Jak odzyskać usunięte wiadomości e-mail w Microsoft 365

kiedy prezes uświadamia sobie, że usunęli ważny wątek e-mail trzy tygodnie temu, odzyskiwanie wiadomości e-mail staje się nagle pilnym zadaniem. Oczywiście, możesz zajrzeć do folderu Elementy usunięte w programie Outlook, ale poza tym, jak możesz odzyskać to, co zostało usunięte „na stałe”? W tym artykule omówimy, w jaki sposób możesz uratować sytuację, sprowadzając rzekomo nieodwracalną wiadomość e-mail z wielkiego zaświatu.

Odzyskiwanie usuniętych wiadomości e-mail w Microsoft i Office 365

Odzyskiwanie wiadomości e-mail dla programu Outlook w Exchange Online za pośrednictwem Microsoft i Office może być tak proste, jak przeciąganie i upuszczanie krnąbrnej wiadomości e-mail z folderu Usunięte elementy do skrzynki odbiorczej. Ale co robisz, gdy nie możesz znaleźć wiadomości e-mail, którą chcesz odzyskać?

najpierw spójrzmy, jak odzyskiwanie wiadomości e-mail jest zorganizowane w Microsoft 365. Jest tu kilka warstw więcej niż mogłoby się wydawać! W Microsoft 365 usunięta wiadomość e-mail może mieć jeden z trzech stanów: usunięty, miękki lub twardy. Sposób odzyskiwania wiadomości e-mail i czas, w jaki musisz to zrobić, zależy od statusu usunięcia wiadomości e-mail i obowiązujących zasad przechowywania.

przejdźmy przez poniższą grafikę i porozmawiajmy o tym, jak e-mail przechodzi z jednego stanu do drugiego, domyślnych zasadach, jak odzyskać usuniętą wiadomość e-mail w każdym stanie i kilka wskazówek po drodze.

Items vs.e-mail

Outlook dotyczy poczty e-mail, ale ma również zadania, kontakty, wydarzenia w kalendarzu i inne rodzaje informacji. Na przykład możesz usunąć wpisy kalendarza i możesz zostać wezwany do ich odzyskania, podobnie jak e-mail. Z tego powodu folder dla usuniętej zawartości nazywa się ” Usunięte elementy.”Ponadto, omawiając usuwanie i odzyskiwanie, często odnosi się do” elementów”, a nie ogranicza dyskusję tylko do wiadomości e-mail.

Zasady

różne reguły kontrolują okres przechowywania elementów w różnych stanach usunięcia. Zasada to automatycznie stosowane działanie, które wymusza regułę związaną z usługami. Microsoft 365 oferuje setki zasad, które można dostosować do własnych wymagań. Zobacz Przegląd zasad przechowywania danych, aby uzyskać więcej informacji.

wiadomość e-mail „usunięte elementy”

po naciśnięciu przycisku Usuń w wiadomości e-mail w programie Outlook zostanie ona przeniesiona do folderu Usunięte elementy. Ten e-mail jest teraz w stanie „usunięte”, co oznacza po prostu, że przeniósł się do folderu Elementy usunięte. Jak długo Outlook zachowuje usunięte wiadomości e-mail? Domyślnie-na zawsze! Możesz odzyskać usuniętą pocztę za pomocą przeciągnięcia i upuszczenia do skrzynki odbiorczej. Zrobione!

jeśli nie możesz zlokalizować wiadomości e-mail w folderze Elementy usunięte, sprawdź dwukrotnie, czy wybrano folder Elementy usunięte, a następnie przewiń do dołu listy e-mail. Poszukaj następującej wiadomości:

jeśli widzisz powyższy komunikat, ustawienia pamięci podręcznej mogą przechowywać tylko część zawartości w programie Outlook, a reszta w chmurze. Pamięć podręczna pomaga zmniejszyć rozmiary skrzynek pocztowych na dysku twardym, co z kolei przyspiesza wyszukiwanie i czas ładowania. Kliknij na link, aby pobrać brakujące wiadomości.

ale tego nie usunąłem!

jeśli znajdziesz treść w usuniętych elementach i jesteś pewien, że jej nie usunąłeś, możesz mieć rację! Administratorzy mogą ustawić zasadę Microsoft 365 tak, aby automatycznie usuwała starą zawartość skrzynki odbiorczej.

poczta może „zniknąć” w inny sposób. Niektóre firmy umożliwiają użytkownikom osobistą skrzynkę pocztową archiwum. Po włączeniu domyślnie każda poczta o dwóch latach lub starsza „zniknie” ze skrzynki odbiorczej i folderu Elementy usunięte. Nie ma się jednak czym martwić. Chociaż najwyraźniej brakuje, e-mail po prostu przeniósł się do skrzynki odbiorczej Archiwum. Osobista skrzynka odbiorcza Archiwum pojawia się jako samodzielna Skrzynka pocztowa w programie Outlook, jak pokazano poniżej.

w rezultacie dobrym pomysłem jest przeszukanie skrzynki odbiorczej archiwum, jeśli jest ona obecna podczas wyszukiwania starszych wiadomości.

innym ustawieniem do sprawdzenia jest takie, które usuwa wiadomość e-mail po zamknięciu programu Outlook. Uzyskaj dostęp do tego ustawienia w programie Outlook, klikając „Plik”, następnie „Opcje”, a na koniec „Zaawansowane”, aby wyświetlić to okno:

jeśli jest włączona, program Outlook opróżnia Usunięte elementy po zamknięciu. Usunięta wiadomość e-mail przechodzi następnie do stanu „miękkie usuwanie”, który jest następnie objęty. Pamiętaj, że dzięki temu ustawieniu wszystkie wiadomości e-mail zostaną trwale usunięte po 28 dniach

„miękko usunięty” e-mail

następnym etapem procesu jest miękko usunięty. Soft-Deleted e-mail znajduje się w folderze Deleted-Items, ale nadal jest łatwo odzyskany. Na poziomie technicznym Poczta jest usuwana lokalnie z programu Outlook i umieszczana w folderze Exchange Online o nazwie Deletions, który jest podfolderem elementów do odzyskania. Każda zawartość w folderze Recoverable Items w programie Exchange Online jest z definicji uważana za usuniętą miękko.

domyślnie masz 14 dni na odzyskanie usuniętej poczty. Administrator Serwisu może zmienić okres przechowywania na maksymalnie 30 dni. Należy pamiętać, że może to pochłonąć część pojemności przypisanej do każdego konta użytkownika i może zostać naliczona opłata za przekroczenia.

jak elementy stają się miękko usuwane

istnieją trzy sposoby miękkiego usuwania poczty lub innych elementów programu Outlook.

1. Usuń element już w folderze Usunięte elementy. Jeśli ręcznie usuniesz coś, co już znajduje się w folderze Elementy usunięte, element zostanie usunięty miękko. Każdy proces, podręcznik lub w inny sposób, który usuwa zawartość z tego folderu, powoduje „miękkie usuwanie’

1. naciśnięcie klawisza Shift + Delete na wiadomości e – mail w skrzynce odbiorczej programu Outlook spowoduje wyświetlenie okna dialogowego z pytaniem, czy chcesz „trwale” usunąć wiadomość e-mail. Kliknięcie tak spowoduje usunięcie wiadomości e-mail z folderu Usunięte elementy, ale tylko wykona miękkie usuwanie. Nadal możesz odzyskać przedmiot, jeśli to zrobisz w ciągu 14-dniowego okresu przechowywania.

1. ostatnim sposobem usuwania elementów jest użycie zasad lub reguł programu Outlook. Domyślnie nie ma zasad, które automatycznie usuwają pocztę z folderu Usunięte elementy w programie Outlook. Jednak użytkownicy mogą tworzyć reguły, które „na stałe” (miękkie usuwanie) e-mail. Jeśli rozwiązujesz problem brakujących wiadomości e-mail, Poproś użytkownika o sprawdzenie takich reguł, jak pokazano poniżej. Możesz kliknąć reguły w menu głównym i sprawdzić utworzone reguły w Kreatorze reguł pokazanym poniżej.

należy pamiętać, że ostrożność jest nieco myląca, ponieważ działanie reguły spowoduje miękkie usunięcie wiadomości e-mail, co, jak już wspomniano, nie jest natychmiastowym trwałym usunięciem.

Odzyskiwanie usuniętej poczty

możesz odzyskać usuniętą pocztę bezpośrednio w programie Outlook. Upewnij się, że folder Usunięte elementy jest zaznaczony, a następnie poszukaj „Odzyskaj elementy Ostatnio usunięte z tego folderu” w górnej części kolumny poczty lub akcji „Odzyskaj usunięte elementy z serwera” na pasku Menu Głównego.

kliknięcie łącza Odzyskaj elementy otwiera okno Odzyskaj usunięte elementy.

kliknij elementy, które chcesz odzyskać lub wybierz wszystko i kliknij OK.

Uwaga: odzyskana wiadomość e-mail powraca do folderu Elementy usunięte. Pamiętaj, aby przenieść go do skrzynki odbiorczej.

Jeśli e-mail, którego szukasz, nie znajduje się na liście, mógł przejść do następnego etapu: „Hard-Deleted.”

podczas gdy użytkownicy mogą odzyskać usuniętą wiadomość e-mail, administratorzy mogą również odzyskać usuniętą wiadomość e-mail w swoim imieniu, korzystając z procesu odzyskiwania wiadomości e-mail „Hard-Deleted” opisanego dalej (który działa zarówno w przypadku usunięcia twardego, jak i miękkiego). Ponadto Microsoft stworzył dwa polecenia PowerShell bardzo przydatne w tym procesie dla tych, którzy wolą skryptować zadania. Możesz użyć poleceń polecenia Get-RecoverableItems i Restore-RecoverableItems do wyszukiwania i przywracania usuniętych wiadomości e-mail.

ciężko usunięty e-mail

następnym etapem usuwania jest ’ twarde usuwanie.”Technicznie rzecz biorąc, elementy są ciężko usuwane, gdy elementy zostały przeniesione z folderu Odzyskiwalnego do folderu czyszczenie w programie Exchange online. Administratorzy nadal mogą odzyskać elementy w folderze z okresem odzyskiwania ustawionym przez zasadę, który waha się od 14 (domyślnie) do 30 (maksymalnie). Możesz przedłużyć okres przechowywania poza 30 dni, umieszczając prawny lub sądowy uchwyt na przedmiot lub skrzynkę pocztową.

jak elementy stają się twardo usuwane

istnieją dwa sposoby, w jakie zawartość staje się twardo usuwana.

1. według zasad po upływie okresu przechowywania wiadomości e-mail z miękkimi usunięciami są przenoszone do etapu twardego usuwania.
2. użytkownicy mogą ręcznie usunąć pocztę, wybierając opcję Wyczyść w Odzyskaj usunięte elementy okno pokazane powyżej. (Ponownie, wybranie „trwałego usunięcia” poczty za pomocą Shift + Del powoduje usunięcie miękkie, a nie twarde.)

Odzyskiwanie ciężko usuniętej wiadomości

po wejściu wiadomości e-mail do etapu twardego usuwania użytkownicy nie mogą już odzyskać zawartości. Tylko administratorzy usług z odpowiednimi uprawnieniami mogą inicjować odzyskiwanie, a żaden z administratorów nie ma tych uprawnień domyślnie, nawet globalny administrator. Administrator globalny ma prawo przypisać uprawnienia, aby mógł nadać sobie (lub innym) niezbędne prawa. Prywatność jest problemem, ponieważ administratorzy z tymi uprawnieniami mogą wyszukiwać i eksportować wiadomości e-mail użytkownika.

dokumentacja online firmy Microsoft Odzyskaj usunięte elementy w skrzynce pocztowej użytkownika szczegółowo opisuje instrukcje krok po kroku dotyczące odzyskiwania ciężko usuniętych treści. Proces ten jest nieco niechlujny w porównaniu z innymi zadaniami administracyjnymi. Jako podsumowanie, administrator będzie:

1. Przypisz wymagane uprawnienia
2. Wyszukaj w skrzynce odbiorczej brakującą wiadomość e-mail
3. skopiuj wyniki do skrzynki pocztowej Discovery, gdzie możesz wyświetlić pocztę w wyczyszczonym folderze (opcjonalnie).
4. Eksportuj wyniki do pliku PST.
5. Importuj PST do programu Outlook w systemie użytkownika i znajdź brakującą wiadomość e-mail w wyczyszczonym folderze

Odzyskiwanie ostatniej szansy

po wyczyszczeniu usuniętych elementów nie są już wykrywalne żadną metodą przez użytkowników lub administratorów. Powinieneś uznać odzyskanie takich treści za mało prawdopodobne. To powiedziawszy, jeśli e-mail, którego szukasz, nie można odzyskać za pomocą żadnej z powyższych metod, możesz otworzyć bilet z obsługą Microsoft 365. W niektórych okolicznościach mogą być w stanie znaleźć wiadomość e-mail, która została wyczyszczona, ale nie została jeszcze nadpisana. Mogą, ale nie muszą być skłonni szukać e-maila, ale nie zaszkodzi zapytać, i stało się.

a co z używaniem Outlooka do tworzenia kopii zapasowych wiadomości e-mail?

Outlook nie pozwala użytkownikowi na eksport e-mail do pliku PST. Aby to zrobić, kliknij ” plik „w menu głównym programu Outlook, a następnie” Importuj & Eksportuj”, jak pokazano poniżej.

możesz określić, co chcesz wyeksportować, a nawet zabezpieczyć plik hasłem.

plan tworzenia kopii zapasowych, który zależy od użytkownika ręcznie eksportującego zawartość do pliku lokalnego, nie skaluje się i nie jest niezawodny. W związku z tym nie polegaj na tym jako możliwym rozwiązaniu do tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania.

alternatywne strategie

po przeczytaniu tego możesz myśleć: „czy nie ma łatwiejszego sposobu?”Usługa taka jak Altaro Office 365 Backup umożliwia odzyskiwanie z migawek skrzynki odbiorczej lub innej zawartości Microsoft 365. Posiadanie takiej usługi, gdy otrzymasz pilne wezwanie do odzyskania poczty sprzed miesiąca, może uratować Ci życie.

podsumowanie

użytkownicy mogą odzyskać większość usuniętych wiadomości e-mail bez interwencji administratora. Często usunięta wiadomość e-mail po prostu znajduje się w usuniętym folderze, dopóki nie zostanie ręcznie wyczyszczona. Gdy to nastąpi, wiadomość e-mail wchodzi w etap „miękkiego usuwania” i jest łatwo przywracana przez użytkownika w ciągu 14 dni. Po tym okresie pozycja przechodzi w stan „hard-deleted”. Administrator usługi może odzyskać usunięte elementy w oknie odzyskiwania. Po twardo usuniętym stanie wiadomość e-mail powinna być uważana za nieodwracalną. Zasady mogą być stosowane w celu przedłużenia czasu przechowywania usuniętej poczty w dowolnym stanie. Podczas gdy administratorzy mogą daleko zajść dzięki internetowym narzędziom administracyjnym, cały proces odzyskiwania można skryptować za pomocą programu PowerShell, aby dostosować i skalować większe projekty lub udostępnić szczegółowe wykrywanie. Zawsze dobrym pomysłem jest użycie rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych zaprojektowanego dla Microsoft 365, takiego jak Altaro Office 365 Backup.