SharePoint-Projektmanagement kann Ihre Arbeitszeit wegfressen, wenn Sie nicht die OOTB SharePoint-Optionen wie Task-Management-Vorlagen oder speziell entwickelte Tools von Drittanbietern verwenden. Der intelligente Ansatz für dieses Problem kann den gesamten Projektplanungs- und Produktionszyklus unglaublich verkürzen.
In diesem Blogbeitrag werden wir einige grundlegende Funktionen der SharePoint-Aufgabenverwaltung hervorheben.
Eine persönliche Website in SharePoint ist die einfachste Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu verfolgen und von einem Ort aus zu verwalten. Sie können eine aggregierte Ansicht aller Ihnen zugewiesenen Aufgaben in der gesamten SharePoint-Farm anzeigen, unabhängig davon, wo sich eine Aufgabe befindet. Sie können eine Aufgabe bearbeiten, indem Sie darauf klicken und zur Website oder SharePoint-Aufgabenliste weitergeleitet werden, die diese Aufgabe enthält.
Mit einer Zeitleistenansicht können Sie bestimmte Aufgaben in einer Ansicht im Gantt-Diagrammstil anzeigen, der beliebtesten Ansicht für die SharePoint-Aufgabenverwaltung. Dies ist eine bequeme Möglichkeit, Aufgabenlisten nacheinander als Aufgaben, Teilaufgaben und Meilensteine mit Datumsangaben darzustellen. Außerdem können Sie Ihren Aufgaben bestimmte Farben und Textstile zuweisen.
Sie können Ihre Aufgaben in einer Zeitleistenansicht anzeigen, indem Sie die Webparteigenschaften bearbeiten und das Kontrollkästchen „Zeitleiste anzeigen“ in den Webparteinstellungen aktivieren.
Zu den anderen SharePoint-Aufgabenverwaltungsoptionen, die mit persönlichen Websites verfügbar sind, gehören die folgenden:
- Klicken Sie auf das Kontrollkästchen, um die Aufgabe als abgeschlossen zu markieren.
- Klicken Sie auf das Ausrufezeichen, um die Aufgabe als wichtig zu markieren.
- Machen Sie eine Aufgabe persönlich (nur für Sie sichtbar).
Eine SharePoint-Projektwebsite zeigt die Aufgaben jedes Teammitglieds an, sodass die Auslastung und der Status der Workflows im gesamten Team angezeigt werden können. Dort können Sie eine Ansicht entsprechend Ihren SharePoint-Projektanforderungen auswählen. Es gibt einige Standardansichtstypen für eine Aufgabenliste: Kalender, Abgeschlossen, Gantt-Diagramm, Verspätete Aufgaben und andere.
Auf einer SharePoint-Projektwebsite können Sie Ihre Aufgaben oder die Aufgaben anderer Benutzer verwalten, sofern Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen. Eine nützliche Option für die SharePoint-Aufgabenverwaltung ist die Möglichkeit, Unteraufgaben zu erstellen. Dies ist eine wichtige Option, wenn Sie ein großes mehrstufiges Projekt mit vielen Aufgaben anzeigen und verfolgen möchten.
Microsoft Project
Wenn Ihre SharePoint-Aufgabenverwaltung mehr Flexibilität erfordert, können Sie eine SharePoint-Aufgabenliste in Microsoft Project importieren, indem Sie im Menüband auf die Option „Mit Projekt öffnen“ klicken.
Die SharePoint-Aufgabenliste wird jedoch in Microsoft Project außerhalb Ihrer SharePoint-Website geöffnet. Wenn Sie Ihre SharePoint-Aufgabenverwaltung nur in der SharePoint-Umgebung ausführen möchten, müssen Sie nach anderen Tools suchen, die die standardmäßigen SharePoint-Funktionen verbessern.
Microsoft Planner
Microsoft Planner für Office 365 ist eine Art „SharePoint Trello“ -Lösung. Der Planer verwendet eine ähnliche, aber vereinfachte Struktur zum Verwalten einer SharePoint Online-Aufgabenliste. Sie erstellen einen Plan, der als Tafel mit benutzerdefinierten Spalten dargestellt wird. Später können Sie die SharePoint-Aufgaben in Buckets neu anordnen.
MS PLanner-Aufgaben können nach Status oder zugewiesenen Benutzern kategorisiert werden. Die einer Aufgabe zugewiesenen Benutzer erhalten E-Mail-Benachrichtigungen. Eine der bemerkenswerten Funktionen dieses SharePoint-Aufgabenverwaltungstools ist die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen und ein Gespräch mit Ihren Mitarbeitern direkt in der zugehörigen Aufgabenkarte zu führen.
Die SharePoint-OOTB-Funktionalität reicht manchmal nicht aus, um mehrere Anforderungen eines vollständigen Projekts zu erfüllen. Speziell entwickelte Kanban-Software kann in SharePoint installiert werden, um die Aufgabenverwaltungsfunktionen zu erweitern.
Virtosoftware hat das Virto Kanban Board für intelligentes SharePoint Task Management entwickelt. Diese Lösung wurde entwickelt, um die klassische Kanban-Methodik zu unterstützen, obwohl sie in hohem Maße anpassbar ist, um zusätzliche Fähigkeiten für ziemlich komplexe Projekte bereitzustellen.
Virto SharePoint Kanban bietet dieselben Optionen wie z. B. Trello: SharePoint-Benutzerbenachrichtigungen, benutzerdefinierte Spalten, Aufgabenkommentare, Verfolgung von Aufgabenaktivitäten und vieles mehr.
Virto Kanban Board ist für SharePoint Online und die lokalen Versionen verfügbar.
✓ NÜTZLICHE LINKS
- Virto Kanban-App für Office 365
- Virto Kanban-Webpart
Tatiana Sushchenko ist Product Owner bei VirtoSoftware. Sie begann ihre IT-Karriere bei der berühmten ABBYY Lingvo im Jahr 2006 in Moskau. Dann wechselte sie zu Microsoft und war fast 10 Jahre lang in verschiedenen Marketing-Management-Rollen in Visio, SharePoint, Office 365 und Project tätig. Tatiana ist Absolventin des Institute of Business Studies und hat einen Mini-MBA-Abschluss. Sie absolvierte auch die Microsoft Marketing Excellence University.
Alle Publikationen des Autors Tatiana Sushchenko