SharePoint project management può essere mangiare via il vostro tempo di lavoro se non utilizzando le opzioni di SharePoint OOTB, come modelli di gestione delle attività, o appositamente progettati strumenti di terze parti. L’approccio intelligente a questo problema può incredibilmente accorciare l’intero ciclo di pianificazione e produzione del progetto.
In questo blogpost, metteremo in evidenza alcune caratteristiche di base di SharePoint task management.
Un sito personale in SharePoint è il modo più semplice per tenere traccia delle attività e gestirle da un unico luogo. È possibile visualizzare una vista aggregata di tutte le attività assegnate all’utente nell’intera farm di SharePoint, indipendentemente da dove risiede un’attività. È possibile modificare un’attività facendo clic su di essa e di essere reindirizzati al sito o SharePoint elenco attività, che contiene questa attività.
Una vista timeline consente di visualizzare alcune attività in una vista stile grafico di Gantt, la vista più popolare per la gestione attività SharePoint. Questo è un modo conveniente per rappresentare l’elenco delle attività in sequenza come attività, attività secondarie e pietre miliari con date. Inoltre, è possibile designare colori e stili di testo specifici per le attività.
È possibile visualizzare le attività in una vista timeline modificando le proprietà web part e selezionando la casella “Mostra timeline” nelle impostazioni web part.
Tra le altre opzioni di gestione attività SharePoint disponibili con i siti personali sono le seguenti:
- Fare clic sulla casella di controllo per contrassegnare l’attività come completata.
- Fare clic sul punto esclamativo per contrassegnare l’attività come importante.
- Rendi personale un’attività (visibile solo a te).
Un sito del progetto SharePoint visualizza le attività di ogni membro del team in modo da poter visualizzare il carico e lo stato dei flussi di lavoro in tutto il team. Qui è possibile selezionare una vista in base ai requisiti del progetto SharePoint. Sono disponibili alcuni tipi di visualizzazione predefiniti per un elenco di attività: Calendario, Completato, diagramma di Gantt, Attività in ritardo e altri.
In un sito di progetto SharePoint, è possibile gestire le attività o le attività di altri utenti nel caso in cui si disponga dell’autorizzazione pertinente. Un’opzione utile per la gestione delle attività di SharePoint è la possibilità di creare attività secondarie. Questa è un’opzione essenziale se si desidera visualizzare e tenere traccia di un grande progetto multistadio con molte attività.
Microsoft Project
Se la gestione attività SharePoint richiede maggiore flessibilità, è possibile importare un elenco attività SharePoint in Microsoft Project facendo clic sull’opzione “Apri con progetto” nella barra multifunzione.
Tuttavia, l’elenco attività SharePoint verrà aperto in Microsoft Project all’esterno del sito SharePoint. Nel caso in cui si desideri eseguire la gestione delle attività SharePoint solo nell’ambiente SharePoint, è necessario cercare altri strumenti che migliorano le capacità predefinite di SharePoint.
Microsoft Planner
Microsoft Planner per Office 365 è una sorta di soluzione “SharePoint Trello”. Il pianificatore utilizza una struttura simile, ma semplificata per gestire un elenco di attività SharePoint online. Si crea un piano, che viene rappresentato come una scheda con colonne personalizzate. In seguito, è possibile riorganizzare le attività di SharePoint in bucket.
Le attività di MS PLanner possono essere classificate per stato o per utenti assegnati. Gli utenti assegnati a un’attività ricevono notifiche e-mail. Una delle caratteristiche notevoli di questo strumento di gestione delle attività di SharePoint è la possibilità di lasciare commenti e avere una conversazione con i tuoi colleghi direttamente nella scheda attività correlata.
La funzionalità SharePoint OOTB a volte non è sufficiente per soddisfare più requisiti di un progetto completo. Software Kanban appositamente progettato potrebbe essere installato in SharePoint per estendere le capacità di gestione delle attività.
Virtosoftware ha sviluppato la scheda Virto Kanban per la gestione intelligente delle attività di SharePoint. Questa soluzione è stata creata per supportare la classica metodologia kanban, anche se è altamente personalizzabile per fornire abilità extra per progetti piuttosto complessi.
Virto SharePoint Kanban offre le stesse opzioni, ad esempio Trello: notifiche utente SharePoint, colonne personalizzate, commenti attività, attività di monitoraggio, e ancora di più.
Virto Kanban Board è disponibile per SharePoint Online e le versioni locali.
✓ LINK UTILI
- Virto Kanban App per Office 365
- Virto Kanban Web Part
Tatiana Sushchenko è il proprietario del prodotto a VirtoSoftware. Ha iniziato la sua carriera IT con il famoso ABBYY Lingvo nel 2006 a Mosca. Poi si è trasferita a Microsoft eseguendo fortemente in vari ruoli di gestione del marketing in Visio, SharePoint, Office 365 e Project per quasi 10 anni. Tatiana si è laureata presso l’Istituto di Studi commerciali e ha conseguito una laurea mini-MBA. Si è anche laureata presso la Microsoft marketing excellence University.
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