det här inlägget är en del av vår serie som täcker alla grunderna du behöver för att skapa eller uppdatera ditt barnomsorgsprograms administrativa pappersarbete. Läs mer på 7 Barnomsorgsformulär behöver du driva ett bättre företag.
de barnomsorgsformulär du använder varje dag i ditt förskoleprogram är ofta så enkla att du lätt kan förbise deras potential för förbättring. Ta till exempel inloggningsblad för barnomsorg. Dagliga närvaroblad spelar en viktig roll i både redovisning av var barn befinner sig i din vård och för att samla in exakta närvarodata för licensiering, registrering och fakturering.
genom att optimera din barnomsorg eller förskolans incheckningsupplevelse kan du göra det lättare för föräldrar och personal både under den hektiska incheckningstiden och när du granskar barnets närvaro. Detta kommer att spara din barnomsorg verksamhet tid, pengar och frustration över hela linjen.
Låt oss ta en titt på fördelarna och nackdelarna med traditionella inloggningsmetoder för barnomsorg och utforska fördelarna med att flytta till en modernare, digital lösning för barnincheckning och närvarospårning.
traditionella inloggningsblad för penna och papper
Barnomsorgsinloggningsblad är vanligtvis strukturerade på två sätt: antingen har varje barn sitt eget incheckningsblad som registrerar sina rörelser under hela veckan, eller alla barns vistelseort noteras på ett nytt ark varje vecka. Båda har fördelar och nackdelar att tänka på innan du väljer den metod som är rätt för ditt program.
inloggningsblad per barn
fördelar:
med denna metod lagras allt barns närvaroinformation på ett ställe. Du behöver inte korsreferera en hel klasslista för att tabulera vilka dagar eller hur många sessioner ett barn har deltagit i. Om du fakturerar föräldrar baserat på hur många dagar ett barn kommer till din barnomsorg eller daghem, eller om du har en avgift för vissa aktiviteter, kan närvaro av barn göra det enkelt att beräkna fakturor.
ett barns personliga inloggningsblad ger också föräldrarna en kortfattad översikt över deras närvaro och avlämningstider, och informationen förblir relativt konfidentiell.
nackdelar:
att ge varje barn sitt eget närvaroblad kan göra avlämning och hämtning mer hektisk för föräldrar, som måste hitta rätt papper att logga in på. Det är också mer för personalen att hålla reda på och mer att lagra och fil.
denna metod gör det också svårare att beräkna total närvaro, eftersom du måste konsultera varje barns närvarorekord för att nå en grupp totalt. Detta kan göra att lägga upp företagens intäkter och kostnader mer tidskrävande, också. 
Inloggningsblad per vecka
fördelar:
att ha ETT inloggningsblad per vecka är mycket mindre papper för personal och föräldrar att hantera vid avlämning. Det kan förenkla förskolans eller barnomsorgens morgonprocedurer och minska en del av inloggningskaoset.
det är också lättare att skriva ut ett inloggningsark per vecka i stället för att skriva ut separata ark för varje barn. Att använda ett ark per vecka tar också mycket mindre lagringsutrymme i ditt centrum.
spårning av barns närvaro per vecka gör det enkelt att arbeta med dina veckovisa eller månatliga närvaronummer och se vem som deltog i vilka aktiviteter, vilket är bekvämt för att beräkna vecko-eller månadskostnader och utgifter.
nackdelar:
om du har delat upp närvaro på ditt barnomsorgscenter efter veckodagar — till exempel en M/W/F — grupp och en tu/TH-grupp-måste du skriva ut mer än ett närvaroblad varje måndagsmorgon. Om du har ett mer flexibelt dagligt schema kanske ett Veckoblad inte kan rymma för detta.
dessutom är det svårare att se ett barns närvaro på ett ögonblick.
pappersinloggningsark är inte en lösning som passar alla. Vad du väljer att använda beror på hur ditt barnomsorg fungerar, hur många barn du har och hur dina schemaläggnings-och faktureringsmetoder ser ut.
digitala inloggningsblad: det bästa av två världar
digitala inloggningslösningar gör det möjligt för familjer att logga in snabbt och säkert, och gör det möjligt för dig och din barnomsorgspersonal att se den informationen efter barn, klassrum eller tid. Och de bästa nyheterna? Digitala inloggningsark är lättare för föräldrar att använda än pappersformulär.
med digitala inloggningsblad kan föräldrar använda en app för att logga in sina barn i barnomsorg. Varje inskrivet barn kommer att finnas i ditt digitala system, och föräldrar kan välja sitt barns bild på din digitala enhet. De signerar sedan antingen sin signatur digitalt, precis som att underteckna ett e-kvitto på en kreditkortsskärm, eller kan använda ett unikt fyrsiffrigt lösenord för att säkert markera sina barn som tappade eller plockade upp.
när du är redo att titta på dina närvarodata för att beräkna räkningar eller kontrollera försening eller sena upphämtningar kan du snabbt köra en incheckningsrapport som låter dig sortera dessa data.
du behöver inte heller oroa dig för lagring-alla dina incheckningsdata lagras i molnet för enkel åtkomst när du behöver dem, inga arkivskåp krävs. Detta kommer att spara administrativa kostnader för papper, bläck och lagring, och gör journalföring en bris. 
en av de mest praktiska funktionerna för att använda ett digitalt inloggningssystem är möjligheten att integrera närvaro med ditt faktureringssystem för barnomsorg. I stället för att räkna för hand antalet sessioner ett barn har deltagit, eller vilka dagar de deltog, kan du automatiskt generera en faktura baserat på vad som har loggats i ditt digitala inloggningssystem.
Vi rekommenderar allvarligt överväger en digital barnomsorg lösning på grund av denna flexibilitet. Konfigurationsalternativen och automatiserad rapportering av elektronisk inloggning sparar dig och din personal tid både vid incheckningen och när det är dags att titta på dina poster för fakturering, registrering eller förberedelse för ett föräldermöte.
Digital inloggning är lika säker som pappersinloggning, eftersom varje förälder har en unik kod för att verifiera vem de är. Detta innebär att föräldrar enkelt kan komma in och ut under avlämning utan att behöva vänta på att personalen övervakar incheckningsprocessen. Drop-off är en hektisk tid, och att låta föräldrar att underteckna sina barn i frigör personal att flytta om det behövs och hjälpa barn att göra sig redo för sin dag. Personalen kan fortfarande hälsa föräldrar och välkomna barn – bara utan ansvar att underteckna alla i.
med brightwheel kan du också använda en QR-kodskanningsfunktion, där föräldrar använder sin egen enhet för att skanna en QR-kod i ditt centrum för att snabbt och säkert logga in sitt barn. Föräldrar kan skanna för att kontrollera sitt barn i, Lägga till anteckningar, och även logga in flera barn på en gång.
förenkla inloggningen för framgång
digitala inloggningssystem minimera dina incheckningsinsatser och maximera din förmåga att arbeta med dagliga närvarodata. Detta tillvägagångssätt för barnomsorg inloggning och logga ut är ett utmärkt sätt att minska friktionen vid hektiska tider samtidigt som man upprätthåller en säker process för att hantera närvaro varje dag. När det gäller fakturering, närvaroposter och beräkning av kostnader, gör digitala system lejonens andel av administratören åt dig.
om du väljer att använda pappersinloggning, tänk noga på om ett veckovis inloggningsblad eller ett inloggningsblad för varje barn fungerar bäst. Du kan kolla in våra gratis mallar för veckovisa lakan och lakan för varje barn och bestämma vad som är bäst för dig!
vidare läsning:
- 8 Sätt barnomsorg programvara hjälper din nedersta raden
- Guide till att få föräldrar som deltar i förskolan
- viktig Guide till barn checka in programvara