Så här återställer du raderade e-postmeddelanden i Microsoft 365

när VD inser att de raderade en viktig e-posttråd för tre veckor sedan blir e-poståterställning plötsligt en brådskande uppgift. Visst kan du titta i mappen Deleted Items i Outlook, men utöver det, hur kan du återställa det som har genomgått ”permanent” radering? I den här artikeln granskar vi hur du kan rädda dagen genom att föra förmodligen oåterkallelig e-post tillbaka från det stora bortom.

raderad e-Poståterställning i Microsoft och Office 365

e-Poståterställning för Outlook i Exchange Online via Microsoft och Office kan vara så enkelt som att dra och släppa det egensinniga e-postmeddelandet från mappen borttagna objekt till din inkorg. Men vad gör du när du inte hittar det e-postmeddelande du vill återställa?

Låt oss först titta på hur e-poståterställning är strukturerad i Microsoft 365. Det finns få fler lager här än du kanske tror! I Microsoft 365 kan raderad e-post vara i ett av tre tillstånd: raderad, Mjuk borttagen eller hård borttagen. Hur du återställer e-post och hur länge du måste göra det beror på e-postens raderingsstatus och tillämplig lagringspolicy.

Låt oss gå igenom följande grafik och prata om hur e-post kommer från en stat till en annan, standardpolicyerna, hur man återställer raderad e-post i varje stat och några tips på vägen.

objekt vs. e-post

Outlook handlar om e-post men har också uppgifter, kontakter, kalenderhändelser och andra typer av information. Du kan till exempel ta bort kalenderposter och kan uppmanas att återställa dem, precis som e-post. Av denna anledning kallas mappen för raderat innehåll ” raderade objekt.”När man diskuterar raderingar och återställning är det också vanligt att hänvisa till ”objekt” snarare än att begränsa diskussionen till bara e-post.

Policy

olika regler styr lagringsperioden för objekt i de olika tillstånden för radering. En princip är en automatiskt tillämpad åtgärd som tillämpar en regel relaterad till tjänster. Microsoft 365 har hundratals policyer som du kan justera för att passa dina behov. Se översikt över Lagringspolicyer för mer information.

’borttagna objekt’ e-post

när du trycker på Delete-tangenten i ett e-postmeddelande i Outlook flyttas det till mappen borttagna objekt. Det e-postmeddelandet är nu i” raderat ” tillstånd, vilket helt enkelt betyder att det flyttas till mappen Deleted Items. Hur länge behåller Outlook raderad e-post? Som standard-för alltid! Du kan återställa din raderade e-post med bara en dra och släpp till din inkorg. Klart!

om du inte hittar e-postmeddelandet i mappen borttagna objekt dubbelkollar du att du har valt mappen borttagna objekt och bläddrar sedan till botten av e-postlistan. Leta efter följande meddelande:

om du ser ovanstående meddelande, cache-inställningarna kan hålla bara en del av innehållet i Outlook och vila i molnet. Cachen hjälper till att hålla brevlådans storlekar lägre på hårddisken, vilket i sin tur påskyndar Sök-och laddningstiderna. Klicka på länken för att ladda ner de saknade meddelandena.

men jag tog inte bort det!

om du hittar innehåll i de borttagna objekten och är säker på att du inte tog bort det kan du ha rätt! Administratörer kan ställa in Microsoft 365-principen för att ta bort gammalt Inkorgsinnehåll automatiskt.

Mail kan ’försvinna’ på ett annat sätt. Vissa företag aktiverar en personlig arkivpostlåda för användare. När det är aktiverat kommer som standard alla mail två år eller äldre att ”försvinna” från din inkorg och mappen borttagna objekt. Det finns dock ingen anledning att oroa sig. Även om det tydligen saknas har e-postmeddelandet helt enkelt flyttat till Arkivinkorgen. En inkorg för personliga arkiv visas som en fristående brevlåda i Outlook, som visas nedan.

som ett resultat är det bra att söka i Arkivinkorgen, om den finns när du söker efter äldre meddelanden.

en annan inställning att kontrollera är en som tar bort e-post när Outlook är stängt. Öppna den här inställningen i Outlook genom att klicka på ”File”, sedan ”Options” och slutligen ”Advanced” för att visa det här fönstret:

Om aktiverat tömmer Outlook de borttagna objekten när de är stängda. Det raderade e-postmeddelandet flyttas sedan till läget’ soft-delete’, som täcks nästa. Tänk på att med den här inställningen kommer alla e-postmeddelanden att raderas permanent efter 28 dagar

’Soft-Deleted’ e-post

nästa steg i processen är Soft-Deleted. Soft-Deleted email finns i mappen Deleted-Items men är fortfarande lätt att återställa. På teknisk nivå raderas e-postmeddelandet lokalt från Outlook och placeras i Exchange Online-mappen med namnet Deletions, vilket är en undermapp med återställbara objekt. Allt innehåll i mappen Recoverable Items I Exchange Online anses per definition vara soft-deleted.

du har som standard 14 dagar på dig att återställa soft-deleted mail. Serviceadministratören kan ändra lagringsperioden till högst 30 dagar. Var medveten om att detta kan förbruka en del av lagringskapaciteten som tilldelats varje användarkonto och du kan debiteras för överskridanden.

hur objekt blir mjuka borttagna

det finns tre sätt att mjuka bort e-post eller andra Outlook-objekt.

1. ta bort ett objekt som redan finns i mappen borttagna objekt. När du manuellt tar bort något som redan finns i mappen borttagna objekt raderas objektet mjukt. Varje process, manuell eller på annat sätt som tar bort innehåll från den här mappen resulterar i en ’soft-delete’

1. om du trycker på Shift + Delete på ett e-postmeddelande i din Outlook-inkorg visas en dialogruta som frågar om du vill ”permanent” radera e-postmeddelandet. Om du klickar på Ja tar du bort e-postmeddelandet från mappen Deleted-Items men utför bara en soft-delete. Du kan fortfarande återställa objektet om du gör det inom 14 dagars lagringsperiod.

1. det sista sättet att objekt kan raderas är att använda Outlook-policyer eller regler. Som standard finns det inga policyer som automatiskt tar bort e-post från mappen Deleted-Items i Outlook. Användare kan dock skapa regler som ’permanent’ (soft-delete) e-post. Om du felsöker saknad e-post, Låt användaren kontrollera efter sådana regler som visas nedan. Du kan klicka på regler på hemmenyn och granska alla skapade regler i guiden regler som visas nedan.

Observera att försiktigheten är lite vilseledande eftersom regelns åtgärd kommer att mjuka bort e-postmeddelandet, vilket, som redan nämnts, inte är en omedelbar permanent radering.

återställa mjuk raderad e-post

du kan återställa mjuk raderad e-post direkt i Outlook. Se till att mappen borttagna objekt är vald och leta efter” Återställ objekt som nyligen tagits bort från den här mappen ”högst upp i postkolumnen eller åtgärden” Återställ raderade objekt från Server ” i Hemmenyfältet.

genom att klicka på länken recover items öppnas fönstret Recover Deleted Items.

klicka på de objekt du vill återställa eller Välj alla och klicka på OK.

OBS! det återställda e-postmeddelandet återgår till mappen borttagna objekt. Var noga med att flytta den till din inkorg.

om e-postmeddelandet du letar efter inte är listat kan det ha flyttats till nästa steg: ’hårt borttagen.’

medan användare kan återställa mjuk raderad e-post, kan administratörer också återställa mjuk raderad e-post på deras vägnar med hjälp av den ’hårt raderade’ e-poståterställningsprocessen som beskrivs nästa (som fungerar för både hårda och mjuka raderingar). Microsoft har också skapat två PowerShell-kommandon som är mycket användbara i den här processen för dem som hellre vill skriva uppgifterna. Du kan använda Get-RecoverableItems och Restore-RecoverableItems cmdlets för att söka och återställa mjuk raderad e-post.

hård raderad e-post

nästa steg för radering är ’ hård radering. Tekniskt sett raderas objekt hårt när objekt flyttas från den återställbara mappen till Utrensningsmappen i Exchange online. Administratörer kan fortfarande återställa objekt i mappen med återställningsperioden som anges av princip som sträcker sig från 14 (standard) till 30 (Max). Du kan förlänga kvarhållandet längre än 30 dagar genom att placera lagligt eller rättstvist på objektet eller brevlådan.

hur objekt blir hårt borttagna

det finns två sätt innehåll blir hårt borttaget.

1. enligt policy flyttas mjuk-raderad e-post till det hårt raderade steget när lagringsperioden löper ut.
2. användare kan ta bort e-post manuellt genom att välja alternativet Rensa i fönstret Återställ raderade objekt som visas ovan. (Igen, att välja att ’permanent ta bort’ e-post med Shift + Del, resulterar i en soft-delete, inte en hård-delete.)

återställa hårt raderad e-post

när e-post går in i hårt raderingsstadiet kan användarna inte längre återställa innehållet. Endast serviceadministratörer med rätt behörighet kan initiera återställning, och inga administratörer har dessa privilegier som standard, inte ens den globala administratören. Den globala administratören har rätt att tilldela privilegier så att de kan ge sig själva (eller andra) nödvändiga rättigheter. Sekretess är ett problem här eftersom administratörer med dessa privilegier kan söka och exportera en användares e-post.

Microsofts onlinedokumentation Återställ raderade objekt i en användares postlåda beskriver steg-för-steg-instruktionerna för att återställa hårt raderat innehåll. Processen är lite rörig jämfört med andra administrativa uppgifter. Som en översikt kommer administratören att:

1. tilldela nödvändiga behörigheter
2. sök i inkorgen efter det saknade e-postmeddelandet
3. kopiera resultaten till en Upptäcktspostlåda där du kan visa e-post i den rensade mappen (valfritt).
4. exportera resultaten till en PST-fil.
5. importera PST till Outlook på användarens system och leta reda på det saknade e-postmeddelandet i den rensade mappen

Last Chance Recovery

när hårt borttagna objekt har rensats kan de inte längre upptäckas med någon metod av användare eller administratörer. Du bör överväga återhämtningen av sådant innehåll som osannolikt. Som sagt, om e-postmeddelandet du letar efter inte kan återställas med någon av ovanstående metoder kan du öppna en biljett med Microsoft 365-Support. Under vissa omständigheter kan de kanske hitta e-postmeddelandet som har rensats men ännu inte skrivits över. De kanske eller kanske inte är villiga att leta efter e-postmeddelandet, men det kan inte skada att fråga, och det har hänt.

vad sägs om att använda Outlook för att säkerhetskopiera e-post?

Outlook tillåter en användare att exportera e-post till en PST-fil. För att göra detta klickar du på ”Arkiv” i Outlook-huvudmenyn och sedan på ”Importera & Exportera” som visas nedan.

du kan ange vad du vill exportera och till och med skydda filen med ett lösenord.

medan användbar från tid till annan, en backup plan som beror på användare manuellt exportera innehåll till en lokal fil inte skala och är inte tillförlitlig. Följaktligen lita inte på detta som en möjlig backup-och återställningslösning.

alternativa strategier

efter att ha läst detta kanske du tänker, ” finns det inte ett enklare sätt?”En tjänst som Altaro Office 365 Backup låter dig återställa från ögonblicksbilder av en inkorg eller annat Microsoft 365-innehåll. Att ha en tjänst som denna när du får det brådskande samtalet för att återställa ett mail från en månad sedan kan vara en livräddare.

sammanfattning

användare kan återställa mest raderade e-postmeddelanden utan administratörsintervention. Ofta sitter raderad e-post helt enkelt i den raderade mappen tills den rensas manuellt. När det inträffar går E-post in i ’soft-deleted stage’ och återställs enkelt av en användare inom 14 dagar. Efter denna period går objektet in i läget ’hårt borttagen’. En serviceadministratör kan återställa hårt borttagna objekt i återställningsfönstret. Efter det hårt borttagna tillståndet bör e-post anses vara obefogat. Policyer kan tillämpas för att förlänga lagringstiderna för raderad e-post i alla stater. Medan administratörer kan gå långt med de webbaserade administrationsverktygen kan hela återhämtningsprocessen skriptas med PowerShell för att anpassa och skala större projekt eller ge granulär upptäckt. Det är alltid bra att använda en säkerhetskopieringslösning avsedd för Microsoft 365, till exempel Altaro Office 365 Backup.