Cómo Recuperar Correos electrónicos Eliminados en Microsoft 365

Cuando el CEO se da cuenta de que eliminó un hilo de correo electrónico vital hace tres semanas, la recuperación de correo electrónico se convierte de repente en una tarea urgente. Claro, puede buscar en la carpeta Elementos eliminados en Outlook, pero más allá de eso, ¿cómo puede recuperar lo que se ha eliminado «permanente»? En este artículo, repasamos cómo puedes salvar el día trayendo correos electrónicos supuestamente irrecuperables del gran más allá.

Recuperación de correo electrónico eliminado en Microsoft y Office 365

La recuperación de correo electrónico para Outlook en Exchange Online a través de Microsoft y Office puede ser tan simple como arrastrar y soltar el correo electrónico rebelde de la carpeta Elementos eliminados a su bandeja de entrada. Pero, ¿qué haces cuando no puedes encontrar el correo electrónico que quieres recuperar?

En primer lugar, veamos cómo se estructura la recuperación de correo electrónico en Microsoft 365. ¡Hay pocas capas más aquí de lo que podrías pensar! En Microsoft 365, el correo electrónico eliminado puede estar en uno de tres estados: Eliminado, Eliminado suave o Eliminado duro. La forma de recuperar el correo electrónico y el tiempo que tiene que hacerlo depende del estado de eliminación del correo electrónico y de la política de retención aplicable.

Veamos el siguiente gráfico y hablemos sobre cómo el correo electrónico pasa de un estado a otro, las políticas predeterminadas, cómo recuperar el correo electrónico eliminado en cada estado y algunos consejos en el camino.

Elementos vs. Correo electrónico

Outlook se trata de correo electrónico, pero también tiene tareas, contactos, eventos de calendario y otros tipos de información. Por ejemplo, puede eliminar entradas de calendario y puede ser llamado para recuperarlas, al igual que el correo electrónico. Por esta razón, la carpeta de contenido eliminado se llama «Elementos eliminados».»Además, cuando se discuten las eliminaciones y la recuperación, es común referirse a «elementos» en lugar de limitar la discusión solo al correo electrónico.

Política

Varias reglas controlan el período de retención de los elementos en los diferentes estados de eliminación. Una política es una acción aplicada automáticamente que hace cumplir una regla relacionada con los servicios. Microsoft 365 tiene cientos de políticas que puedes modificar para adaptarlas a tus necesidades. Consulte Descripción general de las políticas de retención para obtener más información.

Correo electrónico de’Elementos eliminados’

Cuando presiona la tecla Eliminar en un correo electrónico en Outlook, se mueve a la carpeta Elementos eliminados. Ese correo electrónico ahora está en el estado» Eliminado», lo que simplemente significa que se movió a la carpeta Elementos eliminados. ¿Cuánto tiempo conserva Outlook el correo electrónico eliminado? Por defecto – para siempre! Puede recuperar su correo eliminado con solo arrastrar y soltar en su bandeja de entrada. Hecho!

Si no puede localizar el correo electrónico en la carpeta Elementos eliminados, compruebe que tiene seleccionada la carpeta Elementos eliminados y, a continuación, desplácese hasta la parte inferior de la lista de correo electrónico. Busca el siguiente mensaje:

Si ve el mensaje anterior, es posible que la configuración de caché mantenga solo una parte del contenido en Outlook y permanezca en la nube. La caché ayuda a mantener los tamaños de buzón más bajos en su disco duro, lo que a su vez acelera los tiempos de búsqueda y carga. Haga clic en el enlace para descargar los mensajes que faltan.

¡Pero No Lo Borré!

Si encuentra contenido en los Elementos eliminados y está seguro de que no lo eliminó, ¡puede que tenga razón! Los administradores pueden configurar la directiva de Microsoft 365 para eliminar automáticamente el contenido de la bandeja de entrada anterior.

El correo puede «desaparecer» de otra manera. Algunas empresas habilitan un buzón de archivos personal para los usuarios. Cuando está activado, de forma predeterminada, cualquier correo de dos años o más «desaparecerá» de su bandeja de entrada y de la carpeta Elementos eliminados. Sin embargo, no hay necesidad de preocuparse. Aunque aparentemente falta, el correo electrónico simplemente se ha movido a la bandeja de entrada de Archivos. Una bandeja de entrada de archivos personales aparece como un buzón independiente en Outlook, como se muestra a continuación.

Como resultado, es una buena idea buscar en la bandeja de entrada de archivos, si está presente al buscar mensajes antiguos.

Otra configuración a verificar es la que elimina el correo electrónico cuando se cierra Outlook. Acceda a esta configuración en Outlook haciendo clic en «Archivo», luego en «Opciones» y finalmente en «Avanzado» para mostrar esta ventana:

Si está habilitado, Outlook vacía los Elementos eliminados cuando se cierra. El correo electrónico eliminado se mueve al estado de ‘eliminación suave’, que se cubre a continuación. Tenga en cuenta que con esta configuración, todos los correos electrónicos se eliminarán de forma permanente después de 28 días

Correo electrónico’Borrado suave’

La siguiente etapa del proceso se eliminará de forma suave. El correo electrónico de borrado suave se encuentra en la carpeta de elementos eliminados, pero se recupera fácilmente. A nivel técnico, el correo se elimina localmente de Outlook y se coloca en la carpeta Exchange Online llamada Eliminaciones, que es una subcarpeta de Elementos recuperables. Cualquier contenido de la carpeta Elementos recuperables en Exchange Online se considera, por definición, borrado suave.

Tiene, de forma predeterminada, 14 días para recuperar el correo eliminado por software. El administrador del servicio puede cambiar el período de retención a un máximo de 30 días. Ser conscientes de que esto puede consumir parte de la capacidad de almacenamiento asignada a cada cuenta de usuario y usted podría pagar excedentes.

Cómo los elementos se eliminan por acción suave

Hay tres formas de eliminar por acción suave el correo u otros elementos de Outlook.

1. Eliminar un elemento que ya se encuentra en la carpeta Elementos eliminados. Cuando elimina manualmente algo que ya se encuentra en la carpeta Elementos eliminados, el elemento se elimina de forma suave. Cualquier proceso, manual o de otro tipo que elimine contenido de esta carpeta da lugar a una ‘eliminación suave’

1. Al presionar Mayús + Eliminar en un correo electrónico en su bandeja de entrada de Outlook, aparecerá un cuadro de diálogo que le preguntará si desea eliminar «permanentemente» el correo electrónico. Al hacer clic en Sí, se eliminará el correo electrónico de la carpeta Elementos eliminados, pero solo se realizará una eliminación suave. Aún puede recuperar el artículo si lo hace dentro del período de retención de 14 días.

1. La forma final en que los elementos se pueden eliminar suavemente es mediante el uso de políticas o reglas de Outlook. De forma predeterminada, no hay políticas que eliminen automáticamente el correo de la carpeta Elementos eliminados en Outlook. Sin embargo, los usuarios pueden crear reglas que ‘permanentemente’ (eliminar suavemente) el correo electrónico. Si está solucionando problemas de correo electrónico faltante, haga que el usuario verifique las reglas como se muestra a continuación. Puede hacer clic en Reglas en el menú de inicio y examinar las reglas creadas en el Asistente de reglas que se muestra a continuación.

Tenga en cuenta que la advertencia es un poco engañosa, ya que la acción de la regla eliminará el correo electrónico en forma suave, lo que, como ya se ha indicado, no es una eliminación permanente inmediata.

Recuperación de correo eliminado por software

Puede recuperar correo eliminado por software directamente en Outlook. Asegúrese de que la carpeta Elementos eliminados esté seleccionada, luego busque «Recuperar elementos eliminados recientemente de esta carpeta» en la parte superior de la columna de correo, o la acción «Recuperar elementos eliminados del servidor» en la barra de menú de Inicio.

Al hacer clic en el enlace Recuperar elementos, se abre la ventana Recuperar elementos eliminados.

Haga clic en los elementos que desea recuperar o Seleccione Todos y haga clic en Aceptar.

NOTA: El correo electrónico recuperado vuelve a la carpeta Elementos eliminados. Asegúrate de moverlo a tu bandeja de entrada.

Si el correo electrónico que estás buscando no aparece en la lista, podría haber pasado a la siguiente etapa: «Eliminado por completo».’

Mientras que los usuarios pueden recuperar el correo electrónico eliminado en modo suave, los administradores también pueden recuperar el correo electrónico eliminado en su nombre utilizando el proceso de recuperación de correo electrónico «eliminado en modo duro» que se describe a continuación (que funciona tanto para las eliminaciones en modo duro como en modo suave). Además, Microsoft ha creado dos comandos de PowerShell muy útiles en este proceso para aquellos que prefieren crear scripts para las tareas. Puede usar los cmdlets Get-RecoverableItems y Restore-RecoverableItems para buscar y restaurar correos electrónicos eliminados por software.

Correo electrónico eliminado en disco duro

La siguiente etapa para la eliminación es «Eliminación en disco duro».»Técnicamente, los elementos se eliminan de forma definitiva cuando los elementos se mueven de la carpeta Recuperable a la carpeta Purgas en Exchange online. Los administradores pueden recuperar elementos de la carpeta con el período de recuperación establecido por la directiva, que oscila entre 14 (el valor predeterminado) y 30 (el máximo). Puede extender la retención más allá de 30 días colocando una retención legal o de litigio en el artículo o buzón.

Cómo se eliminan los elementos

Hay dos maneras de eliminar el contenido.

1. Mediante la directiva, el correo electrónico eliminado en forma suave se mueve a la etapa eliminada en forma dura cuando expira el período de retención.
2. Los usuarios pueden eliminar el correo manualmente seleccionando la opción Purgar en la ventana Recuperar elementos eliminados que se muestra arriba. (De nuevo, elegir ‘eliminar permanentemente’ el correo con Mayús + Supr, resulta en una eliminación suave, no una eliminación dura.)

Recuperación de correo eliminado en disco duro

Una vez que el correo electrónico entra en la etapa de eliminación en disco duro, los usuarios ya no pueden recuperar el contenido. Solo los administradores de servicio con los privilegios adecuados pueden iniciar la recuperación, y ningún administrador tiene esos privilegios de forma predeterminada, ni siquiera el administrador global. El administrador global tiene el derecho de asignar privilegios para que pueda darse a sí mismo (o a otros) los derechos necesarios. La privacidad es una preocupación aquí, ya que los administradores con estos privilegios pueden buscar y exportar el correo electrónico de un usuario.

La documentación en línea de Microsoft Recuperar elementos eliminados en el buzón de correo de un usuario detalla las instrucciones paso a paso para recuperar contenido eliminado. El proceso es un poco complicado en comparación con otras tareas administrativas. A modo de resumen, el administrador:

1. Asigne los permisos necesarios
2. Busque en la bandeja de entrada el correo electrónico que falta
3. Copie los resultados en un buzón de detección donde pueda ver el correo en la carpeta Purgada (opcional).
4. Exporte los resultados a un archivo PST.
5. Importe el PST a Outlook en el sistema del usuario y localice el correo electrónico faltante en la carpeta Purgada

Recuperación de última oportunidad

Una vez que los elementos eliminados de forma rígida se purgan, ya no se pueden detectar por ningún método por parte de los usuarios o administradores. Debe considerar que la recuperación de dicho contenido es poco probable. Dicho esto, si el correo electrónico que está buscando no se puede recuperar mediante ninguno de los métodos anteriores, puede abrir un ticket con soporte de Microsoft 365. En algunas circunstancias, es posible que puedan encontrar el correo electrónico que se ha purgado pero que aún no se ha sobrescrito. Pueden o no estar dispuestos a buscar el correo electrónico, pero preguntar no puede hacer daño, y ha sucedido.

¿Qué hay de usar Outlook para respaldar el correo electrónico?

Outlook permite a un usuario exportar correo electrónico a un archivo PST. Para hacer esto, haga clic en » Archivo «en el menú principal de Outlook, luego en» Importar & Exportar » como se muestra a continuación.

Puede especificar lo que desea exportar e incluso proteger el archivo con una contraseña.

Aunque es útil de vez en cuando, un plan de copia de seguridad que depende de que los usuarios exporten contenido manualmente a un archivo local no se escala y no es fiable. En consecuencia, no confíe en esto como una posible solución de copia de seguridad y recuperación.

Estrategias alternativas

Después de leer esto, puede que estés pensando: «¿no hay una manera más fácil?»Un servicio como Altaro Office 365 Backup le permite recuperarse de instantáneas puntuales de una bandeja de entrada u otro contenido de Microsoft 365. Tener un servicio como este cuando recibe una llamada urgente para recuperar un correo de hace un mes puede salvarle la vida.

Resumen

Los usuarios pueden recuperar la mayoría de los correos electrónicos eliminados sin la intervención del administrador. A menudo, el correo electrónico eliminado simplemente se encuentra en la carpeta eliminada hasta que se borra manualmente. Cuando esto ocurre, el correo electrónico entra en la «etapa de eliminación suave» y el usuario lo restaura fácilmente en un plazo de 14 días. Después de este período, el elemento entra en el estado «borrado duro». Un administrador de servicio puede recuperar elementos eliminados en la ventana de recuperación. Después del estado de borrado duro, el correo electrónico debe considerarse no recuperable. Se pueden aplicar directivas para ampliar los tiempos de retención de correo eliminado en cualquier estado. Si bien los administradores pueden llegar lejos con las herramientas de administración basadas en la web, todo el proceso de recuperación se puede programar con PowerShell para personalizar y escalar proyectos más grandes o proporcionar una detección detallada. Siempre es una gran idea utilizar una solución de copia de seguridad diseñada para Microsoft 365, como la copia de seguridad Altaro Office 365.