Como recuperar e-mails apagados na Microsoft 365

quando o CEO percebe que eles apagaram um tópico vital de E-mail há três semanas, a recuperação de E-mail torna-se subitamente uma tarefa urgente. Claro, você pode olhar na pasta de Itens Excluídos no Outlook, mas além disso, como você pode recuperar o que passou por “permanente” exclusão? Neste artigo, nós revisamos como você pode salvar o dia trazendo e-mail supostamente irrecuperável de volta do grande além.

a recuperação de E-mail apagada na Microsoft e no Office 365

a recuperação de E-mail para o Outlook em troca Online através da Microsoft e do Office pode ser tão simples como arrastar e largar o e-mail desviado da pasta de itens apagados para a sua caixa de entrada. Mas o que você faz quando não consegue encontrar o e-mail que deseja recuperar?

em primeiro lugar, vamos ver como a recuperação de E-mail está estruturada na Microsoft 365. Há mais algumas camadas aqui do que você poderia pensar! No Microsoft 365, o e-mail deletado pode ser em um dos três estados: deletado, Soft-deletado, ou Hard-deletado. A forma como você recupera e-mail e quanto tempo você tem que fazer isso depende do Estado de exclusão do E-mail e da Política de retenção aplicável.

vejamos o gráfico a seguir e falar sobre como receber o e-mail de um estado para outro, as políticas predefinidas, como recuperar e-mail excluído em cada estado, e algumas dicas ao longo do caminho.

itens vs. E-mail

Outlook é tudo sobre e-mail, mas também tem tarefas, contatos, eventos de calendário, e outros tipos de informação. Por exemplo, você pode excluir entradas de calendário e pode ser chamado para recuperá-las, assim como e-mail. Por esta razão, a pasta para conteúdo deletado é chamado de “itens deletados.”Também, ao discutir supressões e Recuperação, é comum referir-se a “itens” ao invés de limitar a discussão apenas ao E-mail.

Política

várias regras controlam o período de retenção para itens nos diferentes estados de supressão. Uma política é uma ação aplicada automaticamente que impõe uma regra relacionada aos Serviços. Microsoft 365 tem centenas de políticas que você pode ajustar para atender às suas necessidades. Veja a visão geral das políticas de retenção para mais informações.

‘itens apagados’ Email

quando carrega na tecla Delete de um email no Outlook, ele é movido para a pasta de itens apagados. Esse e-mail está agora no estado “excluído”, o que significa simplesmente que ele mudou para a pasta de itens excluídos. Quanto tempo o Outlook retém o e-mail apagado? Por defeito-para sempre! Você pode recuperar o seu e-mail apagado com apenas um drag and drop para a sua caixa de entrada. Feito!

se não conseguir localizar o e-mail na pasta de itens apagados, verifique duas vezes se tem a pasta de itens apagados seleccionada, depois vá para o fundo da lista de E-mails. Procure a seguinte mensagem:

Se você ver a mensagem acima, suas configurações de cache pode estar mantendo apenas parte do conteúdo no Outlook e o resto na nuvem. O cache ajuda a manter os tamanhos de caixa de correio mais baixos em seu disco rígido, que por sua vez acelera a busca e tempos de carga. Clique no link para baixar as mensagens em falta.Mas eu não o apaguei!Se encontrar conteúdo nos itens apagados e tiver a certeza que não o apagou, pode ter razão! Os administradores podem definir a Política do Microsoft 365 para apagar automaticamente o conteúdo antigo da caixa de entrada.O correio pode “desaparecer” de outra forma. Algumas empresas permitem uma caixa de correio de arquivo pessoal para os usuários. Quando estiver activa, por omissão, qualquer e-mail com dois anos ou mais irá “desaparecer” da sua caixa de entrada e da pasta de itens apagados. No entanto, não há necessidade de se preocupar. Embora aparentemente ausente, o e-mail simplesmente mudou-se para a caixa de entrada dos arquivos. Uma caixa de entrada de arquivos pessoais aparece como uma caixa de correio independente no Outlook, Como mostrado abaixo.

Como resultado, é uma boa idéia para procurar os Arquivos de Entrada, se ele está presente quando se busca por mensagens antigas.

outra configuração a verificar é uma que apaga o e-mail quando o Outlook é fechado. Acesse esta configuração no Outlook clicando em ” File, “then” Options,” e finalmente “Advanced” para mostrar esta janela:Opções Avançadas do Outlook

se estiver activo, Outlook esvazia os itens apagados quando fechados. O e-mail apagado passa então para o estado de ‘apagar suave’, que é coberto a seguir. Tenha em mente que com esta configuração, todos os e-mails serão apagados de forma permanente após 28 dias

e-mail

a próxima fase do processo é apagada de forma suave. E-mail Soft-deletado está na pasta de itens excluídos, mas ainda é facilmente recuperado. A nível técnico, o correio é apagado localmente do Outlook e colocado na pasta Online Exchange chamada Deletions, que é uma sub-pasta de Itens Recuperáveis. Qualquer conteúdo em pasta de itens recuperáveis em troca on-line é, por definição, considerado soft-deletado.

você tem, por padrão, 14 dias para recuperar correio deletado. O administrador de serviço pode alterar o período de retenção para um máximo de 30 dias. Esteja ciente de que isso pode consumir parte da capacidade de armazenamento atribuído a cada conta de usuário e você pode ser cobrado por overages.

How items become soft-deleted

There are three ways to soft-delete mail or other Outlook items.

1. apagar um item já na pasta de itens apagados. Quando você apaga manualmente algo que já está na pasta de itens apagados, o item é apagado de forma suave. Qualquer processo, manual ou outro que exclua o conteúdo desta pasta resulta numa ‘remoção suave”

1. se carregar em Shift + Delete num e-mail na sua caixa de entrada do Outlook, irá aparecer uma janela a perguntar se deseja “apagar permanentemente” o e-mail. Se carregar em Sim, irá remover o e-mail da pasta de itens apagados, mas só irá efectuar uma remoção suave. Você ainda pode recuperar o item se você o fizer dentro do período de retenção de 14 dias.

1. de todo modo, os itens podem ser excluídos suave é usando o Outlook políticas ou regras. Por padrão, não existem políticas que irão remover automaticamente o correio da pasta de Itens Excluídos no Outlook. No entanto, os usuários podem criar regras que ‘permanentemente’ (soft-delete) e-mail. Se estiver a resolver problemas em falta de E-mail, peça ao utilizador para verificar as regras apresentadas em baixo. Poderá carregar nas Regras do menu pessoal e examinar as regras criadas no Assistente de regras mostrado em baixo.

Note que a cautela é um pouco enganosa, uma vez que a ação da regra irá suavizar-delete o e-mail, que, como já foi dito, não é uma eliminação permanente imediata.

Recovering soft-deleted mail

you can recover soft-deleted mail directly in Outlook. Certifique-se de que a pasta de Itens Excluídos é selecionada, em seguida, olhar para “recuperar itens recentemente removidos desta pasta” no topo da coluna de correio, ou a “Recuperar Itens Excluídos do servidor” ação na barra de menu Home.

Clicar em recuperar itens link abre a janela Recuperar Itens Excluídos.

Clique sobre os itens que você deseja recuperar ou Selecionar Tudo e clique em OK.

nota: o e-mail recuperado retorna à sua pasta de itens apagados. Não se esqueça de a colocar na sua caixa de entrada.

se o e-mail que você está procurando não está listado, ele poderia ter se movido para a próxima etapa: ‘Hard-Deleted.”

embora os utilizadores possam recuperar e-mails apagados soft, os administradores também podem recuperar e-mails apagados soft em seu nome usando o processo de recuperação de E-mail “Hard-Deleted” descrito a seguir (que funciona tanto para deleções duras como suaves). Além disso, a Microsoft criou dois comandos PowerShell muito úteis neste processo para aqueles que preferem script as tarefas. Você pode usar os cmdlets Get-Recoverable e Restore-Recoverable Items para pesquisar e restaurar e-mail soft-deletado.

e-mail de eliminação dura

a próxima fase para eliminação é “eliminação dura”.”Tecnicamente, os itens são apagados quando os itens são movidos da pasta recuperável para a pasta de expurgos em troca online. Os administradores ainda podem recuperar itens na pasta com o período de recuperação definido pela política que varia de 14 (o padrão) a 30 (o máximo). Você pode prolongar a retenção para além de 30 dias, colocando legal ou contencioso sobre o item ou caixa de correio.

How items become Hard-Deleted

there are two ways content becomes hard-deleted.

1. por política, o e-mail suaves é movido para a fase de eliminação dura quando o período de retenção expira.
2. os utilizadores podem apagar o correio manualmente, seleccionando a opção de purga na janela de recuperação dos itens apagados mostrada acima. (Mais uma vez, a escolha de ‘apagar permanentemente’ e-mail com Shift + Del, resulta em uma delete suave, não uma delete difícil.)

recuperando e-Mail de eliminação dura

uma vez que o e-mail entra na fase de eliminação dura, os usuários não podem mais recuperar o conteúdo. Apenas administradores de serviço com os privilégios apropriados podem iniciar a recuperação, e nenhum administrador tem esses privilégios por padrão, nem mesmo o administrador global. O administrador global tem o direito de atribuir privilégios para que possam dar a si mesmos (ou a outros) os direitos necessários. A privacidade é uma preocupação aqui, uma vez que os administradores com estes privilégios podem pesquisar e exportar e-mail de um usuário.

a documentação online da Microsoft recupera itens apagados na caixa de correio de um usuário detalha as instruções passo-a-passo para recuperar conteúdo deletado. O processo é um pouco confuso em comparação com outras tarefas administrativas. Como uma visão geral, o administrador irá:

1. atribua as permissões necessárias
2. procure na caixa de entrada o e-mail em falta
3. Copie os resultados para uma caixa de correio de descoberta onde poderá ver o correio na pasta purgada (opcional).
4. exportar os resultados para um ficheiro PST.
5. Importar o ficheiro PST para o Outlook do usuário do sistema e localizar os desaparecidos e-mail no Removidos da pasta

Última Chance de Recuperação

uma Vez excluídos os itens serão removidos, eles não são mais detectáveis por qualquer método por usuários ou administradores. Você deve considerar a recuperação de tal conteúdo como improvável. Dito isso, se o e-mail que você está procurando não é recuperável por qualquer um dos métodos acima, você pode abrir um ticket Com Suporte Microsoft 365. Em algumas circunstâncias, eles podem ser capazes de encontrar o e-mail que foi purgado, mas ainda não substituído. Eles podem ou não estar dispostos a procurar o e-mail, mas não faz mal perguntar, e isso aconteceu.

o que dizer sobre o uso do Outlook para backup de E-mail?

Outlook permite ao usuário exportar e-mail para um arquivo PST. Para fazer isso, clique em “File” no Menu Principal do Outlook, em seguida, “importar & Exportar” como mostrado abaixo.

pode indicar o que deseja exportar e até mesmo proteger o ficheiro com uma senha.Apesar de útil de vez em quando, um plano de backup que depende dos usuários exportarem manualmente o conteúdo para um arquivo local não escala e não é confiável. Consequentemente, não conte com isso como uma possível solução de backup e recuperação.

estratégias alternativas

depois de ler isso, você pode estar pensando: “não há uma maneira mais fácil?”Um serviço como o Altaro Office 365 Backup permite que você se recupere de instantâneos ponto-em-tempo de uma caixa de entrada ou outro conteúdo Microsoft 365. Ter um serviço como este quando você recebe essa chamada urgente para recuperar um e-mail de um mês atrás pode ser um salva-vidas.

resumo

os utilizadores podem recuperar a maioria dos E-mails apagados sem intervenção do administrador. Muitas vezes, o e-mail apagado simplesmente fica na pasta apagada até ser limpo manualmente. Quando isso ocorre, o e-mail entra no “estágio de apagamento suave”, e é facilmente restaurado por um usuário no prazo de 14 dias. Após este período, O item entra no estado “hard-deleted”. Um administrador de serviço pode recuperar itens apagados na janela de recuperação. Após o estado de apagamento rígido, o e-mail deve ser considerado incobrável. Políticas podem ser aplicadas para estender os tempos de retenção do correio excluído em qualquer estado. Enquanto os administradores podem ir longe com as ferramentas de administração baseadas na web, todo o processo de recuperação pode ser scripted com PowerShell para personalizar e escalar projetos maiores ou fornecer descoberta granular. É sempre uma ótima idéia para usar uma solução de backup projetado para Microsoft 365, como o Altaro Office 365 Backup.