La administración de proyectos de SharePoint puede estar consumiendo su tiempo de trabajo si no utiliza las opciones de SharePoint de OOTB, como plantillas de administración de tareas o herramientas de terceros especialmente diseñadas. El enfoque inteligente de este problema puede acortar increíblemente todo el ciclo de planificación y producción del proyecto.
En esta publicación de blog, destacaremos algunas características básicas de la administración de tareas de SharePoint.
Un sitio personal en SharePoint es la forma más fácil de seguir el seguimiento de sus tareas y administrarlas desde un solo lugar. Puede ver una vista agregada de todas las tareas asignadas en toda la comunidad de SharePoint, independientemente de dónde resida una tarea. Puede editar una tarea haciendo clic en ella y siendo redirigido a la lista de tareas del sitio o de SharePoint, que contiene esta tarea.
Una vista de línea de tiempo le permite mostrar ciertas tareas en una vista de estilo de gráfico de Gantt, la vista más popular para la administración de tareas de SharePoint. Esta es una forma conveniente de representar la lista de tareas de forma secuencial como tareas, subtareas e hitos con fechas. Además, puede designar colores y estilos de texto específicos para sus tareas.
Puede mostrar sus tareas en una vista de línea de tiempo editando las propiedades de la pieza web y marcando la casilla «Mostrar línea de tiempo» en la configuración de la pieza web.
Entre las otras opciones de administración de tareas de SharePoint disponibles con sitios personales se encuentran las siguientes:
- Haga clic en la casilla de verificación para marcar la tarea como completada.
- Haga clic en el signo de exclamación para marcar la tarea como importante.
- Personaliza una tarea (solo visible para ti).
Un sitio de proyecto de SharePoint muestra las tareas de cada miembro del equipo para que se pueda ver la carga y el estado de los flujos de trabajo en todo el equipo. Allí puede seleccionar una vista de acuerdo con los requisitos de su proyecto de SharePoint. Hay disponibles algunos tipos de vista predeterminados para una lista de tareas: Calendario, Completado, diagrama de Gantt, Tareas tardías y otros.
En un sitio de proyecto de SharePoint, puede administrar sus tareas u otras tareas de otros usuarios en caso de que tenga el permiso correspondiente. Una opción útil para la administración de tareas de SharePoint es la capacidad de crear subtareas. Esta es una opción esencial si desea mostrar y realizar un seguimiento de un proyecto grande de varias etapas con muchas tareas.
Microsoft Project
Si la administración de tareas de SharePoint requiere más flexibilidad, puede importar una lista de tareas de SharePoint a Microsoft Project haciendo clic en la opción «Abrir con proyecto» en la cinta de opciones.
Sin embargo, la lista de tareas de SharePoint se abrirá en Microsoft Project fuera de su sitio de SharePoint. En caso de que desee realizar la administración de tareas de SharePoint solo en el entorno de SharePoint, debe buscar otras herramientas que mejoren las capacidades predeterminadas de SharePoint.
Microsoft Planner
Microsoft Planner para Office 365 es una especie de solución de» SharePoint Trello». El planificador utiliza una estructura similar, pero simplificada, para administrar una lista de tareas de SharePoint online. Se crea un plan, que se representa como un tablero con columnas personalizadas. Más adelante, puede reorganizar las tareas de SharePoint en cubos.
Las tareas de MS PLanner se pueden clasificar por estado o por usuarios asignados. Los usuarios asignados a una tarea reciben notificaciones por correo electrónico. Una de las características notables de esta herramienta de administración de tareas de SharePoint es la posibilidad de dejar comentarios y mantener una conversación con sus compañeros de trabajo directamente en la tarjeta de tareas relacionada.
La funcionalidad OOTB de SharePoint a veces no es suficiente para satisfacer múltiples requisitos de un proyecto completo. Es posible que se instale un software Kanban especialmente diseñado en SharePoint para ampliar las capacidades de administración de tareas.
Virtosoftware ha desarrollado Virto Kanban Board para la gestión inteligente de tareas de SharePoint. Esta solución fue creada para soportar la metodología kanban clásica, aunque es altamente personalizable para proporcionar habilidades adicionales para proyectos bastante complejos.
Virto SharePoint Kanban ofrece las mismas opciones que, por ejemplo, Trello: notificaciones de usuario de SharePoint, columnas personalizadas, comentarios de tareas, seguimiento de actividades de tareas y mucho más.
La placa Virto Kanban está disponible para SharePoint Online y las versiones locales.
✓ ENLACES ÚTILES
- Aplicación Virto Kanban para Office 365
- Parte Web Virto Kanban
Tatiana Sushchenko es la propietaria del producto en VirtoSoftware. Comenzó su carrera de TI con el famoso ABBYY Lingvo en 2006 en Moscú. Luego se mudó a Microsoft, desempeñándose con fuerza en varios puestos de gestión de marketing en Visio, SharePoint, Office 365 y Project durante casi 10 años. Tatiana es graduada del Instituto de Estudios Empresariales y tiene un mini MBA. También se graduó de Microsoft marketing excellence university.
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