Gestión de Inventario de restaurantes: Plantillas y Consejos gratuitos

Vamos a adivinar que abrió su restaurante para cocinar excelente comida para excelentes personas.

Probablemente no abriste tu restaurante porque querías pasar tiempo detrás de una computadora jugueteando con hojas de cálculo.

La gestión de inventario no es la parte más glamurosa de ser propietario de un restaurante, pero es una parte vital de dirigir un negocio sostenible y rentable. Los restaurantes fallan principalmente debido a costos mal administrados, y la administración de sus ingresos comienza con la administración de su inventario.

Y seamos sinceros: con el aumento del salario mínimo que no parece estar disminuyendo en el corto plazo, sus estrategias de gestión de costos deben ser prístinas.

Pero lo entendemos, la gestión de inventario es tediosa y aburrida. Aunque probablemente no podamos hacer que la gestión del inventario sea divertida, podemos recomendar las herramientas y los sistemas adecuados para aliviar parte del dolor.

Al final de este artículo, sabrás cómo usar a tu personal, hojas de cálculo y tecnología para hacer el inventario de restaurantes de la manera más rápida y eficiente. Así que la próxima vez que necesites hacer un inventario (que debería ser muy, muy pronto), tal vez no te parezca tan malo.

Por qué debe preocuparse por la gestión de inventario

Es imposible realizar un seguimiento del flujo de sus productos sin una gestión de inventario efectiva.

Una gestión de inventario inadecuada puede llevar a:

• Desperdicio de alimentos
• Insatisfacción del cliente
• Mala administración del presupuesto
• Robo

Los EE. La agencia de Protección Ambiental encontró que entre el 4% y el 10% de los alimentos comprados por las operaciones de servicio de alimentos se desechan antes de llegar al plato.

La mala gestión del inventario también conduce a un mal servicio al cliente, porque nada es peor que un antojo de alimentos insatisfecho debido a un artículo 86. Y si esa decepción se convierte en una segunda decepción, entonces una tercera customer ese cliente dejará de ir a su restaurante, y tal vez le diga a sus amigos que tampoco pasen por allí.

Según un informe, las empresas pierden 6 62 mil millones de dólares al año por un mal servicio al cliente.

Cuando se trata de robos internos, las estadísticas son sombrías: del 75% al 85% de todos los robos de restaurantes son cometidos por empleados, lo que representa hasta 6 millones de dólares en pérdidas para restaurantes estadounidenses y el 4% de las ventas de restaurantes.

La contracción (licor perdido debido a derrames o desechos) también puede representar una parte significativa de su balance final: 23% en licor y cerveza de barril, aproximadamente 10% en vino y 2% en cerveza embotellada.

Así que es hora de empezar a preocuparse por la gestión precisa del inventario, porque la supervivencia de su restaurante depende literalmente de ello.

Cómo hacer el inventario del restaurante en Cinco pasos

Ahora, la pregunta es: ¿cómo hacer el inventario en un restaurante?

Siga estos cinco pasos para una gestión de inventario precisa.

1) Limpie y organice sus estantes de existencias.

Si su almacén es un desastre, se está preparando para el fracaso. Un almacén desordenado conduce a:

• Frustración del personal
• Conteo doble
• Pedidos excesivos de artículos perdidos durante el conteo, por lo tanto, costos innecesarios

Ordene su almacén y organice sus artículos antes de hacer el inventario. Aquí hay algunas estrategias de organización del espacio a tener en cuenta:

• Si su almacén está superpoblado, pida más estanterías para evitar apilar mercancías en el suelo.
• Agrupe los artículos por categoría de alimentos, por lo que lácteos con lácteos y carne con carne.
• Agregue etiquetas a sus estantes para que los encargados del inventario no se confundan, especialmente si sus platos incluyen ingredientes similares. (Aviso: las etiquetas facilitan la clasificación de los envíos cuando llegan o la búsqueda de ingredientes durante un servicio ocupado.)
• Si coloca etiquetas en un estante, incluya flechas que indiquen si el artículo está en el estante de arriba o en el de abajo.
• Cree un ID de inventario único para cada artículo. Use este ID para etiquetar sus artículos en una hoja de cálculo o en un software, para que sea más fácil buscar artículos o migrar los datos de su inventario.

Si bien esto puede parecer exagerado, le aseguramos que no lo es. Estas estrategias harán su vida mucho más fácil cuando llegue el momento de contar su inventario.

2) Cree un horario y forme un equipo.

Decide con qué frecuencia quieres hacer el inventario. Para algunos artículos, como el alcohol, probablemente querrás hacer inventario todas las noches. Para otros artículos, es probable que una vez a la semana sea suficiente.

Debes hacer inventario antes de realizar nuevos pedidos, para no terminar gastando dinero en artículos que ya tienes.

Una vez que hayas creado un horario, reúne a tu equipo. Elija dos personas que siempre estarán a cargo de contar el inventario. Deben ser las mismas personas a cargo de recibir pedidos, para que ya estén familiarizados con sus procedimientos de almacenamiento.

Tómese el tiempo para comunicar a su equipo que una buena gestión de inventario significa un mejor flujo de caja y una posición financiera más sólida para el restaurante, lo que equivale a una mejor seguridad laboral para ellos.

Una vez que haya reunido a su equipo de inventario, programe su inventario para el mismo día a la misma hora. La consistencia genera hábitos saludables y datos limpios en los que puedes confiar cuando calculas el costo de los bienes vendidos (CoGS) y administras tu presupuesto.

3) Cree una plantilla de hoja de inventario.

Querrá usar una combinación de software y hojas de cálculo para administrar su inventario, pero aquí le mostramos cómo puede comenzar con una hoja de cálculo.

Debe pensar en su hoja de cálculo de inventario maestro como lo que utilizará su personal cuando realice el inventario físico. A continuación, ingresará información de su hoja de cálculo en su software de punto de venta, para que pueda administrar sus niveles de inventario y analizar los costos de inventario.

Te mostramos cómo configurar tu plantilla de hoja de cálculo de inventario maestro, por campo:

• ID de inventario
• Período de tiempo (ej. semanal: 19-26 de noviembre)
• Categoría de alimentos (ej. carne & aves de corral, productos lácteos, productos agrícolas)
• Nombre del artículo, para vivir dentro de su respectiva categoría de alimentos
• Unidad de medida (ej. lb., Oz.)
• Costo unitario: el costo de una unidad de medida del ingrediente
• Cantidad en stock: el número actual de unidades para cada ingrediente en su restaurante
• Valor de inventario: el número que obtiene cuando multiplica su costo unitario por su cantidad en stock
• Valor de inventario total: todos los artículos de la línea de valor de inventario, sumados

ID de inventario

Su ID de inventario evitará informar de debilidades causadas por convenciones de nomenclatura inconsistentes o similares. Puede comprar diferentes tipos de carne de res, por ejemplo, y usar un ID de inventario para cada tipo evitará confusiones y mantendrá sus datos limpios.

Nombre del artículo

Recuerde ser específico aquí, especialmente si pide variaciones del mismo producto. Si bien puede confiar en su ID de inventario para la especificidad, aún querrá ser claro con el nombre de su artículo por el bien de su personal que está haciendo el inventario.

Unidad de medida

Naturalmente, no medirá el pan de la misma manera que mide la mayonesa; cada producto coincidirá con su propia unidad de medida. Por lo tanto, si pide carne molida por libra, incluya «libra» bajo su unidad de medida.

Apégate siempre a la unidad de medida en la que pides un producto. Por ejemplo, no estás pidiendo servilletas por el número de servilletas, sino por cajas de servilletas.

Costo unitario

Una vez que haya establecido su unidad de medida, ingrese el costo para cada unidad. Asegúrese de estar al tanto de las fluctuaciones en el costo de sus proveedores, ya que querrá actualizar su costo por unidad en su hoja de cálculo de inventario maestro a medida que cambien los costos.

Cantidad en stock

Su cantidad en stock es su recuento de inventario. Si pidió 20 cajas de servilletas por cinco dólares por caja, pero el día del inventario tiene 18 cajas, 18 es el número que debe reflejarse aquí.

Valor de inventario

Aquí es donde todo se une: para encontrar su valor de inventario por artículo, multiplique su costo por unidad por su cantidad en stock. Por ejemplo, sabes que tienes 18 cajas de servilletas y que cada caja cuesta cinco dólares. Multiplique 18 por 5 para un valor de inventario total de 9 90.

Su hoja de cálculo de inventario maestro es lo que su personal rellenará cuando realice el inventario. Sin embargo, después de que hayan contado tu inventario, querrás usar esos números para informar y validar el inventario de artículos de menú y los costos de alimentos. Es entonces cuando puede comenzar a usar la tecnología para generar informes de inventario bajo e informes de consumo de ingredientes.

4) Crea la hoja de cálculo de consumo de inventario de tu restaurante.

Su hoja de cálculo de consumo de inventario le dirá cuánta comida está desperdiciando, cuánto de un artículo usa por día y cuánto está gastando en inventario en última instancia.

Cuando rastrea el consumo de inventario en el día a día, está rastreando el flujo de productos que salen de su restaurante, ya sea porque se compraron o porque se desperdiciaron. El seguimiento del inventario de esta manera le permitirá ser preciso con sus cantidades de reordenamiento y ahorrar en costos.

Esto es lo que rastreará en su hoja de cálculo de consumo de inventario:

• ID de inventario
• Ingrediente
• Unidad de medida
• Coste por unidad de ingrediente
• Cantidad utilizada
• Coste total
• Existencias iniciales
• Existencias finales
• Consumo diario tasa
• Cantidad de residuos
• Costo de residuos
• Cantidad de ajuste total

Una vez que comience a rastrear su tasa de consumo diario, podrá determinar el nivel de reordenación para cada artículo con la máxima precisión.

Su nivel de reorden le indica cuándo necesita ordenar más de un artículo en particular. También conocido como su «punto de reordenación», su nivel de reordenación no es un número que saca de la nada, en su lugar, puede usar una fórmula:

Demanda de tiempo de entrega + stock de seguridad = Nivel de reordenación

Para desglosarlo aún más, puede encontrar su demanda de tiempo de entrega con esta fórmula:

Tiempo de entrega x cantidad promedio de venta diaria = Demanda de tiempo de entrega

cuánto tiempo se tarda en recibir un envío después de hacer un pedido. Para tus ventas diarias promedio, consulta la hoja de cálculo de consumo de inventario: es su tasa de consumo diario multiplicada por su costo por unidad de ingrediente (en «costo total»).

O simplemente use su punto de venta para determinar sus ventas diarias promedio. Lo prometemos, esto es más fácil.

Una vez que calcule su tiempo de entrega y comprenda su uso diario, use esta fórmula para calcular su stock de seguridad.

(Uso diario máximo x Tiempo de entrega máximo en días) – (Uso diario promedio x tiempo de entrega promedio en días)

Y así es como calcula su punto de reordenación.

Una vez que llegue a su punto de reordenación, la cantidad de reordenación es la cantidad de producto que compra para sentirse cómodo con su posición de inventario. Introduce este número en la hoja de cálculo de inventario principal para que tu personal de inventario sepa cuánto pedir una vez que un artículo llegue a su nivel de reordenación.

5) Utilice su punto de venta para automatizar los procesos de inventario.

Para algunos restauradores, toda esta información es empoderadora.

Para otros, es una pesadilla abrumadora.

La buena noticia es que la tecnología de gestión de inventario a través de su punto de venta debería ser capaz de manejar algunos de estos detalles esenciales para usted.

¿Esto significa que tiene que deshacerse de su hoja de cálculo?

Para nada. Porque sus hojas de cálculo pueden funcionar bastante bien para informar los datos de su punto de venta, lo que suavizará la administración de inventario de una manera que no interrumpa todos sus procesos.

Piense en sus hojas de cálculo como datos que puede introducir en su punto de venta para manipular de todo tipo de maneras que pueden ayudar a su negocio.

Los datos son el futuro de los negocios. Los restauradores exitosos saben cómo usar los datos para hacer que sus negocios sean mejores y más eficientes. Por lo tanto, considere invertir en un punto de venta que maneje el seguimiento del inventario para que no tenga que depender tanto de las hojas de cálculo en primer lugar.

El seguimiento del inventario es fácilmente uno de los aspectos más importantes de ser propietario de un restaurante. Muchos restaurantes fracasan porque no llevan un recuento preciso de su inventario, especialmente para vendedores de gran volumen como el alcohol.

Si no eres diligente con nada más, sé diligente con tu inventario. Le damos pleno permiso para ser tan quisquilloso y neurótico como pueda sobre su inventario, porque podría significar la diferencia entre mantenerse a flote o cerrar el negocio.

por

Tiffany Regaudie

Tiffany fue la Gerente de Marketing de Contenidos de TouchBistro, donde compartió conocimientos con restauradores sobre cómo administrar su negocio. Le apasiona viajar por el mundo y conocer comunidades a través de la buena comida.