dit bericht maakt deel uit van onze serie die alle basisprincipes behandelt die u nodig hebt om het administratieve papierwerk van uw kinderzorgprogramma te creëren of bij te werken. Lees meer op 7 kinderopvang formulieren die u nodig hebt om een beter bedrijf te runnen.
de formulieren voor kinderopvang die u dagelijks gebruikt in uw programma voor voorschoolse educatie zijn vaak zo eenvoudig dat u hun mogelijkheden voor verbetering gemakkelijk over het hoofd ziet. Neem bijvoorbeeld inlogbladen voor kinderopvang. Dagelijkse presentielijsten spelen een vitale rol in zowel de boekhouding voor de verblijfplaats van kinderen in uw zorg, en voor het verzamelen van nauwkeurige aanwezigheidsgegevens voor Licentie -, administratie-en factureringsdoeleinden.
door de check-in ervaring van uw kinderopvang of kleuterschool te optimaliseren, kunt u het voor ouders en personeel gemakkelijker maken, zowel tijdens de hectische check-in tijd als wanneer u de aanwezigheid van een kind bekijkt. Dit bespaart uw kinderopvang bedrijf tijd, geld, en frustratie over de hele linie.
laten we eens kijken naar de voors en tegens van traditionele inlogmethoden voor kinderopvang en de voordelen verkennen van de overstap naar een meer moderne, digitale oplossing voor het inchecken van kinderen en het volgen van de aanwezigheid van kinderen.
traditionele aanmeldvellen met pen en papier
voor kinderopvang zijn meestal op twee manieren gestructureerd: elk kind heeft zijn eigen incheckvel dat zijn bewegingen gedurende de week registreert, of alle verblijfplaats van kinderen wordt elke week op een nieuw blad vermeld. Beide hebben voor-en nadelen te overwegen alvorens de methode die geschikt is voor uw programma te kiezen.
aanmeldingsbladen per kind
voors:
met deze methode wordt alle informatie over de aanwezigheid van een kind op één plaats opgeslagen. Je hoeft niet een hele klas rooster te kruisen om te tabelleren welke dagen of hoeveel sessies Een kind heeft bijgewoond. Als je ouders factureert op basis van hoeveel dagen een kind naar je kinderopvang of kinderdagverblijf komt, of als je een toeslag hebt voor bepaalde activiteiten, kunnen presentielijsten per kind het berekenen van facturen gemakkelijk maken.
het persoonlijke aanmeldingsformulier van een kind geeft ouders ook een beknopt overzicht van hun aanwezigheid en aflevertijden, en de informatie blijft relatief vertrouwelijk.
nadelen:
elk kind zijn eigen presentielijst geven kan het inleveren en ophalen hectischer maken voor ouders, die het juiste stuk papier moeten vinden om in te loggen. Het is ook meer voor het personeel om bij te houden en meer op te slaan en te archiveren.
deze methode maakt het ook moeilijker om het aantal aanwezigheden te berekenen, omdat je het aantal aanwezigheidsgegevens van elk kind moet raadplegen om een totaal van de groep te bereiken. Dit kan het optellen van bedrijfsinkomsten en-uitgaven meer tijdrovend maken, ook. 
Aanmeldingsbladen per week
voors:
één aanmeldingsblad per week hebben is veel minder papier voor medewerkers en ouders om mee om te gaan bij het inleveren. Het kan de ochtendprocedures van uw voorschoolse of kinderopvang vereenvoudigen en een deel van de aanmeldingschaos verminderen.
het is ook eenvoudiger om één aanmeldblad per week af te drukken in plaats van afzonderlijke vellen voor elk kind af te drukken. Met behulp van een blad per week zal ook nemen een stuk minder opslagruimte in uw centrum.
het bijhouden van de aanwezigheid van kinderen per week maakt het gemakkelijk om met uw wekelijkse of maandelijkse aanwezigheidsaantallen te werken en te zien wie aan welke activiteiten heeft deelgenomen, wat handig is voor het berekenen van wekelijkse of maandelijkse kosten en uitgaven.
Cons:
als je de aanwezigheid in je kinderdagverblijf hebt opgesplitst naar dagen van de week — zoals een M/W/F — groep en een Tu/Th-groep-moet je elke maandagochtend meer dan één aanwezigheidsblad afdrukken. Als u een meer flexibele dagelijkse schema, een weekblad mogelijk niet in staat zijn om tegemoet te komen voor deze.
bovendien is het moeilijker om de aanwezigheid van één kind in één oogopslag te zien.
aanmeldvellen voor papier zijn geen one-size-fits-all-oplossing. Wat u kiest om te gebruiken hangt af van hoe uw child care center loopt, hoeveel kinderen je hebt, en hoe uw planning en facturering praktijken eruit zien.
digitale aanmeldingsbladen: het beste van twee werelden
digitale aanmeldingsoplossingen stellen gezinnen in staat om snel en veilig in te loggen, zodat u en uw personeel van het kinderdagverblijf deze informatie per kind, klas of tijdsduur kunnen bekijken. En het beste nieuws? Digitale aanmeldingsbladen zijn gemakkelijker te gebruiken voor ouders dan papieren formulieren.
met digitale aanmeldingsbladen kunnen ouders een app gebruiken om hun kinderen in te schrijven voor kinderopvang. Elk ingeschreven kind zal in uw digitale systeem, en ouders kunnen de foto van hun kind te selecteren op uw digitale apparaat. Ze ondertekenen vervolgens hun handtekening digitaal, net als het ondertekenen van een e-ontvangstbewijs op een scherm met een creditcard, of kunnen een unieke viercijferige toegangscode gebruiken om hun kinderen veilig te markeren als afgezet of opgehaald.
wanneer u klaar bent om uw aanwezigheidsgegevens te bekijken om rekeningen te berekenen of te laat of te laat op te halen, kunt u snel een incheckrapport uitvoeren waarmee u die gegevens kunt sorteren.
u hoeft zich ook geen zorgen te maken over opslag — al uw incheckgegevens worden opgeslagen in de cloud voor gemakkelijke toegang wanneer u ze nodig hebt, geen archiefkasten nodig. Dit bespaart u administratieve kosten van papier, inkt en opslag, en maakt het bijhouden van een briesje. 
een van de handigste functies van het gebruik van een digitaal aanmeldsysteem is de mogelijkheid om de aanwezigheid te integreren met uw factureringssysteem voor kinderopvang. In plaats van het aantal sessies dat een kind heeft bijgewoond of welke dagen het heeft bijgewoond, kunt u automatisch een factuur genereren op basis van wat er in uw digitale aanmeldsysteem is ingelogd.
we raden serieus aan om een digitale oplossing voor kinderopvang te overwegen vanwege deze flexibiliteit. De configuratieopties en geautomatiseerde rapportage van elektronische aanmelding besparen u en uw medewerkers tijd bij het inchecken en wanneer het tijd is om uw administratie te bekijken voor facturering, inschrijving of voorbereiding op een oudervergadering.
digitaal inloggen is net zo veilig als papieren inloggen, omdat elke ouder een unieke code heeft om te controleren wie ze zijn. Dit betekent dat ouders gemakkelijk in en uit kunnen komen tijdens het inleveren zonder te hoeven wachten tot het personeel het incheckproces overziet. Drop-off is een hectische tijd, en het toestaan van ouders om hun kinderen te ondertekenen in bevrijdt het personeel om te bewegen als dat nodig is en kinderen helpen zich klaar te maken voor hun dag. Het personeel kan nog steeds ouders begroeten en kinderen verwelkomen-alleen zonder de verantwoordelijkheid om iedereen in te schrijven.
met brightwheel kunt u ook een QR-code-scanfunctie gebruiken, waarbij ouders hun eigen apparaat gebruiken om een QR-code in uw Centrum te scannen om hun kind snel en veilig te ondertekenen. Ouders kunnen scannen om hun kind in te checken, notities toevoegen en zelfs meerdere kinderen tegelijk aanmelden.
simplify sign-in for succes
digitale aanmeldsystemen minimaliseer uw incheckinspanningen en maximaliseer uw vermogen om met dagelijkse aanwezigheidsgegevens te werken. Deze benadering van kinderopvang sign-in en sign-out is een geweldige manier om wrijving op hectische tijden te verminderen met behoud van een veilig proces om het nemen van aanwezigheid elke dag te beheren. Als het gaat om facturering, aanwezigheid records, en het berekenen van de kosten, digitale systemen doen het leeuwendeel van de admin voor u.
als u ervoor kiest om papieren aanmeldingsformulieren te gebruiken, moet u goed nadenken over de vraag of een wekelijks aanmeldingsformulier of een aanmeldingsformulier voor elk kind het beste werkt. U kunt onze gratis sjablonen bekijken voor wekelijkse vellen en vellen voor elk kind en beslissen wat het beste is voor u!
verder lezen:
- 8 manieren waarop Child Care Management Software helpt uw Bottom Line
- Gids Voor het betrekken van ouders bij de kleuterschool
- essentiële Gids Voor Child Check-in Software