Esta publicación es parte de nuestra serie que cubre todos los aspectos básicos que necesita para crear o actualizar los documentos administrativos de su programa de cuidado infantil. Lea más en 7 Formularios de Cuidado Infantil Que Necesita Para Administrar Un Mejor Negocio.
Los formularios de cuidado infantil que usa todos los días en su programa de educación de la primera infancia a menudo son tan simples que puede pasar por alto fácilmente su potencial de mejora. Tome hojas de registro de cuidado infantil, por ejemplo. Las hojas de asistencia diarias desempeñan un papel vital tanto en la contabilidad del paradero de los niños bajo su cuidado como en la recopilación de datos de asistencia precisos para la obtención de licencias, el mantenimiento de registros y la facturación.
Al optimizar la experiencia de check-in de su centro de cuidado infantil o preescolar, puede hacer las cosas más fáciles para los padres y el personal, tanto durante la agitada hora de check-in como cuando revisa la asistencia de cualquier niño. Esto le ahorrará a su negocio de cuidado de niños tiempo, dinero y frustración en todos los ámbitos.
Echemos un vistazo a los pros y los contras de los métodos tradicionales de inicio de sesión de cuidado infantil y exploremos los beneficios de pasar a una solución digital más moderna para el registro de entrada y el seguimiento de la asistencia de los niños.
Las hojas de registro tradicionales con lápiz y papel
Las hojas de registro para el cuidado infantil suelen estructurarse de dos maneras: cada niño tiene su propia hoja de registro que registra sus movimientos a lo largo de la semana, o el paradero de todos los niños se anota en una hoja nueva cada semana. Ambos tienen beneficios y desventajas a considerar antes de elegir el método adecuado para su programa.
Hojas de registro por niño
Pros:
Con este método, toda la información de asistencia de un niño se almacena en un solo lugar. No es necesario hacer referencias cruzadas de una lista completa de clases para tabular a qué días o cuántas sesiones ha asistido un niño. Si factura a los padres en función de la cantidad de días que un niño llega a su guardería o guardería, o si tiene un recargo por ciertas actividades, las hojas de asistencia por niño pueden facilitar el cálculo de las facturas.
La hoja de registro personal de un niño también brinda a los padres una visión concisa de sus horarios de asistencia y entrega, y la información sigue siendo relativamente confidencial.
Contras:
Dar a cada niño su propia hoja de asistencia puede hacer que la entrega y la recogida sean más agitadas para los padres, que tienen que encontrar el papel adecuado para iniciar sesión. También es más para que el personal realice un seguimiento y más para almacenar y archivar.
Este método también dificulta el cálculo de la asistencia total, ya que debe consultar el registro de asistencia de cada niño para llegar a un total grupal. Esto también puede hacer que la suma de los ingresos y gastos del negocio consuma más tiempo. 
Hojas de inicio de sesión por semana
Pros:
Tener una hoja de inicio de sesión por semana es mucho menos papel para que el personal y los padres se ocupen de la entrega. Puede simplificar los procedimientos matutinos de su preescolar o centro de cuidado infantil y reducir parte del caos de inicio de sesión.
También es más fácil imprimir una hoja de inicio de sesión por semana, en lugar de imprimir hojas separadas para cada niño. El uso de una hoja por semana también ocupará mucho menos espacio de almacenamiento en su centro.
El seguimiento de la asistencia de los niños por semana hace que sea fácil trabajar con sus números de asistencia semanales o mensuales y ver quién participó en qué actividades, lo cual es conveniente para calcular los costos y gastos semanales o mensuales.
Contras:
Si ha dividido la asistencia a su centro de cuidado infantil por días de la semana, como un grupo M/W/F y un grupo Tu/Th, deberá imprimir más de una hoja de asistencia todos los lunes por la mañana. Si tiene un horario diario más flexible, es posible que una hoja semanal no pueda adaptarse a esto.
Además, es más difícil ver la asistencia de un niño de un vistazo.
Las hojas de registro de papel no son una solución única para todos. Lo que elija usar depende de cómo funciona su centro de cuidado infantil, cuántos hijos tiene y cómo se ven sus prácticas de programación y facturación.
Hojas de inicio de sesión digital: Lo mejor de ambos mundos
Las soluciones de inicio de sesión digital permiten que las familias inicien sesión de forma rápida y segura, y permiten que usted y el personal de su centro de cuidado infantil vean esa información por niño, por aula o por período de tiempo. ¿Y las mejores noticias? Las hojas de registro digitales son más fáciles de usar para los padres que los formularios en papel.
Con las hojas de registro digitales, los padres pueden usar una aplicación para inscribir a sus hijos en el cuidado infantil. Cada niño inscrito estará en su sistema digital, y los padres pueden seleccionar la foto de su hijo en su dispositivo digital. A continuación, firman digitalmente su firma, al igual que firman un recibo electrónico en la pantalla de una tarjeta de crédito, o pueden usar un código de acceso único de cuatro dígitos para marcar de forma segura a sus hijos como entregados o recogidos.
Cuando esté listo para ver sus datos de asistencia para calcular facturas o verificar la tardanza o las recogidas tardías, puede ejecutar rápidamente un informe de check-in que le permita ordenar esos datos.
Tampoco tiene que preocuparse por el almacenamiento: todos los datos de facturación se almacenan en la nube para facilitar el acceso cuando los necesite, sin necesidad de archivadores. Esto le ahorrará costos administrativos de papel, tinta y almacenamiento, y hace que el mantenimiento de registros sea muy fácil. 
Una de las características más convenientes de usar un sistema de inicio de sesión digital es la capacidad de integrar la asistencia con su sistema de facturación de cuidado infantil. En lugar de contar a mano el número de sesiones a las que ha asistido un niño o los días a los que ha asistido, puede generar automáticamente una factura en función de lo que se ha registrado en su sistema de inicio de sesión digital.
Recomendamos considerar seriamente una solución de cuidado infantil digital debido a esta flexibilidad. Las opciones de configuración y los informes automatizados de inicio de sesión electrónico le ahorran tiempo a usted y a su personal, tanto en el momento del check-in como cuando llega el momento de revisar sus registros para facturación, inscripción o preparación para una reunión de padres.
El inicio de sesión digital es tan seguro como el inicio de sesión en papel, porque cada padre tiene un código único para verificar quiénes son. Esto significa que los padres pueden entrar y salir fácilmente durante la entrega sin tener que esperar a que el personal supervise el proceso de registro. La entrega es un momento agitado, y permitir que los padres inscriban a sus hijos libera al personal para moverse según sea necesario y ayudar a los niños a prepararse para su día. El personal todavía puede saludar a los padres y dar la bienvenida a los niños, solo que sin la responsabilidad de firmar a todos.
Con brightwheel, también puede usar una función de escaneo de código QR, en la que los padres usan su propio dispositivo para escanear un código QR en su centro para iniciar sesión de forma rápida y segura con sus hijos. Los padres pueden escanear para registrar a sus hijos, agregar notas e incluso iniciar sesión en varios niños a la vez.
Simplifique el inicio de sesión para el éxito
Los sistemas de inicio de sesión digital minimicen sus esfuerzos de registro y maximicen su capacidad para trabajar con datos de asistencia diaria. Este enfoque para iniciar y cerrar sesión en el cuidado infantil es una excelente manera de reducir la fricción en momentos agitados mientras se mantiene un proceso seguro para administrar la asistencia diaria. Cuando se trata de facturación, registros de asistencia y cálculo de costos, los sistemas digitales hacen la mayor parte del administrador por usted.
Si elige usar el inicio de sesión en papel, piense cuidadosamente si una hoja de inicio de sesión semanal o una hoja de inicio de sesión para cada niño funciona mejor. Puede consultar nuestras plantillas gratuitas para hojas semanales y hojas para cada niño y decidir qué es lo mejor para usted.
Más información:
- 8 Maneras En Que el Software de Administración de Cuidado Infantil Ayuda a Sus Resultados
- Guía para Involucrar a los Padres En el Preescolar
- Guía Esencial para el Software de Registro de Entrada para Niños