Hoe te herstellen verwijderde e-mails in Microsoft 365

wanneer de CEO realiseert dat ze verwijderd een vitale e-mail thread drie weken geleden, e-mail herstel wordt plotseling wordt een dringende taak. Zeker, u kunt kijken in de map Verwijderde Items in Outlook, maar verder dan dat, hoe kunt u herstellen wat heeft ondergaan “permanente” verwijdering? In dit artikel bekijken we hoe je de dag kunt redden door zogenaamd onherstelbare e-mail terug te brengen van het grote hiernamaals.

verwijderde e-Mailherstel in Microsoft en Office 365

e-Mailherstel voor Outlook in Exchange Online via Microsoft en Office kan zo eenvoudig zijn als het slepen en neerzetten van de eigenzinnige e-mail uit de map Verwijderde Items naar uw Postvak In. Maar wat doe je als je de e-mail die u wilt herstellen niet kunt vinden?

laten we eerst eens kijken hoe e-mailherstel is gestructureerd in Microsoft 365. Er zijn hier weinig meer lagen dan je zou denken! In Microsoft 365 kan verwijderde e-mail zich in een van de drie staten bevinden: verwijderd, Soft-Deleted of Hard-Deleted. De manier waarop u e-mail herstelt en hoe lang u dit moet doen, hangt af van de verwijderstatus van de e-mail en het toepasselijke bewaarbeleid.

laten we lopen door de volgende afbeelding en praten over hoe e-mail krijgt van de ene staat naar de andere, het standaardbeleid, hoe verwijderde e-mail te herstellen in elke staat, en een paar tips langs de weg.

Items vs. e-mail

Outlook draait allemaal om e-mail, maar heeft ook taken, contacten, agendagebeurtenissen en andere soorten informatie. U kunt bijvoorbeeld agenda-items verwijderen en kan worden opgeroepen om ze te herstellen, net als e-mail. Om deze reden wordt de map voor verwijderde inhoud genoemd “Verwijderde Items.”Ook, bij het bespreken van verwijderingen en herstel, is het gebruikelijk om te verwijzen naar “items” in plaats van het beperken van de discussie om alleen e-mail.

beleid

verschillende regels bepalen de bewaartermijn voor items in de verschillende staten van verwijdering. Een beleid is een automatisch toegepaste actie die een regel met betrekking tot services afdwingt. Microsoft 365 heeft honderden beleidsregels die u kunt aanpassen aan uw wensen. Zie overzicht van bewaarbeleid voor meer informatie.

‘Verwijderde Items’ e-mail

wanneer u op de Delete-toets drukt op een e-mail in Outlook, wordt deze verplaatst naar de map Verwijderde Items. Die e-mail is nu in de “verwijderde” staat, wat gewoon betekent dat het verplaatst naar de map Verwijderde Items. Hoe lang bewaart Outlook verwijderde e-mail? Standaard-voor altijd! U kunt uw verwijderde e-mail herstellen met slechts een slepen en neerzetten naar uw Postvak In. Klaar!

als u de e-mail niet kunt vinden in de map Verwijderde Items, controleer dan of u de map Verwijderde Items hebt geselecteerd en blader dan naar de onderkant van de e-maillijst. Zoek naar het volgende bericht:

Als u het bovenstaande bericht ziet, houden uw cache-instellingen mogelijk slechts een deel van de inhoud in Outlook en rest In de cloud. De cache helpt om mailbox maten lager op uw harde schijf, die op zijn beurt versnelt zoek-en laadtijden te houden. Klik op de link om de ontbrekende berichten te downloaden.

maar Ik heb het niet verwijderd!

als u inhoud in de verwijderde Items vindt en er zeker van bent dat u deze niet hebt verwijderd, kunt u gelijk hebben! Beheerders kunnen Microsoft 365-beleid instellen om oude inhoud inbox automatisch te verwijderen.

Mail kan op een andere manier’ verdwijnen’. Sommige bedrijven inschakelen een persoonlijk archief mailbox voor gebruikers. Wanneer ingeschakeld, standaard, elke e-mail van twee jaar of ouder zal “verdwijnen” uit uw Postvak In en de map Verwijderde Items. U hoeft zich echter geen zorgen te maken. Terwijl blijkbaar ontbreekt, de e-mail is gewoon verplaatst naar de archieven Inbox. Een persoonlijke archieven Inbox verschijnt als een stand-alone mailbox in Outlook, zoals hieronder weergegeven.

als gevolg hiervan is het een goed idee om de archieven Inbox te doorzoeken, als het aanwezig is bij het zoeken naar oudere berichten.

een andere instelling om te controleren is een instelling die e-mail verwijdert wanneer Outlook is gesloten. Toegang tot deze instelling in Outlook door te klikken op “Bestand”, vervolgens op “Opties” en tenslotte op “Geavanceerd” om dit venster weer te geven:

Indien ingeschakeld, maakt Outlook de verwijderde Items leeg wanneer deze worden gesloten. De verwijderde e-mail gaat dan naar de ‘soft-delete’ staat, die wordt behandeld volgende. Houd er rekening mee dat met deze instelling alle e-mails definitief verwijderd zullen worden na 28 dagen

‘Soft-Deleted’ Email

de volgende stap in het proces is Soft-Deleted. Soft-Deleted e-mail is in de map Verwijderde Items, Maar is nog steeds gemakkelijk hersteld. Op technisch niveau wordt de e-mail lokaal verwijderd uit Outlook en geplaatst in de Exchange Online map met de naam Deletions, dat is een submap van herstelbare Items. Alle inhoud in herstelbare Items Map in Exchange Online wordt, per definitie, beschouwd als soft-verwijderd.

u hebt standaard 14 dagen om soft-deleted e-mail te herstellen. De servicebeheerder kan de bewaartermijn wijzigen naar maximaal 30 dagen. Wees ervan bewust dat dit kan verbruiken een deel van de opslagcapaciteit toegewezen aan elke gebruikersaccount en je kon krijgen in rekening gebracht voor overuren.

hoe items soft-deleted worden

er zijn drie manieren om berichten of andere Outlook-items soft-deleted te maken.

1. Verwijder een item dat al in de map Verwijderde Items staat. Wanneer u handmatig iets verwijdert dat al in de map Verwijderde Items staat, wordt het item soft-deleted. Elk proces, handmatig of anderszins dat inhoud uit deze map verwijdert, resulteert in een ‘soft-delete”

1. Als u op Shift + Delete op een e-mail in uw Outlook-Inbox drukt, verschijnt er een dialoogvenster waarin wordt gevraagd of u de e-mail “permanent” wilt verwijderen. Als u op Ja klikt, verwijdert u de e-mail uit de map Verwijderde Items, maar voert u alleen een soft-delete uit. U kunt het item nog steeds terugkrijgen als u dit binnen de bewaartermijn van 14 dagen doet.

1. de laatste manier waarop items kunnen worden soft-verwijderd is met behulp van Outlook-beleid of regels. Standaard zijn er geen beleidsregels die automatisch e-mail verwijderen uit de map Verwijderde Items in Outlook. Gebruikers kunnen echter regels maken die’ permanent ‘ (soft-delete) e-mail versturen. Als u problemen met ontbrekende e-mail oplost, laat de gebruiker controleren op dergelijke regels zoals hieronder weergegeven. U kunt op Regels klikken in het Startmenu en alle gemaakte regels bekijken in de wizard Regels hieronder.

merk op dat de voorzichtigheid een beetje misleidend is omdat de actie van de regel de e-mail zacht zal verwijderen, wat, zoals reeds vermeld, geen onmiddellijke permanente verwijdering is.

herstellen van soft-deleted mail

u kunt soft-deleted mail direct in Outlook herstellen. Zorg ervoor dat de map Verwijderde Items is geselecteerd, kijk dan voor” Recover items Onlangs verwijderd uit deze map “aan de bovenkant van de kolom E-mail, of de” Recover Deleted Items from Server ” actie op de Home Menu bar.

door te klikken op de link recover items opent u het venster Recover Deleted Items.

klik op de items die u wilt herstellen of selecteer alles, en klik op OK.

opmerking: de herstelde e-mail keert terug naar de map Verwijderde Items. Zorg ervoor dat u het in uw Inbox.

als de e-mail die u zoekt niet in de lijst staat, kan deze verplaatst zijn naar de volgende fase: ‘Hard-Deleted.’

terwijl gebruikers soft-deleted e-mail kunnen herstellen, kunnen beheerders ook soft-deleted e-mail namens hen herstellen met behulp van het ‘Hard-Deleted’ e-herstelproces dat hierna wordt beschreven (dat werkt voor zowel harde als zachte verwijderingen). Ook, Microsoft heeft twee PowerShell commando ‘ s zeer nuttig in dit proces voor degenen die liever script de taken. U kunt de Get-RecoverableItems en Restore-RecoverableItems cmdlets gebruiken om soft-deleted e-mail te zoeken en te herstellen.

Hard-Deleted Email

de volgende fase voor het verwijderen is ‘Hard Delete.’Technisch, items zijn hard verwijderd wanneer items verplaatst van de herstelbare map naar de map Purges in Exchange online. Beheerders kunnen nog steeds items in de map herstellen met de herstelperiode die door beleid is ingesteld, die varieert van 14 (de standaard) tot 30 (het maximum). U kunt de bewaartermijn verlengen tot meer dan 30 dagen door het plaatsen van juridische of gerechtelijke hold op het item of mailbox.

hoe items Hard-Deleted worden

er zijn twee manieren waarop inhoud hard-deleted wordt.

1. door beleid wordt soft-deleted e-mail verplaatst naar de hard-deleted fase wanneer de bewaartermijn afloopt.
2. gebruikers kunnen e-mail handmatig verwijderen door de optie Verwijderen te selecteren in het venster Verwijderde Items herstellen dat hierboven wordt getoond. (Nogmaals, kiezen voor ‘permanent verwijderen’ mail met Shift + Del, resulteert in een soft-delete, niet een hard-delete.)

herstellen van Hard-Deleted Mail

zodra e-mail de hard-delete fase ingaat, kunnen gebruikers de inhoud niet meer herstellen. Alleen servicebeheerders met de juiste rechten kunnen het herstel starten, en geen beheerders hebben deze rechten standaard, zelfs niet de globale beheerder. De global admin heeft wel het recht om privileges toe te wijzen zodat ze zichzelf (of anderen) de nodige rechten kunnen geven. Privacy is hier een punt van zorg, omdat beheerders met deze privileges kunnen zoeken en exporteren van e-mail van een gebruiker.

Microsoft ’s online documentation Recover deleted items in a user’ s mailbox details de stap-voor-stap instructies voor het herstellen van hard-deleted content. Het proces is een beetje rommelig in vergelijking met andere administratieve taken. Als overzicht zal de beheerder:

1. wijs de vereiste permissies toe
2. zoek in het Postvak IN naar het ontbrekende e-mailbericht
3. kopieer de resultaten naar een zoekvak waar u e-mail kunt bekijken in de verwijderde map (optioneel).
4. exporteer de resultaten naar een PST-bestand.
5. importeer de PST naar Outlook op het systeem van de gebruiker en zoek de ontbrekende e-mail in de uitgewiste map

Last Chance Recovery

zodra hard-deleted items zijn gewist, zijn ze niet langer vindbaar door welke methode dan ook door gebruikers of beheerders. U moet het herstel van dergelijke inhoud als onwaarschijnlijk beschouwen. Dat gezegd hebbende, als de e-mail die u zoekt niet herstelbaar is door een van de bovenstaande methoden, kunt u een ticket openen met Microsoft 365-ondersteuning. In sommige omstandigheden, ze kunnen in staat zijn om de e-mail die is gezuiverd, maar nog niet overschreven vinden. Ze kunnen wel of niet bereid zijn om te zoeken naar de e-mail, maar het kan geen kwaad om te vragen, en het is gebeurd.

hoe zit het met het gebruik van Outlook om e-mail te back-uppen?

Outlook staat een gebruiker toe om e-mail te exporteren naar een PST-bestand. Om dit te doen, klikt u op “File” in het hoofdmenu van Outlook en vervolgens op “Import & Export” zoals hieronder getoond.

u kunt opgeven wat u wilt exporteren en zelfs het bestand beschermen met een wachtwoord.

hoewel het van tijd tot tijd nuttig is, wordt een back-upplan dat afhankelijk is van gebruikers die handmatig inhoud naar een lokaal bestand exporteren, niet geschaald en is niet betrouwbaar. Bijgevolg, niet vertrouwen op dit als een mogelijke back-up en herstel oplossing.

alternatieve strategieën

na het lezen van dit, kunt u denken, ” is er niet een gemakkelijkere manier?”Een service zoals Altaro Office 365 Backup kunt u herstellen van point-in-time snapshots van een inbox of andere Microsoft 365-inhoud. Het hebben van een dienst als deze wanneer je die dringende oproep om een e-mail te herstellen van een maand geleden kan een redder in nood zijn.

samenvatting

gebruikers kunnen de meeste verwijderde e-mail herstellen zonder tussenkomst van de beheerder. Vaak, verwijderde e-mail zit gewoon in de verwijderde map totdat handmatig gewist. Wanneer dat gebeurt, e-mail komt de ‘soft-deleted fase,’ en wordt gemakkelijk hersteld door een gebruiker binnen 14-dagen. Na deze periode komt het item in de staat’ hard-deleted’. Een servicebeheerder kan hard Verwijderde items herstellen in het herstelvenster. Na de hard-verwijderde staat, e-mail moet worden beschouwd als onthullend. Beleid kan worden toegepast om de bewaartijden van verwijderde e-mail in elke staat te verlengen. Terwijl beheerders ver kunnen gaan met de webgebaseerde beheertools, kan het hele herstelproces worden gescript met PowerShell om grotere projecten aan te passen en te schalen of om gedetailleerde ontdekking te bieden. Het is altijd een geweldig idee om een back-upoplossing te gebruiken die is ontworpen voor Microsoft 365, zoals Altaro Office 365 back-up.