Befindet sich Ihr Unternehmen im Chaos und Sie wundern sich, dass es genau deshalb so ist, weil es keinen Arbeitsplan gibt? In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie effizient planen.
Menschen lieben Pläne, Retroplanungen, geplante Aufgaben über einen Kalender und alles andere. Und das ist nicht verwunderlich, denn in einer Welt wie der Wirtschaft (und der Welt im Allgemeinen auch), die von Natur aus zum Chaos neigt, schadet es nicht, alles gut organisiert zu haben. Deshalb sollten Sie zu allen üblichen Plänen Ihrer Projektmanagementaufgaben eine gute Arbeitsplanung hinzufügen.
Aber fangen Sie das Haus nicht am Dach an: Der Arbeitsplan ist zwar nicht völlig kompliziert, muss aber millimetergenau berechnet werden. Aus diesem Grund werden wir in diesem Artikel nicht nur darauf eingehen, was ein Arbeitsplan genau ist, sondern auch die Schritte erläutern, die erforderlich sind, um einen guten Plan dieser Art zu erstellen.
Organisieren Sie mit Holded den gesamten Papierkram, den Ihr Unternehmen benötigt. Erstellen Sie Ihr kostenloses Konto.
Was ist ein Arbeitsplan?
Die Dinge müssen richtig beginnen. Lassen Sie uns zunächst klarstellen, was genau diese Art von Plan ist. Wir können bestätigen, dass ein Arbeitsprogramm ein Werkzeug ist, das uns hilft, die zur Erreichung eines Arbeitsziels erforderlichen Aufgaben zu organisieren, zu optimieren und zu vereinfachen.
Die Idee ist, dass Ihr Plan Ihnen hilft, alle Ressourcen zu planen und zu verwalten, die für den Erfolg Ihres Ziels erforderlich sind. Und nicht nur das: Es sollte Ihnen helfen, alle durch diese Prozesse generierten Informationen zu systematisieren… Viel synthetischer ausgedrückt: Ein effizienter Arbeitsplan ist die Strategie, mit der Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen können. Und jetzt ist es Zeit zu fragen: aber wie?
Schritte zum Erstellen Ihres Plans
Dieser Abschnitt könnte den Titel „Erstellen Sie Ihr Arbeitssystem in nur sieben Schritten“ tragen … Aber warten Sie zuerst, denn hier sind zwei Tipps, mit denen Sie diese Schritte viel effizienter planen können.
- Ihr Plan sollte für Sie und Ihr Unternehmen nützlich sein. Vertrauen Sie also nicht dem, was für andere Unternehmen am effektivsten ist: Finden Sie heraus, was für Sie am effektivsten ist, und arbeiten Sie daran.
- Wenn Ihr Arbeitsplan sehr groß sein soll, teilen Sie ihn in Phasen auf und identifizieren Sie sie so klar wie möglich.
Sobald dies klar ist, ist es Zeit, die sieben Schritte festzulegen, die zum Erstellen erforderlich sind:
- Legen Sie das Ziel Ihres Plans fest. Was genau willst du mit ihm erreichen? Es ist notwendig, dass Sie es so klar wie möglich definieren und außerdem feste Fristen festlegen, die eingehalten werden sollten. (Ein kleiner Tipp: Seien Sie realistisch mit Ihren Terminen und belasten Sie die Mitarbeiter nicht mit unmöglichen Zielen.)
- Schreiben Sie Ihren Plan Einführung und Hintergrund. Sicherlich gibt es mehrere Mitarbeiter, die auf die Ziele Ihres Arbeitsplans hinarbeiten, und es schadet nie, dass sie ein Dokument haben, das ihnen hilft, die Motivationen zu verstehen.
- Setzt Ziele und Vorgaben. Ziele sind allgemeinere Konzepte, während Ziele viel spezifischer sind und sogar chronologisch im Planungskalender markiert werden sollten. In Bezug auf die Ziele versuchen Sie, KLUG zu sein, was nicht nur „klug“ auf Englisch ist, sondern auch das Akronym für „spezifisch“ (je detaillierter, desto besser), „messbar“ (wenn Ihre Ziele messbar sind, ist es einfacher festzustellen, ob sie erreicht wurden oder nicht), „erreichbar“ (wieder: realistisch sein), „relevant“ (nicht mit Zielen zu brechen, die nicht wichtig sind und das einzige, was die Zeit stehlen wird) Ziele (am nützlichsten) und „begrenzte Zeit“ (Lassen Sie Ziele nicht unbegrenzt öffnen: Sie haben alle ein bestimmtes Datum kalender).
- Jeder Arbeitsplan enthält eine Liste von Ressourcen. Listen Sie nicht nur die Ressourcen auf, die Sie haben, sondern auch die Ressourcen, die Sie benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen.
- Definieren Sie Ihre Einschränkungen. Es hat keinen Sinn, blind mit unseren eigenen Einschränkungen zu spielen, denn am Ende fordern sie ihren Tribut. Es ist viel besser, diese Einschränkungen zu definieren und darüber nachzudenken, wie Sie die damit verbundenen Hindernisse überwinden können.
- Identifiziert Verantwortliche. Bestimmen Sie, wer sich um die einzelnen Aufgaben kümmert, lassen Sie sie wissen und erleichtern Sie ihnen das Leben, damit sie ihre Ziele mit der größtmöglichen Hilfe erreichen können.
- Hinterlassen Sie Ihre Strategie schriftlich. Auch hier ist es besser, alles schriftlich zu haben. Machen Sie sich also an die Arbeit: Listen Sie die spezifischen Aktionen Ihres Arbeitsplans auf, planen Sie, erstellen Sie einen Zeitplan und eine Zeitleiste … Es ist immer viel einfacher, diese Art von Strategien auf Papier zu verstehen.
Organisieren Sie mit Holded den gesamten Papierkram, den Ihr Unternehmen benötigt. Erstellen Sie Ihr kostenloses Konto.