er din bedrift i kaos og du begynner å lure på at det er så nettopp fordi det mangler en arbeidsplan? I denne artikkelen forklarer vi hvordan du planlegger effektivt.
Folk elsker planer, retroplanlegginger, planlagte oppgaver over en kalender og alt annet. Og det er ikke overraskende fordi i en verden som business (vel, og verden generelt også) som har en tendens til kaos av natur, gjør det ikke vondt for å streve for å ha alt godt organisert. Derfor bør du legge til en god arbeidsplanlegging til alle de vanlige planene for prosjektledelsesoppgavene.
men ikke start huset ved taket: arbeidsplanen er noe som, selv om det ikke er helt komplisert, må beregnes til millimeteren. Og det er derfor i denne artikkelen vi ikke bare skal ta opp hva en arbeidsplan er nøyaktig, men vi skal også forklare trinnene som er nødvendige for å skape en god plan av denne typen.
Organiser alle papirene din bedrift trenger Med Holded. Opprett din gratis konto.
hva er en arbeidsplan?
Ting må starte riktig. Så først og fremst, la oss gjøre det klart hva denne typen plan er. Vi kan bekrefte at et arbeidsprogram er et verktøy som hjelper oss med å organisere, optimalisere og forenkle oppgavene som er nødvendige for å oppnå et arbeidsmål.
tanken er at planen din hjelper deg med å planlegge og administrere alle ressursene som er nødvendige for å lykkes med målet ditt. Og ikke bare det: det skal hjelpe deg med å systematisere all informasjon som genereres av disse prosessene… Sett på en mye mer syntetisk måte: en effektiv arbeidsplan er strategien som lar deg nå ønskede resultater. Og nå er det på tide å spørre: men hvordan?
Trinn for å opprette planen
denne delen kan ha tittelen «lag ditt arbeid system i bare syv trinn»… Men først, vent, fordi her er to tips for å hjelpe deg med å planlegge disse trinnene mye mer effektivt.
- planen din skal være nyttig for deg og din bedrift. Dette betyr ikke stol på hva som er mest effektivt for andre selskaper: finn det som er mest effektivt for deg, og arbeid med det.
- hvis arbeidsplanen din skal være veldig stor, del den i etapper og identifiser dem så tydelig som mulig.
når dette er klart, er det på tide å etablere de syv trinnene som er nødvendige for å lage det:
- Sett målet med planen din. Hva vil du oppnå med ham? Det er nødvendig at du definerer det så tydelig som mulig, og at du i tillegg angir faste frister som skal være hellige. (Et lite tips: vær realistisk med tidsfrister og ikke belaste ansatte med umulige mål.)
- Skriv din plan introduksjon og bakgrunn. Sikkert, det er flere ansatte som jobber mot målene i arbeidsplanen din, og det gjør aldri vondt at de har et dokument som hjelper dem å forstå motivasjonene til det.
- Setter mål og mål. Mål er mer generelle begreper, mens målene er mye mer spesifikke og bør merkes selv kronologisk i planleggingskalenderen. Når det gjelder målene, prøver du Å VÆRE SMART, som i tillegg til å være «smart» på engelsk er akronymet for «spesifikk» (jo mer detaljert, jo bedre), «målbar» (hvis målene dine er målbare, blir det lettere å avgjøre om de er oppnådd eller ikke), «oppnåelig» (igjen: vær realistisk), «relevant» (ikke å bryte med mål som ikke er viktige, og at det eneste som vil stjele tidsmål (mest nyttige) og «begrenset tid» (ikke la åpne mål på ubestemt tid: de har alle en bestemt dato i kalenderen).
- hver arbeidsplan har en liste over ressurser. Oppgi ikke bare ressursene du har, men også ressursene du trenger for å nå dine mål.
- Definer dine begrensninger. Det nytter ikke å spille blind med våre egne begrensninger, for til slutt ender de opp med å ta sin toll. Det er mye bedre å definere disse begrensningene og tenke på hvordan du kan overvinne hindringene de innebærer.
- Identifiserer ansvarlige parter. Bestem hvem som skal ta vare på hver av oppgavene, gi dem beskjed og gjøre livet enklere slik at de kan nå sine mål med all mulig hjelp.
- Legg igjen strategien din skriftlig. Igjen, det er bedre å ha alt skriftlig. Så kom deg til jobb: oppgi de spesifikke handlingene i arbeidsplanen din, planlegg, opprett en tidsplan og en tidslinje … Det er alltid mye lettere å forstå disse typer strategier på papir.
Organiser alle papirene din bedrift trenger Med Holded. Opprett din gratis konto.