este post faz parte da nossa série que cobre todos os conceitos básicos que você precisa para criar ou atualizar a papelada administrativa do seu programa de assistência a crianças. Leia mais em 7 formulários de atendimento infantil que você precisa para gerir um negócio melhor.
as formas de guarda de crianças que você usa todos os dias em seu programa de educação infantil são muitas vezes tão simples que você pode facilmente ignorar o seu potencial de melhoria. Tome folhas de inscrição de crianças, por exemplo. As folhas de atendimento diário desempenham um papel vital tanto na contabilidade para o paradeiro das crianças em seu cuidado, e para a coleta de dados de atendimento precisos para fins de licenciamento, manutenção de registros e faturamento.
ao otimizar o centro de acolhimento de crianças ou a experiência de check-in pré-escolar, você pode tornar as coisas mais fáceis para os pais e funcionários, tanto durante o período de check-in agitado e quando você rever a assistência de qualquer criança. Isto irá poupar tempo, dinheiro e frustração para o seu negócio de cuidados infantis em todo o quadro.
vamos dar uma olhada nos prós e contras dos métodos tradicionais de sinalização de atendimento infantil, e explorar os benefícios de se mudar para uma solução digital mais moderna para o check-in infantil e acompanhamento de atendimento.
sinal tradicional de papel e caneta em folhas
sinal de Cuidado de crianças em folhas são tipicamente estruturados de uma de duas maneiras: ou cada criança tem a sua própria folha de check-in que regista os seus movimentos ao longo da semana, ou todos os locais onde as crianças se encontram são anotados numa nova folha todas as semanas. Ambos têm benefícios e desvantagens a considerar antes de escolher o método que é certo para o seu programa.
assinale-In sheets per child
Pros:
com este método, toda a informação sobre a presença de uma criança é armazenada em um único lugar. Você não precisa cruzar referências de uma lista de classes inteira para tabular quais dias ou quantas sessões uma criança assistiu. Se você faturar os pais com base em quantos dias uma criança vem à sua creche ou creche, ou se você tem uma sobretaxa para certas atividades, folhas de atendimento por criança pode tornar o cálculo de faturas fácil.
a folha de inscrição pessoal de uma criança também dá aos pais uma visão concisa dos seus horários de atendimento e de entrega, e a informação permanece relativamente confidencial.
Cons:
dar a cada criança a sua própria folha de atendimento pode tornar a entrega e a recolha mais agitado para os pais, que têm de encontrar o pedaço de papel certo para assinar. É também mais para a equipe para manter o controle de e mais para armazenar e arquivo.
este método também torna mais difícil o cálculo da frequência total, uma vez que você tem que consultar o registro de atendimento de cada criança, a fim de alcançar um total de grupo. Isso pode fazer com que a adição de renda de negócios e despesas mais demorado, também. 
folhas de inscrição por semana
prós:
ter uma folha de inscrição por semana é muito menos papel para o pessoal e os pais lidarem com a entrega. Pode simplificar os procedimentos matinais do seu infantário ou do seu centro de cuidados infantis e reduzir alguns dos sinais de caos.
também é mais fácil imprimir uma folha de inscrição por semana, em vez de imprimir folhas separadas para cada criança. A utilização de uma folha por semana também ocupará muito menos espaço de armazenamento no seu centro.
acompanhar a assistência das Crianças por semana torna mais fácil trabalhar com os seus números de atendimento semanal ou mensal, e ver quem participou em que atividades, O que é conveniente para o cálculo de custos e despesas semanais ou mensais.
Cons:
se tiver dividido a assistência no seu centro de cuidados infantis por dias da semana-como um grupo M / W / F e um grupo Tu / Th-terá de imprimir mais de uma folha de atendimento todas as segundas-feiras de manhã. Se você tem um horário diário mais flexível, uma folha Semanal pode não ser capaz de acomodar para isso.
além disso, é mais difícil ver a presença de uma criança num relance.
as folhas de papel não são uma solução de tamanho único. O que você optar por usar depende de como o seu centro de cuidados infantis funciona, quantas crianças você tem, e como suas práticas de agendamento e faturamento se parecem.
sinais digitais em folhas: o melhor de ambos os mundos
as soluções digitais de sinais permitem às famílias assinarem rápida e firmemente, e permite que você e a sua equipa do centro de cuidados infantis vejam essa informação por criança, por sala de aula, ou pela duração do tempo. E as melhores notícias? As folhas digitais de inscrição são mais fáceis de utilizar pelos pais do que os formulários de papel.
com folhas digitais de inscrição, os pais podem usar um aplicativo para assinar com seus filhos para cuidar de crianças. Todas as crianças matriculadas estarão em seu sistema digital, e os pais podem selecionar a foto de seu filho em seu dispositivo digital. Eles então assinam digitalmente a sua assinatura, assim como assinam um e-recibo em uma tela de cartão de crédito, ou podem usar um código único de quatro dígitos para marcar com segurança seus filhos como largados ou pegados.
quando estiver pronto para olhar para os seus dados de assiduidade para calcular as facturas ou verificar o atraso ou as recolhas tardias, pode executar rapidamente um relatório de check-in que lhe permite ordenar esses dados.
você também não tem que se preocupar com o armazenamento — todos os seus dados de check-in são armazenados na nuvem para fácil acesso quando você precisa deles, sem armários de arquivos necessários. Isto irá poupar-lhe custos administrativos de papel, tinta e armazenamento, e faz a manutenção de registros uma brisa. 
uma das características mais convenientes do uso de um sistema digital de Sinais é a capacidade de integrar a assistência com o seu sistema de faturação de cuidados infantis. Em vez de contar à mão o número de sessões em que uma criança participou, ou em que dias compareceram, você pode gerar automaticamente uma fatura com base no que foi registrado no seu sistema digital de sinais.
recomendamos considerar seriamente uma solução digital de cuidados infantis por causa desta flexibilidade. As opções de configuração e relatórios automatizados de sinal eletrônico salvar você e sua equipe tempo tanto no check-in e quando chegar a hora de olhar para os seus registros de faturamento, inscrição, ou se preparando para uma reunião de pais.
o sinal Digital é tão seguro quanto o sinal de papel, porque cada um dos pais tem um código único para verificar quem são. Isso significa que os pais podem facilmente entrar e sair durante o drop-off sem ter que esperar por funcionários para supervisionar o processo de check-in. Drop-off é uma época agitada, e permitir que os pais assinem seus filhos em pessoal livre para se mover conforme necessário e ajudar as crianças a se preparar para o seu dia. Os funcionários ainda podem cumprimentar os pais e dar as boas-vindas aos filhos-sem a responsabilidade de contratar todos.
com brightwheel, você também pode usar uma funcionalidade de digitalização de código QR, onde os pais usam o seu próprio dispositivo para digitalizar um código QR no seu centro para assinar rápida e seguramente o seu filho. Os pais podem digitalizar para verificar o seu filho, adicionar notas, e até Mesmo assinar em várias crianças ao mesmo tempo.
Simplifique a entrada para o sucesso
sistemas digitais de entrada minimizem os seus esforços de check-in e maximizem a sua capacidade de trabalhar com dados de atendimento diário. Esta abordagem ao sinal de entrada e saída de assistência infantil é uma ótima maneira de reduzir o atrito em momentos agitados, mantendo um processo seguro para gerenciar o atendimento a cada dia. Quando se trata de faturamento, registros de assiduidade, e cálculo de custos, os sistemas digitais fazem a parte de leão da administração para você.
se optar por utilizar o sinal de papel, pense cuidadosamente se uma folha de inscrição semanal ou uma folha de inscrição para cada criança funciona melhor. Você pode verificar os nossos modelos gratuitos para folhas semanais e folhas para cada criança e decidir o que é melhor para você!
outras leituras:
- 8 Ways Child Care Management Software Helps Your Bottom Line
- Guide to Getting Parents in Preschool
- Essential Guide to Child Check-In Software