Gestione dell’inventario del ristorante: template e suggerimenti gratuiti

Indovineremo che hai aperto il tuo ristorante per cucinare ottimo cibo per persone fantastiche.

Probabilmente non hai aperto il tuo ristorante perché volevi passare del tempo dietro un computer a giocherellare con i fogli di calcolo.

La gestione dell’inventario non è la parte più glamour di possedere un ristorante, ma è una parte vitale della gestione di un business sostenibile e redditizio. I ristoranti falliscono principalmente a causa di costi mal gestiti e la gestione delle entrate inizia con la gestione del tuo inventario.

E diciamocelo – con l’aumento del salario minimo che non sembra rallentare in qualunque momento presto, le strategie di gestione dei costi devono essere incontaminate.

Ma abbiamo capito, la gestione dell’inventario è noiosa e noiosa. Anche se probabilmente non possiamo rendere divertente la gestione dell’inventario, possiamo consigliare gli strumenti e i sistemi giusti per eliminare parte del dolore.

Alla fine di questo articolo, saprai come utilizzare il personale, i fogli di calcolo e la tecnologia per prendere l’inventario dei ristoranti nel modo più veloce ed efficiente. Quindi la prossima volta che devi fare l’inventario (che dovrebbe essere molto, molto presto), forse non sembrerà così male.

Perché dovresti preoccuparti della gestione delle scorte

È impossibile tenere traccia del flusso delle tue merci senza un’efficace gestione delle scorte.

La gestione impropria dell’inventario può portare a:

• Rifiuti alimentari
• Insoddisfazione dei clienti
• Cattiva gestione del budget
• Furto

Stati Uniti Environmental Protection agency ha scoperto che tra il 4% e il 10% del cibo acquistato dalle operazioni di ristorazione viene cestinato prima di raggiungere il piatto.

La cattiva gestione dell’inventario porta anche a un cattivo servizio clienti, perché niente è peggio di un desiderio di cibo insoddisfatto a causa di un articolo 86’d. E se quella delusione diventa una seconda delusione, poi un terzo customer quel cliente smetterà di andare al tuo ristorante, e magari dire ai loro amici di non fermarsi neanche.

Secondo un rapporto, le aziende perdono $62 miliardi di dollari all’anno per il cattivo servizio clienti.

Quando si tratta di furti interni, le statistiche sono cupe: dal 75% all ‘ 85% di tutti i furti di ristoranti è commesso dai dipendenti, che rappresentano fino a $6 milioni di perdite per i ristoranti statunitensi e il 4% delle vendite di ristoranti.

Il restringimento (liquore perso a causa di fuoriuscite o rifiuti) può anche rappresentare una parte significativa della tua linea di fondo: 23% su liquori e birra alla spina, circa 10% sul vino e 2% sulla birra in bottiglia.

Quindi è il momento di iniziare a preoccuparsi di una gestione precisa dell’inventario, perché la sopravvivenza del tuo ristorante dipende letteralmente da questo.

Come prendere l’inventario del ristorante in cinque passaggi

Ora, la domanda è: come fare l’inventario in un ristorante?

Segui questi cinque passaggi per una gestione accurata dell’inventario.

1) Pulire e organizzare il vostro magazzino scaffali.

Se il tuo magazzino è un disastro, ti stai preparando per il fallimento. Un magazzino disordinato porta a:

• Frustrazione del personale
• Doppio conteggio
• Eccesso di ordini di articoli mancati durante il conteggio-quindi, costi inutili

Riordina il tuo magazzino e organizza i tuoi articoli prima di fare l’inventario. Ecco alcune strategie di organizzazione dello spazio da tenere a mente:

• Se il tuo magazzino è sovraffollato, ordina più scaffalature per evitare di accatastare le merci sul pavimento.
• Raggruppa gli articoli per categoria alimentare, quindi latticini con latticini e carne con carne.
• Aggiungi etichette ai tuoi scaffali in modo che i tuoi acquirenti di inventario non si confondano, specialmente se i tuoi piatti includono ingredienti simili. (Heads up: etichette rendono più facile ordinare le spedizioni quando arrivano o trovare gli ingredienti durante un servizio occupato.)
• Se si appongono etichette su uno scaffale, includere le frecce che indicano se l’articolo si trova sullo scaffale sopra o sullo scaffale sotto.
• Crea un ID inventario univoco per ogni articolo. Utilizza questo ID per etichettare gli articoli in un foglio di calcolo o in un software, in modo che sia più semplice cercare gli articoli o migrare i dati di inventario.

Anche se questo può sembrare eccessivo, vi assicuriamo, non lo è. Queste strategie renderanno la vita molto più facile quando è il momento di contare il vostro inventario.

2) Creare un programma e assemblare una squadra.

Decidi quanto spesso vuoi fare l’inventario. Per alcuni oggetti, come l’alcol, probabilmente vorrai fare l’inventario ogni notte. Per altri articoli, una volta alla settimana è abbastanza probabile.

Dovresti fare l’inventario prima di effettuare nuovi ordini, in modo da non finire per spendere soldi per articoli che hai già.

Una volta creato un programma, assemblare la tua squadra. Scegli due persone che saranno sempre responsabili del conteggio dell’inventario. Dovrebbero essere le stesse persone incaricate di ricevere ordini, in modo che abbiano già familiarità con le procedure di stoccaggio.

Prendetevi il tempo per comunicare al vostro team che una buona gestione delle scorte significa un migliore flusso di cassa e una posizione finanziaria più forte per il ristorante – che equivale a una migliore sicurezza del lavoro per loro.

Una volta assemblato il tuo team di inventario, pianifica il tuo inventario per lo stesso giorno alla stessa ora. La coerenza porta a abitudini sane e dati puliti da cui puoi dipendere quando calcoli il costo dei beni venduti (INGRANAGGI) e gestisci il tuo budget.

3) Creare un modello di foglio di inventario.

Ti consigliamo di utilizzare una combinazione di software e fogli di calcolo per gestire il vostro inventario, ma ecco come si può iniziare con un foglio di calcolo.

Dovresti pensare al tuo foglio di calcolo dell’inventario principale come a ciò che il tuo personale utilizzerà quando effettuerà l’inventario fisico. Potrai quindi inserire le informazioni dal foglio di calcolo nel software POS, in modo da poter gestire i livelli di inventario e analizzare i costi di inventario.

Ecco come impostare il modello di foglio di calcolo dell’inventario principale, per campo:

• ID inventario
• Periodo di tempo (es. settimanale: 19-26 novembre)
• Categoria alimentare (es. carne & pollame, prodotti lattiero-caseari)
• Nome dell’articolo, da vivere nella rispettiva categoria alimentare
• Unità di misura (ex. lb., oz.)
• Costo unitario: il costo per un’unità di misura dell’ingrediente
• Quantità in magazzino: il numero corrente di unità per ogni ingrediente nel tuo ristorante
• Valore di inventario: il numero che ottieni moltiplicando il costo unitario per la quantità in magazzino
• Valore totale di inventario: tutte le voci del valore di inventario, sommate

ID inventario

L’ID inventario impedirà la segnalazione di punti deboli causati da convenzioni di denominazione incoerenti/simili. È possibile acquistare diversi tipi di carne bovina, ad esempio, e l’utilizzo di un ID di inventario per ogni tipo eviterà confusione e manterrà puliti i dati.

Nome articolo

Ricordati di essere specifico qui, soprattutto se ordini variazioni dello stesso prodotto. Mentre puoi fare affidamento sul tuo ID inventario per la specificità, vorrai comunque essere chiaro con il nome dell’articolo per il bene del tuo personale che sta facendo l’inventario.

Unità di misura

Naturalmente, non si misura il pane allo stesso modo in cui si misura la maionese; ogni prodotto coinciderà con la propria unità di misura. Quindi, se ordinate carne macinata dalla libbra, includere ” lb ” sotto la vostra unità di misura.

Attenersi sempre all’unità di misura in cui si ordina un prodotto. Ad esempio, non stai ordinando tovaglioli per il numero di tovaglioli, ma piuttosto per scatole di tovaglioli.

Costo unitario

Una volta stabilita l’unità di misura, immettere il costo per ciascuna unità. Assicurati di essere a conoscenza di eventuali fluttuazioni dei costi da parte dei fornitori, poiché ti consigliamo di aggiornare il costo per unità nel foglio di calcolo dell’inventario principale al variare dei costi.

Quantità in magazzino

La tua quantità in magazzino è il conteggio delle scorte. Se hai ordinato 20 scatole di tovaglioli per cinque dollari per scatola, ma il giorno dell’inventario hai 18 scatole, 18 è il numero che dovrebbe riflettersi qui.

Valore di inventario

Ecco dove tutto viene insieme: per trovare il valore di inventario per articolo, moltiplicare il costo per unità per la quantità in magazzino. Ad esempio, sai di avere 18 scatole di tovaglioli e che ogni scatola costa cinque dollari. Moltiplicare 18 per 5 per un valore totale di inventario di $90.

Il tuo foglio di calcolo di inventario principale è ciò che il tuo personale compilerà quando sta facendo l’inventario. Dopo aver contato il tuo inventario, tuttavia, ti consigliamo di utilizzare quei numeri per informare e convalidare il tuo inventario di voci di menu e i costi del cibo. È allora che puoi iniziare a utilizzare la tecnologia per generare rapporti di inventario bassi e rapporti sul consumo di ingredienti.

4) Crea il tuo foglio di calcolo del consumo di inventario del ristorante.

Il tuo foglio di calcolo del consumo di inventario ti dirà quanto cibo stai sprecando, quanto di un articolo usi al giorno e quanto stai spendendo in ultima analisi per l’inventario.

Quando si traccia il consumo di inventario su base giornaliera, si sta monitorando il flusso di merci che escono dal ristorante, sia perché sono stati acquistati o perché sono stati sprecati. Il monitoraggio dell’inventario in questo modo ti consentirà di essere preciso con gli importi di riordino e di risparmiare sui costi.

Ecco cosa traccerai nel tuo foglio di calcolo del consumo di inventario:

• Inventario ID
• Ingrediente
• Unità di misura
• Costo per ingrediente unità
• Importo
• costo Totale
• a Partire stock
• chiusura di borsa
• tutti i giorni, il tasso di consumo di
• quantità dei Rifiuti
• Rifiuti costo
• Regolazione totale quantità

una Volta che si avvia il monitoraggio del tuo consumo giornaliero tasso, sarete in grado di determinare il livello di riordino per ogni elemento con la massima precisione.

Il tuo livello di riordino ti dice quando devi ordinare più di un particolare articolo. Noto anche come “punto di riordino”, riordinare il vostro livello non è un numero di tirare fuori l’aria sottile – invece, è possibile utilizzare una formula:

Lead time di domanda + stock di sicurezza = Riordinare livello

Ad abbattere ulteriormente, potete trovare il vostro tempo di piombo domanda con questa formula:

Lead time di x vendita media giornaliera quantità = Lead time di domanda

Il lead time è quanto tempo ci vuole per ricevere una spedizione dopo aver effettuato un ordine. Per le vendite medie giornaliere, controlla il foglio di calcolo del consumo di inventario: è il tasso di consumo giornaliero moltiplicato per il costo per unità di ingrediente (sotto “costo totale”).

O semplicemente utilizzare il POS per determinare le vendite medie giornaliere. Promettiamo, questo è più facile.

Una volta calcolato il tempo di consegna e compreso l’utilizzo quotidiano, utilizzare questa formula per calcolare il vostro stock di sicurezza.

(Max utilizzo giornaliero x Tempo massimo di consegna in giorni) – (Utilizzo medio giornaliero x Tempo medio di consegna in giorni)

Ed è così che si calcola il punto di riordino.

Una volta raggiunto il punto di riordino, la quantità di riordino è la quantità di prodotto che acquisti per sentirti a tuo agio con la tua posizione di inventario. Collega questo numero al foglio di calcolo dell’inventario principale in modo che il personale dell’inventario sappia quanto ordinare una volta che un elemento raggiunge il suo livello di riordino.

5) Utilizzare il POS per automatizzare i processi di inventario.

Per alcuni ristoratori, tutte queste informazioni sono empowering.

Per gli altri, è un incubo travolgente.

La buona notizia è che la tecnologia di gestione dell’inventario attraverso il tuo POS dovrebbe essere in grado di gestire alcuni di questi dettagli nitidi per te.

Questo significa che devi abbandonare il tuo foglio di calcolo?

Niente affatto. Perché i tuoi fogli di calcolo possono funzionare abbastanza bene per informare i tuoi dati POS, il che appianerà la gestione dell’inventario in un modo che non interrompa tutti i tuoi processi.

Pensa ai tuoi fogli di calcolo come ai dati che puoi inserire nel tuo POS per manipolare in tutti i modi che possono aiutare la tua attività.

I dati sono il futuro del business. I ristoratori di successo sanno come utilizzare i dati per rendere le loro attività migliori e più efficienti. Quindi considera di investire in un POS che gestisce il monitoraggio dell’inventario in modo da non dover fare tanto affidamento sui fogli di calcolo in primo luogo.

Il monitoraggio dell’inventario è facilmente uno degli aspetti più importanti del possesso di un ristorante. Così molti ristoranti falliscono perché non mantengono conteggi accurati del loro inventario, specialmente per i venditori ad alto volume come l’alcol.

Se sei diligente su nient’altro, sii diligente sul tuo inventario. Ti diamo il pieno permesso di essere nitpicky e nevrotico come si può essere circa il vostro inventario – perché potrebbe significare la differenza tra rimanere a galla o andare fuori mercato.

di

Tiffany Regaudie

Tiffany era il Content Marketing Manager di TouchBistro, dove condivideva le conoscenze con i ristoratori su come gestire la propria attività. È appassionata di viaggiare per il mondo e conoscere le comunità attraverso l’ottimo cibo.