We denken dat u uw restaurant heeft geopend om heerlijk eten te koken voor geweldige mensen.
u hebt waarschijnlijk uw restaurant niet geopend omdat u tijd achter een computer wilde doorbrengen met het knoeien met spreadsheets. Voorraadbeheer is niet het meest glamoureuze onderdeel van het bezit van een restaurant, maar het is een essentieel onderdeel van het runnen van een duurzaam en winstgevend bedrijf. Restaurants falen vooral als gevolg van verkeerd beheerde kosten, en het beheer van uw inkomsten begint met het beheer van uw inventaris.
en laten we eerlijk zijn – met de stijging van het minimumloon die niet snel lijkt te vertragen, moeten uw kostenbeheerstrategieën ongerept zijn.
maar we begrijpen het, voorraadbeheer is vervelend en saai. Hoewel we het voorraadbeheer waarschijnlijk niet leuk kunnen maken, kunnen we de juiste tools en systemen aanbevelen om een deel van de pijn weg te nemen.
aan het einde van dit artikel weet u hoe u uw medewerkers, spreadsheets en technologie kunt gebruiken om de restaurantinventaris op de snelste en meest efficiënte manier te maken. Dus de volgende keer dat je nodig hebt om de inventaris op te nemen (dat zou heel, heel snel), misschien zal het niet zo slecht lijken.
- waarom u zich moet bekommeren om voorraadbeheer
- Hoe moet de Restaurantinventaris in vijf stappen worden opgesteld
- 1) Maak uw voorraadrekken schoon en organiseer ze.
- 2) Maak een schema en stel een team samen.
- 3) Maak een sjabloon voor het inventarisblad.
- 4) Maak uw verbruiks spreadsheet voor restaurantinventaris.
- levertijd x gemiddelde dagelijkse verkoop bedrag = levertijd vraag
- (Max dagelijks gebruik x Max doorlooptijd in dagen) – (gemiddeld dagelijks gebruik x gemiddelde doorlooptijd in dagen)
- 5) Gebruik uw POS om voorraadprocessen te automatiseren.
waarom u zich moet bekommeren om voorraadbeheer
het is onmogelijk om de stroom van uw goederen bij te houden zonder effectief voorraadbeheer.
onjuist voorraadbeheer kan leiden tot:
- voedselverspilling
- ontevredenheid van klanten
- Begrotingsmisbruik
- diefstal
de VS Environmental Protection agency vond dat tussen 4% en 10% van het voedsel gekocht door food service operations wordt weggegooid voordat het bereiken van de plaat.
slecht voorraadbeheer leidt ook tot slechte klantenservice-omdat niets erger is dan een onvervulde behoefte aan voedsel als gevolg van een 86 ‘ d item. En als die ene teleurstelling een tweede teleurstelling wordt, dan een derde … zal die klant stoppen met naar je restaurant te gaan, en misschien hun vrienden vertellen om ook niet langs te komen.
volgens een rapport verliezen bedrijven 62 miljard dollar per jaar aan slechte klantenservice.Als het gaat om interne diefstal, zijn de statistieken grimmig: 75% tot 85% van alle restaurantdiefstal wordt gepleegd door werknemers, goed voor maximaal $6 miljoen aan verlies voor Amerikaanse restaurants en 4% van de restaurantverkoop.
krimp (verloren drank als gevolg van morsen of afval) kan ook goed zijn voor een aanzienlijk deel van uw bottom line: 23% op sterke drank en tapbier, ongeveer 10% op wijn, en 2% op gebotteld bier.
dus het is tijd om te beginnen met de zorg over nauwkeurig voorraadbeheer, omdat het voortbestaan van uw restaurant letterlijk hangt ervan af.
Hoe moet de Restaurantinventaris in vijf stappen worden opgesteld
nu is de vraag: hoe moet de inventaris in een restaurant worden opgemaakt?
volg deze vijf stappen voor nauwkeurig voorraadbeheer.
1) Maak uw voorraadrekken schoon en organiseer ze.
als uw magazijn een ramp is, stelt u uzelf op voor een mislukking. Een rommelig magazijn leidt tot:
- frustratie van het personeel
- dubbel tellen
- overbestelling van items die tijdens de telling zijn gemist – dus onnodige kosten
Ruim uw voorraadruimte op en organiseer uw items voordat u de inventaris opmaakt. Hier zijn een aantal ruimte organiseren strategieën om in gedachten te houden:
- als uw voorraadkamer overvol is, bestel dan meer rekken om te voorkomen dat goederen op de vloer worden opgestapeld.
- groep items per levensmiddelencategorie, dus zuivel met zuivel en vlees met vlees.
- Voeg labels toe aan uw schappen zodat uw voorraadnemers niet in de war raken, vooral als uw gerechten vergelijkbare ingrediënten bevatten. (Heads up: labels maken het makkelijker om zendingen te sorteren wanneer ze aankomen of ingrediënten vinden tijdens een drukke dienst.)
- als u labels op een plank aanbrengt, voeg dan pijlen toe die aangeven of het item zich op de plank boven of onder de plank bevindt.
- Maak een unieke inventaris-ID aan voor elk item. Gebruik deze ID om uw items te labelen in een spreadsheet of een stuk software, zodat het gemakkelijker is om naar items te zoeken of uw voorraadgegevens te migreren.
hoewel dit klinkt als overkill, verzekeren wij u, dat is het niet. Deze strategieën zal uw leven een stuk gemakkelijker te maken wanneer het tijd is om uw inventaris te tellen.
2) Maak een schema en stel een team samen.
bepaal hoe vaak u de inventaris wilt opmaken. Voor sommige items, zoals alcohol, zult u waarschijnlijk wilt inventariseren elke avond. Voor andere items, een keer per week is waarschijnlijk genoeg.
u moet inventariseren voordat u nieuwe bestellingen plaatst, zodat u geen geld uitgeeft aan items die u al hebt.
zodra u een schema hebt gemaakt, stelt u uw team samen. Kies twee mensen die altijd verantwoordelijk zijn voor het tellen van de inventaris. Ze zouden dezelfde mensen moeten zijn die verantwoordelijk zijn voor het ontvangen van orders, zodat ze al bekend zijn met je voorraadprocedures.
neem de tijd om aan uw team te communiceren dat goed voorraadbeheer een betere cashflow en een sterkere financiële positie voor het restaurant betekent – wat neerkomt op een betere werkzekerheid voor hen.
zodra u uw voorraadteam hebt samengesteld, plan uw voorraad voor dezelfde dag op hetzelfde moment. Consistentie leidt tot gezonde gewoonten – en schone gegevens waarop u kunt vertrouwen wanneer u de kosten van verkochte goederen (CoGS) berekent en uw budget beheert.
3) Maak een sjabloon voor het inventarisblad.
u wilt een combinatie van software en spreadsheets gebruiken om uw inventaris te beheren, maar zo kunt u beginnen met een spreadsheet.
u moet uw hoofdinventaris spreadsheet beschouwen als wat uw medewerkers zullen gebruiken wanneer ze de feitelijke inventaris opmaken. Vervolgens voert u informatie uit uw spreadsheet in uw POS-software in, zodat u uw voorraadniveaus kunt beheren en de voorraadkosten kunt analyseren.
hier ziet u hoe u uw hoofdinventaris spreadsheet template instelt, per veld:
- inventarisnummer
- tijdsperiode (ex. wekelijks: 19-26 November)
- levensmiddelencategorie (ex. vlees & pluimvee, zuivel, producten)
- naam van het Item, om te leven in de respectieve levensmiddelencategorie
- meeteenheid (ex. pond. oz.)
- eenheidskosten: de kosten voor één meeteenheid van het ingrediënt
- hoeveelheid in voorraad: het huidige aantal eenheden voor elk ingrediënt in uw restaurant
- inventariswaarde: het aantal dat u krijgt wanneer u uw eenheidskosten vermenigvuldigt met uw hoeveelheid in voorraad
- totale inventariswaarde: alle inventariswaarde regelitems, bij elkaar opgeteld
inventarisnummer
uw inventarisnummer voorkomt dat er zwakke punten worden gerapporteerd die worden veroorzaakt door inconsistente/vergelijkbare naamgevingsconventies. U kunt verschillende soorten rundvlees kopen, bijvoorbeeld, en met behulp van een inventaris-ID voor elk type zal verwarring te voorkomen en houd uw gegevens schoon.
Item name
vergeet niet hier specifiek te zijn, vooral als u variaties van hetzelfde product bestelt. Terwijl u kunt vertrouwen op uw inventaris ID voor specificiteit, zult u nog steeds wilt duidelijk zijn met uw item naam in het belang van uw personeel die inventaris.
maateenheid
natuurlijk meet je brood niet op dezelfde manier als je mayonaise meet; elk product zal samenvallen met zijn eigen maateenheid. Dus als u rundergehakt per pond bestelt, voeg dan ” lb ” toe aan uw maateenheid.
blijf altijd bij de maateenheid waarin u een product bestelt. Je bestelt bijvoorbeeld geen servetten op basis van het aantal servetten, maar eerder op basis van dozen servetten.
eenheidskosten
zodra u uw meeteenheid hebt vastgesteld, voert u de kosten voor elke eenheid in. Zorg ervoor dat u zich bewust bent van eventuele schommelingen in de kosten van uw leveranciers, als u wilt uw kosten per eenheid bij te werken in uw master inventory spreadsheet als kosten veranderen.
aantal op voorraad
uw aantal op voorraad is uw inventarisaantal. Als je 20 dozen servetten besteld voor vijf dollar per doos, maar op inventarisdag heb je 18 dozen, 18 is het aantal dat hier moet worden weerspiegeld.
inventariswaarde
Hier komt het allemaal samen: om uw inventariswaarde per item te vinden, vermenigvuldigt u uw kosten per eenheid met uw hoeveelheid in voorraad. Je weet bijvoorbeeld dat je 18 dozen servetten hebt en dat elke doos vijf dollar kost. Vermenigvuldig 18 met 5 voor een totale inventariswaarde van $90.
uw hoofdinventaris spreadsheet is wat uw medewerkers zullen invullen wanneer ze de inventaris opmaken. Nadat ze uw inventaris hebben geteld, echter, wilt u deze nummers te gebruiken om te informeren en valideren van uw menu-item inventaris en voedselkosten. Dat is wanneer u kunt beginnen met technologie te gebruiken om lage inventaris rapporten en ingrediëntenverbruik rapporten te genereren.
4) Maak uw verbruiks spreadsheet voor restaurantinventaris.
uw voorraadconsumptie spreadsheet vertelt u hoeveel voedsel u verspilt, hoeveel van een item u per dag gebruikt en hoeveel u uiteindelijk aan voorraad uitgeeft.
wanneer u het voorraadverbruik van dag tot dag bijhoudt, volgt u de stroom goederen die uw restaurant verlaten, of ze nu zijn gekocht of verspild. Het bijhouden van de inventaris op deze manier zal u toelaten om precies te zijn met uw reorder bedragen en te besparen op kosten.
hier is wat u zult volgen in uw voorraadverbruik spreadsheet:
- inventarisnummer
- Ingrediënt
- maateenheid
- kosten per ingrediënt
- gebruikte hoeveelheid
- totale kosten
- beginvoorraad
- eindvoorraad
- dagelijks verbruik
- afvalhoeveelheid
- afvalkosten
- totaal aanpassingshoeveelheid
zodra u begint met het bijhouden van uw dagelijkse verbruik, kunt u het niveau van de bestelling voor elk item met de grootste precisie bepalen.
uw herordeningsniveau geeft aan wanneer u meer van een bepaald item wilt bestellen. Ook bekend als uw “reorder point”, uw reorder niveau is niet een nummer dat u uit het niets haalt – in plaats daarvan kunt u een formule gebruiken:
levertijd vraag + veiligheid stock = Reorder niveau
om het verder op te splitsen, kunt u uw levertijd vraag vinden met deze formule:
levertijd x gemiddelde dagelijkse verkoop bedrag = levertijd vraag
uw levertijd is hoe lang het duurt om een zending te ontvangen na het maken van een bestelling. Voor uw gemiddelde dagelijkse verkoop, controleer uw voorraad verbruik spreadsheet: het is uw dagelijkse consumptie tarief vermenigvuldigd met uw kosten per ingrediënt eenheid (onder “totale kosten”).
of gebruik gewoon uw POS om uw gemiddelde dagelijkse omzet te bepalen. We beloven, dit is makkelijker.
zodra u uw levertijd berekent en uw dagelijks gebruik begrijpt, gebruikt u deze formule om uw veiligheidsvoorraad te berekenen.
(Max dagelijks gebruik x Max doorlooptijd in dagen) – (gemiddeld dagelijks gebruik x gemiddelde doorlooptijd in dagen)
en zo berekent u uw herordingspunt.
zodra u uw herordeningspunt hebt bereikt, is uw herordeningspercentage de hoeveelheid product die u koopt om u op uw gemak te voelen met uw voorraadpositie. Sluit dit nummer in uw master inventory spreadsheet, zodat uw voorraad personeel weet hoeveel te bestellen zodra een item raakt zijn reorder niveau.
5) Gebruik uw POS om voorraadprocessen te automatiseren.
voor sommige restauranthouders is al deze informatie empowerment.
voor anderen is het een overweldigende nachtmerrie.
het goede nieuws is dat voorraadbeheertechnologie via uw POS in staat zou moeten zijn om een aantal van deze nitty-gritty details voor u te verwerken.
betekent dit dat u uw spreadsheet moet dumpen?
helemaal niet. Omdat uw spreadsheets kunnen werken vrij mooi om uw POS-gegevens te informeren, die zal gladstrijken voorraadbeheer op een manier die niet al uw processen verstoren.
zie uw spreadsheets Als gegevens die u in uw POS kunt invoeren om op allerlei manieren te manipuleren die uw bedrijf kunnen helpen.
gegevens zijn de toekomst van het bedrijfsleven. Succesvolle restaurateurs weten hoe ze gegevens moeten gebruiken om hun bedrijven beter en efficiënter te maken. Dus overweeg te investeren in een POS die inventory tracking behandelt, zodat u niet hoeft te vertrouwen zo veel op spreadsheets in de eerste plaats.
Inventory tracking is gemakkelijk een van de belangrijkste aspecten van het bezit van een restaurant. Zo veel restaurants falen omdat ze niet accurate tellingen van hun inventaris te houden, vooral voor high-volume verkopers zoals alcohol.
als u ijverig bent over niets anders, wees dan ijverig over uw inventaris. Wij geven u volledige toestemming om zo chagrijnig en neurotisch te zijn als u kunt over uw inventaris – omdat het het verschil kan betekenen tussen blijven drijven of failliet gaan.
door
Tiffany Regaudie