Restaurant Inventory Management: Free Template & Tips

we’re going to guess you opened your restaurant to cook great food for great people. Provavelmente não abriu o seu restaurante porque queria estar atrás de um computador a mexer em folhas de cálculo.

a gestão do inventário não é a parte mais glamourosa de possuir um restaurante, mas é uma parte vital de gerir um negócio sustentável e rentável. Os restaurantes falham principalmente por causa de custos mal geridos, e a gestão da sua receita começa com a gestão do seu inventário.

e vamos enfrentá-lo-com o aumento do salário mínimo que não parece estar abrandando tão cedo, suas estratégias de gestão de custos precisa ser impecável. Mas nós entendemos, a gestão do inventário é tediosa e chata. Embora provavelmente não possamos fazer a gestão de inventário divertido, podemos recomendar as ferramentas e sistemas certos para tirar um pouco da dor.

no final deste artigo, você saberá usar sua equipe, planilhas e tecnologia para fazer o inventário de restaurantes da forma mais rápida e eficiente. Assim, da próxima vez que você precisa fazer o inventário (que deve ser muito, muito em breve), talvez não vai parecer tão ruim.

por que você deve se preocupar com a gestão do inventário

é impossível manter o controle do fluxo de seus bens sem uma gestão eficaz do inventário.

a gestão inadequada do inventário pode levar a:

• resíduos alimentares
• insatisfação dos clientes
• má gestão do orçamento
• roubo

os EUA A agência de proteção ambiental descobriu que entre 4% e 10% dos alimentos adquiridos por operações de Serviço Alimentar é destruído antes de chegar à placa.

má gestão de inventário também leva a mau serviço ao cliente – porque nada é pior do que um desejo de alimento não realizado devido a um item 86. E se essa desilusão se tornar uma segunda desilusão, então uma terceira … esse cliente vai parar de ir ao teu restaurante, e talvez dizer aos amigos para não passarem por lá.

de acordo com um relatório, as empresas perdem $62 bilhões de dólares por ano para um mau serviço ao cliente.

quando se trata de roubo interno, as Estatísticas são sombrias: 75% a 85% de todo o roubo de restaurante é cometido por funcionários, representando até US $6 milhões em perda para restaurantes dos EUA e 4% das vendas de restaurantes.

o encolhimento (Licor perdido devido a derramamento ou desperdício) também pode ser responsável por uma parte significativa da sua linha de fundo: 23% em licor e cerveja corrente, cerca de 10% em vinho, e 2% em cerveja engarrafada.Então é hora de começar a cuidar de uma gestão precisa do inventário, porque a sobrevivência do seu restaurante depende literalmente disso.

como fazer o inventário de Restaurante em cinco etapas

agora, a questão é: como fazer o inventário num restaurante?

siga estes cinco passos para uma gestão precisa do inventário.

1) Limpe e organize suas prateleiras de estoque.Se o seu armazém for um desastre, está a preparar-se para o fracasso. Um armazém desarrumado leva a:

• Pessoal frustração
• a Dupla contagem
• Sobre-ordenação itens perdidos durante a contagem de forma, custos desnecessários

organizar o almoxarifado e organizar seus itens antes de fazer o inventário. Aqui estão algumas estratégias de organização do espaço para ter em mente:

• se o seu armazém está sobrelotado, peça mais estantes para evitar empilhar mercadorias no chão.
• itens de grupo por categoria de alimentos, por isso leite com leite e carne com carne.
• Adicione etiquetas às suas prateleiras para que os seus compradores de inventário não fiquem confusos, especialmente se os seus pratos incluírem ingredientes semelhantes. (Atenção: os rótulos facilitam a triagem de envios quando chegam ou encontram ingredientes durante um serviço ocupado.)
• se você afixar rótulos em uma prateleira, incluir setas que indicam se o item está na prateleira acima ou na prateleira abaixo.
• criar um ID de inventário único para cada item. Use este ID para rotular seus itens em uma planilha ou um pedaço de software, para que seja mais fácil procurar itens ou migrar seus dados de inventário. Embora isto possa parecer um exagero, asseguro-lhe que não é. Estas estratégias irão tornar a sua vida muito mais fácil quando for a hora de contar o seu inventário.
  

  2) Criar um cronograma e montar uma equipe.

  decida com que frequência pretende fazer o inventário. Para alguns itens, como o álcool, você provavelmente vai querer fazer o inventário todas as noites. Para outros itens, uma vez por semana é provável o suficiente.

  você deve fazer o inventário antes de fazer novas encomendas, para que você não acabe gastando dinheiro em itens que você já tem. Uma vez criado um horário, reúna a sua equipa. Escolha duas pessoas que serão sempre responsáveis pela contagem de inventário. Eles devem ser as mesmas pessoas responsáveis por receber ordens, para que já estejam familiarizados com os seus procedimentos de armazenamento.

  aproveite o tempo para comunicar à sua equipa que uma boa gestão de inventário significa um melhor fluxo de caixa e uma posição financeira mais forte para o Restaurante – O que equivale a uma melhor segurança de emprego para eles.

  depois de ter reunido a sua equipa de inventário, programe o seu inventário para o mesmo dia ao mesmo tempo. Consistência leva a hábitos saudáveis-e dados limpos que você pode depender quando você está calculando o seu custo de bens vendidos (CoGS) e Gerindo o seu orçamento.

  3) Criar um modelo de folha de inventário.

  você vai querer usar uma combinação de software e planilhas para gerenciar o seu inventário, mas aqui está como você pode começar com uma planilha.

  deve pensar na sua folha de cálculo do inventário principal como o que a sua equipa irá usar quando fizer o inventário físico. Em seguida, você introduzirá informações de sua planilha em seu software POS, para que você possa gerenciar seus níveis de inventário e analisar os custos de inventário.

  aqui está como configurar o seu modelo de folha de cálculo do inventário mestre, por campo:

  • inventário ID
  • período de tempo (ex. semanal: 19-26 de novembro)
  • categoria de alimentos (ex. carne & aves de capoeira, produtos lácteos, etc. libra., onca.)
  • Custo Unitário: o custo de uma unidade de medida do ingrediente
  • quantidade em armazém: o número atual de unidades de cada ingrediente em seu restaurante
  • valor do Estoque: o número que você começa quando você multiplicar o custo unitário por sua quantidade em estoque
  • valor Total do estoque: todo o valor do estoque de itens de linha, somados

  ID de Estoque

  o Seu ID de estoque irá impedir que o reporting debilidades provocadas pelo inconsistente/convenções de nomes semelhantes. Você pode comprar diferentes tipos de carne de bovino, por exemplo, e usando um ID de inventário para cada tipo irá evitar confusão e manter seus dados limpos.

  nome do Item

  lembre-se de ser específico aqui, especialmente se você encomendar variações do mesmo produto. Enquanto você pode confiar em seu ID de inventário para a especificidade, você ainda vai querer ser claro com o nome do seu item para o bem de sua equipe que estão fazendo o inventário.

  unidade de medida

  naturalmente, não irá medir o pão da mesma forma que mede a maionese; cada produto irá coincidir com a sua própria unidade de medida. Por isso, Se pedires carne moída ao quilo, inclui “lb” na tua unidade de medida.

  mantenha sempre a unidade de medida em que encomenda um produto. Por exemplo, você não está encomendando guardanapos pelo número de guardanapos, mas sim por caixas de guardanapos.

  custo unitário

  uma vez estabelecida a sua unidade de medida, introduza o custo para cada unidade. Certifique-se de estar ciente de quaisquer flutuações no custo de seus fornecedores, como você vai querer atualizar o seu custo por unidade em sua planilha de inventário mestre como mudança de custos.

  quantidade em estoque

  sua quantidade em estoque é a sua contagem de inventário. Se você encomendou 20 caixas de guardanapos por cinco dólares por caixa, mas no dia do inventário você tem 18 caixas, 18 é o número que deve ser refletido aqui.

  valor de Inventário

  aqui é onde tudo se junta: para encontrar o seu valor de inventário por item, multiplique o seu custo por unidade pela sua quantidade em estoque. Por exemplo, você sabe que você tem 18 caixas de guardanapos e que cada caixa custa cinco dólares. Multiplique 18 por 5 para um valor de inventário total de $90.

  a sua folha de cálculo do inventário principal é o que a sua equipa irá preencher quando estiver a fazer o inventário. Depois de terem contado o seu inventário, no entanto, você vai querer usar esses números para informar e validar o inventário do seu item de menu e os custos de alimentos. É quando você pode começar a usar a tecnologia para gerar relatórios de baixo inventário e relatórios de consumo de ingredientes.

  4) Crie a folha de cálculo do consumo de inventário do seu restaurante.

  a sua folha de cálculo do consumo do inventário dir-lhe-á a quantidade de alimentos que está a desperdiçar, a quantidade de um artigo que utiliza por dia e a quantidade que está a gastar no inventário.

  quando você rastreia o consumo de inventário no dia-a-dia, você está rastreando o fluxo de mercadorias que saem do seu restaurante, seja porque foram compradas ou porque foram desperdiçadas. Tracking inventory desta forma permitirá que você seja preciso com seus valores de reordenação e economizar em custos.

  aqui está o que você estará rastreando em sua planilha de consumo de inventário:

  • ID de Estoque
  • Ingrediente
  • Unidade de medida
  • Custo por princípio de unidade
  • Quantidade
  • custo Total
  • Inicial da ação
  • Final de estoque
  • o consumo Diário de avaliá
  • quantidade de Resíduos
  • Resíduos de custo
  • Ajuste Total quantidade

  uma Vez que você começar a controlar o seu consumo diário de taxa, você vai ser capaz de determinar os códigos de nível para cada item, com o máximo de precisão.

  o seu nível de reordenação diz-lhe quando precisa de encomendar mais de um item em particular. Também conhecido como o “ponto de reabastecimento”, reordenar o seu nível não é um número, você puxar fora do ar – em vez disso, você pode usar uma fórmula:

  Lead time de demanda + estoque de segurança = Reordenar nível

  Para quebrá-lo ainda mais, você pode encontrar o seu lead time de demanda com esta fórmula:

  Lead time x médio diário do valor de venda = tempo de avanço da demanda

  O lead time é o tempo que leva para receber uma remessa, depois de fazer um pedido. Para as suas vendas diárias médias, verifique a sua folha de cálculo do consumo de inventário: é a sua taxa de consumo diário multiplicada pelo seu custo por unidade de ingrediente (sob “custo total”).

  ou apenas use o seu POS para determinar a sua média de vendas diárias. Prometemos que isto é mais fácil.

  uma vez que calcule o seu tempo de avanço e compreenda o seu uso diário, use esta fórmula para calcular o seu stock de segurança.

  (utilização máxima diária x tempo máximo de avanço em dias) – (utilização média diária x tempo médio de avanço em dias)

  e é assim que calcula o seu ponto de reordenação.

  uma vez atingido o seu ponto de reordenação, a sua quantidade de reordenamento é a quantidade de produto que compra para se sentir confortável com a sua posição de inventário. Conecte este número em sua planilha de inventário mestre para que sua equipe de inventário saiba quanto pedir uma vez que um item atinge o seu nível de reordenação.

  5) Use a sua POS para automatizar os processos de inventário.

  para alguns Restauradores, toda esta informação é potenciadora. Para outros, é um pesadelo esmagador.

  a boa notícia é que a tecnologia de gerenciamento de inventário através de seu POS deve ser capaz de lidar com alguns desses detalhes pequeninos para você.Isto significa que tem de largar a sua folha de cálculo?

  de modo algum. Porque suas planilhas podem funcionar muito bem para informar seus dados POS, o que irá suavizar a gestão de inventário de uma forma que não interrompa todos os seus processos.

  pense nas suas folhas de cálculo como dados que pode introduzir na sua posição para manipular de todos os tipos de formas que possam ajudar o seu negócio.

  os dados são o futuro das empresas. Os restauradores de sucesso sabem utilizar os dados para tornar as suas empresas melhores e mais eficientes. Então considere investir em uma POS que lida com rastreamento de inventário para que você não tenha que confiar tanto em planilhas em primeiro lugar.

  

  inventário rastreamento é facilmente um dos aspectos mais importantes de possuir um restaurante. Tantos restaurantes falham porque eles não mantêm contagens precisas de seu inventário, especialmente para vendedores de alto volume como o álcool. Se você é diligente sobre nada mais, seja diligente sobre o seu inventário. Nós lhe damos permissão total para ser tão picuinhas e neuróticas quanto você pode ser sobre o seu inventário – porque isso pode significar a diferença entre ficar à tona ou sair do negócio.

  por

  Tiffany Regaudie

  Tiffany foi o Conteúdo Gerente de Marketing da TouchBistro, onde ela conhecimento compartilhado com donos de restaurantes como executar o seu negócio. Ela é apaixonada por viajar pelo mundo e conhecer as comunidades através de uma boa comida.