Votre entreprise est-elle dans le chaos et vous commencez à vous demander qu’elle l’est si précisément parce qu’elle manque de plan de travail? Dans cet article, nous expliquons comment planifier efficacement.
Les gens aiment les plans, les planifications rétroplanées, les tâches planifiées sur un calendrier et tout le reste. Et ce n’est pas surprenant car, dans un monde comme les affaires (enfin, et le monde en général aussi) qui tend par nature au chaos, cela ne fait pas de mal de s’efforcer d’avoir tout bien organisé. C’est pourquoi à tous les plans habituels de vos tâches de gestion de projet, vous devez ajouter une bonne planification du travail.
Mais ne démarrez pas la maison par le toit: le plan de travail est quelque chose qui, bien que pas complètement compliqué, doit être calculé au millimètre près. Et c’est pourquoi dans cet article, nous allons non seulement aborder ce qu’est exactement un plan de travail, mais nous allons également expliquer les étapes nécessaires pour créer un bon plan de ce type.
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Qu’est-ce qu’un plan de travail?
Les choses doivent bien commencer. Alors, tout d’abord, précisons clairement ce qu’est exactement ce genre de plan. Nous pouvons affirmer qu’un programme de travail est un outil qui nous aide à organiser, optimiser et simplifier les tâches nécessaires pour atteindre un objectif de travail.
L’idée est que votre plan vous aide à planifier et à gérer toutes les ressources nécessaires à la réussite de votre objectif. Et pas seulement cela: cela devrait vous aider à systématiser toutes les informations générées par ces processus… Mettez de manière beaucoup plus synthétique: un plan de travail efficace est la stratégie qui vous permet d’atteindre les résultats souhaités. Et maintenant, il est temps de demander: mais comment?
Étapes pour créer votre plan
Cette section pourrait s’intituler » créez votre système de travail en seulement sept étapes « … Mais d’abord, attendez, car voici deux conseils pour vous aider à planifier ces étapes beaucoup plus efficacement.
- Votre plan devrait être utile à vous et à votre entreprise. Cela signifie ne pas faire confiance à ce qui est le plus efficace pour les autres entreprises: trouvez ce qui est le plus efficace pour vous et travaillez dessus.
- Si votre plan de travail est très vaste, divisez-le en étapes et identifiez-les aussi clairement que possible.
Une fois cela clair, il est temps d’établir les sept étapes nécessaires à sa création:
- Définissez l’objectif de votre plan. Que voulez-vous réaliser exactement avec lui? Il faut que vous le définissiez le plus clairement possible et que, en plus, vous fixiez des délais fixes qui devraient être sacrés. (Un petit conseil: soyez réaliste avec vos délais et ne chargez pas le personnel d’objectifs impossibles.)
- Écrivez l’introduction et le contexte de votre plan. Il y a sûrement plusieurs employés qui travaillent vers les objectifs de votre plan de travail, et cela ne fait jamais de mal qu’ils aient un document qui les aide à en comprendre les motivations.
- Définit des buts et des objectifs. Les objectifs sont des concepts plus généraux, tandis que les objectifs sont beaucoup plus spécifiques et doivent être marqués même chronologiquement dans le calendrier de planification. En termes d’objectifs, vous essayez d’être INTELLIGENT, ce qui en plus d’être « intelligent » en anglais est l’acronyme de « spécifique » (le plus détaillé, le mieux), « mesurable » (si vos objectifs sont mesurables, il sera plus facile de déterminer s’ils ont été atteints ou non), « réalisable » (encore une fois: soyez réaliste), « pertinent » (ne pas rompre avec des objectifs qui ne sont pas importants et que la seule chose qui volera des objectifs de temps (le plus utile) et « limité dans le temps » (ne laissez pas les objectifs ouverts indéfiniment: ils ont tous une date précise dans le calendrier) .
- Chaque plan de travail contient une liste de ressources. Énumérez non seulement les ressources dont vous disposez, mais également les ressources dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs.
- Définissez vos limites. Il ne sert à rien de jouer à l’aveugle avec nos propres limites, car à la fin, elles finissent par faire des ravages. Il est préférable de définir ces limites et de réfléchir à la façon dont vous pouvez surmonter les obstacles qu’elles impliquent.
- Identifie les parties responsables. Déterminez qui s’occupera de chacune des tâches, faites-le savoir et facilitez-leur la vie afin qu’ils puissent atteindre leurs objectifs avec toute l’aide possible.
- Laissez votre stratégie par écrit. Encore une fois, il vaut mieux tout avoir par écrit. Alors mettez-vous au travail: listez les actions spécifiques de votre plan de travail, planifiez, créez un calendrier et un calendrier… Il est toujours beaucoup plus facile de comprendre ces types de stratégies sur papier.
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