So stellen Sie gelöschte E-Mails in Microsoft wieder her 365

Wenn der CEO feststellt, dass er vor drei Wochen einen wichtigen E-Mail-Thread gelöscht hat, wird die Wiederherstellung von E-Mails plötzlich zu einer dringenden Aufgabe. Sicher, Sie können im Ordner Gelöschte Objekte in Outlook suchen, aber darüber hinaus, wie können Sie wiederherstellen, was „permanent“ gelöscht wurde? In diesem Artikel, Wir überprüfen, wie Sie den Tag retten können, indem Sie angeblich nicht wiederherstellbare E-Mails aus dem großen Jenseits zurückbringen.

Wiederherstellung gelöschter E-Mails in Microsoft und Office 365

E-Mail-Wiederherstellung für Outlook in Exchange Online über Microsoft und Office kann so einfach sein wie das Ziehen und Ablegen der eigensinnigen E-Mail aus dem Ordner Gelöschte Elemente in Ihren Posteingang. Aber was tun Sie, wenn Sie die E-Mail, die Sie wiederherstellen möchten, nicht finden können?

Schauen wir uns zunächst an, wie die E-Mail-Wiederherstellung in Microsoft 365 strukturiert ist. Hier gibt es nur wenige Schichten mehr, als Sie vielleicht denken! In Microsoft 365 können gelöschte E-Mails in einem von drei Status sein: Gelöscht, Soft-Deleted oder Hard-Deleted. Die Art und Weise, wie Sie E-Mails wiederherstellen, und wie lange Sie dies tun müssen, hängt vom Löschstatus der E-Mail und der geltenden Aufbewahrungsrichtlinie ab.

Lassen Sie uns die folgende Grafik durchgehen und darüber sprechen, wie E-Mails von einem Zustand in einen anderen gelangen, die Standardrichtlinien, wie gelöschte E-Mails in jedem Zustand wiederhergestellt werden können, und ein paar Tipps auf dem Weg.

Elemente vs. E-Mail

Outlook dreht sich alles um E-Mails, enthält jedoch auch Aufgaben, Kontakte, Kalenderereignisse und andere Arten von Informationen. Sie können beispielsweise Kalendereinträge löschen und möglicherweise aufgefordert werden, sie wiederherzustellen, genau wie E-Mails. Aus diesem Grund wird der Ordner für gelöschte Inhalte als „Gelöschte Elemente“ bezeichnet.“ Auch bei der Diskussion von Löschungen und Wiederherstellungen ist es üblich, auf „Elemente“ zu verweisen, anstatt die Diskussion nur auf E-Mails zu beschränken.

Richtlinie

Verschiedene Regeln steuern die Aufbewahrungsfrist für Elemente in den verschiedenen Löschzuständen. Eine Richtlinie ist eine automatisch angewendete Aktion, die eine Regel in Bezug auf Dienste erzwingt. Microsoft 365 bietet Hunderte von Richtlinien, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Aufbewahrungsrichtlinien.

‚Gelöschte Elemente‘ E-Mail

Wenn Sie die Entf-Taste in einer E-Mail in Outlook drücken, wird sie in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben. Diese E-Mail befindet sich jetzt im Status „Gelöscht“, was einfach bedeutet, dass sie in den Ordner „Gelöschte Objekte“ verschoben wurde. Wie lange speichert Outlook gelöschte E-Mails? Standardmäßig – für immer! Sie können Ihre gelöschten E-Mails mit nur einem Drag & Drop in Ihren Posteingang wiederherstellen. Fertig!

Wenn Sie die E-Mail im Ordner Gelöschte Elemente nicht finden können, überprüfen Sie, ob der Ordner Gelöschte Elemente ausgewählt ist, und scrollen Sie dann zum Ende der E-Mail-Liste. Suchen Sie nach der folgenden Meldung:

Wenn die obige Meldung angezeigt wird, behalten Ihre Cache-Einstellungen möglicherweise nur einen Teil des Inhalts in Outlook und den Rest in der Cloud. Der Cache hilft dabei, die Postfachgrößen auf Ihrer Festplatte niedriger zu halten, was wiederum die Such- und Ladezeiten beschleunigt. Klicken Sie auf den Link, um die fehlenden Nachrichten herunterzuladen.

Aber ich habe es nicht gelöscht!

Wenn Sie Inhalte in den gelöschten Elementen finden und sicher sind, dass Sie sie nicht gelöscht haben, haben Sie möglicherweise Recht! Administratoren können die Microsoft 365-Richtlinie so festlegen, dass alte Posteingangsinhalte automatisch gelöscht werden.

Mail kann auf andere Weise ‚verschwinden‘. Einige Unternehmen aktivieren ein persönliches Archivpostfach für Benutzer. Wenn diese Option aktiviert ist, werden E-Mails, die zwei Jahre oder älter sind, standardmäßig aus Ihrem Posteingang und dem Ordner „Gelöschte Objekte“ „ausgeblendet“. Es besteht jedoch kein Grund zur Sorge. Während anscheinend fehlt, Die E-Mail wurde einfach in den Archiv-Posteingang verschoben. Ein Posteingang für persönliche Archive wird in Outlook als eigenständiges Postfach angezeigt (siehe unten).

Daher ist es eine gute Idee, den Archiv-Posteingang zu durchsuchen, wenn er bei der Suche nach älteren Nachrichten vorhanden ist.

Eine andere zu überprüfende Einstellung löscht E-Mails, wenn Outlook geschlossen wird. Greifen Sie in Outlook auf diese Einstellung zu, indem Sie auf „Datei“, dann auf „Optionen“ und schließlich auf „Erweitert“ klicken, um dieses Fenster anzuzeigen:

Wenn diese Option aktiviert ist, leert Outlook die gelöschten Elemente, wenn sie geschlossen werden. Die gelöschte E-Mail wechselt dann in den Status ‚Soft-Delete‘, der als nächstes behandelt wird. Beachten Sie, dass mit dieser Einstellung alle E-Mails nach 28 Tagen dauerhaft gelöscht werden

‚Soft-Deleted‘ E-Mail

Die nächste Stufe im Prozess ist Soft-Deleted. Soft-gelöschte E-Mails befinden sich im Ordner Gelöschte Elemente, können jedoch problemlos wiederhergestellt werden. Auf technischer Ebene wird die E-Mail lokal aus Outlook gelöscht und im Exchange Online-Ordner Deletions abgelegt, einem Unterordner mit wiederherstellbaren Elementen. Alle Inhalte im Ordner wiederherstellbare Elemente in Exchange Online gelten per Definition als Soft-Deleted.

Sie haben standardmäßig 14 Tage Zeit, um Soft-gelöschte E-Mails wiederherzustellen. Der Dienstadministrator kann die Aufbewahrungsfrist auf maximal 30 Tage ändern. Beachten Sie, dass dies einen Teil der jedem Benutzerkonto zugewiesenen Speicherkapazität beanspruchen kann und Sie für Überschreitungen in Rechnung gestellt werden können.

So werden Elemente automatisch gelöscht

Es gibt drei Möglichkeiten, E-Mails oder andere Outlook-Elemente automatisch zu löschen.

1. Löschen Sie ein Element, das sich bereits im Ordner Gelöschte Elemente befindet. Wenn Sie etwas manuell löschen, das sich bereits im Ordner Gelöschte Elemente befindet, wird das Element automatisch gelöscht. Jeder manuelle oder sonstige Vorgang, der Inhalte aus diesem Ordner löscht, führt zu einem ‚Soft-Delete‘

1. Durch Drücken von Umschalt + Entf in einer E-Mail in Ihrem Outlook-Posteingang wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die E-Mail „dauerhaft“ löschen möchten. Wenn Sie auf Ja klicken, wird die E-Mail aus dem Ordner Gelöschte Elemente entfernt, es wird jedoch nur ein Soft-Delete ausgeführt. Sie können den Artikel weiterhin wiederherstellen, wenn Sie dies innerhalb der Aufbewahrungsfrist von 14 Tagen tun.

1. Die letzte Möglichkeit, Elemente weich zu löschen, besteht darin, Outlook-Richtlinien oder -Regeln zu verwenden. Standardmäßig gibt es keine Richtlinien, mit denen E-Mails automatisch aus dem Ordner Gelöschte Elemente in Outlook entfernt werden. Benutzer können jedoch Regeln erstellen, die E-Mails dauerhaft (Soft-Delete) löschen. Wenn Sie fehlende E-Mails beheben, lassen Sie den Benutzer wie unten gezeigt nach solchen Regeln suchen. Sie können im Startmenü auf Regeln klicken und alle erstellten Regeln im unten gezeigten Regelassistenten überprüfen.

Beachten Sie, dass die Vorsicht etwas irreführend ist, da die Aktion der Regel die E-Mail sanft löscht, was, wie bereits erwähnt, keine sofortige dauerhafte Löschung darstellt.

Wiederherstellen weich gelöschter E-Mails

Sie können weich gelöschte E-Mails direkt in Outlook wiederherstellen. Stellen Sie sicher, dass der Ordner Gelöschte Elemente ausgewählt ist, und suchen Sie dann oben in der Spalte E-Mail nach „Kürzlich aus diesem Ordner entfernte Elemente wiederherstellen“ oder nach der Aktion „Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen“ in der Startmenüleiste.

Durch Klicken auf den Link Elemente wiederherstellen wird das Fenster Gelöschte Elemente wiederherstellen geöffnet.

Klicken Sie auf die Elemente, die Sie wiederherstellen möchten, oder wählen Sie Alle aus, und klicken Sie auf OK.

HINWEIS: Die wiederhergestellte E-Mail kehrt in den Ordner Gelöschte Objekte zurück. Stellen Sie sicher, dass Sie es in Ihren Posteingang verschieben.

Wenn die gesuchte E-Mail nicht aufgeführt ist, könnte sie zur nächsten Stufe übergegangen sein: ‚Hard-Deleted.‘

Während Benutzer Soft-gelöschte E-Mails wiederherstellen können, können Administratoren auch Soft-gelöschte E-Mails in ihrem Namen wiederherstellen, indem sie den als nächstes beschriebenen ‚Hard-Deleted‘ -E-Mail-Wiederherstellungsprozess verwenden (der sowohl für harte als auch für weiche Löschungen funktioniert). Außerdem hat Microsoft zwei PowerShell-Befehle erstellt, die in diesem Prozess für diejenigen sehr nützlich sind, die die Aufgaben lieber skripten möchten. Sie können die Cmdlets Get-RecoverableItems und Restore-recoverabeitems verwenden, um weich gelöschte E-Mails zu suchen und wiederherzustellen.

Hard-Deleted Email

Die nächste Stufe zum Löschen ist ‚Hard Delete. Technisch gesehen werden Elemente fest gelöscht, wenn Elemente aus dem wiederherstellbaren Ordner in den Bereinigungsordner in Exchange online verschoben werden. Administratoren können weiterhin Elemente im Ordner mit dem von der Richtlinie festgelegten Wiederherstellungszeitraum wiederherstellen, der zwischen 14 (Standard) und 30 (Maximum) liegt. Sie können die Aufbewahrung über 30 Tage hinaus verlängern, indem Sie den Artikel oder die Mailbox rechtlich oder gerichtlich festhalten.

Wie Elemente fest gelöscht werden

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Inhalte fest gelöscht werden.

1. Gemäß Richtlinie werden Soft-Deleted-E-Mails nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in die Hard-Deleted-Phase verschoben.
2. Benutzer können E-Mails manuell löschen, indem sie im oben gezeigten Fenster Gelöschte Objekte wiederherstellen die Option bereinigen auswählen. (Auch hier führt die Wahl, E-Mails mit Umschalt + Entf dauerhaft zu löschen, zu einem Soft-Delete, nicht zu einem Hard-Delete.)

Wiederherstellen fest gelöschter E-Mails

Sobald E-Mails in die Phase des Festlöschens eingetreten sind, können Benutzer den Inhalt nicht mehr wiederherstellen. Nur Dienstadministratoren mit den entsprechenden Berechtigungen können die Wiederherstellung initiieren, und standardmäßig verfügen keine Administratoren über diese Berechtigungen, nicht einmal der globale Administrator. Der globale Administrator hat das Recht, Berechtigungen zuzuweisen, damit er sich selbst (oder anderen) die erforderlichen Rechte erteilen kann. Datenschutz ist hier ein Problem, da Administratoren mit diesen Berechtigungen die E-Mails eines Benutzers suchen und exportieren können.

In der Microsoft-Onlinedokumentation Gelöschte Elemente im Postfach eines Benutzers wiederherstellen werden die schrittweisen Anweisungen zum Wiederherstellen fest gelöschter Inhalte beschrieben. Der Prozess ist im Vergleich zu anderen administrativen Aufgaben etwas chaotisch. Als Übersicht wird der Administrator:

1. Weisen Sie die erforderlichen Berechtigungen zu
2. Durchsuchen Sie den Posteingang nach der fehlenden E-Mail
3. Kopieren Sie die Ergebnisse in ein Erkennungspostfach, in dem Sie E-Mails im gelöschten Ordner anzeigen können (optional).
4. Exportieren Sie die Ergebnisse in eine PST-Datei.
5. Importieren Sie die PST-Datei in Outlook auf dem System des Benutzers und suchen Sie die fehlende E-Mail im gelöschten Ordner

Letzte Chance Wiederherstellung

Sobald fest gelöschte Elemente gelöscht wurden, sind sie für Benutzer oder Administratoren auf keine Weise mehr auffindbar. Sie sollten die Wiederherstellung solcher Inhalte als unwahrscheinlich betrachten. Wenn die gesuchte E-Mail jedoch mit keiner der oben genannten Methoden wiederhergestellt werden kann, können Sie ein Ticket beim Microsoft 365-Support öffnen. Unter bestimmten Umständen können sie die E-Mail finden, die gelöscht, aber noch nicht überschrieben wurde. Sie können oder auch nicht bereit sein, nach der E-Mail zu suchen, aber es kann nicht schaden zu fragen, und es ist passiert.

Was ist mit Outlook zum Sichern von E-Mails?

Outlook erlaubt es einem Benutzer, E-Mails in eine PST-Datei zu exportieren. Klicken Sie dazu im Outlook-Hauptmenü auf „Datei“ und dann wie unten gezeigt auf „Importieren & Exportieren“.

Sie können angeben, was Sie exportieren möchten, und sogar die Datei mit einem Passwort schützen.

Ein Backup-Plan, der davon abhängt, dass Benutzer Inhalte manuell in eine lokale Datei exportieren, ist zwar von Zeit zu Zeit nützlich, aber nicht skalierbar und nicht zuverlässig. Verlassen Sie sich daher nicht auf dies als mögliche Sicherungs- und Wiederherstellungslösung.

Alternative Strategien

Nachdem Sie dies gelesen haben, denken Sie vielleicht: „Gibt es keinen einfacheren Weg?“ Mit einem Dienst wie Altaro Office 365 Backup können Sie sich von Point-in-Time-Snapshots eines Posteingangs oder anderer Microsoft 365-Inhalte erholen. Einen solchen Dienst zu haben, wenn Sie diesen dringenden Anruf erhalten, um eine E-Mail von vor einem Monat wiederherzustellen, kann ein Lebensretter sein.

Zusammenfassung

Benutzer können die meisten gelöschten E-Mails ohne Administratoreingriff wiederherstellen. Gelöschte E-Mails befinden sich häufig einfach im gelöschten Ordner, bis sie manuell gelöscht werden. In diesem Fall tritt die E-Mail in die ‚Soft-Deleted-Phase‘ ein und kann von einem Benutzer innerhalb von 14 Tagen problemlos wiederhergestellt werden. Nach dieser Zeit tritt das Element in den Zustand ‚hard-deleted‘ ein. Ein Dienstadministrator kann fest gelöschte Elemente im Wiederherstellungsfenster wiederherstellen. Nach dem fest gelöschten Zustand sollte die E-Mail als nicht mehr auffindbar betrachtet werden. Richtlinien können angewendet werden, um die Aufbewahrungszeiten gelöschter E-Mails in jedem Bundesstaat zu verlängern. Während Administratoren mit den webbasierten Verwaltungstools weit gehen können, kann der gesamte Wiederherstellungsprozess mit PowerShell skriptgesteuert werden, um größere Projekte anzupassen und zu skalieren oder eine granulare Erkennung bereitzustellen. Es ist immer eine gute Idee, eine für Microsoft 365 entwickelte Sicherungslösung wie Altaro Office 365 Backup zu verwenden.