Restaurang lagerhantering: gratis Mall & Tips

vi kommer att gissa att du öppnade din restaurang för att laga bra mat för bra människor.

du har förmodligen inte öppna din restaurang eftersom du ville tillbringa tid bakom en dator mixtra med kalkylblad.

lagerhantering är inte den mest glamorösa delen av att äga en restaurang, men det är en viktig del av att driva en hållbar och lönsam verksamhet. Restauranger misslyckas främst på grund av felaktiga kostnader, och hantering av dina intäkter börjar med att hantera ditt lager.

och låt oss möta det – med ökningen av minimilönen som inte verkar sakta ner när som helst snart måste dina kostnadshanteringsstrategier vara orörda.

men vi får det, lagerhantering är tråkig och tråkig. Medan vi förmodligen inte kan göra lagerhantering kul, kan vi rekommendera rätt verktyg och system för att ta bort en del av smärtan.

i slutet av den här artikeln vet du hur du använder din personal, kalkylblad och teknik för att ta restauranginventering på det snabbaste och mest effektiva sättet. Så nästa gång du behöver ta inventering (vilket borde vara väldigt snart), kanske det inte verkar så illa.

varför du bör bry dig om lagerhantering

det är omöjligt att hålla reda på flödet av dina varor utan effektiv lagerhantering.

felaktig lagerhantering kan leda till:

• matavfall
• kundnöjdhet
• budget misskötsel
• stöld

USA. Environmental Protection agency fann att mellan 4% och 10% av maten som köpts av food service-verksamheten skrotas innan den når tallriken.

Dålig lagerhantering leder också till dålig kundservice – eftersom ingenting är värre än ett ouppfyllt matbehov på grund av en 86 ’ d-Artikel. Och om den ena besvikelsen blir en andra besvikelse, kommer en tredje … den kunden att sluta gå till din restaurang och kanske berätta för sina vänner att inte sluta med heller.

enligt en rapport förlorar företag $ 62 miljarder dollar per år till dålig kundservice.

när det gäller intern stöld är statistiken dyster: 75% till 85% av all restaurangstöld begås av anställda och står för upp till $6 miljoner i förlust för amerikanska restauranger och 4% av restaurangförsäljningen.

krympning (sprit förlorad på grund av spill eller avfall) kan också stå för en betydande del av din bottenlinje: 23% på sprit och fatöl, cirka 10% på vin och 2% på flaska öl.

så det är dags att börja bry sig om exakt lagerhantering, eftersom din restaurangs överlevnad bokstavligen beror på den.

hur man tar Restaurang inventering i fem steg

nu är frågan: hur man gör inventering i en restaurang?

följ dessa fem steg för korrekt lagerhantering.

1) Rengör och organisera dina lagerhyllor.

om ditt lagerrum är en katastrof, ställer du dig själv för misslyckande. En rörig lagerlokal leder till:

• personal frustration
• dubbelräkning
• Överbeställning objekt missade under räkningen-så onödiga kostnader

städa upp ditt lager och organisera dina objekt innan du tar inventering. Här är några rymdorganiseringsstrategier att tänka på:

• om ditt lagerrum är överfullt, Beställ fler hyllor för att undvika att stapla varor på golvet.
• gruppera objekt efter matkategori, så mejeri med mejeri och kött med kött.
• Lägg till etiketter i dina hyllor så att dina lagertagare inte blir förvirrade, särskilt om dina rätter innehåller liknande ingredienser. (Se upp: etiketter gör det lättare att sortera försändelser när de anländer eller hitta ingredienser under en upptagen tjänst.)
• om du fäster etiketter på en hylla, inkludera pilar som anger om objektet finns på hyllan ovanför eller hyllan nedan.
• skapa ett unikt lager-ID för varje objekt. Använd detta ID för att märka dina objekt i ett kalkylblad eller en mjukvara, så att det är lättare att söka efter objekt eller migrera dina lagerdata.

även om detta kanske låter som overkill, försäkrar vi dig, det är det inte. Dessa strategier kommer att göra ditt liv mycket enklare när det är dags att räkna ditt lager.

2) skapa ett schema och montera ett team.

Bestäm hur ofta du vill göra inventering. För vissa saker, som alkohol, vill du förmodligen göra inventering varje natt. För andra saker är en gång i veckan sannolikt nog.

du bör göra inventering innan du lägger nya beställningar, så att du inte slutar spendera pengar på saker du redan har.

när du har skapat ett schema, montera ditt team. Välj två personer som alltid kommer att ansvara för att räkna inventering. De borde vara samma personer som ansvarar för att ta emot beställningar, så att de redan är bekanta med dina strumpprocedurer.

ta dig tid att kommunicera till ditt team att god lagerhantering innebär bättre kassaflöde och en starkare finansiell ställning för restaurangen – vilket motsvarar bättre anställningstrygghet för dem.

när du har samlat ditt lagerteam, Schemalägg ditt lager för samma dag samtidigt. Konsekvens leder till hälsosamma vanor – och rena data som du kan lita på när du beräknar din kostnad för sålda varor (Kuggar) och hanterar din budget.

3) Skapa en mall för lagerblad.

du vill använda en kombination av programvara och kalkylblad för att hantera ditt lager, men så här kan du börja med ett kalkylblad.

du bör tänka på din master inventory kalkylblad som vad din personal kommer att använda när de tar fysisk inventering. Du matar sedan in information från kalkylbladet i din POS-programvara, så att du kan hantera dina lagernivåer och analysera lagerkostnader.

så här ställer du in din mall för kalkylark, efter fält:

• inventering ID
• tidsperiod (ex. vecka: November 19-26)
• livsmedelskategori (ex. kött & fjäderfä, mejeriprodukter, produkter)
• Produktnamn, att leva inom sin respektive livsmedelskategori
• måttenhet (ex. pund. oz.)
• enhetskostnad: kostnaden för en måttenhet av ingrediensen
• kvantitet i lager: det aktuella antalet enheter för varje ingrediens i din restaurang
• lagervärde: numret du får när du multiplicerar din enhetskostnad med din kvantitet i lager
• totalt lagervärde: alla lagervärde radposter, adderade tillsammans

lager-ID

ditt lager-ID förhindrar rapportering av svagheter orsakade av inkonsekventa/liknande namnkonventioner. Du kan köpa olika typer av nötkött, till exempel, och med hjälp av en inventering ID för varje typ kommer att förhindra förvirring och hålla dina data rena.

Artikelnamn

kom ihåg att vara specifik här, särskilt om du beställer varianter av samma produkt. Medan du kan lita på ditt lager-ID för specificitet, vill du fortfarande vara tydlig med ditt Artikelnamn för din personal som tar inventering.

måttenhet

naturligtvis mäter du inte bröd på samma sätt som du mäter majonnäs; varje produkt kommer att sammanfalla med sin egen måttenhet. Så om du beställer nötkött med pundet, inkludera ”lb” under din måttenhet.

håll alltid fast vid den måttenhet där du beställer en produkt. Till exempel beställer du inte servetter efter antalet servetter, utan snarare av lådor med servetter.

enhetskostnad

när du har etablerat din måttenhet anger du kostnaden för varje enhet. Se till att vara medveten om eventuella fluktuationer i kostnaden från dina leverantörer, eftersom du vill uppdatera din kostnad per enhet i ditt huvudinventariekalkylblad när kostnaderna ändras.

kvantitet i lager

din kvantitet i lager är ditt lagerantal. Om du beställde 20 lådor servetter för fem dollar per låda men på lagerdagen har du 18 lådor, 18 är det nummer som ska återspeglas här.

lagervärde

här är där allt kommer samman: för att hitta ditt lagervärde per artikel, multiplicera din kostnad per enhet med din kvantitet i lager. Till exempel vet du att du har 18 lådor servetter och att varje låda kostar fem dollar. Multiplicera 18 med 5 för ett totalt lagervärde på $ 90.

ditt kalkylblad för huvudinventarier är vad din personal kommer att fylla i när de tar lager. När de har räknat ditt lager Vill du dock använda dessa nummer för att informera och validera ditt menyalternativ och matkostnader. Det är då du kan börja använda teknik för att generera låga lagerrapporter och ingrediensförbrukningsrapporter.

4) Skapa din restaurang inventering konsumtion kalkylblad.

ditt kalkylblad för lagerförbrukning kommer att berätta hur mycket mat du slösar bort, hur mycket av ett objekt du använder per dag och hur mycket du i slutändan spenderar på lager.

när du spårar lagerförbrukningen dagligen spårar du flödet av varor som lämnar din restaurang, oavsett om de köptes eller för att de var bortkastade. Spårning inventering på detta sätt gör att du kan vara exakt med din ordna belopp och spara på kostnader.

här är vad du kommer att spåra i ditt lager konsumtion kalkylblad:

• lager-ID
• Ingrediens
• måttenhet
• kostnad per Ingrediens enhet
• använd mängd
• total kostnad
• Startlager
• Slutlager
• daglig konsumtion betygsätt
• avfallsmängd
• avfallskostnad
• Totaljusteringskvantitet

när du börjar spåra din dagliga konsumtionshastighet kan du bestämma omordningsnivån för varje artikel med största precision.

din ordernivå berättar när du behöver beställa mer av en viss artikel. Även känd som din ”omordningspunkt”, är din omordningsnivå inte ett nummer du drar ur luften – istället kan du använda en formel:

ledtid efterfrågan + säkerhet lager = Omordningsnivå

för att bryta ner det ytterligare kan du hitta din ledtid efterfrågan med denna formel:

ledtid x genomsnittlig daglig försäljningsbelopp = ledtid efterfrågan

din ledtid är hur lång tid det tar att ta emot en försändelse efter beställning. För din genomsnittliga dagliga försäljning, kolla ditt kalkylblad för lagerförbrukning: det är din dagliga konsumtionshastighet multiplicerad med din kostnad per ingrediensenhet (under ”total kostnad”).

eller använd bara din POS för att bestämma din genomsnittliga dagliga försäljning. Vi lovar, det här är lättare.

när du beräknar din ledtid och förstår din dagliga användning, Använd denna formel för att beräkna ditt säkerhetslager.

(Max daglig användning x Max ledtid i dagar) – (genomsnittlig daglig användning x Genomsnittlig ledtid i dagar)

och det är hur du beräknar din beställningspunkt.

när du träffar din beställningspunkt är din beställningsmängd den mängd produkt du köper för att känna dig bekväm med din lagerposition. Anslut detta nummer till ditt kalkylark för huvudinventarier så att din lagerpersonal vet hur mycket du ska beställa när ett objekt träffar sin omordningsnivå.

5) Använd din POS för att automatisera lagerprocesser.

för vissa restauratörer är all denna information bemyndigande.

för andra är det en överväldigande mardröm.

den goda nyheten är att lagerhanteringsteknik via din POS ska kunna hantera några av dessa nitty-gritty detaljer för dig.

betyder det att du måste dike ditt kalkylblad?

inte alls. Eftersom dina kalkylblad kan fungera ganska snyggt för att informera dina POS-data, vilket kommer att jämna ut lagerhantering på ett sätt som inte stör alla dina processer.

Tänk på dina kalkylblad som data du kan ange i din POS för att manipulera på alla möjliga sätt som kan hjälpa ditt företag.

Data är framtiden för verksamheten. Framgångsrika restauratörer vet hur man använder data för att göra sina företag bättre och effektivare. Så överväg att investera i en POS som hanterar lagerspårning så att du inte behöver lita så mycket på kalkylblad i första hand.

Inventory tracking är lätt en av de viktigaste aspekterna av att äga en restaurang. Så många restauranger misslyckas eftersom de inte håller exakta räkningar av deras lager, särskilt för stora volymer säljare som alkohol.

om du är flitig om inget annat, vara flitig om ditt lager. Vi ger dig full tillåtelse att vara så nitpicky och neurotisk som du kan handla om ditt lager – eftersom det kan betyda skillnaden mellan att hålla sig flytande eller gå i konkurs.

av

Tiffany Regaudie

Tiffany var Content Marketing Manager på TouchBistro, där hon delade kunskap med restauratörer om hur man driver sin verksamhet. Hon brinner för att resa världen och lära känna samhällen genom god mat.