Zenbooth

Cuando escuchamos el término «entorno de trabajo ágil», lo que generalmente se nos viene a la mente es trabajar desde casa, trabajar desde casa o trabajar a distancia.

Sin embargo, el trabajo ágil es todo eso y proporciona un diseño de oficina único. Se trata de dar a los trabajadores la libertad y la capacidad de desempeñar sus funciones en el lugar y el tiempo más apropiados.

El trabajo ágil permite la elección y la flexibilidad en términos de dónde y cuándo se realizan las tareas, siempre que el trabajo se entregue dentro de plazos razonables.

El principio detrás del trabajo ágil es que los miembros del equipo son adultos, lo que significa que son maduros, responsables y lo suficientemente confiables como para que se espere que realicen sus tareas sin mucha o ninguna insistencia.

Se trata más de alentar o guiar al personal para que actúe responsablemente por su propia voluntad.

Los inicios de los entornos de trabajo ágiles

Nuestra familiaridad con el estrés y la necesidad siempre presente de lograr un equilibrio entre el trabajo y la vida personal es uno de los factores que ha llevado a la evolución de la organización de trabajo tradicional de nueve a cinco en la oficina.

La introducción de la generación del milenio, que es proverbialmente exigente, en el lugar de trabajo ha obligado a los empleadores a atraer y mantener a nuevos trabajadores talentosos dentro de sus filas.

Además, nuestra experiencia con la última crisis financiera mundial (GFC) nos ha demostrado cuán volátil y frágil es la economía, cuán interconectados estamos y cómo todo se puede romper fácilmente en una sola caída.

Aunque muchas empresas cerraron o se vieron obligadas a reducir sus operaciones durante el GFC, todos aprendieron una lección valiosa: la necesidad de ser ágiles y tener una fuerza de trabajo resistente.

Además, numerosas innovaciones tecnológicas han allanado el camino para nuevos conceptos y perspectivas sobre cómo, dónde y cuándo se puede dirigir un negocio.

La tecnología también ha dado a las empresas, especialmente a las nuevas empresas, la oportunidad de aprovechar los espacios de trabajo digitales y acceder a talentos de todo el mundo.

Así que, en realidad, la necesidad es la madre de la invención – y los entornos de trabajo ágiles son prueba de ello.

Tipos de configuraciones de trabajo ágil

Para maximizar las ventajas del trabajo ágil, hay diferentes arreglos que puede implementar o integrar:

• Trabajo flexible: Esto brinda a los miembros del equipo la oportunidad de trabajar en cualquier lugar de la oficina que deseen. Puede ser en una mesa de la comunidad, una silla cómoda o una cabina de oficina, siempre y cuando se haga el trabajo. También puede implicar permitir horarios de trabajo flexibles fuera del arreglo tradicional de nueve a cinco.

• Uso compartido de escritorios o escritorios en caliente: En esta configuración, a ningún miembro del equipo se le da una estación de trabajo permanente o fija. Más bien, los espacios de trabajo se asignan por equipo y están destinados a ser compartidos o utilizados por orden de llegada.

• Trabajo móvil: Los empleados que necesitan trabajar de forma remota la mayor parte del tiempo y trabajar en una oficina en otros momentos pueden aprovechar este arreglo. Por lo tanto, puede ser una combinación de trabajo flexible y remoto (a continuación).

• Trabajo remoto, teletrabajo o teletrabajo: Las personas que trabajan fuera de una oficina tradicional, que trabajan desde casa parte del tiempo o que necesitan trabajar desde un sitio de cliente pertenecen a esta categoría. Los trabajadores remotos, los trabajadores de campo y los nómadas digitales se clasifican de manera similar.

• Trabajo en casa: Las personas que trabajan desde casa a tiempo completo o que necesitan hacerlo debido a la naturaleza de la tarea en cuestión pertenecen a esta categoría. También es una forma de trabajo remoto.

Beneficios de los entornos de trabajo Ágiles

El trabajo ágil ha florecido a lo largo de los años porque hay beneficios inherentes a tal arreglo.

Maximizar el espacio

Uno de los mayores gastos de las pequeñas y medianas empresas es el alquiler de locales comerciales u oficinas, solo superado por los salarios.

Por lo tanto, incluso si tiene espacio limitado, puede hacer que funcione para usted aplicando principios de trabajo ágil. Los escritorios calientes, por ejemplo, se pueden usar para acomodar a los miembros del equipo que no necesariamente permanecen en la oficina al mismo tiempo.

Además, teniendo en cuenta la naturaleza de varias tareas de oficina, es posible que haya funciones específicas que no requieren un espacio de escritorio permanente.

Puede equipar la oficina con opciones de asientos flexibles que diferentes miembros del equipo pueden usar cuando lo necesiten.

También puede buscar tareas que algunos miembros del equipo pueden realizar de forma remota. De esta manera, puede crear arreglos especiales para el trabajo remoto a tiempo completo o el teletrabajo.

Mejorar el compromiso

Al permitir flexibilidad y personalizar la experiencia laboral de los miembros del equipo, también les haces sentir que te preocupas por su bienestar.

Darles la opción de trabajar en un espacio compartido, como una mesa comunitaria, o en un Zenbooth, por ejemplo, les hace sentirse valorados, aumentando así su nivel de compromiso.

Un Zenbooth es una cabina prefabricada diseñada para trabajadores que requieren privacidad para atender una llamada telefónica o hacer su trabajo en paz.

Diferentes modelos pueden albergar de una, dos y cuatro a seis personas. Están perfectamente equipados para facilitar la productividad y la eficiencia del trabajo y se pueden instalar en cualquier lugar, ya que tienen requisitos de espacio mínimos.

Esto los convierte en una adición perfecta en entornos de trabajo ágiles.

Desarrollar la confianza, la transparencia y la apertura

Si trata a su personal como adultos, los responsabiliza de su trabajo.

En el trabajo ágil, les das control sobre cuándo y dónde realizan sus tareas, un indicador de confianza.

Los buenos empleados responden en especie. Trabajarán más duro para asegurarse de mantener su confianza. El enfoque aquí no está en cuántas horas dedica la gente, sino en la calidad del trabajo que produce, así como en su contribución general a la empresa.

Aumentar la moral de los empleados

No hay nada como saber que uno es libre de elegir una configuración de trabajo preferida. Los miembros del equipo se sienten valorados y tienen voz y voto en la forma en que realizan su trabajo.

Esto aumenta la satisfacción laboral y fomenta la lealtad hacia la empresa.

También se traduce en niveles de desgaste más bajos, un mayor compromiso, una reducción de la tardanza y el absentismo, y una productividad que impacta directamente en los resultados de la empresa.

Mayor ahorro de costes

El entorno de oficina tradicional requería que los empleadores invirtieran mucho no solo en el lugar de trabajo, sino también en mobiliario, suministros de oficina, equipo y servicios públicos.

Es posible que también tengan que contratar trabajadores de limpieza y de cafetería. Tener un entorno de trabajo ágil significa usar el espacio común parte del tiempo y, en parte, usar espacios privados.

No hay necesidad de invertir en una oficina privada o cubículo para cada empleado.

Facilitar una mejor comunicación

Los espacios de trabajo flexibles pueden mejorar la comunicación y las interacciones entre colegas e incluso con la dirección. Cuando tiene espacios íntimos reservados para reuniones privadas, el personal tiene más confianza para programar el tiempo 1 contra 1.

Irónicamente, los espacios de trabajo digitales donde las personas casi nunca se ven pueden tener mejoras en la comunicación, ya que las personas generalmente son más abiertas o libres en su expresión cuando hablan con alguien que está lejos.

Además, los mensajes tienden a ser más claros y orientados a objetivos, ya que los malentendidos o la falta de comunicación ocurren con más frecuencia cuando las cosas no están escritas, como ocurre en el chat en línea.

Promover el movimiento

Permanecer sentado en un solo lugar es estresante y trae consigo una serie de problemas de salud. Además de causar dolor de espalda crónico, dolores de cabeza, afecciones cardiovasculares & aumento de peso, un estilo de vida sedentario también puede ser aburrido y poco excitante.

Los entornos de trabajo ágiles alientan a las personas a moverse o trasladarse de un área de trabajo a otra.

Las salas de reuniones exteriores y las zonas de descompresión también brindan a los miembros del equipo un respiro muy necesario de simplemente estar pegados todo el día a su asiento.

Fomentar la individualidad

Los escritorios en caliente, el teletrabajo y otras formas de configuraciones de trabajo ágiles brindan oportunidades de personalización.

Hay trabajadores que prefieren un poco de ruido o música mientras trabajan. También hay quienes prefieren trabajar en aislamiento o en silencio.

Algunos miembros del equipo pueden querer un escritorio de pie o un escritorio inteligente. Otros pueden decorar áreas de colaboración para que se sientan más inspiradoras.

Los entornos de trabajo ágiles permiten a las personas mostrar su personalidad de muchas maneras.

Reducir el desorden

Los lugares de trabajo y los entornos de oficina típicos suelen estar llenos de archivos, papeles, todo tipo de documentos. Algunos de los cuales pueden ni siquiera estar en uso.

Esto no solo hace que el espacio se vea abarrotado y poco atractivo; también conduce a la acumulación de polvo y otros alérgenos.

Los ajustes de trabajo ágiles encuentran más fácil evitar esto, ya que no hay un espacio conectado a una sola persona que pueda comenzar a acumular cosas.’

Trabajar de manera ágil

Para las empresas que han implementado con éxito oficinas ágiles, simplemente no hay vuelta atrás. Está a un mundo de distancia del rígido lugar de trabajo tradicional.

Además, las mejoras en productividad y calidad asociadas con oficinas ágiles son bastante comunes. Y la forma en que pone el valor de la persona antes que el trabajo es algo que resuena con cada uno de nosotros.