Le monde devient de plus en plus bruyant avec les sites Web, les médias sociaux, les messages texte, les discussions de groupe, les e-mails, les vidéoconférences, les réunions, les vidéos, les applications mobiles, les notifications push, les appareils intelligents et tout le reste.
Avec tout ce bruit, comment quelqu’un peut-il transmettre son message aux clients ou aux parties prenantes?
Dans ma carrière, j’ai appris qu’être un bon écrivain est essentiel pour être un bon professionnel de la communication. Je pensais que c’était mon travail d’écrire le message et de le faire le plus rapidement possible. J’ai vite appris que je devais être un facilitateur et un créateur dans un processus plus important que moi et mon équipe. Les professionnels de la communication de niveau supérieur font plus que de l’écriture : ils organisent, priorisent, simplifient et collaborent sur la messagerie. Il ne suffit pas d’avoir le meilleur message. Nous devons obtenir du soutien car avec le soutien vient le plaidoyer pour votre message.
3-2 Modèle pour les points de discussion
Les professionnels de la communication doivent démarrer le processus et nous devons savoir où il va. D’après mon expérience, la première étape consiste à développer des messages ou des points de discussion.
Je travaille à créer trois points principaux, chacun avec deux balles de support. Chacun des trois points principaux doit être court, personnalisable et facile à mémoriser. Limiter votre message à vos trois premiers points vous oblige, vous et l’équipe, à prioriser les éléments les plus critiques de votre histoire. Idéalement, ces messages sont assez simples pour que les gens puissent les mémoriser et les personnaliser. Les points de discussion ne devraient pas avoir besoin d’être partagés textuellement pour être efficaces. La création de points de discussion diffère de la parole, du script ou de la rédaction de lettres, car nous voulons créer une opportunité d’authenticité avec une reproductibilité.
Les sous-points de soutien doivent appartenir à l’une des trois catégories suivantes:
- histoires – une anecdote, un exemple ou un court récit;
- statistiques – un nombre ou un point de données; et
- lignes d’étiquette — une phrase rapide et accrocheuse.
Histoires pour se connecter aux émotions
Connecter un récit pour illustrer votre point est la stratégie la plus précieuse pour un argument émotionnel. Par exemple, si vous créez des messages autour d’un nouveau programme ou d’un nouveau produit, donnez un exemple de la façon dont cette nouvelle chose a amélioré ou affecté une personne ou un groupe.
Par exemple, un district scolaire lance une nouvelle initiative technologique pour fournir aux élèves des ordinateurs portables à utiliser à l’école et à la maison. Une excellente histoire de soutien serait celle d’un étudiant qui n’a pas accès à un ordinateur à la maison. Susan compte sur la bibliothèque de l’école pour terminer un devoir, et la bibliothèque ferme à 18 h. Maintenant, grâce à ce programme pour ordinateur portable, elle peut terminer ses devoirs à la maison et utiliser le temps après l’école pour participer à l’équipe de robotique de l’école.
L’histoire peut être hypothétique ou fictive; cependant, les exemples réels sont plus percutants, surtout si vous pouvez rapidement brosser un tableau et vous identifier à un public.
Des données pour faire appel à la logique
Des faits et des chiffres apportent légitimité et contexte aux messages, en se connectant avec ceux qui cherchent une explication logique ou rationnelle à un sujet. Ceux-ci peuvent inclure des dollars, des pourcentages ou des chiffres bruts, selon le sujet. Ce devraient être de simples statistiques qui ne nécessitent pas beaucoup d’explications.
Par exemple, un district scolaire qui cherche à construire de nouvelles écoles pour une élection obligataire peut souligner qu’il augmente de 1 000 nouveaux élèves chaque année, ce qui équivaut à une nouvelle école et à environ 120 nouveaux enseignants et employés. Ce point de données démontre un nombre difficile pour montrer un besoin.
Il est essentiel d’utiliser des comparaisons de nombres complexes pour fournir un contexte. Par exemple, une méthode standard pour décrire la distance entre le point A et le point B consiste à la comparer à un terrain de football par rapport à l’indication de 100 yards. Vous pouvez comparer l’eau économisée par les nouvelles stations de remplissage de bouteilles à 100 bouteilles d’eau en plastique au lieu de 1 600 onces.
Lignes d’étiquette pour le faire Coller
La catégorie de points d’appui la plus difficile est la ligne d’étiquette car elle doit être courte et douce. Typiquement, c’est ainsi que vous martelez un point à la maison. Pensez aux histoires et aux statistiques comme étant les initiateurs du pic d’un bon slogan.
Par exemple, lors de la création d’un message sur une nouvelle école secondaire au début du collège, pour appuyer un point sur l’accès direct d’un élève aux cours du collège, l’école pourrait utiliser un slogan comme: « commencez votre avenir maintenant. »Les programmes ECS permettent aux étudiants de première génération et sous-représentés d’obtenir gratuitement un diplôme d’associé pendant leurs études secondaires. Ce slogan relie les étudiants ambitieux à une idée de ce qu’ils peuvent accomplir dans une école comme ECHS.
J’aime animer une session de brainstorming pour créer des balises en faisant des cartes de mots ou en utilisant des notes post-it pour obtenir des mots ou des concepts communs. Il est utile de rassembler votre groupe et de lui poser des questions directrices pour générer des mots et des idées possibles pour votre étiquette. Ensuite, faites-les écrire sur un post-it et collez leurs mots sur un mur. Enfin, vous pouvez regrouper visuellement des mots pour trouver des points communs et combiner des thèmes récurrents en pensées et idées complètes.
NOTRE messagerie
Je rend mon équipe folle quand quelqu’un essaie de désigner un projet ou une idée comme étant « à moi » parce qu’en fin de compte, il partage sa propriété, sa responsabilité et sa responsabilité. Il en va de même pour la messagerie.
La rédaction de scripts et de discours mot à mot a sa place dans les communications professionnelles, mais ces outils devraient se limiter aux vidéos et aux discours sur l’état de l’union. Les points de discussion permettent à un orateur de s’approprier un message. Cela permettra aux gens de s’éloigner de la lecture et de se concentrer sur la livraison et l’exécution.
Avoir des points de discussion prédéfinis peut établir un message de base pour créer d’autres contenus sans se soucier de l’approbation. Une fois que j’ai mes points de discussion approuvés, mon équipe et moi pouvons créer nos sites Web, dépliants, diaporamas, vidéos et contenus sociaux sans aller et venir sur les approbations, car nous avons un alignement direct pour la messagerie approuvée.
Donc, la prochaine fois que vous devez lancer un grand projet, identifiez vos parties prenantes clés et vos partenaires de réflexion, puis commencez par des points de discussion pour transmettre votre message à ses audiences en retrait.