Opérations Commerciales d’Encaissement de Chèques

Opérations Commerciales d’Encaissement de Chèques

Mai 04, 2017

L’exploitation d’une entreprise d’encaissement de chèques est une entreprise complexe. Lorsque vous démarrez votre entreprise, vous devez choisir un emplacement, choisir les services à fournir et rédiger un plan d’affaires. À partir de là, vous devez vous inscrire et acquérir les licences appropriées, sécuriser un compte bancaire, développer votre processus de conformité, former les employés et étoffer votre protocole d’encaissement des chèques. Il y a beaucoup de balles en l’air et les jongler demande de l’expertise et de la diligence.

Lorsque votre point de vente d’encaissement de chèques fonctionne bien, cependant, tout en vaut la peine. Vous devenez un centre communautaire, apportant l’inclusion financière à ceux qui sont exclus du système bancaire traditionnel. Votre entreprise d’encaissement de chèques aide les familles à louer, à payer leurs factures, à charger leur carte de débit prépayée et à effectuer d’autres transactions financières du ménage. Pour atteindre ce point, vous devez procéder comme suit:

1. Choisissez Vos Services d’Encaissement De Chèques
2. Enregistrez Votre Entreprise De Services Monétaires
3. Sécurisez un Compte Bancaire d’Entreprise D’Encaissement De Chèques
4. Évaluez Le Risque D’Encaissement et Définissez Le Programme De Conformité
5. Développez Vos Processus d’Encaissement de Chèques

Choisissez Vos Services d’Encaissement De Chèques

Lorsque vous décrivez votre plan d’affaires d’encaissement de chèques, vous devrez choisir vos services d’encaissement de chèques. En plus de l’encaissement réel des chèques, les OPC offrent des services financiers tels que des cartes de débit prépayées, des prêts à court terme, un paiement pratique des factures, des mandats et des virements bancaires. Le choix de vos services dépendra de votre clientèle et de ce dont elle a besoin.

Les services d’encaissement de chèques sont des services financiers alternatifs pour les personnes sous-bancarisées, les personnes non bancarisées et même les personnes entièrement bancarisées. Ces services comblent le fossé dans l’accès aux services bancaires traditionnels ou un fossé dans les fonds disponibles. Pour les personnes entièrement mises en banque, les services d’encaissement de chèques sont toujours précieux dans les moments où vous ne pouvez pas attendre que la banque débloque vos fonds déposés. Pour les sous-bancarisés et les non bancarisés, les services d’encaissement de chèques sont vitaux pour la vie quotidienne.

Enregistrement d’une entreprise de services monétaires

L’enregistrement de votre entreprise d’encaissement de chèques est l’un des éléments les plus importants de votre ESM. Sans une licence appropriée et actuelle, vous ne pouvez pas fonctionner légalement. Mais toutes les entreprises d’encaissement de chèques n’ont pas besoin de s’inscrire en tant qu’ESM.

FinCEN définit une ESM comme une entreprise qui engage les services et produits suivants:

1. Encaissement de chèques
2. Mandats
3. Chèques de voyage
4. Transmission d’argent
5. Change de devises
6. Accès prépayé

Parmi ces entreprises, certaines n’ont pas besoin de licence. Encaissement des chèques les entreprises qui encaissent plus de 1 000 $ par jour et par client sont tenues par la loi de s’inscrire officiellement en tant qu’ESM. Les encaisseurs de chèques encaissant moins de 1 000 $ par jour et par client ne sont pas tenus de s’inscrire officiellement et peuvent fonctionner comme des encaisseurs de chèques sans licence.

Restez à jour avec les toutes dernières exigences sur le site Web du FinCEN.

Compte bancaire d’entreprise d’encaissement de chèques

Votre compte bancaire d’entreprise d’encaissement de chèques est une autre pièce cruciale du puzzle. Sans compte bancaire sécurisé, votre CCO ne peut pas fonctionner. En guise de cache-cache, l’ensemble de votre modèle d’affaires dépend de votre capacité à déposer et à effacer des fonds via un compte bancaire. Trouver et maintenir un compte fiable via une banque d’encaissement de chèques est plus difficile que jamais grâce au phénomène de dérisquage.

La dérision fait référence à la tendance des banques à rompre les liens avec leurs clients encaisseurs de chèques. Les banques se détournent en clôturant des comptes ou en fermant entièrement leurs services bancaires d’encaissement de chèques. Les encaisseurs de chèques reçoivent rarement des explications et apprennent souvent la fermeture de leur compte au moyen d’une lettre de résiliation de compte générique. La tendance à la dérision a commencé avec l’opération Choke Point et ses effets sont ressentis par les caissiers de chèques et les clients qu’ils servent.

Vérifier le risque d’encaissement et la conformité

Vérifier la conformité à l’encaissement est l’acte d’évaluer, de gérer et de signaler le risque associé à votre entreprise. Dans le cadre de leurs efforts de conformité, les caissiers agréés sont tenus par la loi de se conformer à la Loi sur le secret bancaire (BSA). Promulguée en 1970, la BSA vise à encourager la coopération entre les banques et les ESM pour la détection et la prévention du blanchiment d’argent.

La BSA détaille les exigences relatives à de nombreux aspects de votre activité d’encaissement de chèques, notamment:

1. Examens indépendants de l’ESM
2. Enregistrement de l’ESM
3. Liste des agents de l’ESM
4. Déclaration d’activités suspectes de l’ESM
5. Établissement d’un programme écrit de lutte contre le blanchiment d’argent
6. Déclaration d’opérations en devises
7. Tenue de dossiers
8. Processus pour les ESM situées à l’étranger
9. Nature des dossiers et période de conservation

Afin de respecter ces exigences de conformité et de gérer efficacement vos risques, vous avez besoin d’un programme de conformité robuste. La dernière technologie d’encaissement des chèques POS peut vous aider à capturer les données KYC et à communiquer tous les points de données à votre institution financière et aux canaux de reporting appropriés. L’emploi d’un expert en conformité vous permettra de rester en avance sur les nouvelles réglementations et en conformité avec les réglementations en vigueur.

Vérifier les processus opérationnels d’encaissement

Lorsque votre plan d’affaires, l’enregistrement des ESM, les services d’encaissement des chèques et le programme de conformité sont en échec, il est temps de se concentrer sur vos processus opérationnels. Ceux–ci incluent la formation de vos employés, votre processus d’encaissement des chèques et votre protocole d’ouverture et de fermeture de votre entreprise, entre autres!

Une formation diligente des employés garantit que tous vos employés sont conscients des risques potentiels et capables d’attraper des signaux d’alarme avant qu’ils ne deviennent des fraudes à part entière. Afin de gérer une entreprise d’encaissement de chèques conforme et efficace, vous devez créer un processus de formation des employés. Ce processus comprendra un guide, un aperçu de la formation de tous les nouveaux employés et un calendrier de formation annuelle des employés existants. La formation de vos employés devrait avoir lieu souvent et devrait être mise à jour en fonction des nouvelles tendances en matière de gestion des risques et de réglementation.

Une partie de votre formation s’articule autour de l’ouverture et de la fermeture en toute sécurité de votre entreprise. En créant un protocole pour cette activité commerciale quotidienne, vous pouvez atténuer la menace de cambriolage. Enfin, un processus d’encaissement des chèques par écrit donnera à vos employés un aperçu de la vérification des clients, de l’encaissement des chèques et de la tenue de registres et de communications appropriés conformément à la BSA.

Que vous envisagiez de démarrer une entreprise d’encaissement de chèques ou que vous possédiez et exploitiez une ESM depuis plus de 20 ans, il est important de revisiter ces secteurs de votre entreprise. Devenir complaisant ou rester coincé dans une routine sont les ennemis d’une gestion vigilante des risques. En réexaminant votre entreprise chaque année ou chaque trimestre, vous pouvez identifier les inefficacités et travailler pour gérer une entreprise de services monétaires rentable et conforme.

Si vous voulez un partenaire pour naviguer dans l’industrie de l’encaissement de chèques, contactez NCC. Notre équipe possède une vaste expérience de l’exploitation des ESM, de la réglementation et de la prévention de la fraude. NCC fournit également de vrais comptes bancaires d’affaires d’encaissement de chèques fiables – afin que vous puissiez rayer un élément de votre liste!