SharePoint project management kan uw werktijd opslokken als u geen gebruik maakt van de OOTB SharePoint-opties, zoals taakbeheersjablonen, of speciaal ontworpen tools van derden. De slimme aanpak van dit probleem kan de hele projectplanning en productiecyclus ongelooflijk verkorten.
in deze blogpost zullen we enkele basisfuncties van SharePoint Taakbeheer benadrukken.
een persoonlijke site in SharePoint is de makkelijkste manier om uw taken te volgen en te beheren vanuit één plaats. U kunt een geaggregeerde weergave zien van alle taken die aan u zijn toegewezen over de gehele SharePoint-farm, ongeacht waar een taak zich bevindt. U kunt een taak bewerken door erop te klikken en doorgestuurd te worden naar de site of SharePoint takenlijst, die deze taak bevat.
met een tijdlijnweergave kunt u bepaalde taken weergeven in een Gantt-diagramstijl, de meest populaire weergave voor SharePoint-Taakbeheer. Dit is een handige manier om de takenlijst achtereenvolgens weer te geven als taken, subtaken en mijlpalen met datums. U kunt ook specifieke kleuren en tekststijlen aan uw taken toewijzen.
u kunt uw taken in een tijdlijnweergave weergeven door de eigenschappen van webonderdelen te bewerken en het vakje “tijdlijn weergeven” aan te vinken in de instellingen van webonderdelen.
onder de andere SharePoint taakbeheeropties beschikbaar met persoonlijke sites zijn de volgende:
- klik op het selectievakje om de taak als voltooid te markeren.
- klik op het uitroepteken om de taak als belangrijk te markeren.
- Maak een taak persoonlijk (alleen zichtbaar voor u).
een SharePoint-projectsite toont de taken van elk teamlid, zodat men de belasting en status van de workflows over het hele team kan bekijken. Daar kunt u een weergave selecteren op basis van uw SharePoint-projectvereisten. Er zijn enkele standaard weergavetypen voor een takenlijst beschikbaar: agenda, voltooid, Gantt-diagram, Late taken en anderen.
op een SharePoint-projectsite kunt u uw taken of de taken van andere gebruikers beheren als u de relevante toestemming hebt. Een handige optie voor SharePoint Taakbeheer is de mogelijkheid om subtaken te maken. Dit is een essentiële optie als u wilt weergeven en bijhouden van een grote multi-stage project met veel taken.
Microsoft Project
als uw SharePoint-Taakbeheer meer flexibiliteit vereist, kunt u een SharePoint-takenlijst importeren in Microsoft Project door op de optie “Openen met Project” in het lint te klikken.
de SharePoint-takenlijst wordt echter geopend in Microsoft Project buiten uw SharePoint-site. In het geval dat u uw SharePoint Taakbeheer alleen in de SharePoint-omgeving wilt uitvoeren, moet u zoeken naar andere tools die de standaard SharePoint-mogelijkheden verbeteren.
Microsoft Planner
Microsoft Planner voor Office 365 is een soort van een “SharePoint Trello” oplossing. De planner maakt gebruik van een vergelijkbare, maar vereenvoudigde structuur om een SharePoint Online takenlijst te beheren. U maakt een plan, dat wordt weergegeven als een bord met aangepaste kolommen. Later kunt u de SharePoint-taken herschikken in emmers.
MS-PLanner-taken kunnen worden gecategoriseerd op status of door toegewezen gebruikers. De gebruikers die aan een taak zijn toegewezen, ontvangen e-mailmeldingen. Een van de opmerkelijke kenmerken van deze SharePoint Taakbeheer tool is de mogelijkheid om opmerkingen achter te laten en een gesprek met uw collega ‘ s recht in de bijbehorende taakkaart.
SharePoint OOTB-functionaliteit is soms niet genoeg om aan meerdere vereisten van een volledig project te voldoen. Speciaal ontworpen Kanban software kan worden geà nstalleerd in SharePoint om de Taakbeheer mogelijkheden uit te breiden.
Virtosoftware heeft Virto Kanban Board ontwikkeld voor slim SharePoint Taakbeheer. Deze oplossing is gemaakt om de klassieke Kanban methodologie te ondersteunen, hoewel het zeer aanpasbaar is om extra vaardigheden te bieden voor vrij complexe projecten.
Virto SharePoint Kanban biedt dezelfde opties als bijvoorbeeld Trello: SharePoint-gebruikersmeldingen, aangepaste kolommen, taakcommentaren, taakactiviteit bijhouden en nog veel meer.
Virto Kanban Board is beschikbaar voor SharePoint Online en de on-premises versies.
✓ NUTTIGE LINKS
- Virto Kanban-App voor Office 365
- Virto Kanban-Web Part
Tatiana Sushchenko is de product owner bij VirtoSoftware. Ze begon haar IT-carrière bij de beroemde ABBYY Lingvo in 2006 in Moskou. Daarna verhuisde ze naar Microsoft sterk presteren in verschillende marketing management rollen in Visio, SharePoint, Office 365 en Project voor bijna 10 jaar. Tatiana is afgestudeerd aan het Institute of Business Studies en heeft een mini-MBA diploma. Ze studeerde ook af aan Microsoft marketing excellence university.
alle publicaties van de auteur Tatiana Sushchenko