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KPI significa Indicadores Clave de rendimiento, las métricas más importantes que necesita rastrear para ver cómo le está yendo a su negocio. Sin embargo, hay cientos de KPI que puede rastrear, y su modelo de negocio determinará cuáles debe rastrear. Se recomienda realizar un seguimiento de no más de 10 KPI a la vez para que sea más fácil saber cómo está progresando su negocio.

En cuanto a los modelos de ingresos recurrentes y SaaS, se han convertido en uno de los modelos líderes en el ecosistema empresarial global de hoy en día. Y dado que estos modelos de negocio han demostrado ser muy efectivos, cada vez más empresas han comenzado a surgir a su alrededor. Por lo tanto, seleccionar los KPI correctos e informar adecuadamente sobre ellos puede hacer o deshacer un negocio en el mercado cada vez más competitivo de hoy en día.

Diferentes tipos de Ingresos recurrentes

Los ingresos recurrentes son un factor importante a la hora de determinar el valor de su negocio. Las empresas valoradas en función de sus ingresos son aquellas que tienen flujos de ingresos recurrentes porque se espera que sus ingresos predecibles continúen en el futuro. Sin embargo, hay diferentes tipos de fuentes de ingresos recurrentes, y algunas de ellas son más valiosas que otras.

1. Contratos duros. Estos se consideran el «santo grial» de los ingresos recurrentes. La mayoría de los paquetes de cable e Internet o los planes de servicio de telefonía móvil son contratos duros que garantizan un flujo de ingresos predecible. Por ejemplo, muchas compañías de telefonía móvil ofrecen a los clientes teléfonos gratuitos siempre y cuando el cliente se quede en un contrato de servicio completo de 2 o 3 años.
2. Suscripciones de renovación automática. También conocido como un ingreso recurrente «perenne», este tipo de suscripción continúa hasta que el cliente decide detenerla. La mayoría de las empresas SaaS son ejemplos perfectos de suscripciones de renovación automática. Los clientes a menudo dudan en detener o cancelar sus suscripciones (incluso cuando no las necesitan) para evitar la molestia de tener que registrarse de nuevo.
3. Suscripciones de dinero hundido. Además de realizar la compra inicial, los clientes también deben comprar accesorios propietarios para continuar utilizando la plataforma.
4. suscripciones Estándar. Se trata de suscripciones finitas que se pueden renovar al final del contrato. Las suscripciones estándar se consideran mejores que tener una base de clientes leales que continúen comprando sus productos o servicios debido a la lealtad a la marca.
5. Consumibles de dinero hundido. Los consumibles de dinero hundido son similares a las suscripciones de dinero hundido, pero el término se aplica a las plataformas que no requieren accesorios propietarios para funcionar. Como consumidor, no solo compras un producto, sino una plataforma, por ejemplo, ya no quieres comprar café y comenzar a hacer el tuyo, por lo que compras una máquina de café. Sin embargo, necesitará otros accesorios de diferentes fabricantes para que funcione (por ejemplo, kits de descalcificación, cápsulas de café, etc.).).
6. Consumibles simples. Se trata de productos o servicios que se compran una sola vez: artículos desechables (como pasta de dientes o champú) que los clientes compran regularmente, pero que no son leales a una marca determinada.

Los KPI más importantes para SaaS y Modelos de Ingresos Recurrentes

SaaS y otros modelos de negocio de ingresos recurrentes son atractivos para empresarios e inversores porque su flujo de ingresos es predecible; los clientes pagan mensualmente, trimestralmente o anualmente. En un modelo de negocio de ingresos recurrentes, los clientes pagarán por el producto / servicio durante un período de tiempo determinado, conocido como la vida útil del cliente. Si los usuarios finales están satisfechos con el servicio, seguirán utilizando el producto/servicio durante mucho tiempo: cuanto más tiempo permanezca un cliente allí, más beneficios aportarán al negocio. Pero si los clientes no están satisfechos, cancelarán su suscripción, dejarán de pagar y saldrán rápidamente.

Los dos factores clave de éxito para las empresas de ingresos recurrentes son la adquisición y retención de clientes.

• Adquisición de clientes. El primer componente crítico de cualquier modelo de negocio (y aún más crítico en un modelo de ingresos recurrentes) es la adquisición e incorporación de nuevos clientes. Para adquirir nuevos clientes, las empresas SaaS a menudo gastan varios miles de dólares, y no ven una recuperación de ese costo durante unos meses. Sin embargo, cuantos más clientes logren adquirir con el mismo gasto de marketing, menor será el período de amortización y mayor será el ROI de cada cliente adquirido.
• Retención de clientes. Una vez adquirido, es importante retener a esos clientes. Si su empresa gasta tanto dinero en adquirir clientes que luego producen (dejan de hacer negocios con usted) después de unos meses, su empresa ha perdido dinero en ese cliente. La tasa de retención de clientes aumenta a medida que disminuye la tasa de rotación, y con los clientes que siguen utilizando sus servicios durante unos años, su empresa tendrá una base rentable de ingresos recurrentes.

En un modelo de negocio de ingresos recurrentes, los gastos de adquisición de clientes y prestación de servicios de su empresa superarán los ingresos obtenidos en el período anterior. Esto se debe a que los gastos para adquirir clientes y entregar el servicio son por adelantado, mientras que los clientes pagan mensualmente y con el tiempo.

Ahora, echemos un vistazo a las métricas clave que cada empresa de suscripciones necesita medir con frecuencia.

1. Ingresos recurrentes mensuales (MRR)

Para un negocio de ingresos recurrentes, toda la inversión es inicial, por lo que el negocio que se está construyendo debe ser sostenible. Antes de adquirir a sus primeros clientes, necesita tener un producto o servicio, así como gastar algo de dinero para adquirir a esos clientes. Además, sus clientes pagarán suscripciones mensuales, que son cantidades de dinero mucho más pequeñas de lo que pagarían a un negocio de software normal. A la larga, recibirá una afluencia constante de dinero en efectivo, pero necesita sobrevivir el tiempo suficiente para ver que eso suceda.

Es por eso que el seguimiento de MRR es importante a la hora de construir un negocio sostenible: es la cantidad de ingresos que espera recibir cada mes. Para calcular este número, tendrá que sumergirse en sus finanzas, pero es uno de los puntos de referencia más importantes para el progreso.

2. Costos de adquisición de clientes (CAC)

¿Cuánto cuesta adquirir nuevos clientes? ¿Cuánto valor aportan a su empresa? El costo de adquisición de clientes puede proporcionar respuestas a estas preguntas. Cuando se combina con el Valor de vida útil del cliente (CLV), la métrica puede ayudar a garantizar que su modelo de negocio sea viable. El cálculo del CAC implica muchas suposiciones y objetos de valor, por lo que puede ser uno de los más difíciles de registrar con precisión. Dado que incluye cualquier costo involucrado en la atracción de nuevos clientes, hacer cálculos de CAC precisos significa saber qué pasó con el marketing, el producto R&D, las reuniones de ventas, los canales de distribución, etc. En pocas palabras, si gasta 5 50,000 en un mes y agrega 100 clientes nuevos, su CAC sería de 5 500.

3. Meses para recuperar CAC

Esta métrica ayuda a determinar cuánto tiempo después de haber cerrado una cuenta recuperará el CAC total. Esencialmente, muestra la rapidez con la que un cliente que paga comienza a generar ROI para su empresa. A medida que su negocio crece, desea que ese número se reduzca con el tiempo. Para calcularlo, tome su CAC y divídalo por el producto de MRR y su margen bruto (CAC / MRR x GM).

4. Rotación de clientes

Mantener a los clientes existentes es importante para cualquier negocio de ingresos recurrentes, y las tasas de rotación de clientes muestran cuántos clientes ha perdido en un período determinado. El monitoreo de este número es vital para rastrear la vitalidad de su negocio y salvar a su empresa de un desastre completo. Puede ayudarlo a comprender la retención de clientes al proporcionar información sobre la actividad en períodos o fechas específicos. Para las empresas de ingresos recurrentes, una alta tasa de rotación es algo que uno quiere evitar. Se puede calcular de acuerdo con los ingresos o a partir del número de clientes mensualmente. Al calcular la rotación mensual o trimestral, vaya más allá del mero recuento de clientes e identifique la personalidad de un cliente abandonado u otras características únicas que puedan ayudarlo a comprender por qué se fueron.

5. Valor de por vida del cliente (LTV, CLV o CLTV)

El Valor de por vida del cliente muestra el valor promedio de su cliente. Es la cantidad media de dinero que tus usuarios pagan durante su compromiso con tu negocio. CLV le muestra una imagen precisa de su crecimiento. Calcularlo implica varios pasos:

• Encontrar la tasa de vida útil del cliente dividiendo el número 1 por su tasa de abandono
• Encontrar su ARPA (ingreso promedio por cuenta) dividiendo los ingresos totales por el número total de clientes
• Calcular CLV multiplicando la vida útil del cliente por ARPA

Estos pasos se simplifican porque los patrones de abandono y ARPA son elementos variables de la fórmula. Para evaluar el CLV con la mayor precisión posible, necesita cálculos nominales (por ejemplo, la suma de todas las ventas contratadas) y fórmulas más complejas. También se recomienda calcular el CLV por segmento de clientes para obtener resultados más precisos y significativos.

6. Relación CAC a CLV

La relación CAC a CLV muestra la cantidad total de dinero que gasta para adquirir a sus clientes y su valor de por vida en una sola métrica. Muestra el estado de tu estrategia de marketing para que puedas cambiar las campañas que no están funcionando bien o invertir en estrategias que sí lo están haciendo. Para encontrar su relación CLV-CAC, simplemente compare las dos métricas. Un negocio de ingresos recurrentes saludable debe tener un CLV que sea al menos tres veces mayor que CAC. Si la proporción es de 1:1 o 2:1, está gastando demasiado dinero. Por otro lado, una proporción más alta (por ejemplo, 6:1) significaría que está gastando muy poco y perdiendo oportunidades de negocio.

7. Ingresos promedio por cuenta (ARPA)

También conocido como Ingresos Promedio por Usuario (ARPU) e Ingresos Promedio por Cliente (ARPC), esta es una métrica sencilla que muestra los ingresos promedio que su empresa ha recibido de sus clientes. Para calcular su ARPA, simplemente tome su MRR de un período en particular y divídalo por el número total de clientes dentro de ese mismo período.

8. Seguimiento del crecimiento del canal

Incluso si encontraste el canal de marketing perfecto para hacer crecer tu negocio, debes saber que ese crecimiento no durará para siempre. Cada canal de marketing tiene un techo que necesita rastrear y estimar en términos de tasa de crecimiento e ingresos nominales.

9. Gastos por cliente o empleado

Para determinar cuándo y dónde hay margen financiero para realizar inversiones específicas, debe sumar todos sus gastos operativos y dividir la cantidad entre el número de clientes o miembros del personal.

Los líderes de la empresa aportan dos tipos de decisiones en cualquier empresa o línea de trabajo: decisiones basadas en el instinto y decisiones basadas en datos. Hace unas décadas, antes de la era de la transformación digital, las personas solían confiar principalmente en sus instintos empresariales. Utilizaron su experiencia y contaron con un poco de suerte para llevarlos al éxito empresarial. Hoy en día, podemos recopilar y analizar enormes cantidades de datos para detectar cambios y tendencias y usarlos como base para la toma de decisiones. Tomar decisiones basadas en datos puede resultar en un crecimiento constante y exponencial para toda la empresa. Por supuesto, cada negocio se encuentra con varios problemas en su camino hacia el éxito, y para poder manejarlos, las empresas de ingresos recurrentes deben realizar un seguimiento de estos KPI clave para tomar las decisiones correctas.

KPI de referencia esenciales para cada SaaS en Fase Inicial o Negocio de Ingresos recurrentes

Los modelos de negocio de servicios a pedido y orientados a productos no pueden confiar en las mismas estrategias financieras. Las empresas de software tradicionales (orientadas a productos) utilizan grandes aumentos en los ingresos para enmascarar sus prácticas contables flexibles. Sin embargo, el modelo de negocio de ingresos recurrentes no puede permitirse ese lujo y necesita una función contable y financiera bien alineada. Su éxito no depende de que las ventas cierren grandes negocios, sino de equipos administrativos de finanzas y contabilidad que sean capaces de proporcionar procesos estables.

Los KPI de referencia más importantes para una startup de SaaS o cualquier empresa de negocios de ingresos recurrentes en etapas iniciales incluyen:

• Inversión inicial. Para las empresas de ingresos recurrentes, debe haber una inversión inicial significativa. Las empresas necesitan construir el producto antes de poder adquirir clientes y comenzar a generar ingresos. Sin embargo, las empresas SaaS no requieren inversiones iniciales significativas para comenzar a operar. Un proveedor de servicios bajo demanda no tiene que preocuparse por ahorrar dinero para el apoyo a la investigación y el desarrollo debido a una distribución menos intensiva en capital y ciclos de desarrollo más cortos.
• Planificación de capital en tiempo real. Los líderes empresariales de SaaS necesitan acceder a los datos financieros más recientes, así como a las herramientas para gestionarlos. Las empresas SaaS dependen de los números de suscripción, por lo que tener la imagen más actualizada del rendimiento empresarial permite a los directores financieros asignar las inversiones con precisión y saber dónde dirigirse a actualizaciones costosas.
• Renovaciones. En el mundo SaaS, las empresas pueden tener una ventaja debido a los costos iniciales reducidos. Sin embargo, deben seguir atrayendo nuevos clientes y trabajar en retenerlos el mayor tiempo posible. Necesitan vigilar sus tasas de retención y tener varias estrategias de retención de clientes implementadas.

Consejos para usar KPI basados en datos

Para usar KPI basados en datos a su favor – para reducir costos y maximizar sus ingresos, debe:

• Registre los datos cuidadosamente
• Rastree y mida los KPI
• Analice los datos financieros históricos y aprenda a aplicarlos a su planificación y operaciones diarias

Optimice su estrategia de precios para maximizar los ingresos y las ganancias.

Pensar que mayores ingresos significan mayores ganancias es un error que muchos directores ejecutivos tienden a cometer. Si su negocio está generando muchos ingresos, pero todavía hay escasez de flujo de efectivo, significa que su precio debe ajustarse. Antes de establecer la estructura de precios correcta, tendrá que considerar todos los gastos. Seguir estos KPI es esencial cuando se trata de determinar el precio correcto de sus productos o servicios.

Evalúe el flujo de ingresos mediante el uso de estados de pérdidas y ganancias individualizados.

Otra suposición falsa que los directores ejecutivos y los directores financieros a menudo hacen es que su cliente más grande también es su mejor cliente. Una vez que ejecute un informe de rentabilidad para cada uno de sus clientes, verá que sus clientes más grandes no son tan rentables como pensaba. Estos informes le ayudarán a detectar clientes de bajo margen que están matando su rentabilidad.

Administrar márgenes para asegurar la rentabilidad.

Para medir el éxito de su empresa con precisión y obtener una mejor comprensión de sus ganancias reales, debe analizar sus márgenes de beneficio. Para hacer eso, debes rastrear:

• Margen de beneficio bruto-ingresos menos el costo de los bienes vendidos
• Margen de contribución – ingresos menos los costos variables

Conclusión

Medir y comprender los KPI correctos puede revelar mucho sobre sus clientes, empleados, departamentos, servicios, empleos, líneas de productos y muchos otros elementos dentro de la organización que le están causando perder dinero o generar ganancias. La contabilidad y la previsión financiera se vuelven mucho más fáciles cuando las empresas pueden contar una parte significativa de sus ingresos como ingresos recurrentes. Sin embargo, debe saber que no todos los tipos de ingresos recurrentes son iguales.

Al informar sobre datos clave para SaaS y negocios de ingresos recurrentes, hay una serie de matices a tener en cuenta. Estas métricas se pueden aplicar a todos los tipos de empresas e industrias y deben monitorizarse regularmente. Además, es fundamental elaborar los informes necesarios y establecer puntos de referencia para cada IPC. Comience por analizar los datos de su último trimestre o año para establecer una línea de base con la que medir, luego use esa línea de base para evaluar si está estancado o en crecimiento.

Sin las herramientas adecuadas para el trabajo, sería imposible realizar un seguimiento y comprender cualquiera de estas métricas. Consero es un proveedor de Finanzas como Servicio que es una solución financiera sólida que puede ayudar a los líderes a tomar decisiones basadas en datos para hacer crecer su negocio. Somos un socio confiable que puede ayudarlo a mantenerse al día sobre la salud financiera de su empresa, liberándolo del proceso de contabilidad. ¡No dude en solicitar una demostración hoy mismo!