er din virksomhed i kaos, og du begynder at undre dig over, at det er så netop fordi det mangler en arbejdsplan? I denne artikel forklarer vi, hvordan man planlægger effektivt.
folk elsker planer, retroplanninger, planlagte opgaver over en kalender og alt andet. Og det er ikke overraskende, for i en verden som forretning (godt og verden generelt også), der af natur har tendens til kaos, skader det ikke at stræbe efter at have alt godt organiseret. Derfor skal du tilføje en god arbejdsplanlægning til alle de sædvanlige planer for dine projektstyringsopgaver.
men start ikke huset ved taget: arbejdsplanen er noget, der, selvom det ikke er helt kompliceret, skal beregnes til millimeteren. Og det er grunden til, at vi i denne artikel ikke kun vil tage fat på, hvad en arbejdsplan er nøjagtigt, men vi vil også forklare de trin, der er nødvendige for at skabe en god plan af denne type.
Organiser alt det papirarbejde, din virksomhed har brug for med Holded. Opret din gratis konto.
Hvad er en arbejdsplan?
ting skal starte rigtigt. Så lad os først og fremmest gøre det klart, hvad denne slags plan er. Vi kan bekræfte, at et arbejdsprogram er et værktøj, der hjælper os med at organisere, optimere og forenkle de opgaver, der er nødvendige for at nå et arbejdsmål.
ideen er, at din plan hjælper dig med at planlægge og styre alle de ressourcer, der er nødvendige for succes med dit mål. Og ikke kun det: det skal hjælpe dig med at systematisere alle de oplysninger, der genereres af disse processer… Sæt på en meget mere syntetisk måde: en effektiv arbejdsplan er den strategi, der giver dig mulighed for at nå de ønskede resultater. Og nu er det tid til at spørge: men hvordan?
trin til oprettelse af din plan
dette afsnit kunne have titlen “opret dit arbejdssystem i kun syv trin” … Men først, vent, for her er to tip, der hjælper dig med at planlægge disse trin meget mere effektivt.
- din plan skal være nyttig for dig og din virksomhed. Det betyder, at du ikke stoler på, hvad der er mest effektivt for andre virksomheder: find det, der er mest effektivt for dig, og arbejd på det.
- hvis din arbejdsplan bliver meget stor, skal du opdele den i faser og identificere dem så klart som muligt.
når dette er klart, er det tid til at etablere de syv trin, der er nødvendige for at oprette det:
- sæt målet for din plan. Hvad vil du nøjagtigt opnå med ham? Det er nødvendigt, at du definerer det så klart som muligt, og at du desuden sætter faste frister, der skal være hellige. (Et lille tip: Vær realistisk med dine deadlines og belast ikke personalet med umulige mål.)
- Skriv din plan introduktion og baggrund. Der er helt sikkert flere medarbejdere, der arbejder hen imod målene i din arbejdsplan, og det gør aldrig ondt, at de har et dokument, der hjælper dem med at forstå motivationen til det.
- sætter mål og målsætninger. Mål er mere generelle begreber, mens mål er meget mere specifikke og bør markeres selv kronologisk i planlægningskalenderen. Med hensyn til målene prøver du at være SMART, hvilket ud over at være “smart” på engelsk er akronymet for “specifikt” (jo mere detaljeret, jo bedre), “målbart” (hvis dine mål er målbare, vil det være lettere at afgøre, om de er nået eller ej), “opnåeligt” (igen: vær realistisk), “relevant” (ikke at bryde med mål, der ikke er vigtige, og at det eneste, der stjæler tidsmål (mest nyttige) og “begrænset tid” (lad ikke åbne mål på ubestemt tid: de har alle en bestemt dato i kalenderen).
- hver arbejdsplan har en liste over ressourcer. Angiv ikke kun de ressourcer, du har, men også de ressourcer, du har brug for for at nå dine mål.
- Definer dine begrænsninger. Det nytter ikke at spille blind med vores egne begrænsninger, for i sidste ende ender de med at tage deres vejafgift. Det er meget bedre at definere disse begrænsninger og tænke over, hvordan du kan overvinde de forhindringer, de indebærer.
- identificerer ansvarlige parter. Bestem, hvem der skal tage sig af hver af opgaverne, lad dem vide og gøre deres liv lettere, så de kan nå deres mål med al mulig hjælp.
- lad din strategi være skriftlig. Igen er det bedre at have det hele skriftligt. Så kom på arbejde: angiv de specifikke handlinger i din arbejdsplan, tidsplan, Opret en tidsplan og en tidslinje … Det er altid meget lettere at forstå disse typer strategier på papir.
Organiser alt det papirarbejde, din virksomhed har brug for med Holded. Opret din gratis konto.