dette indlæg er en del af vores serie, der dækker alt det grundlæggende, du har brug for for at oprette eller opdatere dit børnepasningsprograms administrative papirarbejde. Læs mere på 7 Børnepasningsformularer, du har brug for for at drive en bedre forretning.
de børnepasningsformer, du bruger hver dag i dit tidlige barndomsuddannelsesprogram, er ofte så enkle, at du let kan overse deres potentiale for forbedring. Tag for eksempel logonark til børnepasning. Daglige fremmøde ark spiller en afgørende rolle i både regnskab for opholdssted for børn i din pleje, og for at indsamle nøjagtige fremmøde data til licens, journalføring, og fakturering formål.
ved at optimere dit børnepasningscenter eller førskolens check-in-oplevelse kan du gøre tingene lettere for forældre og personale både under den hektiske check-in-tid, og når du gennemgår et barns deltagelse. Dette vil spare din børnepasning business tid, penge og frustration over hele linjen.
lad os tage et kig på fordele og ulemper ved traditionelle børnepasning log-in metoder, og udforske fordelene ved at flytte til en mere moderne, digital løsning til børn check-in og fremmøde sporing.
traditionelle pen-og-papir-logonark
logonark til børnepasning er typisk struktureret på to måder: enten har hvert barn deres eget indtjekningsark, der registrerer deres bevægelser i løbet af ugen, eller alle børns opholdssted noteres på et nyt ark hver uge. Begge har fordele og ulemper at overveje, før du vælger den metode, der passer til dit program.
Loginark pr.barn
fordele:
med denne metode gemmes alle et barns tilstedeværelsesoplysninger et sted. Du behøver ikke at krydshenvise en hel klasseliste for at tabulere, hvilke dage eller hvor mange sessioner et barn har deltaget i. Hvis du fakturerer forældre baseret på hvor mange dage et barn kommer til din børnepasning eller daginstitution, eller hvis du har et tillæg for visse aktiviteter, kan deltagelsesark efter barn gøre det nemt at beregne fakturaer.
et barns personlige tilmeldingsark giver også forældrene et kortfattet overblik over deres fremmøde og afleveringstider, og oplysningerne forbliver relativt fortrolige.
ulemper:
at give hvert barn deres eget deltagelsesark kan gøre aflevering og afhentning mere hektisk for forældre, der skal finde det rigtige stykke papir at logge ind på. Det er også mere for personalet at holde styr på og mere at gemme og arkivere.
denne metode gør det også vanskeligere at beregne den samlede deltagelse, da du er nødt til at konsultere hvert barns tilstedeværelsesrekord for at nå en gruppe i alt. Dette kan gøre tilføje op business indtægter og udgifter mere tidskrævende, samt. 
log-in Ark om ugen
fordele:
at have et loginark om ugen er meget mindre papir for Personale og forældre at håndtere ved drop-off. Det kan forenkle din førskole eller børnepasning center morgen procedurer og reducere nogle af log-in kaos.
det er også lettere på din bundlinje at udskrive et logonark om ugen i stedet for at udskrive separate ark til hvert barn. Brug af et ark om ugen vil også tage meget mindre lagerplads i dit center.
sporing af børns deltagelse efter uge gør det nemt at arbejde med dine ugentlige eller månedlige fremmøde og se, hvem der deltog i hvilke aktiviteter, hvilket er praktisk til beregning af ugentlige eller månedlige omkostninger og udgifter.
ulemper:
hvis du har delt deltagelse i dit børnepasningscenter efter ugedage — såsom en M/M/F — gruppe og en tu/TH-gruppe-skal du udskrive mere end et deltagelsesark hver mandag morgen. Hvis du har en mere fleksibel daglig tidsplan, kan et ugentligt ark muligvis ikke rumme dette.
derudover er det sværere at se et barns deltagelse med et øjeblik.
papirlogonark er ikke en løsning, der passer til alle. Det, du vælger at bruge, afhænger af, hvordan dit børnepasningscenter kører, hvor mange børn du har, og hvordan din planlægnings-og faktureringspraksis ser ud.
digitale logonark: det bedste fra begge verdener
digitale logonløsninger giver familier mulighed for at logge ind hurtigt og sikkert, og giver dig og dit børnepasningscenter mulighed for at se disse oplysninger efter barn, klasseværelse eller tid. Og de bedste nyheder? Digitale loginark er lettere for forældre at bruge end papirformularer.
med digitale logonark kan forældre bruge en app til at underskrive deres børn i børnepasning. Hvert indskrevet barn vil være i dit digitale system, og forældre kan vælge deres barns billede på din digitale enhed. De underskriver derefter enten digitalt deres underskrift, ligesom at underskrive en e-kvittering på en kreditkortskærm, eller kan bruge en unik firecifret adgangskode til sikkert at markere deres børn som afleveret eller afhentet.
når du er klar til at se på dine tilstedeværelsesdata for at beregne regninger eller kontrollere forsinkelse eller sene afhentninger, kan du hurtigt køre en indtjekningsrapport, der giver dig mulighed for at sortere disse data.
du behøver heller ikke bekymre dig om opbevaring — alle dine indtjekningsdata gemmes i skyen for nem adgang, når du har brug for dem, ingen arkivskabe kræves. Dette vil spare dig administrative omkostninger af papir, blæk og opbevaring, og gør recordkeeping en leg. 
en af de mest bekvemme funktioner ved at bruge et digitalt loginsystem er muligheden for at integrere deltagelse med dit børnepasningsfaktureringssystem. I stedet for at tælle manuelt antallet af sessioner, et barn har deltaget i, eller hvilke dage de deltog, kan du automatisk generere en faktura baseret på, hvad der er logget ind i dit digitale loginsystem.
vi anbefaler seriøst at overveje en digital børnepasningsløsning på grund af denne fleksibilitet. Konfigurationsindstillingerne og automatisk rapportering af elektronisk login sparer dig og dine medarbejdere tid både ved indtjekning, og når det er tid til at se på dine poster til fakturering, tilmelding, eller forberedelse til et forældremøde.
Digital login er lige så sikker som papirlogon, fordi hver forælder har en unik kode til at kontrollere, hvem de er. Dette betyder, at forældre nemt kan komme ind og ud under aflevering uden at skulle vente på, at personalet fører tilsyn med indtjekningsprocessen. Drop-off er en hektisk tid, og at give forældre mulighed for at underskrive deres børn frigør personale til at bevæge sig efter behov og hjælpe børn med at blive klar til deres dag. Personalet kan stadig hilse på forældre og byde børn velkommen – bare uden ansvar for at underskrive alle.
med lyshjul kan du også bruge en funktion til scanning af kode, hvor forældre bruger deres egen enhed til at scanne en kode i dit center for hurtigt og sikkert at logge deres barn ind. Forældre kan scanne for at tjekke deres barn ind, tilføje noter og endda logge på flere børn på en gang.
forenkle Logon for succes
digitale logonsystemer Minimer din check-in indsats og maksimere din evne til at arbejde med daglige fremmøde data. Denne tilgang til børnepasning log-in og log-out er en fantastisk måde at reducere friktion på hektiske tider og samtidig opretholde en sikker proces til at styre at tage fremmøde hver dag. Når det kommer til fakturering, fremmøde optegnelser, og beregning af omkostninger, digitale systemer gøre broderparten af admin for dig.
hvis du vælger at bruge papirlogon, skal du tænke grundigt over, om et ugentligt logonark eller et logonark for hvert barn fungerer bedst. Du kan tjekke vores gratis skabeloner til ugentlige ark og ark til hvert barn og beslutte, hvad der er bedst for dig!
yderligere læsning:
- 8 måder Child Care Management hjælper din bundlinje
- Guide til at få forældre involveret i førskole
- Essential Guide til Child Check-In programmel