Restaurant Inventory Management: Kostenlose Vorlage & Tipps

Wir werden vermuten, dass Sie Ihr Restaurant eröffnet haben, um gutes Essen für großartige Leute zu kochen.

Sie haben Ihr Restaurant wahrscheinlich nicht eröffnet, weil Sie Zeit hinter einem Computer verbringen wollten, der mit Tabellenkalkulationen hantiert.

Bestandsverwaltung ist nicht der glamouröseste Teil eines Restaurantbesitzes, aber ein wesentlicher Bestandteil eines nachhaltigen und profitablen Geschäfts. Restaurants scheitern in erster Linie an schlecht verwalteten Kosten, und die Verwaltung Ihrer Einnahmen beginnt mit der Verwaltung Ihres Inventars.

Und seien wir ehrlich – angesichts des Anstiegs des Mindestlohns, der sich in absehbarer Zeit nicht zu verlangsamen scheint, müssen Ihre Kostenmanagementstrategien angepasst werden.

Aber wir verstehen es, die Bestandsverwaltung ist mühsam und langweilig. Während wir die Bestandsverwaltung wahrscheinlich nicht zum Spaß machen können, können wir die richtigen Tools und Systeme empfehlen, um einige der Schmerzen zu lindern.

Am Ende dieses Artikels erfahren Sie, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern, Tabellenkalkulationen und Technologien das Restaurantinventar auf schnellste und effizienteste Weise erfassen können. Wenn Sie also das nächste Mal Inventur machen müssen (was sehr, sehr bald sein sollte), scheint es vielleicht nicht so schlimm zu sein.

Warum Sie sich um die Bestandsverwaltung kümmern sollten

Ohne eine effektive Bestandsverwaltung ist es unmöglich, den Warenfluss im Auge zu behalten.

Unsachgemäße Bestandsverwaltung kann zu:

• Lebensmittelverschwendung
• Unzufriedenheit der Kunden
• Missmanagement des Budgets
• Diebstahl

Die USA. Die Environmental Protection Agency stellte fest, dass zwischen 4% und 10% der von Food-Service-Betrieben gekauften Lebensmittel vor dem Erreichen des Tellers weggeworfen werden.

Eine schlechte Bestandsverwaltung führt auch zu einem schlechten Kundenservice – denn nichts ist schlimmer als ein unerfülltes Verlangen nach Nahrung aufgrund eines 86%igen Artikels. Und wenn diese eine Enttäuschung eine zweite Enttäuschung wird, dann eine dritte … dieser Kunde wird aufhören, in Ihr Restaurant zu gehen, und vielleicht sagen Sie ihren Freunden, dass sie auch nicht vorbeischauen sollen.

Laut einem Bericht verlieren Unternehmen 62 Milliarden Dollar pro Jahr durch schlechten Kundenservice.

Wenn es um internen Diebstahl geht, sind die Statistiken düster: 75% bis 85% aller Restaurantdiebstähle werden von Mitarbeitern begangen, was einem Verlust von bis zu 6 Millionen US-Dollar für US-Restaurants und 4% des Restaurantumsatzes entspricht.

Schrumpfung (Alkoholverlust durch Verschütten oder Verschwendung) kann auch einen erheblichen Teil Ihres Gewinns ausmachen: 23% bei Alkohol und Fassbier, etwa 10% bei Wein und 2% bei Flaschenbier.

Es ist also an der Zeit, sich um eine präzise Bestandsverwaltung zu kümmern, denn das Überleben Ihres Restaurants hängt buchstäblich davon ab.

So führen Sie in fünf Schritten ein Restaurantinventar durch

Nun stellt sich die Frage: Wie führt man ein Inventar in einem Restaurant durch?

Befolgen Sie diese fünf Schritte für eine genaue Bestandsverwaltung.

1) Reinigen und organisieren Sie Ihre Lagerregale.

Wenn Ihr Lagerraum eine Katastrophe ist, bereiten Sie sich auf ein Scheitern vor. Ein unordentlicher Lagerraum führt zu:

• Personalfrust
• Doppelzählung
• Überbestellung von Artikeln, die während der Zählung verpasst wurden – also unnötige Kosten

Räumen Sie Ihren Lagerraum auf und organisieren Sie Ihre Artikel, bevor Sie Inventur machen. Hier sind einige Raumorganisationsstrategien, die Sie beachten sollten:

• Wenn Ihr Lagerraum überfüllt ist, bestellen Sie mehr Regale, um zu vermeiden, dass sich Waren auf dem Boden stapeln.
• Gruppieren Sie Artikel nach Lebensmittelkategorien, also Milchprodukte mit Milchprodukten und Fleisch mit Fleisch.
• Fügen Sie Ihren Regalen Etiketten hinzu, damit Ihre Inventarisierer nicht verwirrt werden, insbesondere wenn Ihre Gerichte ähnliche Zutaten enthalten. (Achtung: Etiketten erleichtern das Sortieren von Sendungen bei ihrer Ankunft oder das Auffinden von Zutaten während eines geschäftigen Dienstes.)
• Wenn Sie Etiketten an einem Regal anbringen, fügen Sie Pfeile hinzu, die angeben, ob sich der Artikel im Regal darüber oder darunter befindet.
• Erstellen Sie für jeden Artikel eine eindeutige Inventar-ID. Verwenden Sie diese ID, um Ihre Artikel in einer Tabelle oder einer Software zu kennzeichnen, damit Sie einfacher nach Artikeln suchen oder Ihre Inventardaten migrieren können.

Obwohl dies nach Overkill klingt, versichern wir Ihnen, dass dies nicht der Fall ist. Diese Strategien werden Ihr Leben viel einfacher machen, wenn es Zeit ist, Ihr Inventar zu zählen.

2) Erstellen Sie einen Zeitplan und stellen Sie ein Team zusammen.

Entscheiden Sie, wie oft Sie inventarisieren möchten. Für einige Gegenstände, wie Alkohol, werden Sie wahrscheinlich jede Nacht Inventar machen wollen. Für andere Gegenstände ist einmal pro Woche wahrscheinlich genug.

Sie sollten eine Bestandsaufnahme durchführen, bevor Sie neue Bestellungen aufgeben, damit Sie am Ende kein Geld für Artikel ausgeben, die Sie bereits haben.

Sobald Sie einen Zeitplan erstellt haben, stellen Sie Ihr Team zusammen. Wählen Sie zwei Personen, die immer für das Zählen des Inventars verantwortlich sind. Es sollten dieselben Personen sein, die für den Empfang von Bestellungen verantwortlich sind, damit sie bereits mit Ihren Lagervorgängen vertraut sind.

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihrem Team mitzuteilen, dass ein gutes Bestandsmanagement einen besseren Cashflow und eine stärkere finanzielle Position für das Restaurant bedeutet – was für sie zu einer besseren Arbeitsplatzsicherheit führt.

Sobald Sie Ihr Inventarteam zusammengestellt haben, planen Sie Ihr Inventar für denselben Tag zur selben Zeit. Konsistenz führt zu gesunden Gewohnheiten – und sauberen Daten, auf die Sie sich verlassen können, wenn Sie Ihre Kosten für verkaufte Waren (CoGS) berechnen und Ihr Budget verwalten.

3) Erstellen Sie eine Inventarblattvorlage.

Sie möchten eine Kombination aus Software und Tabellenkalkulationen verwenden, um Ihr Inventar zu verwalten.

Sie sollten sich Ihre Hauptbestandstabelle als das vorstellen, was Ihre Mitarbeiter verwenden werden, wenn sie Inventur machen. Anschließend geben Sie Informationen aus Ihrer Tabelle in Ihre POS-Software ein, damit Sie Ihre Lagerbestände verwalten und die Lagerkosten analysieren können.

So richten Sie Ihre Tabellenkalkulationsvorlage für das Master-Inventar nach Feldern ein:

• Inventar-ID
• Zeitraum (ex. wöchentlich: November 19-26)
• Lebensmittelkategorie (ex. fleisch & Geflügel, Milchprodukte, Erzeugnisse)
• Artikelname, der in der jeweiligen Lebensmittelkategorie zu leben hat
• Maßeinheit (Bsp. lb., oz.)
• Stückkosten: die Kosten für eine Maßeinheit der Zutat
• Menge auf Lager: die aktuelle Anzahl der Einheiten für jede Zutat in Ihrem Restaurant
• Inventarwert: Die Zahl, die Sie erhalten, wenn Sie Ihre Stückkosten mit Ihrer Menge auf Lager multiplizieren
• Gesamtinventarwert: Alle Inventarwertpositionen, addiert

Inventar-ID

Ihre Inventar-ID verhindert Berichtsschwächen, die durch inkonsistente / ähnliche Namenskonventionen verursacht werden. Sie können beispielsweise verschiedene Rindfleischsorten kaufen, und die Verwendung einer Inventar-ID für jeden Typ verhindert Verwirrung und hält Ihre Daten sauber.

Artikelname

Denken Sie daran, hier genau zu sein, insbesondere wenn Sie Variationen desselben Produkts bestellen. Während Sie sich auf Ihre Inventar-ID für die Spezifität verlassen können, möchten Sie immer noch mit Ihrem Artikelnamen klar sein, um Ihrer Mitarbeiter willen, die Inventar nehmen.

Maßeinheit

Natürlich werden Sie Brot nicht so messen, wie Sie Mayonnaise messen. Also, wenn Sie Hackfleisch nach Pfund bestellen, Fügen Sie „lb“ unter Ihrer Maßeinheit hinzu.

Halten Sie sich immer an die Maßeinheit, in der Sie ein Produkt bestellen. Zum Beispiel bestellen Sie Servietten nicht nach der Anzahl der Servietten, sondern nach Serviettenschachteln.

Stückkosten

Sobald Sie Ihre Maßeinheit festgelegt haben, geben Sie die Kosten für jede Einheit ein. Achten Sie auf Kostenschwankungen Ihrer Lieferanten, da Sie Ihre Kosten pro Einheit in Ihrer Stammbestandstabelle aktualisieren möchten, wenn sich die Kosten ändern.

Menge auf Lager

Ihre Menge auf Lager ist Ihre Inventarzahl. Wenn Sie 20 Schachteln Servietten für fünf Dollar pro Schachtel bestellt haben, aber am Inventartag 18 Schachteln haben, ist 18 die Zahl, die hier berücksichtigt werden sollte.

Inventarwert

Hier kommt alles zusammen: Um Ihren Inventarwert pro Artikel zu ermitteln, multiplizieren Sie Ihre Kosten pro Einheit mit Ihrer Lagermenge. Zum Beispiel wissen Sie, dass Sie 18 Schachteln Servietten haben und dass jede Schachtel fünf Dollar kostet. Multiplizieren Sie 18 mit 5 für einen Gesamtinventarwert von 90 USD.

Ihre Hauptbestandstabelle ist das, was Ihre Mitarbeiter ausfüllen, wenn sie eine Bestandsaufnahme vornehmen. Nachdem sie Ihr Inventar gezählt haben, möchten Sie diese Zahlen jedoch verwenden, um Ihr Menüinventar und Ihre Lebensmittelkosten zu informieren und zu validieren. Dann können Sie Technologie einsetzen, um Berichte über niedrige Lagerbestände und den Verbrauch von Zutaten zu erstellen.

4) Erstellen Sie Ihre Tabelle zum Verbrauch des Restaurantinventars.

In Ihrer Tabelle zum Bestandsverbrauch erfahren Sie, wie viel Lebensmittel Sie verschwenden, wie viel Artikel Sie pro Tag verwenden und wie viel Sie letztendlich für Inventar ausgeben.

Wenn Sie den Bestandsverbrauch täglich verfolgen, verfolgen Sie den Warenfluss, der Ihr Restaurant verlässt, sei es, weil er gekauft oder verschwendet wurde. Wenn Sie das Inventar auf diese Weise verfolgen, können Sie mit Ihren Nachbestellungsbeträgen präzise sein und Kosten sparen.

Hier ist, was Sie in Ihrer Bestandsverbrauchstabelle verfolgen werden:

• Inventar-ID
• Zutat
• Maßeinheit
• Kosten pro Zutateneinheit
• Verwendete Menge
• Gesamtkosten
• Startbestand
• Endbestand
• Täglicher Verbrauch rate
• Abfallmenge
• Abfallkosten
• Gesamtanpassungsmenge

Sobald Sie mit der Verfolgung Ihrer täglichen Verbrauchsrate beginnen, können Sie den Nachbestellungsgrad für jeden Artikel mit größter Präzision bestimmen.

Ihre Nachbestellungsstufe sagt Ihnen, wann Sie mehr von einem bestimmten Artikel bestellen müssen. Auch bekannt als Ihr „Reorder Point“, ist Ihr Reorder Level keine Zahl, die Sie aus dem Nichts ziehen – stattdessen können Sie eine Formel verwenden:

Lead time demand + safety stock = Reorder level

Um es weiter aufzuschlüsseln, können Sie Ihre Vorlaufzeitnachfrage mit dieser Formel finden:

Vorlaufzeit x durchschnittlicher täglicher Verkaufsbetrag = Vorlaufzeitnachfrage

Ihre Vorlaufzeit beträgt wie lange es dauert, eine Sendung nach einer Bestellung zu erhalten. Überprüfen Sie für Ihren durchschnittlichen täglichen Umsatz Ihre Bestandsverbrauchstabelle: es ist Ihre tägliche Verbrauchsrate multipliziert mit Ihren Kosten pro Zutateneinheit (unter „Gesamtkosten“).

Oder verwenden Sie einfach Ihren POS, um Ihren durchschnittlichen Tagesumsatz zu ermitteln. Wir versprechen, das ist einfacher.

Sobald Sie Ihre Vorlaufzeit berechnet und Ihren täglichen Gebrauch verstanden haben, verwenden Sie diese Formel, um Ihren Sicherheitsbestand zu berechnen.

(Maximaler täglicher Verbrauch x maximale Vorlaufzeit in Tagen) – (Durchschnittlicher täglicher Verbrauch x Durchschnittliche Vorlaufzeit in Tagen)

Und so berechnen Sie Ihren Nachbestellpunkt.

Sobald Sie Ihren Nachbestellpunkt erreicht haben, ist Ihre Nachbestellmenge die Menge an Produkt, die Sie kaufen, um sich mit Ihrer Lagerposition wohl zu fühlen. Geben Sie diese Nummer in Ihre Hauptbestandstabelle ein, damit Ihre Bestandsmitarbeiter wissen, wie viel Sie bestellen müssen, sobald ein Artikel seine Neuordnungsstufe erreicht hat.

5) Verwenden Sie Ihren POS, um Inventarprozesse zu automatisieren.

Für einige Gastronomen sind all diese Informationen ermutigend.

Für andere ist es ein überwältigender Albtraum.

Die gute Nachricht ist, dass die Bestandsverwaltungstechnologie über Ihren POS in der Lage sein sollte, einige dieser wichtigen Details für Sie zu handhaben.

Bedeutet dies, dass Sie Ihre Tabelle ablegen müssen?

Überhaupt nicht. Weil Ihre Tabellenkalkulationen ziemlich gut funktionieren können, um Ihre POS-Daten zu informieren, was die Bestandsverwaltung auf eine Weise glättet, die nicht alle Ihre Prozesse stört.

Stellen Sie sich Ihre Tabellenkalkulationen als Daten vor, die Sie in Ihren POS eingeben können, um sie auf alle möglichen Arten zu manipulieren, die Ihrem Unternehmen helfen können.

Daten sind die Zukunft des Geschäfts. Erfolgreiche Gastronomen wissen, wie sie Daten nutzen können, um ihr Geschäft besser und effizienter zu gestalten. Erwägen Sie also, in einen POS zu investieren, der die Bestandsverfolgung übernimmt, damit Sie sich überhaupt nicht so sehr auf Tabellenkalkulationen verlassen müssen.

Inventory Tracking ist leicht einer der wichtigsten Aspekte des Besitzes eines Restaurants. So viele Restaurants scheitern, weil sie nicht halten genaue Zählungen ihres Inventars, vor allem für High-Volume-Verkäufer wie Alkohol.

Wenn Sie sich um nichts anderes kümmern, achten Sie auf Ihr Inventar. Wir geben Ihnen die volle Erlaubnis, so pingelig und neurotisch wie möglich über Ihr Inventar zu sein – weil es den Unterschied zwischen über Wasser bleiben oder aus dem Geschäft bedeuten könnte.

von

Tiffany Regaudie

Tiffany war die Content Marketing Managerin bei TouchBistro, wo sie Wissen mit Gastronomen teilte, wie sie ihr Geschäft führen können. Sie liebt es, die Welt zu bereisen und Gemeinschaften durch gutes Essen kennenzulernen.