La gestion de projet SharePoint peut grignoter votre temps de travail si vous n’utilisez pas les options SharePoint OOTB, telles que des modèles de gestion des tâches ou des outils tiers spécialement conçus. L’approche intelligente de ce problème peut incroyablement raccourcir l’ensemble du cycle de planification et de production du projet.
Dans cet article de blog, nous allons mettre en évidence certaines fonctionnalités de base de la gestion des tâches SharePoint.
Un site personnel dans SharePoint est le moyen le plus simple de suivre vos tâches et de les gérer à partir d’un seul endroit. Vous pouvez afficher une vue globale de toutes les tâches qui vous sont attribuées sur l’ensemble de la batterie de serveurs SharePoint, quel que soit l’endroit où réside une tâche. Vous pouvez modifier une tâche en cliquant dessus et en étant redirigé vers la liste des tâches du site ou de SharePoint, qui contient cette tâche.
Une vue chronologie vous permet d’afficher certaines tâches dans une vue de style de diagramme de Gantt, la vue la plus populaire pour la gestion des tâches SharePoint. C’est un moyen pratique de représenter la liste des tâches séquentiellement sous forme de tâches, de sous-tâches et de jalons avec des dates. En outre, vous pouvez désigner des couleurs et des styles de texte spécifiques à vos tâches.
Vous pouvez afficher vos tâches dans une vue de chronologie en modifiant les propriétés de la partie web et en cochant la case « Afficher la chronologie » dans les paramètres de la partie web.
Parmi les autres options de gestion des tâches SharePoint disponibles avec les sites personnels, citons les suivantes:
- Cochez la case pour marquer la tâche comme terminée.
- Cliquez sur le point d’exclamation pour marquer la tâche comme importante.
- Personnalisez une tâche (visible uniquement pour vous).
Un site de projet SharePoint affiche les tâches de chaque membre de l’équipe afin que l’on puisse voir la charge et l’état des flux de travail dans l’ensemble de l’équipe. Là, vous pouvez sélectionner une vue en fonction des exigences de votre projet SharePoint. Il existe certains types de vue par défaut pour une liste de tâches: Calendrier, Terminé, diagramme de Gantt, Tâches tardives et autres.
Sur un site de projet SharePoint, vous pouvez gérer vos tâches ou celles d’autres utilisateurs si vous disposez de l’autorisation appropriée. Une option utile pour la gestion des tâches SharePoint est la possibilité de créer des sous-tâches. C’est une option essentielle si vous souhaitez afficher et suivre un grand projet en plusieurs étapes avec de nombreuses tâches.
Microsoft Project
Si votre gestion des tâches SharePoint nécessite plus de flexibilité, vous pouvez importer une liste de tâches SharePoint dans Microsoft Project en cliquant sur l’option » Ouvrir avec le projet » dans le ruban.
Cependant, la liste des tâches SharePoint sera ouverte dans Microsoft Project en dehors de votre site SharePoint. Si vous souhaitez effectuer votre gestion des tâches SharePoint uniquement dans l’environnement SharePoint, vous devez rechercher d’autres outils qui améliorent les capacités SharePoint par défaut.
Microsoft Planner
Microsoft Planner pour Office 365 est une sorte de solution « SharePoint Trello ». Le planificateur utilise une structure similaire mais simplifiée pour gérer une liste de tâches SharePoint Online. Vous créez un plan, qui est représenté sous la forme d’un tableau avec des colonnes personnalisées. Plus tard, vous pouvez réorganiser les tâches SharePoint en compartiments.
Les tâches MS PLanner peuvent être classées par statut ou par utilisateurs assignés. Les utilisateurs affectés à une tâche reçoivent des notifications par e-mail. L’une des caractéristiques remarquables de cet outil de gestion des tâches SharePoint est la possibilité de laisser des commentaires et d’avoir une conversation avec vos collègues directement dans la fiche de tâches associée.
La fonctionnalité OOTB de SharePoint ne suffit parfois pas à satisfaire plusieurs exigences d’un projet à part entière. Un logiciel Kanban spécialement conçu peut être installé dans SharePoint pour étendre les capacités de gestion des tâches.
Virtosoftware a développé une carte Kanban Virto pour la gestion intelligente des tâches SharePoint. Cette solution a été créée pour prendre en charge la méthodologie kanban classique, bien qu’elle soit hautement personnalisable pour fournir des capacités supplémentaires pour des projets plutôt complexes.
Virto SharePoint Kanban offre les mêmes options que, par exemple, Trello : notifications utilisateur SharePoint, colonnes personnalisées, commentaires de tâches, suivi de l’activité des tâches, etc.
La carte Kanban Virto est disponible pour SharePoint Online et les versions sur site.
✓LIENS UTILES
- Application Virto Kanban pour Office 365
- Partie Web Virto Kanban
Tatiana Sushchenko est la propriétaire du produit chez VirtoSoftware. Elle a commencé sa carrière informatique avec la célèbre ABBYY Lingvo en 2006 à Moscou. Elle a ensuite rejoint Microsoft en occupant divers rôles de gestion marketing dans Visio, SharePoint, Office 365 et Project pendant près de 10 ans. Tatiana est diplômée de l’Institute of Business Studies et titulaire d’un mini-MBA. Elle est également diplômée de la Microsoft marketing excellence university.
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