Questo post fa parte della nostra serie che copre tutte le basi necessarie per creare o aggiornare i documenti amministrativi del programma di assistenza all’infanzia. Per saperne di più a 7 Forme di assistenza all’infanzia è necessario eseguire un business migliore.
I moduli di assistenza all’infanzia che usi ogni giorno nel tuo programma di educazione alla prima infanzia sono spesso così semplici che potresti facilmente trascurare il loro potenziale di miglioramento. Prendere cura dei bambini sign-in fogli, per esempio. I fogli di presenza giornalieri svolgono un ruolo vitale sia nella contabilità per il luogo in cui si trovano i bambini a vostra cura, sia per la raccolta di dati di presenza accurati per le licenze, la tenuta dei registri e gli scopi di fatturazione.
Ottimizzando il tuo centro di assistenza all’infanzia o l’esperienza di check-in in età prescolare, puoi semplificare le cose per genitori e personale sia durante il frenetico orario di check-in che quando rivedi la frequenza di qualsiasi bambino. Ciò farà risparmiare tempo, denaro e frustrazione su tutta la linea.
Diamo un’occhiata ai pro e ai contro dei tradizionali metodi di accesso all’assistenza all’infanzia ed esploriamo i vantaggi del passaggio a una soluzione digitale più moderna per il check-in e il monitoraggio delle presenze dei bambini.
I tradizionali fogli di accesso a penna e carta
I fogli di accesso per l’assistenza all’infanzia sono in genere strutturati in due modi: o ogni bambino ha il proprio foglio di check-in che registra i propri movimenti durante la settimana, o tutti i luoghi dei bambini vengono annotati su un nuovo foglio ogni settimana. Entrambi hanno vantaggi e svantaggi da considerare prima di scegliere il metodo giusto per il tuo programma.
Fogli di accesso per bambino
Pro:
Con questo metodo, tutte le informazioni di presenza di un bambino vengono memorizzate in un unico luogo. Non è necessario fare un riferimento incrociato a un intero elenco di classi per tabulare quali giorni o quante sessioni ha partecipato un bambino. Se si fatturano i genitori in base a quanti giorni un bambino viene al vostro bambino cura o asilo nido, o se si dispone di un supplemento per alcune attività, fogli di presenza per bambino può fare il calcolo delle fatture facile.
Il foglio di accesso personale di un bambino offre anche ai genitori una panoramica concisa della loro frequenza e degli orari di consegna, e le informazioni rimangono relativamente riservate.
Contro:
Dare ad ogni bambino il proprio foglio di presenza può rendere il drop-off e il pick-up più frenetico per i genitori, che devono trovare il giusto pezzo di carta su cui accedere. E ‘ anche più per il personale per tenere traccia di e di più per memorizzare e file.
Questo metodo rende anche più difficile il calcolo delle presenze totali, in quanto è necessario consultare il record di presenze di ciascun bambino per raggiungere un totale di gruppo. Questo può fare sommando reddito d’impresa e le spese più in termini di tempo, pure. 
Fogli di accesso a settimana
Pro:
Avere un foglio di accesso a settimana è molto meno carta per il personale e i genitori da affrontare al drop-off. Può semplificare le procedure mattutine del tuo asilo o del centro di assistenza all’infanzia e ridurre parte del caos di accesso.
È anche più facile stampare un foglio di accesso a settimana, piuttosto che stampare fogli separati per ogni bambino. Utilizzando un foglio a settimana sarà anche prendere molto meno spazio di archiviazione al vostro centro.
Il monitoraggio della frequenza dei bambini per settimana rende facile lavorare con i numeri di frequenza settimanali o mensili e vedere chi ha partecipato a quali attività, il che è conveniente per il calcolo dei costi e delle spese settimanali o mensili.
Contro:
Se hai diviso la frequenza presso il tuo centro di assistenza all’infanzia per giorni della settimana — come un gruppo M/W/F e un gruppo Tu/Th — dovrai stampare più di un foglio di presenza ogni lunedì mattina. Se si dispone di un programma giornaliero più flessibile, un foglio settimanale potrebbe non essere in grado di ospitare per questo.
Inoltre, è più difficile vedere la presenza di un bambino a colpo d’occhio.
Carta sign-in fogli non sono un one-size-fits-all soluzione. Ciò che scegli di utilizzare dipende da come funziona il tuo centro di assistenza all’infanzia, da quanti bambini hai e da come sono le tue pratiche di pianificazione e fatturazione.
Schede di accesso digitale: il meglio dei due mondi
Le soluzioni di accesso digitale consentono alle famiglie di accedere in modo rapido e sicuro e consentono a te e al personale del centro di assistenza per l’infanzia di visualizzare tali informazioni per bambino, per classe o per periodo di tempo. E la notizia migliore? I fogli di accesso digitali sono più facili da usare per i genitori rispetto ai moduli cartacei.
Con i fogli di accesso digitale, i genitori possono utilizzare un’app per firmare i propri figli in assistenza all’infanzia. Ogni bambino iscritto sarà nel tuo sistema digitale e i genitori possono selezionare l’immagine del loro bambino sul tuo dispositivo digitale. Quindi firmano digitalmente la loro firma, proprio come firmare una ricevuta elettronica sullo schermo di una carta di credito, o possono utilizzare un codice di accesso univoco a quattro cifre per contrassegnare in modo sicuro i loro figli come lasciati o ritirati.
Quando si è pronti a guardare i dati di presenza per calcolare le bollette o controllare ritardi o pick-up in ritardo, è possibile eseguire rapidamente un rapporto di check-in che consente di ordinare i dati.
Inoltre, non devi preoccuparti di archiviazione-tutti i tuoi dati di check-in sono memorizzati nel cloud per un facile accesso quando ne hai bisogno, nessun file cabinet richiesto. Questo vi farà risparmiare i costi amministrativi di carta, inchiostro, e lo stoccaggio, e rende recordkeeping un gioco da ragazzi. 
Una delle caratteristiche più convenienti dell’utilizzo di un sistema di accesso digitale è la possibilità di integrare la presenza con il sistema di fatturazione per la cura dei bambini. Invece di contare a mano il numero di sessioni di un bambino ha partecipato, o quali giorni hanno partecipato, è possibile generare automaticamente una fattura in base a ciò che è stato registrato nel sistema di accesso digitale.
Si consiglia di prendere seriamente in considerazione una soluzione di assistenza all’infanzia digitale a causa di questa flessibilità. Le opzioni di configurazione e la segnalazione automatica dell’accesso elettronico consentono a te e al tuo personale di risparmiare tempo sia al momento del check-in che quando arriva il momento di esaminare i tuoi record per la fatturazione, l’iscrizione o la preparazione per una riunione dei genitori.
L’accesso digitale è sicuro quanto l’accesso cartaceo, perché ogni genitore ha un codice univoco per verificare chi sono. Ciò significa che i genitori possono facilmente entrare e uscire durante il drop-off, senza dover attendere per il personale di supervisionare il processo di check-in. Drop-off è un momento frenetico, e permettendo ai genitori di firmare i loro figli in libera il personale di muoversi se necessario e aiutare i bambini a prepararsi per la loro giornata. Il personale può ancora salutare i genitori e accogliere i bambini-solo senza la responsabilità di firmare tutti in.
Con brightwheel, puoi anche utilizzare una funzione di scansione del codice QR, in cui i genitori utilizzano il proprio dispositivo per eseguire la scansione di un codice QR al tuo centro per firmare in modo rapido e sicuro il loro bambino. I genitori possono eseguire la scansione per controllare il loro bambino in, aggiungere note, e anche accedere a più bambini in una sola volta.
Semplifica l’accesso per il successo
I sistemi di accesso digitale riducono al minimo gli sforzi per il check-in e massimizzano la capacità di lavorare con i dati delle presenze giornaliere. Questo approccio alla cura del bambino sign-in e sign-out è un ottimo modo per ridurre l’attrito in tempi frenetici, pur mantenendo un processo sicuro per gestire prendendo presenze ogni giorno. Quando si tratta di fatturazione, record di presenze e calcolo dei costi, i sistemi digitali fanno la parte del leone dell’amministratore per te.
Se si sceglie di utilizzare l’accesso cartaceo, riflettere attentamente se un foglio di accesso settimanale o un foglio di accesso per ogni bambino funziona meglio. Puoi controllare i nostri modelli gratuiti per fogli settimanali e fogli per ogni bambino e decidere cosa è meglio per te!
Ulteriori letture:
- 8 Modi Child Care Management Software Aiuta la vostra linea di fondo
- Guida per ottenere i genitori coinvolti in età prescolare
- Guida essenziale per bambino Check-In Software