcul dans votre logiciel de point de vente, afin de pouvoir gérer vos niveaux d’inventaire et analyser les coûts d’inventaire.

Voici comment configurer votre modèle de feuille de calcul d’inventaire principal, par champ:

• ID D’inventaire
• Période (ex. hebdomadaire : du 19 au 26 novembre)
• Catégorie alimentaire (ex. viande & volaille, produits laitiers, produits)
• Nom de l’article, à vivre dans sa catégorie alimentaire respective
• Unité de mesure (ex. lb., oz.)
• Coût unitaire : le coût pour une unité de mesure de l’ingrédient
• Quantité en stock: le nombre actuel d’unités pour chaque ingrédient de votre restaurant
• Valeur d’inventaire: le nombre que vous obtenez lorsque vous multipliez votre coût unitaire par votre quantité en stock
• Valeur d’inventaire totale: tous les éléments de ligne de valeur d’inventaire, additionnés

ID d’inventaire

Votre ID d’inventaire empêchera de signaler les faiblesses causées par des conventions de dénomination incohérentes / similaires. Vous pouvez acheter différents types de bœuf, par exemple, et l’utilisation d’un identifiant d’inventaire pour chaque type évitera toute confusion et gardera vos données propres.

Nom de l’article

N’oubliez pas d’être précis ici, surtout si vous commandez des variantes du même produit. Bien que vous puissiez vous fier à votre identifiant d’inventaire pour plus de précision, vous voudrez toujours être clair avec le nom de votre article pour le bien de votre personnel qui prend l’inventaire.

Unité de mesure

Naturellement, vous ne mesurerez pas le pain de la même manière que vous mesurez la mayonnaise; chaque produit coïncidera avec sa propre unité de mesure. Donc, si vous commandez du bœuf haché à la livre, incluez « lb » sous votre unité de mesure.

Toujours respecter l’unité de mesure dans laquelle vous commandez un produit. Par exemple, vous ne commandez pas de serviettes en fonction du nombre de serviettes, mais plutôt en fonction des boîtes de serviettes.

Coût unitaire

Une fois que vous avez établi votre unité de mesure, entrez le coût pour chaque unité. Assurez-vous d’être au courant des fluctuations des coûts de vos fournisseurs, car vous voudrez mettre à jour votre coût par unité dans votre feuille de calcul d’inventaire principal à mesure que les coûts changent.

Quantité en stock

Votre quantité en stock correspond à votre inventaire. Si vous avez commandé 20 boîtes de serviettes pour cinq dollars par boîte mais que le jour de l’inventaire, vous avez 18 boîtes, 18 est le nombre qui doit être reflété ici.

Valeur d’inventaire

Voici où tout se réunit: pour trouver votre valeur d’inventaire par article, multipliez votre coût unitaire par votre quantité en stock. Par exemple, vous savez que vous avez 18 boîtes de serviettes et que chaque boîte coûte cinq dollars. Multipliez 18 par 5 pour une valeur d’inventaire totale de 90 $.

Votre feuille de calcul d’inventaire principal est ce que votre personnel remplira lorsqu’il procédera à l’inventaire. Une fois qu’ils ont compté votre inventaire, cependant, vous voudrez utiliser ces chiffres pour informer et valider votre inventaire d’articles de menu et les coûts des aliments. C’est à ce moment que vous pouvez commencer à utiliser la technologie pour générer des rapports de faible inventaire et des rapports de consommation d’ingrédients.

4) Créez votre feuille de calcul de consommation d’inventaire de restaurant.

Votre feuille de calcul de consommation d’inventaire vous indiquera la quantité de nourriture que vous gaspillez, la quantité d’article que vous utilisez par jour et la quantité que vous dépensez en stocks.

Lorsque vous suivez la consommation quotidienne des stocks, vous suivez le flux de marchandises qui sortent de votre restaurant, que ce soit parce qu’elles ont été achetées ou parce qu’elles ont été gaspillées. Le suivi de l’inventaire de cette façon vous permettra d’être précis avec les montants de vos commandes et d’économiser sur les coûts.

Voici ce que vous allez suivre dans votre feuille de calcul de consommation d’inventaire:

• Numéro d’inventaire
• Ingrédient
• Unité de mesure
• Coût par unité d’ingrédient
• Quantité utilisée
• Coût total
• Stock de départ
• Stock de fin
• Consommation quotidienne taux
• Quantité de déchets
• Coût des déchets
• Quantité de réglage total

Une fois que vous aurez commencé à suivre votre taux de consommation quotidien, vous pourrez déterminer le niveau de commande de chaque article avec la plus grande précision.

Votre niveau de commande vous indique quand vous devez commander plus d’un article particulier. Également connu sous le nom de « point de commande », votre niveau de commande n’est pas un nombre que vous retirez de l’air – à la place, vous pouvez utiliser une formule:

Demande de délai d’exécution + stock de sécurité = Niveau de commande

Pour le décomposer davantage, vous pouvez trouver votre demande de délai d’exécution avec cette formule:

Délai d’exécution x montant moyen de la vente quotidienne = Demande de délai d’exécution

Votre délai d’exécution est combien de temps il faut pour recevoir un envoi après avoir passé une commande. Pour connaître vos ventes quotidiennes moyennes, consultez votre feuille de calcul de consommation d’inventaire: c’est votre taux de consommation quotidien multiplié par votre coût par unité d’ingrédient (sous « coût total »).

Ou utilisez simplement votre point de vente pour déterminer vos ventes quotidiennes moyennes. Nous promettons, c’est plus facile.

Une fois que vous avez calculé votre délai d’exécution et compris votre utilisation quotidienne, utilisez cette formule pour calculer votre stock de sécurité.

(Utilisation quotidienne maximale x Délai d’exécution maximum en jours) – (Utilisation quotidienne moyenne x Délai d’exécution moyen en jours)

Et c’est ainsi que vous calculez votre point de commande.

Une fois que vous avez atteint votre point de commande, votre quantité de commande correspond à la quantité de produit que vous achetez pour vous sentir à l’aise avec votre position d’inventaire. Branchez ce numéro dans votre feuille de calcul d’inventaire principal afin que votre personnel d’inventaire sache combien commander une fois qu’un article atteint son niveau de commande.

5) Utilisez votre point de vente pour automatiser les processus d’inventaire.

Pour certains restaurateurs, toutes ces informations sont habilitantes.

Pour les autres, c’est un cauchemar accablant.

La bonne nouvelle est que la technologie de gestion des stocks via votre point de vente devrait pouvoir gérer certains de ces détails pour vous.

Cela signifie-t-il que vous devez abandonner votre feuille de calcul?

Pas du tout. Parce que vos feuilles de calcul peuvent fonctionner assez bien pour informer vos données de point de vente, ce qui facilitera la gestion des stocks de manière à ne pas perturber tous vos processus.

Considérez vos feuilles de calcul comme des données que vous pouvez entrer dans votre point de vente pour les manipuler de toutes sortes de façons qui peuvent aider votre entreprise.

Les données sont l’avenir de l’entreprise. Les restaurateurs qui réussissent savent comment utiliser les données pour améliorer et rendre leur entreprise plus efficace. Envisagez donc d’investir dans un point de vente qui gère le suivi des stocks afin de ne pas avoir à vous fier autant aux feuilles de calcul en premier lieu.

Le suivi des stocks est facilement l’un des aspects les plus importants de la possession d’un restaurant. Tant de restaurants échouent parce qu’ils ne tiennent pas des comptes précis de leur inventaire, en particulier pour les vendeurs à gros volumes comme l’alcool.

Si vous êtes diligent à propos de rien d’autre, soyez diligent à propos de votre inventaire. Nous vous donnons la pleine permission d’être aussi nerveux et névrotique que vous pouvez l’être au sujet de votre inventaire – car cela pourrait faire la différence entre rester à flot ou faire faillite.

par

Tiffany Regaudie

Tiffany était Responsable du marketing de contenu chez TouchBistro, où elle partageait ses connaissances avec les restaurateurs sur la gestion de leur entreprise. Elle est passionnée de voyager à travers le monde et d’apprendre à connaître les communautés grâce à la bonne nourriture.