Meaning
Vouching is het proces van het controleren van bewijsstukken en ervoor zorgen dat het naar behoren ondersteunt boekingen in de boekhouding. Bijvoorbeeld, een auditor is een vouching document van het cognossement om te zien of het document ondersteunt het aantal aankopen in het aankoopdagboek.
de auditor kan ook teruggaan met behulp van tracering. Terwijl het traceren van de werkelijke inventaris aan de boekhouding, de auditor kan beginnen met de inventaris documenten en terug te traceren naar winkelrekken en fysiek controleren van de inventaris.
tijdens de uitvoering van het voucher-proces onderzoekt de accountant of er fouten zijn gemaakt in de boekhouding.
dit is bedoeld om ervoor te zorgen dat transacties in de juiste rekeningen worden geboekt. De accountant verifieert de autoriteit van deze transacties. De auditieve kan zijn steekproefomvang van de audit die wordt genomen hebben vergroot om het niveau van zekerheid te verhogen.
soorten vouchers
er zijn twee soorten vouchers:
- primaire Voucher: dit zijn originele kopieën van schriftelijke bewijsstukken. Deze omvatten de aankoopfacturen, contante memo’ s, pay-in-slip, enz.
- tegoedbon: dit zijn kopieën van bewijsstukken die niet in het origineel beschikbaar zijn. Het zijn eigenlijk de kopieën. De contracten kunnen worden bewaard in kluizen van banken. De kopieën worden in functie gehouden om te bevestigen.
voorbeeld
een Productieonderneming dient haar jaarrekening en boekhouding in bij een toonaangevend accountantskantoor voor vouching. De auditor die het project uitvoert, wil controleren of de transacties van het bedrijf geldig, zakelijk gerelateerd en naar behoren geautoriseerd zijn.
in de kasboekhouding van de onderneming identificeert de accountant boekingen van verkopen in contanten, ontvangsten van crediteuren, rente-inkomsten, dividend-inkomsten, hypotheekbetalingen, verkopen van vaste activa en vorderingen.
door deze techniek te gebruiken, beoordeelt de auditor alle inzendingen en zoekt hij naar de relevante bewijsstukken die elke transactie ondersteunt en verifieert.
de accountant vindt documentatie van ontvangsten, kapitaaluitgaven en andere die betrekking hebben op de in de boekhouding opgenomen transacties. Aan de hand van het bewijs dat de accountantsverklaring is afgegeven, zorgt de accountant ervoor dat de in de boekhouding opgenomen claims gerechtvaardigd zijn en dat de onderneming geen enkele vorm van fraude pleegt.
Checklists voor tegoedbetuiging
Tegoedbetuiging omvat in principe drie aspecten autorisatie, registratie en verificatie indien nodig: deze zijn als volgt::
- indien de interne controle naar behoren functioneert, kan de accountant ervoor kiezen testcontroles uit te voeren in plaats van volledig in te stemmen.
- juistheid van de transacties
- echtheid van de transacties
- correcte indeling van de rekeningen
- de voucher moet naar behoren worden genummerd.
- elke gecontroleerde tegoedbon moet worden gemarkeerd met een vinkje
- het bedrag moet hetzelfde zijn als per woord en in cijfers
- de betalingstermijn moet er zijn bij ontvangst
- tijdens vooruitbetaling in contanten moet “voorschot” duidelijk worden vermeld.
- onderzoek naar eventuele ontbrekende vouchers in het bestand.
- elke wijziging van de voucher moet door de betrokken ambtenaar worden gewaarmerkt.
- alle uitgaven dienen door de accountant te worden onderzocht.
- de classificatie van de rekening moet worden gecontroleerd.
het verlenen van diensten vormt de basis voor de controle en vormt een belangrijk onderdeel van de taak van de accountant. De auditor kan het zich niet veroorloven nalatig te zijn in het instaan.